試論新冠肺炎疫情防控專題檔案的收集

蘆宏偉

摘 ?要：本文以河南省疾病預(yù)防控制中心新冠肺炎疫情防控檔案收集實(shí)踐為依據(jù)，在分析疫情防控檔案的形成特點(diǎn)基礎(chǔ)之上，提出檔案收集原則，探索建立突發(fā)公共事件下的檔案應(yīng)急收集機(jī)制。

關(guān)鍵詞：疫情防控;檔案收集;疾控機(jī)構(gòu);機(jī)制;突發(fā)事件

Abstract： Based on the collection practice of COVID-19 prevention and control Archives of Henan Provincial Center for Disease Control and Prevention， this paper proposes the collection principles of Archives based on the analysis of the formation characteristics of epidemic prevention and control Archives， and explores the establishment of Archives emergency collection mechanism under public emergencies.

Keywords： Epidemic prevention and control; Archive collection; CDC; Mechanism; The emergency

1 疫情防控專題檔案的形成特點(diǎn)

1.1 內(nèi)容的專業(yè)性。疾控機(jī)構(gòu)疫情防控檔案內(nèi)容集中包含三個(gè)方面：一是新冠肺炎流行病學(xué)調(diào)查數(shù)據(jù)，包括病例的傳染源、追蹤和判定密切接觸者數(shù)據(jù)、病例的發(fā)病和就診情況、聚集性疫情傳播特征和傳播鏈數(shù)據(jù)等。二是密切接觸者醫(yī)學(xué)觀察健康狀況監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)，包括密切接觸者基本信息、接觸信息和健康監(jiān)測(cè)信息。三是實(shí)驗(yàn)室監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)，包括新冠病毒檢測(cè)標(biāo)本送檢表、檢測(cè)結(jié)果數(shù)據(jù)等。從內(nèi)容上看，這些文件與行政公文相比，具有較強(qiáng)的專業(yè)性。

1.2 形成的系統(tǒng)性。疫情防控專題檔案形成是圍繞疫情防控工作產(chǎn)生的，每一部分有較強(qiáng)的系統(tǒng)性。將此次疫情防控檔案作為一個(gè)完整、獨(dú)立的系統(tǒng)去管理，符合文件形成規(guī)律。以流行病調(diào)查數(shù)據(jù)為例，從病例的傳染源信息，到密接者的時(shí)間、地點(diǎn)、活動(dòng)范圍信息、發(fā)病就診數(shù)據(jù)、傳播鏈數(shù)據(jù)等，這些文件材料系統(tǒng)記載和反映了該病例的產(chǎn)生、發(fā)展、傳播的整個(gè)過程，在后期的收集和整理過程中，必須尊重文件形成的系統(tǒng)性聯(lián)系。

1.3 產(chǎn)生的突發(fā)性。第一，由于突發(fā)公共衛(wèi)生事件的不可預(yù)測(cè)性，文件形成主體的不確定性，客觀上使得文件材料的形成和積累具有很強(qiáng)的隨機(jī)性、非程序性。第二，文件的形成主體具有臨時(shí)性和不確定性。隨著突發(fā)公共衛(wèi)生事件的發(fā)展，有關(guān)的防控指揮機(jī)制也必然要隨著事態(tài)的變化而做出調(diào)整。以河南省疾控中心（下稱中心）為例，2020年1月16日成立疫情防控工作組，全力開展防控工作。隨著疫情形勢(shì)的變化，1月26日后，中心隨著疫情防控工作需要調(diào)整專項(xiàng)工作組及職責(zé)安排，以應(yīng)對(duì)下一步工作需要。因此，內(nèi)部機(jī)構(gòu)及其職責(zé)的變化客觀上造成文件形成的不確定性。[1]

1.4 來源的分散性。一方面，文件形成主體具有分散性。從中心層面看，在此次抗疫斗爭(zhēng)中為河南省委、河南省政府制定防控政策提供決策支持，形成大量文件材料;從中心內(nèi)部看，各個(gè)疫情防控工作組在抗擊疫情過程中形成很多文件材料：如流調(diào)數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)數(shù)據(jù)。外部文件則指的是支援湖北抗疫人員生活、工作中形成的文件材料。另一方面，文件的保管場(chǎng)所具有分散性。全面抗擊疫情過程中，由于人手有限，文件材料收集往往只由兼職文書人員負(fù)責(zé)，甚至是防疫人員自己整理保管。而他們普遍缺乏文書材料收集、整理的專業(yè)知識(shí)，又往往造成文件材料形成、整理、暫存都較為分散。

2 疫情防控專題檔案收集原則

2.1 及時(shí)劃定文件收集范圍。檔案人員首先要了解本單位應(yīng)急指揮工作組的權(quán)責(zé)劃分、業(yè)務(wù)職能、成員構(gòu)成、工作開展等基本情況;其次，檔案人員要熟悉各個(gè)防控工作組文件材料的形成、積累情況;最后，基于本單位實(shí)際，及時(shí)出臺(tái)文件材料收集范圍的指導(dǎo)性文件。以河南省疾控中心為例，在疫情防控工作開始之初，就將檔案工作人員編入綜合協(xié)調(diào)組，著手準(zhǔn)備文件材料的收集工作。并適時(shí)推出《關(guān)于切實(shí)做好疫情防控期間文件材料收集與保管工作的通知》，要求做好文件材料的收集工作。

2.2 疫情防控檔案要應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。2020年2月7日，國(guó)家檔案局官網(wǎng)發(fā)布《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，通知明確要求：“將檔案工作納入防控工作的總體部署，做到疫情防控檔案應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸?！敝行囊源藶樽裱?，迅速做出響應(yīng)。[2]

一是在本單位內(nèi)部下發(fā)《關(guān)于切實(shí)做好疫情防控期間文件材料收集與保管工作的通知》《檔案文獻(xiàn)資料收集統(tǒng)計(jì)表》，要求各業(yè)務(wù)處所負(fù)責(zé)同志對(duì)本處所文件資料和實(shí)物進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，按照文件歸檔范圍進(jìn)行報(bào)送。

二是做好臨時(shí)性文件的現(xiàn)場(chǎng)收集。疾控人員在疫情防控期間工作量大、時(shí)間緊，客觀上造成了有些重要的臨時(shí)性文件散存在業(yè)務(wù)部門或者個(gè)人手中。

三是征集個(gè)人手中的文件資料。疫情防控期間，中心大量的業(yè)務(wù)專家被派往省內(nèi)各地市指導(dǎo)工作。對(duì)這部分文件資料，實(shí)行“隨報(bào)隨收”的原則，盡力保證疫情資料的齊全、完整。

2.3 加強(qiáng)對(duì)文件收集的監(jiān)督指導(dǎo)。在疾控系統(tǒng)內(nèi)部，各業(yè)務(wù)處所由于人員緊張，經(jīng)費(fèi)有限，往往并不設(shè)專職文件管理機(jī)構(gòu)。負(fù)責(zé)文件收集和立卷的人員大都由業(yè)務(wù)人員兼任。疫情暴發(fā)時(shí)，他們既受到時(shí)間精力限制，又缺乏專業(yè)的文書立卷知識(shí)，導(dǎo)致歸檔文件質(zhì)量參差不齊，影響后期檔案的整理和利用。因此，加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)部門文件材料收集工作的監(jiān)督和指導(dǎo)是十分必要的。

為實(shí)現(xiàn)重要文件材料應(yīng)收盡收的工作目標(biāo)，中心辦公室一方面加強(qiáng)對(duì)歸檔文件質(zhì)量的檢查，每周都定時(shí)定點(diǎn)派出辦公室檔案管理專業(yè)人員深入各業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)，巡回指導(dǎo)檢查文件材料收集工作;另一方面加強(qiáng)文件收集工作的宣傳。在疫情防控文件收集工作開始之初，加大宣傳力度，保證文件歸檔活動(dòng)的順利進(jìn)行。同時(shí)，提高檔案管理人員意識(shí)，認(rèn)識(shí)到只有認(rèn)真做好疫情防控文件的整理、保管工作，拿出更多更精彩的編研成果，才是對(duì)疫情防控文件集中歸檔工作的最佳宣傳和動(dòng)員。

3 做好疫情防控專題檔案收集工作的幾點(diǎn)思考

3.1 提高領(lǐng)導(dǎo)重視與加強(qiáng)部門之間協(xié)作。疫情防控專題檔案收集工作，涉及面廣，時(shí)間跨度長(zhǎng)，牽涉部門眾多，實(shí)際操作難度大于常規(guī)文件的收集。從中心疫情防控專題檔案收集工作經(jīng)驗(yàn)來看，筆者認(rèn)為獲得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)疫情防控專題檔案收集工作的重視與加強(qiáng)部門之間的合作，可擁有以下幾方面優(yōu)勢(shì)：一是直接影響疫情防控專題檔案的收集政策在各部門實(shí)踐中的貫徹力度，進(jìn)而影響最終的收集效果;二是領(lǐng)導(dǎo)的重視是疫情防控檔案收集專項(xiàng)工作獲得人、財(cái)、物的關(guān)鍵保障;三是上層領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注能夠有效提高檔案從業(yè)者的工作積極性和創(chuàng)造性;四是領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注、部門的協(xié)作，使各處所相關(guān)人員能有效把握疫情防控文件收集的最佳時(shí)機(jī)，避免重要文件遺失或遭到破壞。

3.2 建立及時(shí)有效的檔案收集制度。疫情防控專題檔案收集制度應(yīng)包括清晰明確的歸檔范圍、檔案收集責(zé)任人制度、詳細(xì)的檔案收集統(tǒng)計(jì)表、檔案移交報(bào)送手續(xù)等要素。疫情防控檔案收集制度既要保證科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，使疫情防控文件材料做到應(yīng)收盡收;又要簡(jiǎn)單方便，通俗易懂，保證非檔案專業(yè)人員能夠“按圖索驥”，照單全收。

中心此次疫情防控專題檔案收集的經(jīng)驗(yàn)是：適時(shí)發(fā)布專題檔案收集通知并安排相關(guān)人員采取措施;收集范圍要科學(xué)、清晰，在全省疾控系統(tǒng)嚴(yán)格執(zhí)行。具體來講，中心2020年2月下發(fā)《關(guān)于切實(shí)做好疫情防控專題檔案收集工作的通知》，明確劃定疾控機(jī)構(gòu)疫情防控專題文件材料的收集對(duì)象、范圍，并下發(fā)到全省的疾控系統(tǒng)，指導(dǎo)文件材料收集工作。3月，中心下發(fā)《檔案收集統(tǒng)計(jì)調(diào)查表》，要求對(duì)全中心各處所單位疫情材料進(jìn)行全面調(diào)查、報(bào)送。并首次將上述工作貫徹落實(shí)情況納入到各部門、各具體負(fù)責(zé)人的年終考核評(píng)分中去。12月，根據(jù)前期收集到的文件，開始編寫中心疫情防控工作大事記。并根據(jù)編寫需要，及時(shí)對(duì)不完整的文件進(jìn)行補(bǔ)充收集。

3.3 激發(fā)檔案專業(yè)人員的工作熱情。從此次收集工作實(shí)踐來看，無論是領(lǐng)導(dǎo)的重視、部門之間的協(xié)作，以及有效的檔案收集制度，并不能充分決定疫情防控專題檔案收集工作的質(zhì)量。能夠決定最終工作水平的是文件收集的主體——檔案工作者。

檔案工作者十分了解本單位檔案管理活動(dòng)的實(shí)際情況，以及收集疫情防控專題文件材料所要面臨的實(shí)際問題。通過常年在檔案管理實(shí)踐中積累的經(jīng)驗(yàn)，他們可以給出一些解決具體問題的辦法，保證檔案收集工作的質(zhì)量。以河南省疾病預(yù)防控制中心為例，檔案部門統(tǒng)歸中心辦公室管理，在疫情防控工作籌備之時(shí)，檔案部門就主動(dòng)要求加入中心疫情防控綜合協(xié)調(diào)組，開始籌劃疫情防控文件收集。隨著抗疫斗爭(zhēng)進(jìn)入白熱化，檢驗(yàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)、流行病調(diào)查數(shù)據(jù)、每日向上級(jí)遞交的疫情報(bào)告等文件越來越多，檔案部門開始與時(shí)間賽跑，及時(shí)下發(fā)文件收集通知，劃定材料收集范圍，搶收珍貴的防疫資料。疫情防控取得階段性成果后，檔案人員下發(fā)《檔案收集統(tǒng)計(jì)表》，要求各業(yè)務(wù)部門向中心辦公室報(bào)備疫情文件的收集積累情況，為下一步做好檔案的整理和開發(fā)利用做好準(zhǔn)備?？v觀整個(gè)過程，檔案人員的重要性在于：用敬業(yè)的態(tài)度做好文件材料的收集工作，用專業(yè)的思維制定文件收集制度，用積極的工作熱情不辭辛勞指導(dǎo)各部門做好文件收集工作。

3.4 探索建立突發(fā)事件檔案收集機(jī)制。筆者根據(jù)檔案收集與應(yīng)急機(jī)制的一般性概念，將檔案應(yīng)急收集機(jī)制定義為：在突發(fā)公共事件背景下，組織內(nèi)部圍繞實(shí)現(xiàn)特定的檔案收集目標(biāo)，建構(gòu)起來的應(yīng)急組織結(jié)構(gòu)和行動(dòng)程序。檔案應(yīng)急收集機(jī)制的內(nèi)涵強(qiáng)調(diào)：第一，在形成動(dòng)因上，檔案應(yīng)急收集機(jī)制是為了彌補(bǔ)突發(fā)事件中檔案常規(guī)接收制度的遲滯而建構(gòu)起來的，目的是減少突發(fā)公共事件下重要專題檔案的散失。第二，檔案應(yīng)急收集機(jī)制是一個(gè)完備的組織管理系統(tǒng)。包含人、財(cái)、物、檔案資源和制度環(huán)境等諸要素。其功能發(fā)揮依靠于系統(tǒng)內(nèi)要素之間及要素與外部環(huán)境作用的結(jié)果。檔案應(yīng)急收集機(jī)制的建立、存續(xù)、結(jié)束的過程實(shí)質(zhì)上是組織內(nèi)部特定檔案管理目標(biāo)建立及實(shí)現(xiàn)的過程。在突發(fā)公共事件來臨之際，如何把握先機(jī)，及時(shí)有效地將應(yīng)急防控專題檔案收集完整，是檔案業(yè)界應(yīng)該關(guān)注的重點(diǎn)。

*本文是河南省檔案局2020年科技項(xiàng)目的階段性研究成果，項(xiàng)目名稱為：河南省疾控機(jī)構(gòu)新冠肺炎疫情防控專題檔案的管理及利用策略研究;項(xiàng)目編號(hào)：2020-R-42。

注釋與參考文獻(xiàn)：

[1]向在仁.宣傳學(xué)概論[M].成都：四川省社會(huì)科學(xué)院出版社，1988：20.

[2]中國(guó)國(guó)家檔案局[EB/OL].[2021.4.5].http：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202006/cfc8c422e68f4d3aae46389a3c470a5f.shtml.

（作者單位：河南省疾病預(yù)防控制中心行政辦公室 ?來稿日期：2021-08-20）