做好辦公室文秘綜合管理工作的思考

訾瑞

摘要：辦公室文秘管理工作是企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理的重要環(huán)節(jié)，涉及到政策方針、工作安排的落實(shí)等重要內(nèi)容，關(guān)系到企業(yè)能否在快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)態(tài)勢(shì)中高效運(yùn)營(yíng)與快速發(fā)展。本文就辦公室文秘綜合管理工作的重要性及如何提高工作效率和質(zhì)量做出了一些思考。

關(guān)鍵字：文秘 綜合管理 企業(yè)運(yùn)營(yíng)

一.前言

辦公室是一個(gè)企業(yè)進(jìn)行行政管理工作的主要場(chǎng)所，是協(xié)調(diào)企業(yè)各部門之間與上下級(jí)之間工作的樞紐，既是企業(yè)的重要主體，也承擔(dān)著大量的瑣碎卻重要的工作。因此，辦公室文秘綜合管理工作在企業(yè)運(yùn)營(yíng)與規(guī)劃中發(fā)揮著不可或缺的重要作用，高效有序的辦公室文秘綜合管理工作能夠有效促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，推動(dòng)企業(yè)各項(xiàng)工作有條不紊地進(jìn)行。企業(yè)應(yīng)準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)到辦公室文秘綜合管理工作的重要性，合理安排文秘工作，提高辦公室文秘工作者的工作能力，才能夠?yàn)槠髽I(yè)的運(yùn)營(yíng)發(fā)展提供保障。

二.辦公室文秘綜合管理工作存在的問題

1.工作內(nèi)容瑣碎重復(fù)

辦公室文秘綜合管理工作涉及的內(nèi)容較廣，處理的事情較為瑣碎，在工作內(nèi)容上具有較高的重復(fù)性，工作任務(wù)重且急，一方面容易使文秘工作人員產(chǎn)生厭煩和倦怠心理，影響工作的效率和質(zhì)量;另一方面也會(huì)使得信息得不到及時(shí)的傳達(dá)，影響各部門之間工作的協(xié)調(diào)和對(duì)上級(jí)工作的輔助。

2.辦公室文秘工作人員數(shù)量少

企業(yè)的文秘工作人員不足是影響辦公室文秘綜合管理工作效率的重要原因，由于工作人員較少，工作任務(wù)無法及時(shí)完成，需要熬夜加班，休息不足也影響了工作人員的效率。

3.辦公室文秘工作人員能力不足

企業(yè)辦公室的文秘工作者如果不是專業(yè)的秘書工作從事者，沒有進(jìn)行過秘書工作的專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)和系統(tǒng)培訓(xùn)，就難以高質(zhì)高效地完成文秘工作。同時(shí)隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)需要與時(shí)俱進(jìn)，文秘工作人員也要提高創(chuàng)新意識(shí)和能力。如果文秘工作者不能保持較高的工作積極性并自主學(xué)習(xí)使自己的工作能力適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展要求，就無法勝任企業(yè)辦公室文秘綜合管理的工作，影響甚至阻礙企業(yè)的發(fā)展進(jìn)步。

4.文秘人員對(duì)信息調(diào)研不重視

許多文秘工作者不重視企業(yè)的信息調(diào)研工作，在信息獲取上花費(fèi)的時(shí)間較少，沒有及時(shí)收集新的信息與資源，就無法在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)做決策時(shí)提供準(zhǔn)備的信息作為參考依據(jù)，更做不到提出自己具有建設(shè)性的建議以達(dá)到溝通協(xié)調(diào)的目的，無法發(fā)揮文秘工作者的輔助作用。

三.優(yōu)化辦公室文秘綜合管理工作的策略

1.建立科學(xué)的規(guī)章制度，規(guī)范文秘管理工作

行之有效的規(guī)章制度和管理辦法是提高工作人員工作效率和質(zhì)量的重要?jiǎng)恿ΑＲ?guī)范文秘管理工作前，要先結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況和運(yùn)營(yíng)需求，廣泛充分征集各部門員工的意見和建議，建立健全適合企業(yè)發(fā)展的規(guī)章制度，這樣才能保證規(guī)章制度的科學(xué)性和可行性。另外，規(guī)章制度的內(nèi)容還需要符合文秘工作者的工作需求，既要起到對(duì)文秘工作人員的約束和激勵(lì)作用，又要為繁雜的文秘綜合管理工作提供便利，這樣才能使規(guī)章制度的效用最大化，提高文秘工作者的工作效率，使文秘綜合管理工作能夠充分地發(fā)揮作用。

2.完善獎(jiǎng)懲制度，激勵(lì)文秘管理工作

科學(xué)的獎(jiǎng)懲機(jī)制能夠?qū)ぐl(fā)員工的工作熱情、改正員工工作懈怠等缺點(diǎn)大有裨益。完善辦公室綜合管理工作的獎(jiǎng)懲制度能夠更好地提高文秘工作者的工作積極性，促使其為自己指定目標(biāo)，提高工作能力，從而提高了文秘綜合管理工作這個(gè)企業(yè)運(yùn)營(yíng)重要環(huán)節(jié)的工作效率。企業(yè)應(yīng)充分結(jié)合文秘工作者的工作完成度和日常工作活動(dòng)進(jìn)行評(píng)估，對(duì)有效地溝通協(xié)調(diào)與信息傳達(dá)等都進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，才能日益提高企業(yè)整體的工作效率。

3.定期對(duì)文秘工作者進(jìn)行培訓(xùn)

文秘工作人員能否與時(shí)俱進(jìn)，工作能力能否適應(yīng)公司的發(fā)展需求，都影響著企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展。企業(yè)應(yīng)充分結(jié)合文秘工作人員的個(gè)人工作情況，制定具體全面的培訓(xùn)計(jì)劃，做好文秘工作人員的培訓(xùn)工作。在日常的工作中，企業(yè)也應(yīng)重視先進(jìn)理念、法律法規(guī)的引入和貫徹，引導(dǎo)員工主動(dòng)學(xué)習(xí)文秘專業(yè)的知識(shí)，提高職業(yè)素養(yǎng)，深入了解企業(yè)的運(yùn)營(yíng)情況和發(fā)展要求，提高自主學(xué)習(xí)能力和工作能力，同時(shí)也要對(duì)行業(yè)的發(fā)展情況有充分的認(rèn)識(shí)和了解，才能不斷提高文秘綜合管理工作的效率，使企業(yè)的發(fā)展與時(shí)俱進(jìn)。

4.規(guī)范文秘工作者的細(xì)節(jié)管理

文秘綜合管理工作涵蓋面廣，工作繁雜瑣碎，細(xì)節(jié)管理更顯得尤為重要。文秘工作者常常需要做信息傳達(dá)的工作，不管是上級(jí)的指示和還是部門之間意見的交流，準(zhǔn)確無誤的文字表述十分重要。如果不重視細(xì)節(jié)管理，一點(diǎn)點(diǎn)語法或者用詞的偏差都可能使語意發(fā)生改變，從而造成信息傳達(dá)的錯(cuò)誤，進(jìn)而造成具體工作的錯(cuò)誤，產(chǎn)生不必要的矛盾，甚至?xí)o企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失。在對(duì)合作伙伴的接待、洽談中，細(xì)節(jié)管理也能體現(xiàn)一個(gè)企業(yè)的素質(zhì)與能力，給合作伙伴留下良好的印象，爭(zhēng)取更多的合作能力。另外，文秘工作人員在進(jìn)行檔案、合同等的整理時(shí)，也需要十分的注重細(xì)節(jié)，避免出現(xiàn)遺失或錯(cuò)亂，造成嚴(yán)重的后果。因此，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文秘工作者細(xì)節(jié)管理的重視，避免應(yīng)文秘工作管理細(xì)節(jié)上的紕漏影響整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)。文秘工作者在工作中應(yīng)對(duì)細(xì)節(jié)嚴(yán)格要求，確保每一項(xiàng)工作地準(zhǔn)確無誤完成和每一個(gè)信息的精準(zhǔn)傳達(dá)。

5.文秘工作者要做好督查督辦工作

文秘工作人員需要將上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示要求傳達(dá)給下級(jí)，但作為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，僅僅傳達(dá)指示是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。文秘工作人員還應(yīng)做好督查督辦工作，才能確保各級(jí)部門按要求及時(shí)落實(shí)，才是信息的有效傳達(dá)。會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議精神、新政策、新方針以及新的工作指示等等，都不能只停留在口頭文件，都需要各級(jí)部門的及時(shí)配合落實(shí)，才能真正發(fā)揮效用。文秘工作人員在將這些信息全面精準(zhǔn)地傳達(dá)給各個(gè)部門后，還應(yīng)幫助領(lǐng)導(dǎo)查看這些內(nèi)容是否真正落實(shí)，待辦事項(xiàng)是否及時(shí)完成，政策方針是否正確實(shí)施，各部門對(duì)此有無想法與建議，應(yīng)該如何匯報(bào)和上傳。這些都是一個(gè)好的文秘工作者應(yīng)該全盤考慮實(shí)施的事情。

6.文秘工作者要提高溝通協(xié)調(diào)能力

有效的溝通是文秘綜合管理工作和整個(gè)企業(yè)各部門工作高效順利完成的重要前提。文秘工作者要具備較強(qiáng)的邏輯處理能力，能夠在短時(shí)間內(nèi)理清各部門需要處理的繁雜工作的性質(zhì)與輕重緩急，以及各個(gè)工作之間的緊密關(guān)系，才能快速完成各部門之間的分工安排，促使各部門之間能夠進(jìn)行良好的合作和協(xié)調(diào)有序的運(yùn)轉(zhuǎn)。同時(shí)，較強(qiáng)的溝通能力是化解矛盾，解釋工作安排，使各部門能夠更好更快地服從工作安排以及各個(gè)部門間互相提供幫助。同時(shí)，良好的工作能力在文秘綜合管理工作中還能起到協(xié)調(diào)上下級(jí)關(guān)系，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部和諧高效的作用。如果各部門對(duì)上級(jí)的指示或政策沒有充分的理解，及時(shí)貫徹落實(shí)也不一定能達(dá)到高效，只有通過文秘工作人員的溝通協(xié)調(diào)，才能讓下級(jí)部門充分理解并落實(shí)上級(jí)的決定。同時(shí)，下級(jí)部門的意見，也需要文秘工作者的溝通表達(dá)能力以合適的方式傳達(dá)給上級(jí)，才能提高意見被采納的可能性。企業(yè)內(nèi)部能否和諧高效地運(yùn)轉(zhuǎn)，與文秘工作人員的協(xié)調(diào)溝通能力是密不可分的。

四.結(jié)語

總而言之，辦公室文秘綜合管理工作繁瑣卻具有重要意義，在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)發(fā)展、協(xié)調(diào)進(jìn)步中發(fā)揮者不可或缺的作用。只有重視辦公室文秘綜合管理工作，重視辦公室文秘工作人員在溝通協(xié)調(diào)、寫作、創(chuàng)新、細(xì)節(jié)管理等各方面能力的提高，不斷完善優(yōu)化，提高文秘綜合管理工作的效率和質(zhì)量，才能在不斷發(fā)展的新時(shí)代中促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。

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