新時期如何做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作探討

周仕芹

[摘 要]針對新時期如何做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作探討問題，即少了新時期社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀，提出了在新時期社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的問題，如新時期社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)與檔案管理制度問題、新時期社會保險與檔案管理軟硬件設(shè)施問題和保險業(yè)務(wù)與檔案管理人員問題，提出了社會養(yǎng)老保險檔案管理的對策，如健全制度標(biāo)準(zhǔn)與檔案管理規(guī)范化、夯實基礎(chǔ)建設(shè)與推進檔案集中管理和提升檔案管理人員素質(zhì)，做好新時期的社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作。

[關(guān)鍵詞]新時期；社會養(yǎng)老；保險業(yè)務(wù)；檔案管理；工作探討

改革開放以來，隨著社會的發(fā)展和進步，近些年來，社會養(yǎng)老保險問題已經(jīng)受到我國人民的關(guān)注，已經(jīng)越來越受到國家和人民群眾的重視。社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作，是重要的檔案信息，它全面系統(tǒng)記錄參保單位和參保人員的檔案信息，這些檔案信息，是養(yǎng)老保險參與人履行繳費義務(wù)的憑證，也是養(yǎng)老保險參與人享受社會保險權(quán)益的原始憑證，這些檔案中的原始憑證，是社會保險經(jīng)辦管理和服務(wù)工作的客觀記載，它是社會保險經(jīng)辦機構(gòu)落實對參保人員的基本信息，這是社會保險經(jīng)辦機構(gòu)檔案中“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”的前提，是研究社會保險事業(yè)運行和發(fā)展規(guī)律的珍貴史料。

一、新時期社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀

在新時期要規(guī)范社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的檔案管理工作，要保證養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案的真實、完整和安全，為參保個人及社會有關(guān)方面提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)，對開展社會保險、完善社會保障體系，提高養(yǎng)老保險保障性的功能，這對于社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的發(fā)展，具有重要意義。近年來的實踐表明，在檔案服務(wù)工作趨于信息化、網(wǎng)絡(luò)化的今天，原有的社會養(yǎng)老保險檔案管理工作已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前的需要，顯然，社會保險事業(yè)檔案管理的發(fā)展是客觀形勢的要求。因此，在新形勢下，社會養(yǎng)老保險對檔案管理工作有著更高標(biāo)準(zhǔn)，推動社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作適應(yīng)社會保險事業(yè)發(fā)展，已勢在必行。

二、新時期社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的問題

新時期社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理問題，要利用計算機和網(wǎng)絡(luò)使檔案管理提高到一個高的檔次，在具體的實施中，要注意以下幾個方面的問題。

1.新時期社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)與檔案管理制度問題

盡管國家已出臺一些檔案管理的法律、法規(guī)，但由于對養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理尚處于“初級階段”，使得養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的制度不夠完善。檔案分類不清，導(dǎo)致重要檔案遺失或者歸納錯誤的發(fā)生；格式欠規(guī)范，檔案材料紙張形式各異，裝訂不規(guī)范，給檔案歸類與查閱帶來許多麻煩；保存或調(diào)閱無硬性規(guī)定，不僅嚴(yán)重影響社會保險工作正常開展，也增大了舞弊和錯誤疏漏發(fā)生的可能。

2.新時期社會保險與檔案管理軟硬件設(shè)施問題

社會保險業(yè)務(wù)與檔案管理軟硬件設(shè)施投入不足。一些單位不能配備專門的社會養(yǎng)老保險檔案室，且設(shè)備配置簡陋，缺乏應(yīng)有的防潮、防蛀、防盜、保密、存儲、檢索設(shè)備，導(dǎo)致檔案在管理方面存在安全隱患，更談不上檔案管理的現(xiàn)代化、信息化。據(jù)調(diào)查，目前大多數(shù)的社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案仍未完全實現(xiàn)電子信息化管理，使得檔案的查閱很不方便，再加上目前社會保險業(yè)務(wù)量的日益龐大，傳統(tǒng)的社會保險業(yè)務(wù)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足參保單位和參保人員的查閱、核對需求，使參保單位和參保人員，對社會保險業(yè)務(wù)辦理的效率和質(zhì)量產(chǎn)生質(zhì)疑，影響社會養(yǎng)老保險機構(gòu)形象。

3.新時期社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)與檔案管理人員問題

社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)與檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高。不少負(fù)責(zé)養(yǎng)老保險檔案管理工作的人員往往是兼職人員，很少有時間參加專業(yè)知識的培訓(xùn)，更沒有時間學(xué)習(xí)、補充和更新養(yǎng)老保險檔案專業(yè)知識和其他相關(guān)技能，對檔案的重要性、歸檔要求，檔案材料的收集、整理、編目、裝訂等業(yè)務(wù)缺乏了解。這種現(xiàn)象的惡性循環(huán)，勢必會導(dǎo)致檔案管理人員不能專注于檔案管理工作，服務(wù)質(zhì)量也就難以令人滿意。

三、新時期提高社會養(yǎng)老保險檔案管理的對策

提高社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理水平的對策，設(shè)計做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)，因此，社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的檔案管理工作，要以人為本，負(fù)起責(zé)任，因此在新時期要積極對社會養(yǎng)老保險檔案管理，利用高科技手段創(chuàng)新，提高社會養(yǎng)老保險檔案管理的對策，要從下面幾方面做起。

1.健全制度標(biāo)準(zhǔn)與檔案管理規(guī)范化

健全制度標(biāo)準(zhǔn)，扎實推進檔案管理規(guī)范化。建立覆蓋全部環(huán)節(jié)的檔案管理制度，在判定文件材料的來源形式和查考價值的基礎(chǔ)上，制定相應(yīng)的檔案管理辦法、檔案業(yè)務(wù)流程、檔案分類方案。依據(jù)國家頒發(fā)的《中華人民共和國檔案法》《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》《歸檔文件整理規(guī)則》等有關(guān)檔案的法律法規(guī)，從社保處養(yǎng)老保險工作實際出發(fā)，建立健全《檔案立卷歸檔制度》《檔案庫房管理制度》《檔案保密制度》《檔案統(tǒng)計制度》《檔案鑒定、銷毀制度》《檔案移交制度》等一整套檔案管理制度，做到有章可循、規(guī)范管理，從而使社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)各門類檔案資料實現(xiàn)集中、統(tǒng)一管理，做到從立卷歸檔到保管統(tǒng)計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲處罰等每個環(huán)節(jié)都有據(jù)可依，為規(guī)范有序、科學(xué)高效地開展養(yǎng)老保險檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

2.夯實基礎(chǔ)建設(shè)與推進檔案集中管理

夯實基礎(chǔ)建設(shè)，全面推進檔案集中安全管理。積極爭取單位領(lǐng)導(dǎo)對社保檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決養(yǎng)老保險檔案管理工作中存在的人員匱乏、資金短缺、設(shè)備不足等實際問題。加大經(jīng)費投入，提供物質(zhì)保障，實行檔案室、閱檔室、辦公室三分開，購置金屬密集架、防磁柜、計算機、掃描儀，配備吸塵器、滅火器和溫濕度計等應(yīng)有設(shè)備，確保達到“八防”標(biāo)準(zhǔn)。實行檔案集中管理原則，確保保管利用過程中檔案實體和數(shù)據(jù)的安全。積極發(fā)揮計算機管理的優(yōu)勢，推進檔案信息化建設(shè)，購置檔案管理軟件，按要求建立詳細的檢索查詢系統(tǒng)，努力提升檔案服務(wù)效率。

3.加強隊伍建設(shè)與提升檔案管理人員素質(zhì)

加強隊伍建設(shè)，不斷提升檔案管理人員素質(zhì)。只有具備高素質(zhì)檔案人員，才能更好地適應(yīng)新形勢下檔案管理工作。在明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)的基礎(chǔ)上，將檔案工作與業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作同時部署，納入每年的年初計劃，納入工作考核范圍，制定崗位責(zé)任和工作標(biāo)準(zhǔn)，要求專職檔案員和兼職檔案員必須具備較高的政治素質(zhì)、高尚的職業(yè)道德、大膽的創(chuàng)新精神、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和過硬的業(yè)務(wù)技能。加強對養(yǎng)老保險檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，拓展檔案人員的思維、知識面，不斷提高養(yǎng)老保險檔案業(yè)務(wù)水平。此外，還要認(rèn)真做好養(yǎng)老保險檔案工作人員計算機應(yīng)用的理論和技能培訓(xùn)，提高社保處養(yǎng)老保險檔案管理現(xiàn)代化水平，加快推進檔案信息化建設(shè)，充分利用檔案資源信息為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，為參保單位和參保個人提供優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)。

四、結(jié)語

新時期如何做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作，是市場發(fā)展，對養(yǎng)老工作開展的需要，也是社會養(yǎng)老保險事業(yè)的中心工作，因此，在社會養(yǎng)老服務(wù)工作中要以人為本，開拓思想，力爭做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理，為養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的發(fā)展，為小康社會的建設(shè)，貢獻自己的力量。

參考文獻：

[1]沈加琴.淺談新形勢下如何做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作[J].檔案與建設(shè)2013-08-15

[2]孫艷梅.淺析如何做好社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)2013-06-05

[3]肖杰.淺析如何做好社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作[J].經(jīng)濟師2008-11-05