大型公立醫(yī)院合同管理模式探討

□ 翟輝輝 ZHAI Hui-hui 劉斌 LIU Bin 周瑞 ZHOU Rui

隨著醫(yī)改的不斷推進(jìn)，大型公立醫(yī)院各項業(yè)務(wù)發(fā)展迅速，對外簽訂的合同數(shù)量也大幅增長。國家層面對合同管理提出了具體的要求，《衛(wèi)生部關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理工作的通知》(衛(wèi)規(guī)財發(fā)〔2010〕89 號)從建立健全經(jīng)濟(jì)合同管理制度，建立經(jīng)濟(jì)合同事前控制制度，審核經(jīng)濟(jì)合同的重點內(nèi)容，加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行過程的監(jiān)管，完善經(jīng)濟(jì)合同的歸口管理，建立責(zé)任追究制度6大方面提出了合同管理的要求?！敦斦筷P(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》(財會〔2015〕24 號)和國家衛(wèi)健委《關(guān)于印發(fā)公立醫(yī)院內(nèi)部控制管理辦法的通知》(國衛(wèi)財務(wù)發(fā)〔2020〕31 號)也從內(nèi)控的角度提出了實現(xiàn)合同歸口管理，建立并執(zhí)行合同簽訂的審核機(jī)制，明確簽訂合同的經(jīng)濟(jì)活動范圍和條件，有效監(jiān)控合同履行情況，建立合同糾紛協(xié)調(diào)機(jī)制等具體的要求。大型公立醫(yī)院為了滿足管理部門的監(jiān)管要求，也為了管理好自身數(shù)量龐大的合同，必須要建立全生命周期的合同管理模式，管理過程覆蓋合同立項、合同會簽、合同簽署、合同履行、合同終止以及歸檔的全生命周期，同時管理責(zé)任務(wù)必落實到科室和個人，這樣才能滿足醫(yī)院內(nèi)控的要求，兼顧合同流轉(zhuǎn)效率和合同風(fēng)險規(guī)避。

合同管理存在的主要問題

1.合同管理制度不完善。大型公立醫(yī)院在《衛(wèi)生部關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理工作的通知》(衛(wèi)規(guī)財發(fā)〔2010〕89 號)文件的要求下，結(jié)合自身發(fā)展需要，已經(jīng)逐步建立合同管理制度，但由于合同管理涵蓋內(nèi)容廣泛，且數(shù)量龐大，醫(yī)院內(nèi)部合同管理現(xiàn)狀各不相同，部分醫(yī)院缺少覆蓋合同全周期的管理制度[1-2]。

2.合同操作層面存在問題。部分醫(yī)院合同管理沒有統(tǒng)一的歸口部門，分散在醫(yī)院的各個職能部門，由于各職能部門本身管理水平不一致，造成了合同管理的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。例如簽署合同數(shù)量多的科室，合同管理相對規(guī)范，而簽署合同數(shù)量少的部門，合同管理水平與其他部門存在差距[2-3]。

3.合同預(yù)算管理不到位。預(yù)算管理是現(xiàn)代醫(yī)院管理制度中的重要環(huán)節(jié)，部分醫(yī)院合同事項的預(yù)算并未直接納入合同管理制度中，這就容易產(chǎn)生個別合同超預(yù)算執(zhí)行的問題，致使管理部門不能及時發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行中的問題和風(fēng)險[4]。

4.合同收支統(tǒng)計不全面。大型公立醫(yī)院的合同管理系統(tǒng)功能并沒有統(tǒng)一的要求，因此部分醫(yī)院的合同管理系統(tǒng)是孤立的系統(tǒng)，未與財務(wù)系統(tǒng)等其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)，合同收付款的會計記錄不能在合同管理系統(tǒng)里統(tǒng)計，造成醫(yī)院對按量結(jié)算合同的最終付款金額統(tǒng)計不全面，甚至可能打亂財務(wù)部門資金使用計劃，對醫(yī)院正常運(yùn)營產(chǎn)生影響[4]。

合同管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

1.合同分級管理，責(zé)任到人。管理責(zé)任不清晰是工作中最容易產(chǎn)生問題的環(huán)節(jié)，因此合同管理的關(guān)鍵是要分清責(zé)任，結(jié)合醫(yī)院自身的管理架構(gòu)，根據(jù)合同分級管理的職責(zé)劃分，將管理責(zé)任既落實到具體的科室，更要落實到具體的經(jīng)辦人，從而保證每一份合同都有專人負(fù)責(zé)，出現(xiàn)合同管理問題時，能夠追溯到具體的責(zé)任人。以我院為例，我院每一份合同均指定一個具體的負(fù)責(zé)部門，同時負(fù)責(zé)部門會指定一個合同經(jīng)辦人。負(fù)責(zé)部門是合同主要業(yè)務(wù)內(nèi)容的履行部門，可以是醫(yī)院職能處室或臨床科室，對合同的日常履行負(fù)責(zé)。合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同起草、會簽、日常履行及異常上報、歸檔等，是合同管理的第一責(zé)任人，具體負(fù)責(zé)合同的全周期管理工作。合同負(fù)責(zé)部門的正職負(fù)責(zé)人和二級歸口部門負(fù)責(zé)人負(fù)有監(jiān)管義務(wù)，出現(xiàn)管理問題時，合同經(jīng)辦人、合同負(fù)責(zé)部門正職負(fù)責(zé)人和二級歸口部門負(fù)責(zé)人根據(jù)各自職責(zé)共同對合同承擔(dān)責(zé)任。

2.借助合同管理系統(tǒng)，提升合同管理效率。為了保證合同管理制度的實際執(zhí)行效果，提高合同會簽效率，保證合同全周期管理，大型公立醫(yī)院應(yīng)采用合同管理系統(tǒng)，系統(tǒng)功能應(yīng)涵蓋合同的全周期管理，包括合同簽署前的會簽管理，簽署后的履行管理，終止后的歸檔管理等方面。合同管理系統(tǒng)能夠固化管理流程，對合同管理事項全程留痕，便于厘清責(zé)任，提高管理效率。

以我院為例，在合同管理系統(tǒng)啟用前，我院采用線下紙質(zhì)會簽的方式，一份合同經(jīng)過會簽流程后，會簽意見會出現(xiàn)在合同會簽表和合同草稿中，整理保存難度很大，一年累積的含有會簽意見的紙質(zhì)合同草稿有一人多高，非常不便于保存。在啟用了合同管理系統(tǒng)后，所有會簽意見均以電子版的形式保存，大大提高了存儲效率，還能大幅提高合同會簽流程的效率。我院以往紙質(zhì)合同會簽表只能由經(jīng)辦人按順序送至各會簽部門審核，會簽流程是單線程進(jìn)行，整個會簽流程平均需要2 周時間，而啟用合同管理系統(tǒng)后，合同會簽流程采用線上方式進(jìn)行，部分環(huán)節(jié)可以多部門并行審核，會簽流程變?yōu)槎嗑€程同時進(jìn)行，大大提高了會簽效率。經(jīng)過不斷地優(yōu)化流程，我院的合同會簽流程平均3 個工作日完成。

3.業(yè)財融合，全面預(yù)算管理。通過合同管理系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)的對接，使醫(yī)院合同管理做到全面預(yù)算管理，完善醫(yī)院內(nèi)控制度，真正實現(xiàn)業(yè)財融合。根據(jù)《關(guān)于印發(fā)公立醫(yī)院全面預(yù)算管理制度實施辦法的通知》(國衛(wèi)財務(wù)發(fā)〔2020〕30 號)的要求，實現(xiàn)預(yù)算數(shù)據(jù)直接從信息系統(tǒng)匯總提取，減少人為干預(yù)。同時合同管理系統(tǒng)應(yīng)涵蓋收付款計劃管理、收付款信息采集、合同執(zhí)行情況匯總分析等功能。在合同會簽階段，合同事項的整體預(yù)算額度，合同的收付款計劃均已錄入合同管理系統(tǒng)中，并經(jīng)過財務(wù)部門的審核，一旦合同簽署生效，相關(guān)的信息與合同電子版一起同步至財務(wù)系統(tǒng)，財務(wù)部門根據(jù)預(yù)算和收付款計劃審核每筆收付款業(yè)務(wù)，并將實際收付款記錄回傳給合同管理系統(tǒng)，以保證合同管理系統(tǒng)能夠掌握合同運(yùn)行情況，滿足各類統(tǒng)計需求，為醫(yī)院后續(xù)決策提供支持。

合同管理模式設(shè)計

1.完善合同管理制度。大型公立醫(yī)院應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國民法典》并結(jié)合自身運(yùn)營的實際情況，制定合同管理制度，制度應(yīng)涵蓋合同管理的全周期，包括合同的立項、合同的會簽、合同的簽章、合同的履行監(jiān)督、合同的歸檔管理等。在完善管理制度的同時，還應(yīng)指定負(fù)責(zé)醫(yī)院合同統(tǒng)一管理的部門，明確合同統(tǒng)一管理部門和各個管理部門各自的管理責(zé)任，例如我院制定了合同的三級歸口管理模式，即醫(yī)院層級合同管理部門、二級歸口管理部門和合同負(fù)責(zé)部門三者相結(jié)合的管理方式。醫(yī)院層級合同管理部門為經(jīng)營管理辦公室，負(fù)責(zé)醫(yī)院全部合同的統(tǒng)一管理，管理內(nèi)容包括合同的法務(wù)審核、合同簽署流程管理、合同電子歸檔、編號管理、重大合同糾紛處理等；二級歸口管理部門主要負(fù)責(zé)合同的業(yè)務(wù)審核、會簽、履行監(jiān)管、糾紛處理、合同歸檔等；合同負(fù)責(zé)部門是合同的具體執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)合同的起草、日常履行及異常上報等。通過三級歸口管理的模式，既滿足了醫(yī)院合同統(tǒng)一管理的需求，又保證了合同業(yè)務(wù)內(nèi)容管理的專業(yè)性。

2.設(shè)立合同專員。為了配合大型公立醫(yī)院合同統(tǒng)一管理模式，提高合同管理水平，醫(yī)院各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，設(shè)置專職或兼職合同管理人員，專門負(fù)責(zé)合同管理工作。醫(yī)院可以定期組織合同專員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，以提高醫(yī)院合同管理水平。例如我院規(guī)定二級歸口管理部門配合醫(yī)院層級合同管理部門的工作，設(shè)置專職或兼職崗位負(fù)責(zé)與醫(yī)院層級合同管理部門進(jìn)行業(yè)務(wù)對接。通過合同專員的形式，快速有效的落實醫(yī)院合同管理方面的規(guī)章制度。

3.加強(qiáng)合同簽署前管理。合同關(guān)系到簽約各方的共同利益，一經(jīng)簽訂即具有法律效力，不能隨意變更，因此合同管理的重點應(yīng)放在合同正式簽署前，避免由于合同內(nèi)容審核不細(xì)、把關(guān)不嚴(yán)給醫(yī)院造成損失。為了做好簽署前管理，應(yīng)從合同立項、合作方資質(zhì)審核、合同采購管理、合同分級管理、合同會簽流程、合同文本修訂、合同簽章等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范。

3.1 合同立項。大型公立醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)合同立項管理，針對合同事項進(jìn)行充分討論，對合同事項預(yù)算進(jìn)行審核，具備條件的還應(yīng)進(jìn)行可行性論證。

3.2 合作方資質(zhì)審核。合同管理部門需審核合同對方的主體資格、經(jīng)營范圍、履約能力和代理權(quán)限等，涉及專項資質(zhì)的，還應(yīng)邀請對口部門協(xié)助審核資質(zhì)。對不符合法定條件或不具有履約能力的，醫(yī)院不能與對方簽訂合同。

3.3 合同采購管理。大型公立醫(yī)院應(yīng)根據(jù)采購相關(guān)法律法規(guī)，完善采購相關(guān)規(guī)定，確保在合同簽署前已經(jīng)履行了適當(dāng)?shù)牟少徚鞒?，避免出現(xiàn)違規(guī)采購問題。

3.4 合同分級管理。大型公立醫(yī)院應(yīng)對合同進(jìn)行分級，根據(jù)合同金額、合同性質(zhì)、合同年限等劃分出重大合同和普通合同，普通合同根據(jù)合同涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行合同會簽，對于重大合同在會簽的基礎(chǔ)上，還應(yīng)提交院長辦公會決策，涉及“三重一大”的事項，還應(yīng)同時提交醫(yī)院黨委會決策。

3.5 合同會簽流程。大型公立醫(yī)院合同簽署前需經(jīng)過會簽，根據(jù)合同業(yè)務(wù)內(nèi)容決定參與會簽的部門，各部門主要依據(jù)自身職能對合同的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審核。例如所有涉及收付款的合同均應(yīng)經(jīng)過財務(wù)部門、內(nèi)部審計部門的審核，科研項目涉及的所有合同均應(yīng)經(jīng)過科研管理部門審核，等等。

3.6 合同文本修訂。合同會簽過程中，參與會簽的部門會提出不同的修改意見，這些修改意見由合同的具體負(fù)責(zé)部門進(jìn)行匯總，并與合作方商談修改事宜。如果合作方同意修改，則按修改后的文本定稿；如果合作方不同意修改，則需要由合同的具體負(fù)責(zé)部門匯報給主管院領(lǐng)導(dǎo)，由主管院領(lǐng)導(dǎo)組織相關(guān)部門召開討論會，決定最終的修改方案。

3.7 合同簽章。合同經(jīng)過會簽并定稿后，還需要在合同蓋章環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)。首先需要明確合同的負(fù)責(zé)部門的審核責(zé)任，由相應(yīng)部門的合同專員負(fù)責(zé)核對合同文本；同時還應(yīng)要求合同必須經(jīng)過院級領(lǐng)導(dǎo)簽署后才能簽蓋，通過上述方式確保最終蓋章生效的合同與會簽定稿的合同文本保持一致。

4.合同履行管理。合同的履行管理是合同能順利完成的基礎(chǔ)，因此公立醫(yī)院必須加強(qiáng)合同履行管理，明確管理責(zé)任，每份合同均應(yīng)明確具體的負(fù)責(zé)部門和負(fù)責(zé)人，完成合同規(guī)定的義務(wù)，及時辦理收付款，為合同業(yè)務(wù)的順利完成打下基礎(chǔ)。合同履行中的重點是收付款管理，尤其是非固定結(jié)算金額的合同，合同實際履行中的財務(wù)收支記錄應(yīng)在合同管理系統(tǒng)中進(jìn)行匯總統(tǒng)計，以便醫(yī)院根據(jù)合同金額進(jìn)行后續(xù)決策。

5.合同糾紛解決。對于合同執(zhí)行中產(chǎn)生的糾紛，發(fā)現(xiàn)后應(yīng)立即上報醫(yī)院合同管理部門，由醫(yī)院合同管理部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)處理進(jìn)程，涉及重大合同的糾紛還應(yīng)經(jīng)過醫(yī)院聘請的律師事務(wù)所審核。醫(yī)院層面統(tǒng)籌糾紛處理過程能夠有效規(guī)避醫(yī)院內(nèi)部各部門信息共享不及時的問題，保證醫(yī)院內(nèi)部協(xié)調(diào)一致。例如我院實際發(fā)生過一個案例：某公司為我院多個科室提供科研方面的技術(shù)服務(wù)，在為A 科室提供科研技術(shù)服務(wù)時發(fā)生了意外，按協(xié)議約定公司應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任，雖然該技術(shù)服務(wù)項目標(biāo)的僅十幾萬元，但A 科室與該公司協(xié)商處理時，公司僅承認(rèn)違約事實，但不愿按約定賠償損失，幾次協(xié)商未果后，科室才將糾紛上報醫(yī)院。醫(yī)院經(jīng)過梳理，發(fā)現(xiàn)該公司與我院多個科室有合作，并且還有兩個科室準(zhǔn)備與該公司簽約，合同正在會簽流程中。鑒于該公司出現(xiàn)消極履約的情況，我院及時暫停了會簽流程中的合同簽署，并通知已經(jīng)簽約的科室關(guān)于該公司的風(fēng)險提示，通過院內(nèi)各科室的共同進(jìn)退，讓該公司意識到了問題的嚴(yán)重性，最終自愿依據(jù)協(xié)議承擔(dān)違約責(zé)任。

經(jīng)驗和亮點

1.持續(xù)改進(jìn)合同管理辦法。我院制定了涵蓋合同全周期管理的《合同管理辦法》，并在實際運(yùn)行中不斷修訂完善，使我院合同管理辦法與國家法律法規(guī)保持一致，結(jié)合上級管理部門的要求，持續(xù)改進(jìn)合同管理工作。

2.合同管理系統(tǒng)與醫(yī)院各系統(tǒng)互聯(lián)互通。我院合同管理系統(tǒng)基于醫(yī)院運(yùn)營管理系統(tǒng)(Hospital Resource Planning，簡稱HRP)建立，與醫(yī)院內(nèi)各個業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)互聯(lián)互通，通過與人事系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)等信息同步，實現(xiàn)了精細(xì)到每位員工的權(quán)限管理、審批管理、調(diào)閱管理等多種功能。

3.多措并舉提高合同會簽效率。由于合同會簽需多個部門共同參與，勢必會造成合同簽署流程耗時增加，為了縮短會簽時間，我院通過對合同會簽流程的持續(xù)改進(jìn)，平均會簽時間降低至3 個工作日。

小結(jié)

我院自正式實施合同統(tǒng)一歸口管理以來，每年正式簽署的合同近3000 份，未出現(xiàn)法律訴訟類合同糾紛。實踐證明，通過不斷完善合同管理制度，采用合同管理系統(tǒng)，能夠有效提升醫(yī)院合同管理效率，避免合同風(fēng)險，減少合同糾紛的發(fā)生。