對(duì)高校二級(jí)院系教學(xué)秘書(shū)工作現(xiàn)狀的思考

謝 峰 饒安舉 李營(yíng)營(yíng)

(川北醫(yī)學(xué)院，四川 南充 637000)

在目前高校的發(fā)展建設(shè)中，工作的重心是教學(xué)，抓好了教育教學(xué)工作，人才的培養(yǎng)才能順利進(jìn)行，因而教學(xué)管理的質(zhì)量和水平直接影響到學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。從當(dāng)前各高校對(duì)教學(xué)秘書(shū)的崗位設(shè)置和工作職責(zé)來(lái)看，教學(xué)秘書(shū)在高校的教學(xué)管理中處于最基層的位置，是高?；鶎咏虒W(xué)單位最直接的教學(xué)管理人員。

教學(xué)秘書(shū)是二級(jí)院系教學(xué)工作的直接參與者與管理者，具有傳達(dá)指令、反映情況與溝通協(xié)調(diào)的作用，因此也是學(xué)生與教學(xué)管理者之間的橋梁與紐帶，在整個(gè)教學(xué)管理活動(dòng)中具有舉足輕重的作用。重視高校二級(jí)院系的教學(xué)秘書(shū)管理工作，能夠充分激發(fā)教學(xué)秘書(shū)工作的熱情與積極性，促進(jìn)二級(jí)院系教學(xué)管理效率的提高與工作的改進(jìn)。

一、教學(xué)秘書(shū)的工作職責(zé)

(一)服務(wù)于教學(xué)

教學(xué)秘書(shū)的工作是以服從于教學(xué)、服務(wù)于教學(xué)為目的的綜合性服務(wù)工作，具有針對(duì)性強(qiáng)、內(nèi)容涵蓋量大的特點(diǎn)。一方面，教學(xué)秘書(shū)工作既要協(xié)助專業(yè)的教學(xué)計(jì)劃，監(jiān)督教學(xué)效果和教學(xué)質(zhì)量，安排課表與考試時(shí)間，收集考試試卷與評(píng)估教學(xué)效果。另一方面，教學(xué)秘書(shū)工作還要負(fù)責(zé)學(xué)生專業(yè)分流、學(xué)生檔案整理、試卷整理、學(xué)籍管理及畢業(yè)事務(wù)管理等活動(dòng)。

(二)協(xié)調(diào)工作

教學(xué)秘書(shū)工作是學(xué)校與學(xué)院之間、教師與學(xué)生之間重要的信息傳遞者，具有上令下達(dá)、下請(qǐng)上報(bào)的功能。所以教學(xué)秘書(shū)工作能夠有效溝通與協(xié)調(diào)框架內(nèi)不同主體，以保證教學(xué)目標(biāo)的有效達(dá)成。

(三)監(jiān)督管理教學(xué)活動(dòng)

教學(xué)秘書(shū)工作通過(guò)管理與控制教學(xué)計(jì)劃與活動(dòng)，服務(wù)教學(xué)的各個(gè)方面，并且評(píng)估教學(xué)成果，能夠發(fā)現(xiàn)、反饋并改進(jìn)教學(xué)過(guò)程中存在的各種問(wèn)題。

二、二級(jí)院系教學(xué)秘書(shū)工作存在的問(wèn)題

(一)工作內(nèi)容龐雜，涉及方面多，負(fù)擔(dān)較重

根據(jù)教學(xué)秘書(shū)的工作職責(zé)可見(jiàn)，教學(xué)秘書(shū)的繁雜性可見(jiàn)一斑，涵蓋了教學(xué)過(guò)程中涉及的各個(gè)方面，既要協(xié)調(diào)教師工作，又要做好學(xué)生指導(dǎo)與管理工作，就要聯(lián)通學(xué)校教務(wù)處，又要溝通二級(jí)院系的管理單位。教學(xué)秘書(shū)要兼顧管理框架每一方的具體情況與切身利益，凡事協(xié)調(diào)各個(gè)方面的權(quán)重，工作量大、質(zhì)量要求高、時(shí)間緊、責(zé)任重，給教學(xué)秘書(shū)工作者的身體與精神造成不小的壓力。

(二)工作不受重視

隨著教學(xué)秘書(shū)需求量的不斷增大，越來(lái)越多的高校增加了對(duì)教學(xué)秘書(shū)的崗位需求，并且為教學(xué)秘書(shū)崗位設(shè)置了較好的工作條件，規(guī)定了享有的權(quán)利，但是教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理中的工作地位仍然沒(méi)有受到相應(yīng)的重視，部分高校仍然對(duì)教學(xué)秘書(shū)的工作性質(zhì)與重要性認(rèn)識(shí)不足。部分高校認(rèn)為教學(xué)管理秘書(shū)正如普通的秘書(shū)管理工作，只是簡(jiǎn)單的執(zhí)行任務(wù)與指令，因而缺乏對(duì)教學(xué)秘書(shū)工作的正確使用與溝通平臺(tái)，缺乏對(duì)教學(xué)秘書(shū)工作的理解，嚴(yán)重打擊教學(xué)秘書(shū)的工作積極性。

(三)教學(xué)秘書(shū)工作者工作素質(zhì)良莠不齊

部分二級(jí)院系不重視教學(xué)秘書(shū)管理工作，因此教學(xué)管理秘書(shū)往往身兼數(shù)職，或者由其他工作者或者學(xué)生擔(dān)任。缺乏專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致理論知識(shí)和技能嚴(yán)重欠缺。同時(shí)部分二級(jí)院系學(xué)生數(shù)量或者工作量與教學(xué)秘書(shū)工作者數(shù)量不匹配，教學(xué)秘書(shū)往往疲于應(yīng)付事務(wù)，沒(méi)有時(shí)間進(jìn)行理論學(xué)習(xí)和教學(xué)研究，導(dǎo)致教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍整體素質(zhì)難以得到提高。

(四)職務(wù)、責(zé)任、權(quán)力三者失衡

一般來(lái)說(shuō)，教學(xué)秘書(shū)在行政上從屬于二級(jí)院系，在業(yè)務(wù)上屬于學(xué)院教務(wù)處。但是在實(shí)際操作上，教學(xué)秘書(shū)卻常常因?yàn)樾姓聞?wù)耽誤大量工作時(shí)間與精力，或者在實(shí)際工作中，教學(xué)管理秘書(shū)擁有一定管理權(quán)限，但是卻只是從屬性與附屬性，單純執(zhí)行指令而非管理。[1]

三、加強(qiáng)二級(jí)院系教學(xué)秘書(shū)工作的對(duì)策

(一)加強(qiáng)對(duì)二級(jí)院系教學(xué)秘書(shū)工作的重視

教學(xué)秘書(shū)作為高校教學(xué)管理活動(dòng)中最基層的管理者、服務(wù)者和信息反饋者其素質(zhì)和工作能直接影響學(xué)校的教學(xué)管理水平和管理效率，因此領(lǐng)導(dǎo)者必須重視教學(xué)秘書(shū)的選拔與培養(yǎng)，明確教學(xué)秘書(shū)工作的職責(zé)。同時(shí)在政策導(dǎo)向上制定相應(yīng)的教學(xué)秘書(shū)職稱和職務(wù)考核的評(píng)價(jià)體系，充分肯定和評(píng)價(jià)教學(xué)秘書(shū)的工作和業(yè)績(jī)，用優(yōu)惠的政策吸引教育管理專業(yè)人才和優(yōu)秀的應(yīng)屆畢業(yè)生，承認(rèn)其教學(xué)活動(dòng)中的勞動(dòng)成果和業(yè)績(jī)，給予相應(yīng)的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神鼓勵(lì)，并把教學(xué)秘書(shū)整體隊(duì)伍的建設(shè)納入到學(xué)校的師資培養(yǎng)計(jì)劃中，充分調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書(shū)的工作積極性。

(二)組織專業(yè)培訓(xùn)，提供教學(xué)秘書(shū)人員的學(xué)習(xí)、交流機(jī)會(huì)

學(xué)校及有關(guān)職能部門(mén)對(duì)教學(xué)秘書(shū)開(kāi)展有關(guān)教學(xué)管理方面的培訓(xùn)，使得教學(xué)秘書(shū)可以系統(tǒng)地學(xué)習(xí)到教學(xué)管理方面的知識(shí)理論，提高廣博的知識(shí)結(jié)構(gòu)素質(zhì)，以提高教學(xué)秘書(shū)業(yè)務(wù)知識(shí)水平、更新教學(xué)管理的觀念。同時(shí)教學(xué)秘書(shū)的地位特殊、角色重要、工作復(fù)雜、任務(wù)繁重，對(duì)其心理素質(zhì)提出了更高的要求。要重視塑造良好的身心素質(zhì)與工作能力，面對(duì)繁雜的工作要做到淡泊名利，有奉獻(xiàn)意識(shí)，統(tǒng)籌規(guī)劃每項(xiàng)工作，不出紕漏，有前瞻意識(shí)，工作方方面面要照顧周到，有全局意識(shí)，建設(shè)結(jié)構(gòu)合理、隊(duì)伍穩(wěn)定、素質(zhì)高、服務(wù)意識(shí)強(qiáng)的教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍。[2]

四、結(jié)語(yǔ)

教學(xué)秘書(shū)工作是高校教學(xué)管理工作中的重要環(huán)節(jié)，教學(xué)秘書(shū)的工作質(zhì)量直接影響二級(jí)院系的教學(xué)質(zhì)量，正確認(rèn)識(shí)他們?cè)诟咝５淖饔煤痛嬖诘膯?wèn)題，采取適當(dāng)?shù)膶?duì)策，有利于提高教學(xué)秘書(shū)的能力，為高教事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮其應(yīng)有的作用。