大數(shù)據(jù)背景下檔案管理信息安全問題及對(duì)策

李 莉

（鄭州市第七人民醫(yī)院，河南 鄭州 450016）

大數(shù)據(jù)技術(shù)自產(chǎn)生之日起，就迅速滲透到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域?，F(xiàn)在無論是國家層面還是企業(yè)或者是個(gè)人都離不開大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用普遍以后，技術(shù)提升手段也很快。運(yùn)用了大數(shù)據(jù)技術(shù)，生產(chǎn)效率提高了，信息研究速度高，決策更科學(xué)，檔案行業(yè)也在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下實(shí)現(xiàn)了云計(jì)算、跨界存儲(chǔ)，并能夠進(jìn)行深入數(shù)據(jù)挖掘等工作，以大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的云計(jì)算，使檔案管理工作的效率大大提高，但伴隨檔案信息化的進(jìn)程，數(shù)據(jù)安全問題也日益受到重視。

1.大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理產(chǎn)生的影響

提升檔案保存質(zhì)量：在大數(shù)據(jù)時(shí)代之前，我國檔案以紙質(zhì)檔案保存方法為主，部分采用數(shù)字檔案，但是這種保存方法安全風(fēng)險(xiǎn)較高，特別是紙質(zhì)檔案容易存在風(fēng)化破損等情況，紙質(zhì)老化以后很難修復(fù)，檔案又具有特殊的性質(zhì)，不可以任意復(fù)制更改，數(shù)字檔案存儲(chǔ)在硬盤、U盤等空間依舊有一些問題，例如這些移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)空間較小，有時(shí)也容易因?yàn)楦袷交葐栴}導(dǎo)致數(shù)據(jù)出現(xiàn)損壞的情況，不過在大數(shù)據(jù)時(shí)代，云儲(chǔ)存就很好地解決了這個(gè)問題，云存儲(chǔ)使用安全性能很高的專用服務(wù)器，大大提高了檔案的保存質(zhì)量，檔案的保存時(shí)間也無限延長。

提高檔案管理效率：使用紙質(zhì)檔案管理方法，在很長一段時(shí)間都是我國檔案的主要管理方式，紙質(zhì)檔案是對(duì)信息的原始的精準(zhǔn)記錄，但是隨檔案數(shù)量的增加，檔案的整理和檔案的查詢都很難，會(huì)花大量的時(shí)間，不利于工作的開展，會(huì)影響生產(chǎn)力的提升，而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，在信息技術(shù)的支持下，建立數(shù)字檔案就使檔案的錄入和管理分類、整理查詢都變得方便快捷，準(zhǔn)確率很高，流程幾乎大部分都是自動(dòng)化，出錯(cuò)率極低，因此檔案管理效率大大提升。

降低檔案管理成本：紙質(zhì)檔案需要使用紙張保管，盡管紙張便宜，但大量使用紙質(zhì)檔案不但會(huì)因?yàn)榧垙堄昧吭黾佣钩杀旧仙瑫r(shí)占據(jù)的存儲(chǔ)空間也會(huì)增加成本，在大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理成本就顯著下降了，使用各種移動(dòng)介質(zhì)以及網(wǎng)絡(luò)空間存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，占用空間小，因此消耗的空間成本就很低，特別是現(xiàn)在，一些移動(dòng)介質(zhì)已經(jīng)能夠進(jìn)行批量化生產(chǎn)，而一臺(tái)服務(wù)器的儲(chǔ)存空間也非常大，因此不需要花費(fèi)大量投資，由于很少使用甚至不使用紙張，也使在紙張方面的成本大大下降，所以在大數(shù)據(jù)的支持下，建立數(shù)字檔案，能夠降低檔案管理成本。

2.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息安全管理面臨的形勢(shì)

收集環(huán)節(jié)：大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息的數(shù)量很多，如果使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而不使用先進(jìn)的信息技術(shù)，無論是信息的整合收集，還是信息的歸類查詢，都會(huì)出現(xiàn)很多問題，會(huì)出現(xiàn)信息資源被疏漏的情況，大數(shù)據(jù)時(shí)代掌握的信息越豐富，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量越大，那么得出的科學(xué)結(jié)論就更有使用價(jià)值，因此對(duì)檔案工作者來說，要想提高信息的儲(chǔ)存量，就必須充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，利用信息技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行收集，不但收集速度快而且準(zhǔn)確率高，收集范圍廣。與一般行業(yè)的信息收集方法不同，檔案大數(shù)據(jù)主要是收集業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)，只有全部掌握大數(shù)據(jù)才能夠使數(shù)據(jù)有利用價(jià)值，但是大數(shù)據(jù)時(shí)代信息的收集往往通過移動(dòng)介質(zhì)以及網(wǎng)絡(luò)方式進(jìn)行采集，這個(gè)環(huán)節(jié)也容易出現(xiàn)一些安全問題，例如數(shù)據(jù)意外損壞、數(shù)據(jù)遺失以及數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)運(yùn)過程中被非法獲取等情況。

整理環(huán)節(jié)：數(shù)據(jù)收集完以后需要進(jìn)行整理、做好分類，然后才能夠使其具有利用價(jià)值，否則面對(duì)雜亂無章的數(shù)據(jù)，即便計(jì)算機(jī)分析技術(shù)很先進(jìn)，也無法理清頭緒，從而得出科學(xué)結(jié)論，計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)按檔案的整理工作有很好的提高作用，能夠提高整體的效率，但是大數(shù)據(jù)時(shí)代也可能出現(xiàn)安全問題，計(jì)算機(jī)病毒極為隱秘，不易被發(fā)現(xiàn)，很容易在數(shù)據(jù)采集以及整理階段與文件附在一起，然后引起破壞作用，導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)錯(cuò)誤或者消失，而且病毒具有傳播性，危害極大，在大數(shù)據(jù)時(shí)代可以通過網(wǎng)絡(luò)迅速擴(kuò)散到其他部門和其他存儲(chǔ)器，如果原始信息損壞，那么，它的損失是不可估量的，即便已經(jīng)整理好的信息，因?yàn)椴《镜脑蛞矔?huì)導(dǎo)致重新工作，浪費(fèi)了人力物力財(cái)力，使大數(shù)據(jù)時(shí)代的數(shù)字檔案的優(yōu)勢(shì)被拉低。

保管環(huán)節(jié)：數(shù)據(jù)采集后經(jīng)過整理就可以儲(chǔ)存起來，雖然數(shù)據(jù)保管過程中很少被外界所直接獲取，但是由于大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存往往在云空間或者是移動(dòng)介質(zhì)中，也可能存儲(chǔ)在不輕易移動(dòng)的光盤和硬盤中，不過，儲(chǔ)存介質(zhì)會(huì)受到病毒的攻擊，網(wǎng)絡(luò)空間也會(huì)受到黑客的攻擊，由于大數(shù)據(jù)時(shí)代，大信息管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)無縫對(duì)接，因此黑客極容易通過網(wǎng)關(guān)攻入檔案信息管理系統(tǒng)，獲取數(shù)據(jù)或破壞數(shù)據(jù)，從而使檔案管理工作受到嚴(yán)重的影響，有時(shí)由于硬件故障也會(huì)導(dǎo)致以數(shù)字形式存儲(chǔ)的檔案信息被破壞而導(dǎo)致無法恢復(fù)或只能部分恢復(fù)。

利用環(huán)節(jié)：檔案的保管環(huán)節(jié)也容易出現(xiàn)問題，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，這個(gè)問題更加突出，因?yàn)闄n案整理好以后，必須經(jīng)常被查詢被使用才有意義，在檔案管理部門與使用者進(jìn)行溝通過程中，信息有時(shí)也會(huì)受到破壞，如有的使用者非法復(fù)制或者使用自帶的可能攜帶了病毒的移動(dòng)介質(zhì)轉(zhuǎn)存檔案數(shù)據(jù)，或者是利用系統(tǒng)漏洞對(duì)檔案進(jìn)行破壞修改刪除，或者超越范圍使用檔案導(dǎo)致應(yīng)該保密的檔案信息被泄露等等，都是在大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案利用環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)的安全問題。

3.大數(shù)據(jù)背景下檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)分析

網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn):大數(shù)據(jù)的安全風(fēng)險(xiǎn)來自多個(gè)層面，包括外界的網(wǎng)絡(luò)、內(nèi)部的工作人員以及內(nèi)部的信息設(shè)備等，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)是數(shù)據(jù)數(shù)字檔案第一個(gè)要面臨的風(fēng)險(xiǎn)，外部的互聯(lián)網(wǎng)和內(nèi)部的局域網(wǎng)都可能產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)，互聯(lián)網(wǎng)風(fēng)險(xiǎn)主要是一些黑客的攻擊以及病毒傳播，在大數(shù)據(jù)背景下，黑客的攻擊較為頻繁，病毒的種類也比較多，因?yàn)闄n案信息有時(shí)會(huì)通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)向公眾人群提供查詢利用服務(wù)，這個(gè)過程中就容易使黑客或病毒有破壞時(shí)機(jī)，在一些單位的內(nèi)部的局域網(wǎng)中也有不少安全風(fēng)險(xiǎn)，雖然這些部門服務(wù)的用戶有特定的限制，不對(duì)公眾開放，但是依舊存在非法獲取信息的行為，一些使用者出于牟利的目的，跨權(quán)限或者利用自身的權(quán)限非法拷貝復(fù)制內(nèi)部局域網(wǎng)的檔案信息，然后出售牟利，或者是為了顯示自己技術(shù)較好，故意控制檔案信息管理程序，使信息受到破壞。

系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn):檔案信息平臺(tái)所保存的檔案信息，有時(shí)真實(shí)性、完整性和其他方面的一些性能會(huì)受到影響，數(shù)字檔案信息的安全首先要保證電子文檔的真實(shí)性，經(jīng)得起檢驗(yàn)，具有完整的特點(diǎn)，但是由于人為等因素，有時(shí)這些性能達(dá)不到合理的標(biāo)準(zhǔn)，例如有檔案工作人員故意或無意對(duì)檔案信息進(jìn)行修改刪除，另外操作計(jì)算機(jī)時(shí)，因?yàn)楦袷交脖P等原因，也會(huì)導(dǎo)致達(dá)信息受到破壞，或者因?yàn)楦萝浖筒僮飨到y(tǒng)，導(dǎo)致舊的檔案數(shù)據(jù)被覆蓋，從而無法恢復(fù)，老的數(shù)字編碼被無法被新的操作系統(tǒng)識(shí)別，而老的操作系統(tǒng)就已經(jīng)被淘汰，無法再重新啟用，也會(huì)導(dǎo)致信息風(fēng)險(xiǎn)增加。由于某些原因?qū)е萝浻布O(shè)備損壞，會(huì)導(dǎo)致檔案信息保存失敗，另外檔案信息平臺(tái)應(yīng)該具有一定的容錯(cuò)性，用戶操作失誤時(shí)能夠恢復(fù)或更改提醒，但是很多檔案信息平臺(tái)卻沒有進(jìn)行容錯(cuò)性設(shè)計(jì)，導(dǎo)致發(fā)生異常情況時(shí)，數(shù)據(jù)不能夠得到保護(hù)，不能夠被恢復(fù)，導(dǎo)致檔案信息的安全受到影響。

4.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息安全管理的解決措施

增加網(wǎng)絡(luò)環(huán)境防御:大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案信息管理系統(tǒng)與內(nèi)部的局域網(wǎng)和外部的互聯(lián)網(wǎng)都是聯(lián)通的，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)環(huán)境變化不定，容易受到病毒和黑客的攻擊，因此要做好大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息安全管理工作，首先要增加網(wǎng)絡(luò)防御能力，使用具有很好防護(hù)檢查和反制能力的安全軟件，并安排專職工作人員定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境檢測(cè)，防止檔案信息受到病毒和黑客的攻擊，如果一旦發(fā)現(xiàn)攻擊，要立刻聯(lián)系有關(guān)機(jī)關(guān)，及時(shí)查找犯罪源，并對(duì)數(shù)據(jù)做好保護(hù)工作，避免檔案安全受到影響，檔案管理單位必須努力提高管理水平，提高人員素質(zhì)，及時(shí)檢修更新設(shè)備，定期巡查網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，了解行業(yè)動(dòng)態(tài)，通過建立軟硬件網(wǎng)絡(luò)安全防御系統(tǒng)，確保數(shù)字檔案安全。

增加管理人員培訓(xùn):很多檔案保管單位的工作人員，不但對(duì)檔案管理知識(shí)了解有限，更不懂信息技術(shù)，對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)也是一知半解，不知道如何在大數(shù)據(jù)背景下做好數(shù)字檔案的管理工作，這就要求相關(guān)單位要加大培訓(xùn)力度，對(duì)工作人員進(jìn)行信息技術(shù)培訓(xùn)，進(jìn)行形式教育，提升其素質(zhì)，保證檔案工作人員熟練地掌握信息技術(shù)，并運(yùn)用到日常的檔案管理工作中，培訓(xùn)的形式多種多樣，可以開座談會(huì)，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)練習(xí)，外出參觀，請(qǐng)講師進(jìn)行培訓(xùn)等，另外還要多引進(jìn)具有很高的信息技術(shù)水平的新員工加入到檔案管理隊(duì)伍，這樣能夠大大增加系統(tǒng)的安全性。

完善檔案管理制度:隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案的儲(chǔ)存途徑越來越多，單個(gè)儲(chǔ)存介質(zhì)的容量越來越大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)儲(chǔ)備方法已經(jīng)被大量淘汰，U盤、云盤等各種新的儲(chǔ)存形式廣泛應(yīng)用，這些存儲(chǔ)方式便捷，容量大，但是受到外界環(huán)境的影響也不小，特別是網(wǎng)絡(luò)攻擊風(fēng)險(xiǎn)極大，另外外界的溫度磁場(chǎng)發(fā)生變化，磁盤的性能會(huì)受到影響，數(shù)據(jù)也會(huì)出現(xiàn)無法讀取的情況，所里建立檔案數(shù)據(jù)庫、進(jìn)行數(shù)字化檔案建設(shè)工作時(shí)，必須完善檔案管理制度，但檔案信息種類多、數(shù)量大、關(guān)系復(fù)雜，如果沒有完善的管理制度，無論是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫還是查詢收集，都會(huì)遇到較多的困難，甚至出現(xiàn)錯(cuò)誤的情況，導(dǎo)致檔案的利用價(jià)值降低，工作人員要對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行精確篩選，以保護(hù)檔案信息。隨檔案信息的增多，數(shù)據(jù)問題會(huì)越來越多，如果沒有好的管理制度，那么信息平臺(tái)的安全性就會(huì)受到影響，檔案信息中心必須以技術(shù)為支撐，嚴(yán)格設(shè)定規(guī)章制度，并保證這些制度具有可實(shí)施性，加強(qiáng)人員的教育，使工作人員素質(zhì)提高，這樣才能夠有效維護(hù)檔案信息的安全，但管理制度要包括網(wǎng)絡(luò)以及移動(dòng)介質(zhì)各方面的檔案，對(duì)檔案的收集整理分類查詢都要設(shè)立規(guī)定，檔案管理制度也要包括數(shù)據(jù)備份等方面的要求。

5.結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案信息管理工作有機(jī)遇有挑戰(zhàn)，只有落實(shí)管理規(guī)章制度，提升人員能力，提升思想認(rèn)識(shí)，建立全鏈條的保護(hù)方案，才能夠使數(shù)字檔案促進(jìn)生產(chǎn)力提高，提高檔案利用價(jià)值，方便群眾使用，能夠使人們的工作生活便利。檔案管理工作者要及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，特別是大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)字檔案的安全性問題一定要得到足夠的重視，要建立有效的對(duì)策，防止檔案受到損失，這樣我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展才都不會(huì)受到影響。