如何加強(qiáng)基層單位的檔案管理

柳 江

（靈壽縣行政審批服務(wù)中心 河北 靈壽 050500）

基層檔案管理工作包括檔案的收集、整理、保管和提供利用的活動，檔案管理工作是隨著社會的發(fā)展而不斷發(fā)展變化的，隨著社會需求的不斷增加，基層單位在各項(xiàng)事務(wù)管理中也強(qiáng)化痕跡化管理，檔案管理工作也越來越重要，為此，基層單位要構(gòu)建更加現(xiàn)代、科學(xué)的檔案管理體系，對檔案資料進(jìn)行規(guī)范化的管理，以提升檔案資料的潛在價值，為基層單位的發(fā)展創(chuàng)造條件?；鶎訂挝粋鹘y(tǒng)的檔案管理形式只是對資料進(jìn)行收集和保管，管理觀念陳舊、落后，已不適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的需求。因此，應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，提升檔案管理水平，完善傳統(tǒng)檔案管理中的不足，使檔案管理工作切實(shí)發(fā)揮出應(yīng)有的功能。再者，基層檔案管理工作與每個人關(guān)系密切，一定要摒棄檔案管理只是個別檔案管理人員的職責(zé)的錯誤觀念，基層單位各部門都要行動起來，營造單位內(nèi)部檔案管理的良好氛圍，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全過程化、全員化，這樣，檔案管理工作才能更好的滲透到工作的每一個環(huán)節(jié)，開創(chuàng)檔案管理工作的新視角，呈現(xiàn)檔案管理的新局面。

1 基層單位檔案管理工作中常見問題

1.1 基層單位檔案管理觀念落后。在基層單位檔案管理工作中一直以來被簡單的認(rèn)為是對歷史資料的收集、整理和保管，管理人員工作輕松無壓力，為此，很多單位的檔案管理人員都是兼職的，根本沒有專門的檔案管理人員，使檔案管理工作跟不上時代的發(fā)展變化，效率低下，不能有效體現(xiàn)出檔案信息資料的價值。

1.2 對檔案管理工作不重視。不僅基層單位的領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，一些檔案管理人員也對檔案管理不重視，這樣的狀態(tài)也根本無法發(fā)揮積極主動的管理意識。很多基層單位檔案管理工作幾十年如一日，遇到上級檢查檔案，就臨時準(zhǔn)備資料應(yīng)付檢查。平時對檔案管理工作不聞不問，在檔案管理過程中也有人為的過失，導(dǎo)致檔案資料丟失的現(xiàn)象，因此，檔案管理工作已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)前的檔案發(fā)展要求。

1.3 檔案管理工作不規(guī)范。在基層單位的檔案管理過程中，從檔案的收集工作到檔案資料的存檔，以及檔案目錄、卷宗等都有明確的要求，按照規(guī)范進(jìn)行存檔是檔案管理人員的職責(zé)。不過，由于每一次檔案檢查，不同的上級單位對檔案整理的要求也不一樣，所以，檔案管理人員都得重新準(zhǔn)備相應(yīng)的資料，這給檔案工作人員帶來很大的難度，也使檔案管理不能按照規(guī)范的要求進(jìn)行。

2 做好基層單位檔案管理工作的措施

2.1 轉(zhuǎn)變基層單位檔案管理的觀念?；鶎訂挝灰D(zhuǎn)變檔案管理的觀念，要通過加強(qiáng)宣傳教育，使單位員工認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，每個人在崗位上的工作情況也是檔案管理工作的一部分，所以，檔案管理絕非管理員一個人的事。為此，基層單位要制定詳細(xì)的檔案管理規(guī)范，將管理細(xì)節(jié)納入檔案管理的考核之中，使全體人員都認(rèn)識到自己的日常工作會對檔案考核結(jié)果有影響，同時，要落實(shí)檔案管理責(zé)任制，不同部門之間檔案資料的銜接由專人負(fù)責(zé)，不至于出了問題出現(xiàn)無人負(fù)責(zé)的現(xiàn)象。只有全員都認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，才能為檔案管理工作開創(chuàng)良好的工作氛圍。

2.2 運(yùn)用信息技術(shù)加強(qiáng)檔案管理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息電子化是檔案發(fā)展的必然趨勢，改變傳統(tǒng)的落后的依靠人工操作的管理模式，建立起信息技術(shù)下的檔案管理平臺體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息資源的共享奠定基礎(chǔ)。為此，基層單位要從職能部門內(nèi)部開始，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)采集、分析、整理和存儲的智能化、現(xiàn)代化，經(jīng)過內(nèi)部局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)各部門之間的聯(lián)通，形成信息化的管理平臺。同時，要加強(qiáng)檔案管理的安全性與可靠性，積極采用前沿技術(shù)如大數(shù)據(jù)、云計(jì)算進(jìn)行管理等，以提高檔案管理的工作質(zhì)量和效率。

2.3 提高基層檔案管理人員的素質(zhì)。一直以來，在基層單位中檔案管理人員都是處于可有可無的境地，很多情況下都是單位的快退休人員來擔(dān)任此項(xiàng)工作。這樣的人員并不是專門的檔案管理人員，談不上實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，更不用說檔案管理現(xiàn)代化了。而在信息技術(shù)下的檔案管理，首先要有專門的檔案管理人員，這樣人員的知識層次不僅僅是滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作，還要求其有較高的知識層次和先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用能力；其次是要精通檔案管理專業(yè)知識，熟悉檔案管理規(guī)范要求，是屬于集檔案管理、信息技術(shù)于一體的復(fù)合型人才?；鶎訂挝灰e極引進(jìn)這樣的人才，為實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化創(chuàng)造條件。