檔案管理中面臨的問題及解決對策探析

（湖北省鶴峰縣社會保險管理局，湖北 鶴峰 445800）

引言

檔案信息有很高的價值，檔案管理包括對檔案的分類、保存、調(diào)取和存儲，看似簡單但實則是十分繁雜的一項工作，且一旦檔案損毀、丟失，都將引起大的問題，決不容許這樣的失誤出現(xiàn)。想要完善和提高檔案管理工作，首先要找出現(xiàn)存于檔案管理工作中的問題。

一、檔案管理面臨的主要問題

（一）電子檔案真?zhèn)坞y辨

如今，電腦和信息技術(shù)普及，電子檔案代替了紙質(zhì)檔案，主要利用計算機進行保存和管理，這大大簡化了工作程序，減少了工作量，也便于對檔案的分類和存儲。但與此同時，我們不得不正視這樣的問題，電子檔案在傳遞的過程中很可能被篡改，并且不會留下篡改痕跡，這使檔案管理者很難確認檔案資料的真實性，后期需要調(diào)取并使用檔案資料時，必定會發(fā)現(xiàn)問題。

（二）檔案安全性得不到保障

利用現(xiàn)如今的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠輕易的將電子檔案復(fù)制，竊取重要信息，因此檔案在傳遞過程中存在風(fēng)險[1]。檔案被存儲后，如果沒有采取有效的加密處理，同樣有被盜取的風(fēng)險。很多網(wǎng)絡(luò)黑客會專門竊取檔案信息，用以牟利，而這些信息一旦泄露，勢必會使企業(yè)單位蒙受巨大損失，暴露私密的個人信息。因此，盡管檔案加密技術(shù)不斷完善和提高，但仍然存在泄露風(fēng)險。另外，檔案管理者的違規(guī)操作，失誤操作，或者計算機損壞，都有可能導(dǎo)致檔案信息泄露、損毀、丟失，這樣的真實案例也屢見不鮮。

（三）檔案管理工作不受重視

目前，仍有企業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視，認為檔案資料沒有利用價值，不必整理，甚至不會設(shè)立專門的檔案管理崗位，總是從其它崗位抽調(diào)人手，完成一些信息的保存和整理工作，最后在需要調(diào)取檔案資料時卻發(fā)現(xiàn)一團亂，資料內(nèi)容混亂，無秩序，丟失的資料較多，以至于相關(guān)工作難以開展。

二、針對檔案管理問題的解決對策

（一）培養(yǎng)專業(yè)化的檔案管理人才

檔案管理并不是一項隨意性的工作，更不是可有可無的，它需要由具備經(jīng)驗和專業(yè)能力的人才負責(zé)開展。因此，無論是企業(yè)、事業(yè)單位還是任何的機構(gòu)、機關(guān)，都應(yīng)該設(shè)立專門的檔案管理崗位，選擇并培養(yǎng)專業(yè)化人才，這是絕對的必要之舉。檔案管理者可以缺少工作經(jīng)驗，但必須經(jīng)過專業(yè)的學(xué)習(xí)，并且通過專業(yè)的考核。要能夠熟練使用計算機及軟件進行檔案信息的整理、保存、備案和傳遞，保證工作質(zhì)量和效率。在具備能力的同時，還要有較高的素質(zhì)。不擅自泄露檔案，為他人提供檔案內(nèi)的信息，不篡改檔案，盡全力維護檔案的完整和安全[2]。不要小視檔案管理職位，它對人才的素質(zhì)要求是極高的，因此更不能隨意抽調(diào)其它崗位的人員參與工作。

（二）保護檔案的真實性

電子檔案在建立、傳遞、使用、歸檔等各個環(huán)節(jié)都存在被篡改的風(fēng)險，想要維護檔案的真實性，就必須采取一些技術(shù)手段，建立相應(yīng)的制度。比如，可以披露原始檔案的內(nèi)容，使檔案的經(jīng)手者在收到檔案時能夠與原始檔案比對。在檔案傳遞的過程中，要做好核對工作，如發(fā)現(xiàn)內(nèi)容不符立即與檔案的發(fā)送者核對，并上報信息，對存在篡改檔案或由于沒有認真核對而造成問題的個人進行問責(zé)。當(dāng)然，也可以利用一些技術(shù)手段，對檔案資料進行修改權(quán)限的設(shè)置，只有擁有權(quán)限者才能改動檔案資料中的內(nèi)容，而每次改動都會向上級自動發(fā)送信息[3]。與一些軟件技術(shù)開發(fā)企業(yè)聯(lián)手，打造這樣的檔案管理功能并不是難題。

（三）保護檔案的安全性

為避免檔案信息被竊取而泄露，必須加強檔案的安全管理。如今，檔案管理的軟件已經(jīng)在各個行業(yè)中廣泛應(yīng)用，管理員需要準確的輸入賬號和密碼才能登入系統(tǒng)中查看和調(diào)取資料。在利用這類軟件的同時，還應(yīng)該盡量將密碼設(shè)置的繁瑣，不允許除檔案管理人員以外的人員知曉，當(dāng)然，電腦內(nèi)的檔案信息也有被從外部竊取的可能，要設(shè)置防火墻，預(yù)防病毒和黑客入侵，檔案管理人員必須提高自身的信息技術(shù)水平，維護電子檔案的安全。

（四）維護檔案的完整性

檔案管理的任務(wù)之一就是維護檔案的完整，在需要時能夠隨時調(diào)取。目前檔案資料還未徹底實現(xiàn)電子化，仍保有一些紙質(zhì)資料。紙質(zhì)資料的存放會占據(jù)較大空間，也容易丟失、損壞，更不方便查找。在未來的檔案管理中，應(yīng)該將所有檔案資料均錄入到電子系統(tǒng)中，轉(zhuǎn)化為電子材料。一些重要信息可進行備份，謹防丟失。對所有的檔案資料，都要進行分類保存，方便查找。

（五）加強檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)

隨著檔案數(shù)量的不斷增多，檔案管理的工作強度也會逐步增加，需要以更加專業(yè)的軟硬件設(shè)施作為支持。企業(yè)應(yīng)該對計算機設(shè)備進行及時更新，避免由于設(shè)備損壞而丟失或泄露資料。同時，通過自主研發(fā)或與其他企業(yè)合作，制作檔案管理軟件，便于更加高效的完成檔案信息的錄入、保存、歸類和調(diào)取等工作。

（六）完善檔案管理制度

檔案管理制度的建立和完善能夠規(guī)范檔案管理工作的各個細節(jié)，規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理的疏漏，是解決傳統(tǒng)檔案管理問題的重要基礎(chǔ)。制度的內(nèi)容需以設(shè)計的檔案管理需求為依據(jù)，對人員、工作都制定出相應(yīng)的標準。

三、結(jié)語

在當(dāng)今時代下，信息是最寶貴的財富，每個行業(yè)都應(yīng)該將積累的信息儲存起來，歸納整理，這就是檔案管理工作。在充分意識到檔案管理重要性的同時，我們也必須針對檔案信息的安全、軟硬件設(shè)施的維護、人才的培養(yǎng)、工作制度的建立等工作給予重視，從根本上避免信息泄露、丟失、損毀等問題的出現(xiàn)，掩蓋傳統(tǒng)檔案管理工作中的疏漏，保證檔案資料的完整性、安全性，內(nèi)容的可靠性、真實性。