檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代化檔案管理中的作用探究實(shí)踐

李曉泉

（山東省東營(yíng)市東營(yíng)區(qū)檔案館，山東 東營(yíng) 257000）

檔案是企事業(yè)單位、社會(huì)組織在從事各種社會(huì)活動(dòng)、各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)所形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄。近幾年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，檔案的數(shù)量、檔案的種類在迅速增長(zhǎng)；人們對(duì)檔案的利用也變得越來(lái)越頻繁。采用傳統(tǒng)的管理方式開(kāi)展檔案管理，已經(jīng)很難做好當(dāng)今的檔案工作。因此，我們需要主動(dòng)推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理。在推進(jìn)現(xiàn)代現(xiàn)代化檔案管理的過(guò)程中，又需要充分發(fā)揮檔案管理基礎(chǔ)工作的作用。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性

檔案管理基礎(chǔ)工作的內(nèi)容，包括收集紙質(zhì)文件、制作檔案、檔案立宗、檔案分類、檔案上架、檔案查詢、檔案檢索，等等。檔案管理基礎(chǔ)工作是開(kāi)展各項(xiàng)檔案工作的前提條件。在這里，需要著重強(qiáng)調(diào)的是：就當(dāng)前的實(shí)際情況來(lái)看，檔案管理基礎(chǔ)工作主要是處理紙質(zhì)文件、制作并管理紙質(zhì)文書檔案。

目前，國(guó)內(nèi)各個(gè)單位在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件仍以紙質(zhì)文件為主，而且，這種情況在今后很長(zhǎng)一段時(shí)間也不會(huì)發(fā)生大的改變[1]。這意味著，雖然現(xiàn)在各個(gè)單位都在大力推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理，但現(xiàn)代化檔案管理的基礎(chǔ)仍然是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案。從這個(gè)角度來(lái)看，檔案管理基礎(chǔ)工作，是現(xiàn)代化檔案管理的起始環(huán)節(jié)?！仨氝M(jìn)一步做好檔案管理基礎(chǔ)工作，才能扎實(shí)推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理。

二、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代管理中的作用

（一）做好檔案管理工作才能促進(jìn)提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

現(xiàn)代化檔案管理，是在科學(xué)的思想指導(dǎo)下，運(yùn)用現(xiàn)代化的方法、現(xiàn)代化的技術(shù)手段，對(duì)檔案工作開(kāi)展的綜合性、高效率管理。開(kāi)展現(xiàn)代化檔案管理，需要構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)，利用人工智能技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、信息技術(shù)，對(duì)紛繁復(fù)雜的各類檔案實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理?！钊诉z憾的是：盡管現(xiàn)在人工智能技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、信息技術(shù)發(fā)展迅速，但這些先進(jìn)技術(shù)都不能自行識(shí)別各類原始紙質(zhì)文書檔案，不能對(duì)各類原始紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化分類。

從這個(gè)角度來(lái)看，人工智能技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、信息技術(shù)并不是萬(wàn)能的[2]。因此，在現(xiàn)實(shí)條件下，檔案管理員必須積極做好檔案管理工作，檔案管理員必須嚴(yán)格遵循本單位檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)，主動(dòng)對(duì)各類原始紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化分類；而后，再將各類原始紙質(zhì)文書檔案的信息輸入信息化檔案管理系統(tǒng)。只有這樣，信息化檔案管理系統(tǒng)才能充分發(fā)揮作用，才能對(duì)各類檔案進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

（二）做好檔案管理基礎(chǔ)工作才能夠去除雜劣

每個(gè)單位的每個(gè)部門、每個(gè)科室，在每天的日常工作中都會(huì)產(chǎn)生大量文件、票據(jù)、憑證，這些文件中，包含有大量重復(fù)性的文件，以及缺乏保存價(jià)值的文件。一些單位的檔案管理員在工作時(shí)又過(guò)于謹(jǐn)慎，將各個(gè)科室產(chǎn)生的全部文件統(tǒng)統(tǒng)收集起來(lái)，制作成檔案。這就導(dǎo)致檔案中包含有大量雜件（甚至包含有廢件），這就會(huì)降低檔案質(zhì)量；最終形成大量雜劣檔案。

雜劣檔案的體積較大，大量雜劣檔案堆積起來(lái)，需要占用檔案室的較大空間；雜劣檔案中的內(nèi)容雜亂無(wú)章，頭緒蕪雜，檢索起來(lái)非常不便[3]?！愀獾氖牵盒畔⒒瘷n案管理系統(tǒng)無(wú)法自動(dòng)識(shí)別、自動(dòng)評(píng)估檔案的質(zhì)量；無(wú)法評(píng)估檔案的實(shí)際價(jià)值。

因此，檔案管理員必須充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，必須根據(jù)自己的檔案工作經(jīng)驗(yàn)，開(kāi)動(dòng)大腦，仔細(xì)觀察、分析每一份原始紙質(zhì)文書檔案，剔除掉每一份原始紙質(zhì)文書檔案中的雜劣內(nèi)容；剔除掉雜劣檔案。只有這樣，才能提升檔案的價(jià)值和質(zhì)量，才能方便信息化檔案管理系統(tǒng)正常運(yùn)行。

（三）做好檔案管理基礎(chǔ)工作才能促進(jìn)檔案規(guī)范化

各個(gè)單位的各個(gè)部門、各個(gè)科室的工作人員每天都有自己的各項(xiàng)工作，他們的工作非常緊張，許多工作人員在移交檔案資料時(shí)，常常不能按時(shí)移交。還有許多工作人員不熟悉檔案移交的相關(guān)規(guī)定，沒(méi)有完整移交全部檔案資料；這就造成許多紙質(zhì)文書檔案不規(guī)范、不齊全（一些紙質(zhì)文書檔案的卷宗甚至缺少原始資料）；這就給紙質(zhì)文書檔案的規(guī)范化管理造成了不小的困難，也給信息化檔案管理系統(tǒng)帶來(lái)了較大的困難。

為了讓信息化檔案管理系統(tǒng)更好地發(fā)揮作用，檔案管理員必須主動(dòng)做好檔案管理的基礎(chǔ)工作。檔案管理員必須主動(dòng)與本單位各個(gè)部門、各個(gè)科室的主要工作人員保持密切的雙向交流，督促大家積極配合檔案工作，及時(shí)、完整地移交檔案資料。這樣，才能促進(jìn)檔案管理規(guī)范化。

（四）做好檔案管理基礎(chǔ)工作才能確保準(zhǔn)確的檢索檔案

信息化檔案管理系統(tǒng)需要根據(jù)系統(tǒng)設(shè)定的各個(gè)關(guān)鍵詞、各個(gè)主題，才能準(zhǔn)確、快速的檢索檔案?！虼耍瑱n案管理員需要對(duì)紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行系統(tǒng)性的歸納、整理、分類，檔案管理員需要運(yùn)用抽象思維，尋找出檔案內(nèi)容中的重點(diǎn)，從檔案內(nèi)容中精選出關(guān)鍵詞、主題；并將這些關(guān)鍵詞、主題輸入信息化檔案管理系統(tǒng)。這樣，就可以極大地提升信息化檔案管理的效率。

三、 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理基礎(chǔ)工作，對(duì)促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理具有重要作用。檔案管理員必須運(yùn)用自己的才智，主動(dòng)做好檔案標(biāo)準(zhǔn)化分類，主動(dòng)剔除雜劣檔案，主動(dòng)增強(qiáng)檔案規(guī)范化，主動(dòng)尋找檔案內(nèi)容中的關(guān)鍵詞。——只有這樣，才能進(jìn)一步提升信息化檔案管理的質(zhì)量與效率；才能推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理向前發(fā)展。