國有企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)研究
——以費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)為例

陳振盈

（航天信息（廣東）有限公司，廣東 廣州 510663）

一、費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)信息化的必要性

隨著我國經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已成為工作和生活中必不可缺的手段。在“互聯(lián)網(wǎng)+”、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等新興技術(shù)猛烈發(fā)展的今天，財(cái)務(wù)信息化建設(shè)勢在必行，許多大型國有企業(yè)紛紛搭建財(cái)務(wù)共享平臺，用云ERP替換傳統(tǒng)的單機(jī)版財(cái)務(wù)ERP系統(tǒng)，用電子會(huì)計(jì)憑證代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證，用費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)替代傳統(tǒng)紙質(zhì)報(bào)銷。費(fèi)用報(bào)銷作為財(cái)務(wù)部門十分重要的日常工作之一，對于國有企業(yè)全面預(yù)算的考核或是最終利潤的完成情況而言都有著重要的影響。通過上線費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，運(yùn)用信息化手段控制履職待遇及業(yè)務(wù)支出的標(biāo)準(zhǔn)，將費(fèi)用預(yù)算由事后控制轉(zhuǎn)化為事前、事中控制，利用新興技術(shù)審核票據(jù)是否重復(fù)、真實(shí)、合法合規(guī)，降低傳統(tǒng)費(fèi)用報(bào)銷依靠人力審核產(chǎn)生的錯(cuò)誤成本，擺脫了報(bào)銷時(shí)間和報(bào)銷地點(diǎn)的限制，進(jìn)一步完善了國有企業(yè)的報(bào)銷流程，對提高費(fèi)用報(bào)銷工作的效率和支出管控的質(zhì)量具有重要的作用。

二、費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)較傳統(tǒng)報(bào)銷工作的優(yōu)勢

（一）履職待遇及業(yè)務(wù)支出方面

為貫徹黨中央及國務(wù)院的要求，國有企業(yè)會(huì)合理確定并嚴(yán)格規(guī)范企業(yè)負(fù)責(zé)人及員工的履職待遇和業(yè)務(wù)支出。業(yè)務(wù)招待的次數(shù)、招待客戶重要程度、陪同人數(shù)、公務(wù)或商務(wù)等有著不同的標(biāo)準(zhǔn)，因公出差乘坐的交通工具、住宿、工作餐按出差地點(diǎn)、出差人員級別不同也有不同的標(biāo)準(zhǔn)。在傳統(tǒng)報(bào)銷模式下，業(yè)務(wù)人員往往不熟悉公司的制度標(biāo)準(zhǔn)，部門領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)都已簽字報(bào)銷流程走到財(cái)務(wù)部，才發(fā)現(xiàn)不合規(guī)需重走流程，造成報(bào)銷效率低下，一旦財(cái)務(wù)人員審核不嚴(yán)，還可能出現(xiàn)不符合規(guī)定的費(fèi)用入賬，引發(fā)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。上線了費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)后，各部門業(yè)務(wù)人員在填單時(shí)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)不同城市的淡季旺季、人員職級、招待的重要程度等自動(dòng)帶出標(biāo)準(zhǔn)，超出標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)銷單據(jù)無法提交，減輕了財(cái)務(wù)人員對履職待遇、業(yè)務(wù)支出標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行計(jì)算審核的工作，也避免出現(xiàn)超額報(bào)銷的情況。

（二）預(yù)算管理方面

國有企業(yè)通常建立了完善的全面預(yù)算管理體系，每年末會(huì)為完成企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)并合理地確定下一年度經(jīng)營目標(biāo)而進(jìn)行兩到三輪的預(yù)算編制工作，其中費(fèi)用項(xiàng)目會(huì)根據(jù)具體明細(xì)制定預(yù)算指標(biāo)。在傳統(tǒng)報(bào)銷模式下，通常都是到月度、季度或者年度財(cái)務(wù)部做預(yù)算執(zhí)行情況分析時(shí)，才會(huì)發(fā)現(xiàn)某個(gè)期間費(fèi)用的某項(xiàng)明細(xì)超出序時(shí)進(jìn)度或超出了年度預(yù)算的情況，使費(fèi)用預(yù)算管控工作難以真正執(zhí)行到位。上線了費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)后，每年年初企業(yè)各部門會(huì)在預(yù)算系統(tǒng)錄入各部門年度及月度的費(fèi)用預(yù)算，經(jīng)各級審批后在系統(tǒng)形成企業(yè)當(dāng)年預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)。員工在費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)報(bào)銷時(shí)，報(bào)銷系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)對接預(yù)算系統(tǒng)的預(yù)算數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊報(bào)銷明細(xì)時(shí)可以聯(lián)查此明細(xì)行對應(yīng)的費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況，超出預(yù)算的費(fèi)用無法提交。財(cái)務(wù)部審核人員也可以通過報(bào)銷系統(tǒng)的查詢統(tǒng)計(jì)功能，查詢到各部門各期間已發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用明細(xì)，及時(shí)了解各部門支出情況。將費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行的事后控制轉(zhuǎn)化為事前控制、事中控制，對企業(yè)費(fèi)用實(shí)施監(jiān)控，嚴(yán)格控制超預(yù)算報(bào)銷。

（三）發(fā)票電子化方面

國家稅務(wù)總局2015年12月起在全國范圍推行增值稅電子普通發(fā)票，2020年12月在前期3個(gè)地區(qū)試點(diǎn)的基礎(chǔ)上在全國新辦納稅人中實(shí)行增值稅專用發(fā)票電子化，由此可見財(cái)政票據(jù)電子化已經(jīng)成為大勢所趨。但在目前電子發(fā)票還處于起步階段，在傳統(tǒng)報(bào)銷模式下，存在重復(fù)打印、重復(fù)報(bào)銷的問題。上線了費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)后，業(yè)務(wù)人員報(bào)銷時(shí)上傳發(fā)票影像，影像系統(tǒng)自動(dòng)OCR識別發(fā)票信息，發(fā)票重復(fù)時(shí)影像無法保存，從源頭上避免了電子票重復(fù)報(bào)銷的問題。

（四）資金支付方面

在傳統(tǒng)報(bào)銷模式下，費(fèi)用報(bào)銷流程到達(dá)財(cái)務(wù)部出納的支付環(huán)節(jié)時(shí)，出納需在excel表中手工錄入員工姓名或?qū)~戶的全稱、收款銀行名稱、賬號、金額等信息，需經(jīng)人工反復(fù)檢查，然后批量導(dǎo)入資金管理系統(tǒng)，提交審核。上線了費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)后，報(bào)銷系統(tǒng)對接資金管理系統(tǒng)、對接了財(cái)企接口平臺，業(yè)務(wù)人員在填寫報(bào)銷單時(shí)選擇收款人后會(huì)自動(dòng)帶出收款人信息，審批通過后到達(dá)出納的支付環(huán)節(jié)，出納只需檢查后進(jìn)行確認(rèn)，再由財(cái)務(wù)部分管領(lǐng)導(dǎo)審核支付，該單據(jù)就會(huì)通過銀企直聯(lián)的方式自動(dòng)向資金平臺發(fā)起支付任務(wù)并完成支付，實(shí)現(xiàn)了安全快捷的資金支付。

（五）效率方面

在傳統(tǒng)報(bào)銷模式下，財(cái)務(wù)部審核費(fèi)用的員工需登錄稅局網(wǎng)站查詢發(fā)票真?zhèn)危藢Πl(fā)票抬頭是否正確；業(yè)務(wù)人員報(bào)銷時(shí)必須填寫紙質(zhì)單據(jù)，并由領(lǐng)導(dǎo)簽字審批。單據(jù)審核完成后，出納在ERP系統(tǒng)錄入銀行日記賬，總賬會(huì)計(jì)再根據(jù)報(bào)銷單通過日記賬手工推送生成憑證；當(dāng)需要查詢以前月份發(fā)生的費(fèi)用原始憑證時(shí)，還需要到會(huì)計(jì)檔案室翻找紙質(zhì)憑證。上線了費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)后，業(yè)務(wù)人員在報(bào)銷時(shí)上傳發(fā)票影像，通過OCR識別自動(dòng)與稅局增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺連接，自動(dòng)進(jìn)行發(fā)票查驗(yàn)，準(zhǔn)確度高；業(yè)務(wù)人員及領(lǐng)導(dǎo)出差在外，可以通過費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)的手機(jī)端進(jìn)行填報(bào)、審批，擺脫報(bào)銷審批時(shí)間和地域限制，同時(shí)手機(jī)移動(dòng)端需連接VPN才可登錄使用，也確保了信息安全；審核完成的單據(jù)通過銀企直聯(lián)支付成功后，會(huì)通過接口連接ERP系統(tǒng)自動(dòng)生成憑證，同時(shí)可以在ERP系統(tǒng)聯(lián)查原始單據(jù)影像，提高工作效率，大大減少了財(cái)務(wù)人員的工作量。

三、費(fèi)用報(bào)銷信息化建設(shè)中遇到的問題

（一）業(yè)務(wù)人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

業(yè)務(wù)人員對費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)上線工作不夠重視，培訓(xùn)參與度不高，對國家最新的財(cái)務(wù)政策不熟悉不了解。在填差旅費(fèi)報(bào)銷單時(shí)，對火車票、大巴票等實(shí)名制的交通發(fā)票、通行費(fèi)發(fā)票可以按規(guī)定稅率計(jì)算抵扣的政策不清楚，往往需要詢問財(cái)務(wù)部審核人員。部分報(bào)銷單據(jù)到財(cái)務(wù)審核流程時(shí)才發(fā)現(xiàn)填寫有誤，需要退回重走流程，甚至出現(xiàn)反復(fù)修改仍然有錯(cuò)誤的情況，既增加了審核人員的工作量，也延長了報(bào)銷流程，年末還可能造成費(fèi)用跨期報(bào)銷的情況，引發(fā)審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)和稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（二）發(fā)票內(nèi)容無法自動(dòng)識別判斷

國有企業(yè)必須嚴(yán)格落實(shí)中央八項(xiàng)規(guī)定、六項(xiàng)禁令的有關(guān)政策，針對不合法不合規(guī)的事項(xiàng)堅(jiān)決不予報(bào)銷。目前在使用費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)對票據(jù)合法合規(guī)性進(jìn)行審核時(shí)，系統(tǒng)暫時(shí)未做到校驗(yàn)發(fā)票的開票內(nèi)容是否包含敏感詞，主要以財(cái)務(wù)部費(fèi)用審核人員的專業(yè)判斷為主，與傳統(tǒng)紙質(zhì)報(bào)銷流程一致，未得到明顯改善。

（三）信息系統(tǒng)之間未完全對接

國有企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)與財(cái)務(wù)ERP系統(tǒng)、主數(shù)據(jù)系統(tǒng)（包括供應(yīng)商、物料、客戶準(zhǔn)入）、資金管理系統(tǒng)雖已實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)對接，但合同審批、出差事前申請、業(yè)務(wù)招待事前申請、備用金申請等流程均在企業(yè)的OA辦公系統(tǒng)中處理，未實(shí)現(xiàn)與費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接，需要業(yè)務(wù)人員走完OA流程后將審批單打印出來，再上傳影像到費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)。員工的賬號在企業(yè)人力資源系統(tǒng)中申請，申請后需在財(cái)務(wù)ERP系統(tǒng)中開通員工權(quán)限，手工將個(gè)人信息錄入后才可以進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷，造成了部分工作的重復(fù)。

四、完善費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)的對策與建議

（一）提升業(yè)務(wù)人員專業(yè)素質(zhì)，并指定專人報(bào)銷

由國有企業(yè)財(cái)務(wù)部牽頭，組織開展費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括企業(yè)規(guī)章制度中履職待遇、業(yè)務(wù)支出的標(biāo)準(zhǔn)，國家最新的政策中規(guī)定的可以計(jì)算抵扣的交通票據(jù)類型及可抵扣的稅率，電子普票的抬頭填寫規(guī)范，票據(jù)真?zhèn)舞b別的方法，費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)的操作流程，OCR影像識別及RAP機(jī)器人等新興技術(shù)在系統(tǒng)中的應(yīng)用等，并不定期將國家最新頒布的稅務(wù)、票據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的內(nèi)容傳遞給各部門報(bào)銷人員學(xué)習(xí)。除此之外，建議各部門指定一位報(bào)銷專員與財(cái)務(wù)部費(fèi)用審核人員對接，由其統(tǒng)一負(fù)責(zé)該部門所有費(fèi)用的報(bào)銷工作，避免了同部門不同人員向財(cái)務(wù)部咨詢同樣的報(bào)銷問題，提高報(bào)銷效率的同時(shí)也可以減輕財(cái)務(wù)部審核人員的工作量。

（二）引入RPA機(jī)器人審單

費(fèi)用報(bào)銷中對發(fā)票內(nèi)容、發(fā)票抬頭、發(fā)票號碼、開票日期等發(fā)票信息核對工作通常是簡單重復(fù)但是對準(zhǔn)確率要求特別高的工作，通過將RPA機(jī)器人技術(shù)應(yīng)用在發(fā)票審核當(dāng)中，使其嚴(yán)格按照寫入的規(guī)則自動(dòng)校驗(yàn)發(fā)票各項(xiàng)信息的合法合規(guī)性，可以縮短報(bào)銷審核時(shí)間、提高審核準(zhǔn)確率，并能將費(fèi)用審核人員從繁瑣重復(fù)的核對工作中解放出來，去做更有價(jià)值的工作，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)降本增效。

（三）實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)之間的對接

國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)提高高級管理人員對財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的重視程度，以目前已實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)的費(fèi)用報(bào)銷、財(cái)務(wù)ERP、資金管理、主數(shù)據(jù)等信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，討論企業(yè)內(nèi)部的OA辦公系統(tǒng)、人力資源等系統(tǒng)如何在安全的前提下低成本地實(shí)現(xiàn)與原有信息系統(tǒng)之間的無縫對接，向系統(tǒng)開發(fā)人員提出需求，加大研發(fā)投入，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段逐步實(shí)現(xiàn)跨專業(yè)、跨領(lǐng)域、跨部門之間的數(shù)據(jù)互聯(lián)、信息共享，減少不必要的重復(fù)工作。同時(shí)，也要注意各類信息系統(tǒng)對接后數(shù)據(jù)的安全性，確保信息化建設(shè)的質(zhì)量及水平。

五、結(jié)束語

時(shí)代在發(fā)展，技術(shù)在進(jìn)步，國有企業(yè)作為國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的中堅(jiān)力量，對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量的要求不斷提高，對財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的需求也日益增強(qiáng)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)報(bào)銷已經(jīng)無法跟上時(shí)代的步伐，國有企業(yè)應(yīng)以信息技術(shù)為手段，完善費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，重視財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，不斷提高財(cái)務(wù)管理水平，為長遠(yuǎn)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。