淺析大數(shù)據(jù)時代信息化背景下企業(yè)檔案轉(zhuǎn)型升級研究

吳虎 高磊

摘要：本文以山東省新汶礦業(yè)集團翟鎮(zhèn)煤礦檔案轉(zhuǎn)型升級為例，對大數(shù)據(jù)時代信息化背景下的企業(yè)檔案轉(zhuǎn)型升級進行探討研究。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);信息化;企業(yè)檔案

一、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型升級的方法與路徑

大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)應(yīng)不斷優(yōu)化檔案管理的規(guī)章制度。要知道，在社會發(fā)展進程中，企業(yè)強化檔案管理工作，對企業(yè)轉(zhuǎn)型升級扮演著十分重要的角色，尤其是企業(yè)在現(xiàn)代化建設(shè)進程中，抓好企業(yè)檔案管理工作，是企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中不可缺失的組成部分，因此，企業(yè)要針對檔案管理工作，應(yīng)制定出適合企業(yè)發(fā)展的規(guī)章制度。如今，在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)檔案管理模式發(fā)生了極其明顯的變化，企業(yè)的檔案利用價值也不斷提高，大數(shù)據(jù)使企業(yè)檔案管理的效率大幅提高，然而卻也出現(xiàn)了諸多的問題。同時，檔案管理制度應(yīng)不斷完善各項規(guī)程，特別是對大數(shù)據(jù)背景下可能出現(xiàn)的檔案信息化管理問題，一旦出現(xiàn)檔案信息化管理不科學(xué)，特別是檔案資料丟失、混亂、人為損壞等，則需要對管理人員進行懲處，嚴格規(guī)范檔案管理人員的行為，進而提高檔案管理水平。

對于企業(yè)而言，檔案管理人員要結(jié)合自身實際情況來制定檔案信息化管理方案。在大數(shù)據(jù)背景下，盡管檔案管理信息化是未來的發(fā)展趨勢，但是，企業(yè)也不能盲目的跟風(fēng)和效仿，而是需要根據(jù)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀來制定科學(xué)的管理模式，還要設(shè)立階段性的目標與遠期目標，進而保證檔案管理人員能夠做到有制可依、有章可循。為更好的服務(wù)于檔案信息化建設(shè)，企業(yè)應(yīng)建立更為完善的信息化服務(wù)系統(tǒng)，完善與優(yōu)化軟硬件系統(tǒng)，提高數(shù)字化系統(tǒng)的信息搜集、處理效率，可大大降低檔案信息化系統(tǒng)的運行風(fēng)險，從而保護檔案信息的安全。以財務(wù)檔案為例，每個部門都會向財務(wù)系統(tǒng)提交相關(guān)的財務(wù)信息，其也成為該年度或季度檔案中的數(shù)據(jù)分支。若想確保檔案數(shù)據(jù)的精準性與科學(xué)性，軟件會自動復(fù)制此檔案，然后這些數(shù)據(jù)復(fù)制到檔案管理系統(tǒng)之中，還會對檔案進行科學(xué)的標號，還會設(shè)置好關(guān)鍵詞，把后續(xù)相似的檔案匯總到同一個檔案體系內(nèi)，以便實現(xiàn)對檔案庫內(nèi)檔案資料的科學(xué)化管理。而硬件則是各類辦公電腦與檔案信息化設(shè)備，為提高系統(tǒng)的執(zhí)行力與工作效率，企業(yè)可以不斷的完善與優(yōu)化控制中樞，對工作站、新型存儲系統(tǒng)與虛擬服務(wù)器等進行不斷的升級，還要做好線纜的精準化配置，在硬件設(shè)備運行過程中，企業(yè)可通過各類線纜來把檔案數(shù)據(jù)傳輸?shù)椒?wù)器與存儲設(shè)備之中，形成了一個完整的檔案管理框架。

為保證企業(yè)檔案信息的安全性，企業(yè)還要重視對信息化系統(tǒng)的安全防護，提出完善的安全管理方案，引進最為先進的安全防護技術(shù)，成立專業(yè)化的安全防護團隊，是提高信息安全的重要保障。具體來講，計算機維護人員要確保計算機系統(tǒng)的安全等級，由技術(shù)角度出發(fā)，做好安全風(fēng)險預(yù)防工作，強調(diào)硬件保護和軟件預(yù)防相互結(jié)合的管理模式，從而做好相關(guān)的安全防護措施。當前，為了維護計算機網(wǎng)絡(luò)的安全性，最為常見的安全防護措施是防火墻技術(shù)，其會在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)和外部網(wǎng)絡(luò)間形成防護墻，既可防治黑客、病毒侵入到系統(tǒng)內(nèi)部，還能避免檔案信息泄露。另外，檔案管理人員還要學(xué)習(xí)使用各類安全保密技術(shù)，對重要的檔案資料要進行加密處理，可采取數(shù)字簽名、人臉識別、指紋識別或數(shù)字證書等方式，能更大程度上保證檔案資料的安全性與完整度。

二、信息技術(shù)是企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型升級的重要因素

在實際檔案管理轉(zhuǎn)型升級過程中，企業(yè)運用信息化技術(shù)是確保企業(yè)檔案轉(zhuǎn)型升級的重要因素，應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程中，還應(yīng)于其他多個非技術(shù)因素共同起作用。其中包括符合檔案信息化要求的檔案管理業(yè)務(wù)、人才、標準規(guī)范、政策法規(guī)、管理體制與機制等。俗話說，“三分技術(shù)、七分管理”，企業(yè)檔案實現(xiàn)信息化，往往不在于技術(shù)本身的先進程度，而更多地取決于非技術(shù)因素的支撐程度，取決于技術(shù)、非技術(shù)因素之間的匹配程度。信息技術(shù)手段對檔企業(yè)案管理，其使用的工具就是“檔案管理系統(tǒng)。”檔案管理系統(tǒng)將檔案信息化的概念執(zhí)行到完整，將現(xiàn)在檔案管理工作的強度減輕，提高工作效率。

檔案信息化隨著社會整體信息化的推進而不斷發(fā)展，每一個新的進展都是前一階段的結(jié)果，同時又是下一發(fā)展階段的新起點。實現(xiàn)檔案管理信息化，就需要企業(yè)的檔案管理團隊要做到各司其職、各負其責(zé)，密切合作，共同推動企業(yè)檔案管理工作健康發(fā)展。要知道，在企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型升級中，部分企業(yè)的檔案管理工作依然存在保管條件落后、檔案信息化技術(shù)滯后、檔案人員業(yè)務(wù)水平不高等實際亟待解決的問題，這就需要企業(yè)的檔案管理者要充分發(fā)揮業(yè)務(wù)優(yōu)勢，重點在創(chuàng)新檔案管理模式、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、分流（買斷）工齡職工檔案轉(zhuǎn)移、廠榮廠史檔案保護、信息化建設(shè)、檔案文化宣傳等方面不斷進行強化，為企業(yè)檔提升檔案工作規(guī)范化管理奠定了基礎(chǔ)。

三、加強檔案轉(zhuǎn)型升級的組織領(lǐng)導(dǎo)確保檔案管理有序

大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)在信息化背景下實際檔案管理轉(zhuǎn)型升級，就應(yīng)當建立健全轉(zhuǎn)型升級檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，應(yīng)建立黨委書記負總責(zé)，行政主要領(lǐng)導(dǎo)負同等責(zé)任，辦公室主任具體負責(zé)，檔案人員抓具體實施的檔案處置工作機制和責(zé)任追究機制。企業(yè)檔案轉(zhuǎn)型升級領(lǐng)導(dǎo)小組要定期對檔案管理工作進行督查，對未按規(guī)定時間節(jié)點和要求完成檔案整理和移交工作的，從嚴問責(zé)，并應(yīng)納入當年所在單位領(lǐng)導(dǎo)班子全體成員的績效考核。

大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)應(yīng)明確檔案處置的具體要求。應(yīng)按照“分類整理、完整規(guī)范、安全保管、有序移交”的原則，對不同種類檔案分別提出移交節(jié)點，檔案處置單位要做好現(xiàn)場調(diào)研，量身定制移交方案。并要提前做好檔案分類摸底調(diào)查。企業(yè)檔案館應(yīng)及時清點各檔案處置單位檔案的門類和數(shù)量，為集中接收、科學(xué)安排檔案庫房提供了可靠數(shù)據(jù)。同時，企業(yè)檔案館應(yīng)配合人力資源部做好人事檔案保管、整理情況的摸底調(diào)查，防止在人事檔案轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)因工作不到位而引發(fā)分流安置人員的不滿情緒。

針對不同門類的檔案，如何統(tǒng)一規(guī)范整理和有序移交，需要企業(yè)檔案館專業(yè)人員對基層單位進行現(xiàn)場指導(dǎo)，分析庫藏檔案，解決一系列操作細節(jié)問題。要統(tǒng)籌調(diào)配資源。根據(jù)設(shè)備清單、設(shè)備序列號等向各關(guān)停單位做好登記，其檔案柜、密集架、除濕機、空調(diào)等在處置工作完成后統(tǒng)一向杭鋼檔案館移交，有效盤活和利用這些設(shè)施設(shè)備。在制作各門類檔案交接文據(jù)，應(yīng)全部按照統(tǒng)一移交標準進行交接，不開口子、不講情面、不留隱患。移交時，雙方當面核對箱、卷、件、頁等數(shù)目，誰簽字誰對檔案的去向和數(shù)量負責(zé)，防止移交人員渾水摸魚，接收人員囫圇吞棗。

四、提升信息化應(yīng)用水平確保檔案管理工作平穩(wěn)推進

大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)在檔案轉(zhuǎn)型升級過程中，檔案館應(yīng)為企業(yè)干部職工積極提供查檔服務(wù)，要嚴格遵循企業(yè)檔案利用規(guī)定，所有出具的檔案證明材料，原始內(nèi)容依據(jù)清楚，手續(xù)齊全。企業(yè)要建章立制完善業(yè)務(wù)流程。在企業(yè)轉(zhuǎn)型升級過程中，要不斷調(diào)整修訂檔案管理辦法、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定和會計檔案管理制度，對檔案管理工作流程進行重新設(shè)定，著重規(guī)范了各類檔案資源的收集、管理和利用。

在企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型升級過程中，企業(yè)還要積極面對改革發(fā)展所帶來的新情況、新要求、新挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)在新形勢下，不斷深化企業(yè)內(nèi)部改革，這對檔案管理工作提出了更高的要求，因此，企業(yè)檔案管理工作應(yīng)圍繞企業(yè)轉(zhuǎn)型升級中心大局，進一步加強檔案工作組織領(lǐng)導(dǎo)，優(yōu)化檔案管理體制機制，提高檔案人員素質(zhì)，加強檔案資源建設(shè)，加快檔案信息化建設(shè)，提升檔案服務(wù)水平，實現(xiàn)企業(yè)檔案工作更高質(zhì)量更高水平發(fā)展。

五、結(jié)語

當前，隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)快速發(fā)展，企業(yè)的檔案管理工作也在面臨一場深刻變革。特別是面對大數(shù)據(jù)時代，信息化發(fā)展潮流要求企業(yè)要不斷加強檔案的轉(zhuǎn)型升級工作，這就需要企業(yè)檔案管理部門應(yīng)勢而動、乘勢而為，加快轉(zhuǎn)型升級，逐步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。