新時(shí)期企業(yè)文秘人員工作中的問(wèn)題及措施

聶馨

摘要：在新的時(shí)代背景下，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)激烈，企業(yè)要想在競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，必須提高自身效率，而辦公室的工作對(duì)企業(yè)效率具有重要影響。因此，這對(duì)辦公室文秘工作人員也提出了更高的要求。辦公室文秘人員不僅需要具備嫻熟的業(yè)務(wù)能力和較高的政治素養(yǎng)，還需要培養(yǎng)自己的全局意識(shí)和創(chuàng)新思維，在輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理工作的過(guò)程中更好地發(fā)揮自己的作用和價(jià)值。

關(guān)鍵詞：企業(yè);文秘工作;問(wèn)題;措施

引言

在當(dāng)前階段的企業(yè)發(fā)展中，企業(yè)文秘工作中還存在諸多問(wèn)題，例如思想觀念陳舊，沿襲早期的工作模式，困囿于日常瑣事，工作積極性不夠，缺乏工作熱情等，難以適應(yīng)新時(shí)期對(duì)于文秘人員的工作要求。這些問(wèn)題都將嚴(yán)重影響辦公室的工作效率，從而阻礙企業(yè)的發(fā)展。因此，需要挖掘目前企業(yè)文秘工作與新時(shí)期發(fā)展要求中不相符的部分，進(jìn)行分析討論，并提出相應(yīng)的解決方案，這樣才能提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

1新時(shí)期企業(yè)文秘人員工作中存在的問(wèn)題

1.1工作內(nèi)容深度不夠

企業(yè)辦公室文秘是一項(xiàng)綜合性非常強(qiáng)的工作，除了做好上傳下達(dá)、溝通協(xié)調(diào)之外，還需要處理企業(yè)各種瑣碎的事務(wù)。目前，企業(yè)的辦公室文秘工作中，大部分人員仍然只注重事務(wù)性工作的辦理，例如打印材料、整理文件、安排會(huì)議和行程等，而對(duì)更深層次的內(nèi)容，例如企業(yè)的運(yùn)行狀況、行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)等漠不關(guān)心，這就導(dǎo)致了部分工作的表層化、形式化傾向，因而難以給領(lǐng)導(dǎo)提供更有價(jià)值和深度的建議。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)需要做出決策時(shí)，文秘工作人員往往無(wú)法針對(duì)關(guān)鍵問(wèn)題提出有建設(shè)性的意見和建議，以致難以更大地發(fā)揮自身作用。

1.2人員素養(yǎng)參差不齊

由于時(shí)代發(fā)展較快，企業(yè)的管理體制和結(jié)構(gòu)也在不斷發(fā)生變化。但由于歷史原因，部分企業(yè)的辦公室人員更迭速度無(wú)法滿足企業(yè)的發(fā)展要求，導(dǎo)致辦公室內(nèi)人員素質(zhì)參差不齊。有些人專業(yè)技能跟不上，從而導(dǎo)致工作分配不均勻，專業(yè)技能較強(qiáng)的人工作量和壓力較大，而有的人則較為清閑，這嚴(yán)重影響了員工的情緒和工作積極性，長(zhǎng)此以往會(huì)阻礙辦公室整體的工作效率。此外，在工作過(guò)程中，有些文秘人員習(xí)慣于根據(jù)經(jīng)驗(yàn)處理工作，而不是通過(guò)最新的技術(shù)和理念解決問(wèn)題，這也使得文秘工作的質(zhì)量和效率大打折扣。

1.3文秘工作得不到重視

如前文所述，新時(shí)期文秘工作在企業(yè)中的作用越來(lái)越大，除了傳統(tǒng)的上傳下達(dá)和溝通協(xié)調(diào)外，還要積極做好資料信息的收集分析工作，熟悉企業(yè)以及行業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有價(jià)值的建議。而現(xiàn)實(shí)情況中，許多企業(yè)依舊秉持舊的思想觀念，認(rèn)為文秘工作就是處理一系列瑣事，沒有使其得到應(yīng)有重視。一方面，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文秘人員不夠信任，沒有充分認(rèn)識(shí)到新時(shí)期的企業(yè)發(fā)展中文秘工作的重要性，沒有為其提供發(fā)揮能力的機(jī)會(huì)和空間，導(dǎo)致了人才資源的浪費(fèi);另一方面，文秘人員自身也沒有實(shí)現(xiàn)思想轉(zhuǎn)變，對(duì)自身工作的價(jià)值認(rèn)可度較低。

2新時(shí)期企業(yè)文秘人員工作優(yōu)化措施

2.1對(duì)信息調(diào)研工作進(jìn)行加強(qiáng)

信息是領(lǐng)導(dǎo)者用于了解工作情況以及指導(dǎo)工作的重要方式，也是領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行決策的主要依據(jù)。因而辦公室秘書人員在進(jìn)行信息調(diào)研的時(shí)候，應(yīng)該從領(lǐng)導(dǎo)工作重心的角度出發(fā)，立足于企業(yè)員工的利益，設(shè)立全方位的信息搜集渠道，在調(diào)查研究過(guò)程中對(duì)信息進(jìn)行深度挖掘，從基層工作信息中發(fā)掘出經(jīng)驗(yàn)信息，從企業(yè)相關(guān)媒體上搜集實(shí)時(shí)熱點(diǎn)信息，進(jìn)而增強(qiáng)搜集信息的準(zhǔn)確性以及時(shí)效性。1.緊抓影響企業(yè)的熱點(diǎn)難點(diǎn)問(wèn)題。對(duì)企業(yè)的所有工作信息進(jìn)行全方位的了解，進(jìn)一步增強(qiáng)調(diào)研的力度，在調(diào)研期間注重信息的時(shí)效性，緊抓公司各類會(huì)議以及領(lǐng)導(dǎo)部門布置的各項(xiàng)檢查工作、落實(shí)工作，以企業(yè)的發(fā)展重心為日常的工作重點(diǎn)，充分把握其中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)以及突出重點(diǎn)，隨時(shí)準(zhǔn)備好領(lǐng)導(dǎo)需要的信息，進(jìn)而做到將“謀”放到公司的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上，“參”放到重要點(diǎn)子上。2.提高調(diào)研報(bào)告質(zhì)量。秘書人員應(yīng)該堅(jiān)持以提升領(lǐng)導(dǎo)者的滿意度、基層的認(rèn)可度以及實(shí)際工作的指導(dǎo)性為主要基本原則來(lái)起草調(diào)研報(bào)告，才能夠準(zhǔn)確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，將領(lǐng)導(dǎo)意圖正確地體現(xiàn)出來(lái)，并真實(shí)反映基層情況。

2.2加強(qiáng)職業(yè)培訓(xùn)

文秘工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，加之新時(shí)期科技發(fā)展的日新月異，導(dǎo)致文秘崗位對(duì)工作人員的要求越來(lái)越高。文秘工作人員要具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)、較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力以及學(xué)習(xí)能力，才能夠更好地勝任此工作。因此，企業(yè)應(yīng)加大對(duì)文秘工作人員的培訓(xùn)力度，使其專業(yè)技能得到及時(shí)的更新和應(yīng)用，提高工作效率，從而促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。此外，為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，還需要對(duì)文秘人員進(jìn)行相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)，使其可以更好地把握該行業(yè)在國(guó)家發(fā)展中的地位，將企業(yè)的發(fā)展融入到國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的進(jìn)程中，從而更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)以及自身的價(jià)值。

2.3增強(qiáng)辦公室秘書的綜合服務(wù)能力

對(duì)于辦公室秘書工作而言，其歸根到底是一個(gè)服務(wù)崗位，因此要重視提升自身的綜合服務(wù)能力。從工作的本質(zhì)來(lái)看，做好服務(wù)工作與輔助決策工作有著密切的聯(lián)系，做好了服務(wù)工作，也就等于是間接地對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策提供了輔助。隨著辦公室秘書人員綜合素質(zhì)的不斷提高，其會(huì)在個(gè)別技術(shù)領(lǐng)域或調(diào)研層面比企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)更有發(fā)言權(quán)。鑒于此，作為辦公室秘書應(yīng)在日常工作中基于“專業(yè)、超前、嚴(yán)謹(jǐn)、效率”等原則，從促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)穩(wěn)健快速發(fā)展的角度給領(lǐng)導(dǎo)決策獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。同時(shí)，針對(duì)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的重點(diǎn)工作及潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行前瞻性的分析，并及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)溝通，征求其意見，對(duì)做出的決策進(jìn)行合理的修正及補(bǔ)充。此外，辦公室秘書要始終立足于企業(yè)一盤棋的整體工作原則上，深入企業(yè)基層開展常態(tài)化的跨部門、跨專業(yè)調(diào)研，以便第一時(shí)間掌握企業(yè)的運(yùn)行狀況，從而在遇到突發(fā)性問(wèn)題時(shí)，可以及時(shí)做出反應(yīng)，對(duì)決策進(jìn)行合理高效的調(diào)整及優(yōu)化。

2.4文書檔案管理工作與文秘工作一體化建設(shè)策略

制度的建立對(duì)于工作的開展意義重大，為了保持文秘工作和文書檔案的一體化建設(shè)順利推進(jìn)和落實(shí)，就應(yīng)該借助完善的制度去統(tǒng)籌規(guī)劃。對(duì)于涉及到管理和監(jiān)督的項(xiàng)目，應(yīng)該及時(shí)對(duì)文書資料展開統(tǒng)計(jì)收集，在遵守具體的管理內(nèi)容或者辦法時(shí)，確保工作期間的合理性進(jìn)行。從工作特征觀察，再借助群體交流協(xié)商的背景下，充分聆聽他人的建議，在發(fā)現(xiàn)不足或者缺陷的情況下，安排專業(yè)化的人員進(jìn)行彌補(bǔ)和修飾，讓整個(gè)管理環(huán)節(jié)符合統(tǒng)一協(xié)調(diào)化運(yùn)行。在構(gòu)建和完善文檔一體化的相關(guān)管理制度時(shí)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合更多人的意見，充分運(yùn)用信息化技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)，在不斷促進(jìn)一體化建設(shè)期間，嚴(yán)控質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和操作過(guò)程的規(guī)范性。明確的制度可以為責(zé)任分工制提供導(dǎo)向，按照分工明確的做法，執(zhí)行人員應(yīng)當(dāng)樹立較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，所有工作程序按照明確制度來(lái)執(zhí)行，在工作內(nèi)容有序開展的基礎(chǔ)上，展現(xiàn)出一體化管理的理念和意義，真正實(shí)現(xiàn)工作中勇于負(fù)責(zé)、互相協(xié)作的目標(biāo)。

結(jié)束語(yǔ)

新時(shí)期為企業(yè)發(fā)展帶來(lái)了前所未有的機(jī)遇，也讓企業(yè)面臨前所未有的挑戰(zhàn)。如何在競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，是每一位企業(yè)負(fù)責(zé)人需要考慮的問(wèn)題。作為企業(yè)中核心部門—辦公室的工作執(zhí)行者，文秘人員在企業(yè)發(fā)展中存在的問(wèn)題不容忽視。雖然目前的文秘人員在工作中還存在一定的問(wèn)題，但只要找到問(wèn)題癥結(jié)所在，“對(duì)癥下藥”，通過(guò)合理的方法解決問(wèn)題，就能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展增添新的活力。

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