公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案規(guī)范化管理的思考

劉翰昆（吉林市人才服務(wù)中心）

隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的飛速發(fā)展以及人力資源管理制度的不斷改革，大家已不再僅將工作局限在某一個方向或某一個地域，而選擇了更加靈活和廣泛的就業(yè)方式。通過這樣的就業(yè)方式，人們不僅獲得了更加可觀的經(jīng)濟(jì)收入，同時也充分的滿足了自身發(fā)展和就業(yè)愿望。與此同時，人們在就業(yè)的過程中，會與社會或企事業(yè)單位發(fā)生各種關(guān)系，并相互之間產(chǎn)生各種各樣的個人或公共信息檔案，其主要包括人事代理類、企業(yè)文書類、科技資料類、財務(wù)會計類以及各種電子載體資料類等。這些檔案對于廣大就業(yè)工作者或者企事業(yè)單位而言都具有非常重要的作用。因此，如何做好各類就業(yè)人才和企事業(yè)單位相關(guān)檔案的規(guī)范化管理則成為了廣大企事業(yè)單位和人力資源管理部門非常重要的工作內(nèi)容之一。本文對當(dāng)前公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案規(guī)范化管理進(jìn)行了深入思考。

■ 公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案規(guī)范化管理的重要性

隨著公共就業(yè)人員數(shù)量的不斷增多，相關(guān)人力資源管理和就業(yè)服務(wù)部門加大了對公共就業(yè)和人才服務(wù)的檔案管理的重視度。首先，通過對這些檔案的規(guī)范化管理，不僅能夠有效的了解各類公共就業(yè)人員的就業(yè)現(xiàn)狀，同時也能及時知曉公共就業(yè)各方社會勞動關(guān)系，從而為整個社會建設(shè)事業(yè)的發(fā)展提供更加真實、可靠的就業(yè)信息參考。其次，通過這些檔案的規(guī)范化管理，可以對各類就業(yè)人員的思想道德品質(zhì)、專業(yè)能力水平以及社會公共素質(zhì)的情況進(jìn)行有效記錄，從而為各大企事業(yè)單位在選人、用人時提供更加具有指導(dǎo)性意義的資料參考。再次，通過對公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案的規(guī)范化管理，可以有效提高企事業(yè)單位的人力資源管理水平，從而為他們開展其他管理活動提供更加重要的技術(shù)支持。另外，通過公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案的規(guī)范化管理，可以充分發(fā)揮社會各界在人才、技術(shù)和管理經(jīng)驗方面的優(yōu)勢，從而為國家人力資源保障部門制定重大方針政策提供更加具有代表性和針對性的意見和建議。

■ 當(dāng)前我國公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案規(guī)范化管理所存在的問題

（一）檔案規(guī)范化管理意識較為淡薄

對于公共就業(yè)和人才服務(wù)的檔案管理，由于其不僅需要投入較多的人力成本和時間成本，同時也很難看到直接的經(jīng)濟(jì)成效，所以負(fù)責(zé)這類檔案管理的有些領(lǐng)導(dǎo)人會錯誤的認(rèn)為檔案管理并不是一項中心工作，而且在思想意識上常常表現(xiàn)得非常淡薄。其次，由于領(lǐng)導(dǎo)在觀念的偏見和意識的淡薄，從而導(dǎo)致了員工在實際管理過程中的輕視和疏忽。當(dāng)他們獲得了第一手檔案資料后，往往只是對這些資料進(jìn)行整理，而很難認(rèn)真的去發(fā)現(xiàn)具有參考價值的檔案資料。另外，由于對于檔案管理工作的不重視，很難做出管理制度上的調(diào)整和優(yōu)化。

（二）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)尚待提高

由于公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案管理是類目眾多、任務(wù)繁重的工作，所以要充分實現(xiàn)這些檔案的規(guī)范化管理還具有較大困難。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)上還待進(jìn)一步提高。據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，當(dāng)前我國從事這類檔案管理的專業(yè)人員不僅文化程度普遍偏低，同時崗位更換非常頻繁，對于檔案這類專業(yè)性較強的管理工作，往往只是簡單的資料接受，而很少能實現(xiàn)檔案的規(guī)范化歸類和整理。另外，對于這些從事檔案管理的工作人員，由于資金缺乏和領(lǐng)導(dǎo)的重視度不夠等原因，很少參加專業(yè)性的檔案管理培訓(xùn)，因而在檔案的規(guī)范化和專業(yè)化管理水平上難以滿足社會發(fā)展的迫切需要。

（三）各類檔案資料的收集和整理還不夠及時和規(guī)范

公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案資料的收集和整理，不僅是整個檔案管理工作中的基礎(chǔ)和起點，同時也是開展檔案管理后續(xù)相關(guān)工作的物質(zhì)前提。對于各類檔案資料的收集和有效整理顯得尤為重要。但是，在實際工作中，相關(guān)檔案管理人員不僅管理意識淡薄，而且對于檔案歸類的具體范圍和要求也很難做出準(zhǔn)確判斷。例如，工作人員為了趕工完事，對不該歸檔的資料進(jìn)行提前歸檔以及不該提前裝訂的資料進(jìn)行了提早裝訂。

（四）檔案資料所記載的內(nèi)容整體參考價值不夠高

公共就業(yè)和人才服務(wù)的檔案資料不僅是個人或企業(yè)一切社會活動的真實記載，同時也是人們重要人事關(guān)系的直接反映。因此，這些檔案資料所記載的內(nèi)容無論是對個人或企業(yè)都有巨大的參考價值。但當(dāng)前我國的公共就業(yè)和人才服務(wù)對于專業(yè)技術(shù)人才的知識水平、科研成果、業(yè)務(wù)能力以及個人技術(shù)特長等資料還記載的相當(dāng)淺顯，因而很難讓廣大企事業(yè)單位有效了解其真實情況，導(dǎo)致檔案資料的整體參考價值不高[1]。

（五）關(guān)于各類檔案的電子管理的方式還存在較多問題

管理檔案資料的方式已從紙質(zhì)檔案資料管理逐漸走向電子資料管理。使得整個檔案資料的管理變得更加方便、快捷，同時也大大降低了檔案管理工作的人力和時間成本。但是，由于檔案管理尚存在如上所述的原因，所以對于電子檔案的管理模式和管理方式還存在較多問題，特別是對于公共就業(yè)和人才服務(wù)電子檔案管理的安全性和長期性也還不能完全保障。

■ 加強公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案規(guī)范化管理的有效措施和策略

（一）加強檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)和相互協(xié)調(diào)，增進(jìn)檔案管理人員意識

要充分實現(xiàn)公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案的規(guī)范化管理，首先，應(yīng)加強檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)和相互協(xié)調(diào)，并增進(jìn)檔案管理工作人員的思想意識。對于檔案管理的直接領(lǐng)導(dǎo)人和負(fù)責(zé)人，應(yīng)認(rèn)真收集和研讀相關(guān)政策和文件，從而在吃透這些資料后有效的開展相關(guān)的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)性工作。其次，將這些文件的精神傳達(dá)給下屬每一位工作人員，從而使他們在檔案管理工作中做到與時俱進(jìn)。由于檔案管理涉及到了較多的職能部門，所以負(fù)責(zé)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)工作需要及時的與這些相關(guān)職能部門進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，從而為有效開展檔案管理工作打好基礎(chǔ)。

（二）不斷優(yōu)化檔案管理制度，推動檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化

為了使公共就業(yè)和人才服務(wù)的檔案管理更加規(guī)范和科學(xué)，應(yīng)不斷對檔案管理的相關(guān)制度進(jìn)行制定和優(yōu)化。首先，作為相關(guān)職能部門，應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)《檔案法》及相關(guān)條例來檔案管理的一系列制度來進(jìn)行制定。其次，由于公共就業(yè)和人才服務(wù)的檔案管理涉及了較多的種類目錄，如日常文書檔案、會計業(yè)務(wù)檔案以及各種人事變動檔案等，所以對于這些檔案，應(yīng)根據(jù)檔案管理的制度進(jìn)行規(guī)范化和現(xiàn)代化的管理。最后，對于電子類檔案，除了健全相應(yīng)的管理制度外，應(yīng)安排具有較高專業(yè)技術(shù)水平的管理人員進(jìn)行管理，從而保證這些資料在整理和歸檔過程中的完整性和準(zhǔn)確性。

（三）注重檔案管理的信息化建設(shè)，全面提升檔案管理效率

為了充分適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的要求，檔案管理還應(yīng)特別注重信息化建設(shè)。首先，為了使檔案管理更加科學(xué)、高效，檔案管理相關(guān)職能部門應(yīng)不斷學(xué)習(xí)和引進(jìn)最先進(jìn)的檔案管理信息化技術(shù)。其次，為滿足不同人群對于檔案查閱的要求，應(yīng)建立較為完善的計算機和網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)系統(tǒng)。再次，應(yīng)建立較為嚴(yán)密的網(wǎng)絡(luò)管理安全系統(tǒng)，從而避免黑客入侵。最后，為了使我國的檔案管理充分與國際化接軌，檔案管理職能部門應(yīng)不斷擴大資源共享范圍，并充分提高檔案管理工作的效率。

（四）全面提升檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平

如前所述，對于公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案的管理工作是一項專業(yè)和技術(shù)性都比較強的工作，所以在對這些檔案的管理工作中，相關(guān)職能部門應(yīng)全面提升自身工作人員的專業(yè)技術(shù)水平。首先，應(yīng)對其進(jìn)行思想和安全性教育，有效提高對檔案管理的思想覺悟。其次，應(yīng)定期的聘請豐富經(jīng)驗的專家來開展專業(yè)培訓(xùn)，從而提高自身專業(yè)水平。最后，在招聘相關(guān)工作人員的時候，除了從專業(yè)技術(shù)水平考察外，還應(yīng)對其各方面的綜合素質(zhì)進(jìn)行考察[2]。

（五）加強檔案日常管理，充分保證檔案存放的完整性和安全性

由于公共就業(yè)和人才服務(wù)的檔案管理是一項信息量不斷增加的長期過程，所以加強檔案的日常管理工作非常有必要。首先，按照《檔案法》及單位檔案管理相關(guān)制度的要求，應(yīng)合理的制定每日工作計劃，將常規(guī)的檔案管理工作按部就班地推進(jìn)。其次，對于不完整的檔案資料，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查和核對，按照《檔案存放制度》的標(biāo)準(zhǔn)完善這些資料。最后，為了充分保證檔案存放安全性，應(yīng)定時定期的對檔案存放的各種安全設(shè)施進(jìn)行現(xiàn)場核查，從而排查出水澇、火災(zāi)以及網(wǎng)絡(luò)入侵等安全隱患。

■ 結(jié)語

綜上所述，隨著我國社會主義建設(shè)事業(yè)的不斷進(jìn)步，加強對各類就業(yè)人才和企事業(yè)單位相關(guān)檔案的規(guī)范化管理具有非常重要的作用。它不僅是各類人才實現(xiàn)順利就業(yè)和進(jìn)行職稱評定的重要保障，同時也是各大企事業(yè)單位全面開展各項社會工作的基本前提。因此，作為負(fù)責(zé)公共就業(yè)和人才服務(wù)管理的相關(guān)職能部門或工作人員，應(yīng)充分認(rèn)識到這一檔案管理工作的重要性，并善于在工作實踐中摸索出一套可行性和操作性強的管理模式，從而促進(jìn)整個檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化發(fā)展。