農(nóng)業(yè)科研檔案資源社會化共享研究

崔淑賢，張志娟

（遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院科技信息研究所，遼寧沈陽110161）

農(nóng)業(yè)科研檔案真實(shí)記錄了科研人員的研究活動，是科學(xué)技術(shù)共享的重要信息資源。在信息化飛速發(fā)展的今天，科研檔案的信息化進(jìn)程緩慢，尤其是農(nóng)業(yè)科研檔案，數(shù)字化程度不高、管理不規(guī)范、開發(fā)利用少、共享程度低，制約了科研檔案的價值挖掘。為此，筆者開展了農(nóng)業(yè)科研檔案社會化共享研究，對目前農(nóng)業(yè)科研檔案社會化共享中存在的問題、困境進(jìn)行了剖析，提出了大數(shù)據(jù)時代背景下推進(jìn)農(nóng)業(yè)科研檔案社會化共享的優(yōu)化方案。

1 農(nóng)業(yè)科研檔案屬性特點(diǎn)

農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科技工作者在農(nóng)業(yè)科研活動過程中所形成的各種文字、聲像、電子材料等的總稱，主要包括農(nóng)、林、牧、副、漁業(yè)科學(xué)研究中從課題立項、申報、進(jìn)程、總結(jié)、結(jié)題到成果鑒定等一系列過程中形成的各種檔案材料。它是農(nóng)業(yè)科技檔案的重要組成部分，是重要的農(nóng)業(yè)科研、生產(chǎn)信息資源，具有信息資源的知識性、共享性、時效性、開發(fā)性等屬性。同時，由于農(nóng)業(yè)生產(chǎn)具有廣泛性、周期性、地域性、季節(jié)性等特點(diǎn)，農(nóng)業(yè)科研檔案具有農(nóng)業(yè)信息資源的獨(dú)有屬性，包括動態(tài)發(fā)展性、綜合成套性、時效性、區(qū)域性、實(shí)用性、復(fù)用性等特點(diǎn)。

2 農(nóng)業(yè)科研檔案開發(fā)利用與共享的現(xiàn)狀

2.1 政策形勢

在大數(shù)據(jù)發(fā)展的今天，農(nóng)業(yè)科研檔案的價值挖掘和社會化共享依然是今后一個時期的一項重要任務(wù)。早在2002年，國家檔案局在《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中就提出了“適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局”。2006年，全國檔案事業(yè)發(fā)展十一五規(guī)劃首次提出了開展省級檔案館數(shù)字化試點(diǎn)工作。2017年，為深化科技體制改革，創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展，國家檔案局會同科技部對《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》（1987年）進(jìn)行修訂，制定《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》，2020年11月1日起施行?！犊茖W(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》除完善了科研檔案的定義和范圍、歸檔范圍外，增加了科研電子文件的管理要求，突出了電子環(huán)境下科研檔案管理要求，提出了科研電子文件歸檔接口設(shè)置、科研電子文件僅以電子形式歸檔保存具體條件等內(nèi)容，更加符合當(dāng)前信息化發(fā)展趨勢，強(qiáng)調(diào)了科研檔案的開放利用，鼓勵科研檔案的開放共享。

2.2 開發(fā)利用與共享

目前，農(nóng)業(yè)科研檔案依然處于收藏管理、淺層次開發(fā)利用，檔案材料不完整、管理機(jī)制不健全、政策不力、資金支持不足、共享意識淡薄，人才老化，資源開發(fā)利用服務(wù)體系尚未完善。相比醫(yī)院和高校系統(tǒng)科研檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)滯后，共享渠道傳統(tǒng)，共享技術(shù)、共享安全策略處于改進(jìn)和完善階段，共享還停留在理論探討層面和局部共享范圍，信息孤島問題嚴(yán)重。

農(nóng)業(yè)高校和農(nóng)業(yè)科研院所加大力度開展了科研檔案開發(fā)利用和共享研究與實(shí)踐，其中，福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院于2010年研制成功數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了科研人員、管理人員的高度共建共享，為農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化建設(shè)提供了寶貴的經(jīng)驗。遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院自2009年開始集中力量進(jìn)行數(shù)字化圖書檔案館建設(shè)，一是加大投入力度，改善數(shù)字化環(huán)境建設(shè)；二是機(jī)構(gòu)整合，優(yōu)化人才隊伍建設(shè)；三是加大資源整合力度，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)平臺，嘗試對農(nóng)業(yè)文獻(xiàn)信息資源和農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源進(jìn)行整合，推進(jìn)了圖書館檔案館數(shù)字化、信息化建設(shè)，為農(nóng)業(yè)科研檔案資源與農(nóng)業(yè)文獻(xiàn)信息資源整合數(shù)字化建設(shè)提供了借鑒，推進(jìn)了科研檔案資源社會化共享進(jìn)程。

3 農(nóng)業(yè)科研檔案共享面臨的問題及困境

3.1 農(nóng)業(yè)科研檔案資源分散，缺少整合，難以實(shí)現(xiàn)共享

農(nóng)業(yè)科研檔案往往分散于不同的職能部門，如科研處、項目組、業(yè)務(wù)研究單位、重點(diǎn)實(shí)驗室等，各部門按照職能分工整理自己的科研檔案，這造成了很多相似或相同的信息因為所屬部門不同只是完成了物理實(shí)體上的檔案歸檔，沒有對所涉及的信息進(jìn)行有機(jī)的整合加工，各相關(guān)科研項目檔案在收集、加工、保管、整理、服務(wù)過程中缺乏必要的聯(lián)系，既形成了信息孤島，又重復(fù)了很多工作，不利于檔案信息資源的獲取和利用。科研檔案信息缺少整合和加工，導(dǎo)致檔案信息資源孤立或者重復(fù)。

3.2 缺乏有效的信息資源管理和深層次的信息資源加工

目前，科研單位深層次的科研檔案信息化建設(shè)嚴(yán)重不足。雖然有些單位已經(jīng)開始著手信息化科研檔案建設(shè)工作，但是缺乏深層次的信息加工，尚停留在開發(fā)科研檔案檢索工具的初級加工階段，亟須開展更深層次的信息資源高級加工工作。

3.3 科研檔案共享意識淡薄，制約科研信息共享

科研人員缺少檔案管理意識，他們或者認(rèn)為自己的科研成果不需要?dú)w檔，或者不放心資料放在檔案館，或者擔(dān)心課題內(nèi)容泄漏從而降低競爭力等。他們不愿意將原始文件及時上交，造成了資料缺失，對科研檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性造成了影響。

3.4 檔案管理人員提供科研檔案共享的能力不足

檔案管理人員對資源共享認(rèn)識不足，對檔案資料編研不夠?？蒲腥藛T在項目申報、研究過程中，所需資料大多從網(wǎng)上或者圖書館獲得，很少有人主動去檔案館查詢相關(guān)資料?？蒲袡n案中的信息，往往是圖書館和網(wǎng)上查不到的。傳統(tǒng)的觀念和行為導(dǎo)致了檔案資源編研不夠、利用不多、共享不足。

3.5 農(nóng)業(yè)科研檔案共享平臺建設(shè)不完善

目前，高校、醫(yī)院等檔案管理系統(tǒng)和服務(wù)平臺建設(shè)趨于完善，但多數(shù)農(nóng)業(yè)科研單位農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)開發(fā)和服務(wù)平臺建設(shè)尚處于起步階段，實(shí)現(xiàn)社會化共享任重道遠(yuǎn)。

3.6 科研檔案數(shù)據(jù)挖掘處于空白

科研檔案價值挖掘可以最大限度地利用科研成果推動社會進(jìn)步，可以提高科研資金的利用效率，能夠促進(jìn)產(chǎn)學(xué)研良性循環(huán)。目前科研檔案價值挖掘面臨以下問題：一是缺乏科研檔案數(shù)據(jù)挖掘意識，二是缺乏制度保障，三是利用和共享手段傳統(tǒng)，主要通過檔案管理部門開具證明、提供檔案復(fù)印件、現(xiàn)場查詢等，分享渠道固化。因此，農(nóng)業(yè)科研檔案利用還處于傳統(tǒng)、初級、簡單的查閱利用和編研，還遠(yuǎn)未實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研檔案的數(shù)據(jù)挖掘利用。

3.7 農(nóng)業(yè)科研檔案管理利用與知識管理服務(wù)脫節(jié)

目前，絕大多數(shù)單位科研檔案管理與文獻(xiàn)資源建設(shè)分開管理，存在兩個團(tuán)隊。且科研檔案管理仍處于傳統(tǒng)管理，共享利用較少，而數(shù)字化圖書館建設(shè)、文獻(xiàn)資源管理早已進(jìn)入知識管理和知識服務(wù)時代。已經(jīng)建立起了資源共享平臺和信息服務(wù)平臺，設(shè)施設(shè)備先進(jìn)，技術(shù)手段現(xiàn)代，人才隊伍專業(yè)優(yōu)化，服務(wù)管理趨于成熟。相比之下，農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化處于起步階段，只有部分單位建立起了共享平臺，功能不盡完善，無法滿足社會化共享需求。

4 農(nóng)業(yè)科研檔案社會化共享優(yōu)化方案

針對農(nóng)業(yè)科研檔案歸檔管理和數(shù)字化與共享服務(wù)中存在的問題，結(jié)合遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院圖書檔案館科研檔案共享實(shí)踐情況，提出了農(nóng)業(yè)科研檔案社會化共享的依據(jù)、原則和共享條件、方式、內(nèi)容，并提出了共享優(yōu)化措施。

4.1 農(nóng)業(yè)科研檔案社會化共享條件及共享方式

要實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研檔案社會化共享，必須具有：①完善的軟硬件設(shè)施環(huán)境。主要包括服務(wù)器、終端、網(wǎng)絡(luò)、存儲及其他配套設(shè)備，操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，涉及格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)交換、全文檢索等系統(tǒng)軟件和工具軟件；②規(guī)范的農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)據(jù)。包括數(shù)字化數(shù)據(jù)和紙質(zhì)材料；③完善的農(nóng)業(yè)科研檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺；④具備知識管理與服務(wù)能力的人才隊伍。農(nóng)業(yè)科研檔案社會化共享，首先需要掌握信息技術(shù)、具備數(shù)據(jù)分析能力、熟悉科研檔案業(yè)務(wù)、具有檔案編研能力的復(fù)合型人才隊伍來支撐。具備知識服務(wù)與管理能力的復(fù)合型人才是農(nóng)業(yè)科研檔案實(shí)現(xiàn)共享的必要條件；⑤完善的信息安全策略。農(nóng)業(yè)科研檔案共享是在數(shù)據(jù)安全條件下的共享，是符合知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)、符合檔案管理法律法規(guī)的約束性共享。

農(nóng)業(yè)科研檔案社會化共享將在信息安全前提下實(shí)現(xiàn)，可根據(jù)檔案保密性質(zhì)采取開放式共享、半開放式共享、內(nèi)部共享、不共享。

4.2 農(nóng)業(yè)科研檔案共享內(nèi)容

社會化共享時代，農(nóng)業(yè)科研檔案內(nèi)容的共享可以理解為狹義的農(nóng)業(yè)科研檔案共享，而廣義的農(nóng)業(yè)科研檔案共享包括科研檔案數(shù)據(jù)、科研檔案人才、科研檔案管理系統(tǒng)和服務(wù)平臺等。只有共享設(shè)備、人才、數(shù)據(jù)，才能充分發(fā)揮設(shè)備作用、人才優(yōu)勢、系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)管理和利用，才能發(fā)揮專業(yè)人才優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)知識管理和農(nóng)業(yè)知識服務(wù)。促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研檔案的開發(fā)利用和數(shù)據(jù)挖掘，實(shí)現(xiàn)共享效率最大化。

4.3 農(nóng)業(yè)科研檔案社會化共享措施

4.3.1 構(gòu)建科研檔案信息資源管理體系。構(gòu)建科研檔案信息資源管理體系，包括：①按照學(xué)科體系、專業(yè)領(lǐng)域分門別類地建立各類專題數(shù)據(jù)庫和各類全文數(shù)據(jù)庫，為利用者提供便于查詢的信息資源系統(tǒng)。②以用戶需求為導(dǎo)向，選擇典型專題，綜合整理相關(guān)科研信息內(nèi)容，加以研究分析，形成可供利用的專業(yè)性綜述材料。③利用信息化技術(shù)建立相關(guān)信息之間的關(guān)聯(lián)，提供高效服務(wù)利用。

4.3.2 科研檔案與機(jī)構(gòu)知識庫共建共享。機(jī)構(gòu)知識庫是機(jī)構(gòu)科研產(chǎn)出的集合，即成果性的“產(chǎn)品”和過程文件，包括期刊論文、學(xué)位論文、多媒體與視聽資料、參考文獻(xiàn)、特種文獻(xiàn)、學(xué)習(xí)資料、數(shù)據(jù)集合、專利、軟件等，還包括圖像、地圖、設(shè)計圖、技術(shù)研究報告、工作報告、工作文檔、科研項目信息、科研獎勵、研究手稿、科研檔案、工作報告、實(shí)驗結(jié)果等所有的科研信息資源。機(jī)構(gòu)知識庫和科研檔案庫形成于科研人員，服務(wù)于科研人員，二者資源互有重合。整合機(jī)構(gòu)知識庫和科研檔案庫實(shí)現(xiàn)共建共享，將會避免資源重復(fù)建設(shè)，提高資源利用率。

4.3.3 構(gòu)建農(nóng)業(yè)科研檔案知識管理服務(wù)體系。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，增強(qiáng)科研工作者和科研管理部門的檔案意識，與時俱進(jìn)，樹立大數(shù)據(jù)科研檔案觀，將工作重心轉(zhuǎn)移到科研檔案開發(fā)利用上，以需求為導(dǎo)向，以用戶為中心，滿足科研工作者對科研檔案的需求。

將科研檔案管理納入知識管理體系。從科學(xué)數(shù)據(jù)中獲取有價值的內(nèi)容。運(yùn)用科研檔案大數(shù)據(jù)，獲得科研思路，確定科研方向。

將農(nóng)業(yè)科研檔案工作納入科研信息資源體系建設(shè)及科研創(chuàng)新服務(wù)體系建設(shè)，轉(zhuǎn)變觀念，從情報、信息的角度去認(rèn)識科研檔案工作，改變以往為管理者和機(jī)構(gòu)服務(wù)的理念，樹立面向客戶的知識服務(wù)理念，由被動服務(wù)轉(zhuǎn)為主動服務(wù)，將農(nóng)業(yè)科研檔案管理納入情報咨詢服務(wù)，為機(jī)構(gòu)所有客戶服務(wù)提供深層次數(shù)據(jù)分析數(shù)據(jù)挖掘服務(wù)，使農(nóng)業(yè)科研檔案在交流和使用中發(fā)揮技術(shù)情報價值和歷史研究價值。

農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源豐富，為更好地開發(fā)利用科研檔案資源，引入知識管理技術(shù)，構(gòu)建科研檔案知識庫，實(shí)施有限“開放獲取”策略，營造科研檔案資源共享環(huán)境，培養(yǎng)知識管理人才梯隊，構(gòu)建農(nóng)業(yè)科研檔案知識管理體系，開展知識發(fā)現(xiàn)、智能代理服務(wù)，實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源的知識傳遞與共享。

4.3.4 創(chuàng)新農(nóng)業(yè)科研檔案共享模式?？蒲袡n案共享有多種方式。根據(jù)農(nóng)業(yè)科研特點(diǎn)和農(nóng)業(yè)科研人員的需求，創(chuàng)新農(nóng)業(yè)科研檔案特色化共享模式和面向科研人員的個性化共享模式，將大大提高農(nóng)業(yè)科研檔案的利用率，發(fā)揮其潛在的價值。

農(nóng)業(yè)科研檔案共享，除了傳統(tǒng)的現(xiàn)場借閱、服務(wù)、指導(dǎo)外，還可有以下方式：①通過網(wǎng)絡(luò)共享，通過網(wǎng)絡(luò)平臺、微博、公眾號等各種網(wǎng)絡(luò)方式實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研檔案信息共享；②采取面積對象的主動推送實(shí)現(xiàn)個性化共享；③按需資源傳遞或者按主題匯編推送；④深層次科研檔案數(shù)據(jù)挖掘服務(wù)；⑤以產(chǎn)品為主導(dǎo)的共享。

4.4 重視信息安全，構(gòu)建農(nóng)業(yè)科研檔案安全策略

信息時代，信息安全是科研檔案管理首要考慮的問題。需要根據(jù)科技內(nèi)容確定科研檔案的開放、半開放、保密形式。由于電子文檔信息安全風(fēng)險比紙質(zhì)文檔安全風(fēng)險大得多，需要建立一整套包括電子文件安全監(jiān)測、備份、存儲和傳輸?shù)男畔⒈Ｃ茈娮訖n案安全管理制度和管理系統(tǒng)運(yùn)行安全策略，確?？蒲袡n案數(shù)據(jù)資源的安全性、完整性和可靠性。

以國家《科學(xué)數(shù)據(jù)管理辦法》（2018年）為依據(jù)，健全完善農(nóng)業(yè)科研數(shù)據(jù)及科研檔案管理法律法規(guī)，將進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范農(nóng)業(yè)科學(xué)數(shù)據(jù)管理，保障科學(xué)數(shù)據(jù)安全，提高開放共享水平，優(yōu)化農(nóng)業(yè)科研檔案大數(shù)據(jù)開發(fā)利用的環(huán)境，促進(jìn)科研檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性。