淺談不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化對(duì)檔案查詢利用的作用

葉長(zhǎng)如

【摘要】隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展及城鎮(zhèn)化進(jìn)程不斷加快，房地產(chǎn)行業(yè)也得到了迅猛的發(fā)展，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理問題也越發(fā)凸顯，且由于社會(huì)各界針對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的查詢與利用提出了更高的要求，也給該領(lǐng)域帶來了較大程度的沖擊。因此，不動(dòng)產(chǎn)登記管理部門必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理模式，利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)改進(jìn)檔案查詢利用的方法，提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理、查詢及利用的效率，實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化就成為了最有效的途徑。本論文首先闡述了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化對(duì)檔案查詢利用的作用，分析了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后的優(yōu)點(diǎn)，最后給出提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化的策略，以期可以為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案查詢和利用水平的提升提供支持。

【關(guān)鍵詞】不動(dòng)產(chǎn)登記檔案;檔案查詢;檔案管理;數(shù)字化

【DOI】10.12334/j.issn.1002-8536.2021.33.017

在日常的各種不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)中，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理相對(duì)來說不僅時(shí)間跨度長(zhǎng)、工作量大、流程繁瑣，同時(shí)還直接決定了房屋的登記及資料查詢效率，因此，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的存儲(chǔ)、查詢與利用便成為城市房地產(chǎn)行業(yè)的一個(gè)核心環(huán)節(jié)。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用，使得不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的利用方面也必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，因此改進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案利用方面的機(jī)制，優(yōu)化不動(dòng)產(chǎn)登記檔案在房屋征收、拆遷改造等方面的工作模式，推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案利用的數(shù)字化進(jìn)程，以便為推動(dòng)房地產(chǎn)行業(yè)工作的順利進(jìn)行，提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的利用價(jià)值迫在眉睫。

1、不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀分析——以湖南省不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案管理為例

湖南省不動(dòng)產(chǎn)登記管理部門在2019年便制定了《DB43-T1689-2019不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理規(guī)范》，該規(guī)范標(biāo)志著湖南省開始全面實(shí)施不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化的目標(biāo)及標(biāo)準(zhǔn)，以此來提高檔案查詢利用的水平。按照其規(guī)范，湖南省所有不動(dòng)產(chǎn)登記管理部門必須嚴(yán)格依據(jù)規(guī)范內(nèi)容，仔細(xì)參照各地具體情況，因地制宜的針對(duì)各地不同的不動(dòng)產(chǎn)登記管理管理現(xiàn)狀，進(jìn)行整改，以整體提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理能力。

湖南省不動(dòng)產(chǎn)登記管理部門全面開展管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求等的制定，是在對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化工作進(jìn)行指導(dǎo)及推動(dòng)。但是在這個(gè)過程中仍然面臨很多問題：首先不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化必須解決過去登記檔案管理過程中遺留的歷史任務(wù)，由于之前登記資料共享水平較低，因此工作效率不高。再者，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化軟件條件差別非常大，在管理對(duì)象、存儲(chǔ)介質(zhì)、管理理念等方面存在極大不同，且采用的信息匯總、系統(tǒng)功能等環(huán)節(jié)都不滿足行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。因此，湖南省推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化工作仍然任重而道遠(yuǎn)。

2、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化對(duì)檔案查詢利用的作用

2.1有利于提高不動(dòng)產(chǎn)交易效率

過去很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，在不動(dòng)產(chǎn)登記的日常業(yè)務(wù)辦理的過程中，必須通過很多環(huán)節(jié)的不動(dòng)產(chǎn)權(quán)、購(gòu)房資格等驗(yàn)證與審批流程后，才能拿到相關(guān)證書，這樣不僅僅造成不動(dòng)產(chǎn)所有者必須花費(fèi)大量時(shí)間，還會(huì)出現(xiàn)業(yè)務(wù)辦理效率低、流程繁瑣、收費(fèi)不透明等問題，這些都直接導(dǎo)致了服務(wù)滿意度下降的現(xiàn)狀，而實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化，可以極大節(jié)省中間審批環(huán)節(jié)，提高辦理業(yè)務(wù)的，在很大程度上有利于提高不動(dòng)產(chǎn)交易服務(wù)的效率，提高客戶服務(wù)滿意度。

2.2能夠提升電子檔案的安全性

在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案查詢和利用的過程中，我們首先應(yīng)該特別關(guān)注的應(yīng)該是信息安全問題，而不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，便可以有效增強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化資料的安全性與可篡改性。主要原因如下：通過不動(dòng)產(chǎn)登記方案數(shù)字化管理模式，基本無需人工對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)進(jìn)行填寫或者修改，避免了由于人工問題造成的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息填寫錯(cuò)誤或者丟失等情況。而在對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行數(shù)字化期間，首先必須將相關(guān)紙質(zhì)及信息化材料借助掃描拷貝及圖片技術(shù)進(jìn)行處理，然后轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資料，進(jìn)而存儲(chǔ)到可靠的數(shù)據(jù)庫(kù)里面，以便為日常的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案查詢所服務(wù)，使得不動(dòng)產(chǎn)資料形成的電子檔案安全性得到極大提升。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化流程參考下圖1內(nèi)容。

2.3提升檔案查詢的便利程度

實(shí)施不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化可以推動(dòng)管理工作的規(guī)范化，提高檔案查詢的便利水平。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理與其他檔案管理最顯著的區(qū)別在于，不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)是具有連續(xù)性的且和不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)須做到一一匹配。如：一套房屋可能會(huì)依次辦理首次登記、轉(zhuǎn)移登記、抵押登記等多次登記業(yè)務(wù)，以不動(dòng)產(chǎn)生命周期為依據(jù)進(jìn)行管理，實(shí)行不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化可以極大提高居民和工作人員查詢的便捷性，提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的使用效率。

3、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)

通過實(shí)施不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化管理，不但可以使得不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理人員提高工作效率，同時(shí)也可滿足不動(dòng)產(chǎn)所有者日常的查詢，而且還可以極大推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。其優(yōu)勢(shì)非常明顯，首先基于不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)的連續(xù)性的特質(zhì)，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化后，檔案查找更加簡(jiǎn)單、方便、清晰，當(dāng)工作人員開展不動(dòng)產(chǎn)登記檔案查詢的過程中，可以節(jié)省大量的時(shí)間，提高查詢效率，避免過去紙質(zhì)資料破損以及存檔錯(cuò)誤等情況發(fā)生，并且還可以使得不動(dòng)產(chǎn)登記檔案與其他相關(guān)部門進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)登記信息共享，實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)數(shù)據(jù)的全面的交互，以便這些資料檔案實(shí)現(xiàn)透明化、公開化，進(jìn)而有效推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的發(fā)展。

4、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化管理的策略

4.1加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

當(dāng)前我國(guó)正處在信息化高速發(fā)展的階段，而在推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字資料化的進(jìn)程中，數(shù)據(jù)庫(kù)是實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記信息化的基礎(chǔ)與保障。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案原件是不動(dòng)產(chǎn)登記管理中最原始的資料，在后期的具體應(yīng)用具有歷史性、唯一性、可追溯性和獨(dú)特性等特征，因此將不動(dòng)產(chǎn)登記原始檔案存儲(chǔ)在不同形式、不同類型的數(shù)據(jù)庫(kù)中并加以管理和利用，為實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化夯實(shí)了基礎(chǔ)。

4.2重視與加強(qiáng)制度架設(shè)

由于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案紙質(zhì)管理模式存在較大的差異，因此不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化管理模式的轉(zhuǎn)變必然會(huì)促使對(duì)應(yīng)的不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案管理制度與規(guī)范等發(fā)生轉(zhuǎn)變。而結(jié)合當(dāng)前實(shí)際情況來看，許多地區(qū)仍存在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化過程中無法可依、無章可循的情況，因此有關(guān)主管部門必須詳細(xì)制定不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化工作的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范或者規(guī)以便進(jìn)行責(zé)權(quán)界定，避免由于責(zé)權(quán)不清的問題阻礙不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化進(jìn)程的順利推進(jìn)。

4.3提升不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理信息化水平

在推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化的過程中，我們還須重視不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理領(lǐng)域信息化建設(shè)工作，以便為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化提供技術(shù)支持，確保不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化工作的快速推進(jìn)，進(jìn)而為檔案查詢及利用提供便利。為了確保以上這些工作的順利進(jìn)行，這些無疑都需要主管部門持續(xù)提高資金支持力度，鼓勵(lì)各個(gè)不動(dòng)產(chǎn)登記管理部門全面提升不動(dòng)產(chǎn)登記電子檔案的信息化水平，推動(dòng)其網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的加速。

4.4提高業(yè)務(wù)人員服務(wù)理念

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、信息化管理，為不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案管理的業(yè)務(wù)人員提供了新的檔案管理平臺(tái)、檔案查詢平臺(tái)、檔案應(yīng)用平臺(tái)，不可避免的使得不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的業(yè)務(wù)模式、管理方式等跟著發(fā)生轉(zhuǎn)變。所以在掌握和提高工作技能的同時(shí)，還需轉(zhuǎn)變工作人員的服務(wù)模式，促使工作人員建立多元化服務(wù)理念，不斷提升服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量，這才能真正達(dá)到更好的為人民群眾辦實(shí)事、辦好事的目的。

4.5實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢等多項(xiàng)服務(wù)功能

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案在未改革之前，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)查詢或者利用不動(dòng)產(chǎn)檔案時(shí)，檔案管理與查詢使用處于雜亂無章的狀態(tài)，同時(shí)再加上傳統(tǒng)的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理理念的束縛，相對(duì)來說較注重對(duì)于檔案的保管，忽視檔案的查詢與使用。因此，利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，將信息化管理模式與方法應(yīng)用于傳統(tǒng)的不動(dòng)產(chǎn)檔案的查詢功能，從查詢受理、查詢內(nèi)容、查詢目的、出具證明等環(huán)節(jié)共同著手，助力不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理轉(zhuǎn)變成數(shù)字化管理新模式。

為了實(shí)現(xiàn)以上功能，這就要求相關(guān)管理部門，在設(shè)計(jì)系統(tǒng)的時(shí)候，從業(yè)務(wù)的實(shí)際需求出發(fā)，產(chǎn)品設(shè)計(jì)要具有前瞻性，并帶著發(fā)展的眼光來看問題，因此要對(duì)前臺(tái)所需要實(shí)現(xiàn)的功能和后臺(tái)所需要實(shí)現(xiàn)的功能進(jìn)行合理分配，保證不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)能夠自動(dòng)檢索不動(dòng)產(chǎn)檔案，自動(dòng)更新（迭代）不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)，自動(dòng)保存不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理數(shù)據(jù)，并針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)的特殊性，形成不動(dòng)產(chǎn)全生命周期的登記檔案管理模式。通過以上方式可以為不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員帶來了較好的工作環(huán)境，在提升了工作效率的同時(shí)，也保證了服務(wù)效率和群眾滿意度的提升，側(cè)面也為提高社會(huì)效益起到輔助作用。

結(jié)語(yǔ)：

伴隨當(dāng)前新一代科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)越來越成熟，并已經(jīng)廣泛應(yīng)用在了國(guó)民經(jīng)濟(jì)各個(gè)領(lǐng)域，且在部分發(fā)達(dá)地區(qū)，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案查詢利用也已經(jīng)廣泛應(yīng)用。在這樣的大環(huán)境下，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理業(yè)務(wù)人員必須深刻了解數(shù)字化的重要性和其對(duì)于檔案查詢的強(qiáng)大作用，充分利用不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化管理方法，提高檔案查詢利用的效率。如此便可以使得不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的可靠性與安全性獲得有效提升，并且還可以提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理方面的效率，以便給居民提供更加快捷高效的登記以及查詢服務(wù)，推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)檔案工作的改進(jìn)和發(fā)展。

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