信息時代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新淺談

張凡 王帥 徐俊哲 張明章

（承德醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院，河北 承德 067000）

檔案管理主要是指檔案信息整理與檔案實體整理，通過分門別類，妥善保管，為檔案利用者提供各項服務(wù)。醫(yī)院在發(fā)展過程中，會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，包括行政黨務(wù)、醫(yī)療藥品、科學(xué)研究、儀器設(shè)備、基本建設(shè)等，如果能夠充分利用信息技術(shù)開展檔案管理工作，進一步拓展檔案信息化管理的寬度和廣度，既可以節(jié)約管理成本，又可以提升管理效率，使檔案的價值得到充分發(fā)揮[2]。隨著檔案的價值越來越受到重視，只有不斷加強檔案管理工作的多方面軟硬件建設(shè)，堅持改革創(chuàng)新，才能提高檔案信息的利用率，發(fā)揮檔案信息在醫(yī)院發(fā)展中的作用[1]。

一、檔案管理現(xiàn)狀分析

檔案管理工作是每個單位運行和發(fā)展的重要內(nèi)容，但傳統(tǒng)檔案管理模式有著明顯的局限性。隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，需要留存的檔案資料也愈來愈多，檔案管理人員工作量也愈來愈大，但傳統(tǒng)的檔案管理模式又存在著一些不足和問題，致使檔案利用效率欠佳，未能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（一）對檔案管理工作重視不夠

由于檔案管理工作的特殊性，檔案管理人員一般都是默默無聞，只知埋頭認(rèn)認(rèn)真真整理歸檔資料，不事張揚，工作內(nèi)容、工作強度不為外人所知，再加上檔案管理工作不會給醫(yī)院帶來直接經(jīng)濟效益，因此，很多單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作依然存在認(rèn)識上的不足，不夠重視。

（二）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不強

目前，檔案管理人員多為其他專業(yè)轉(zhuǎn)行而來，很少檔案專業(yè)人員，因此，既缺乏檔案專業(yè)知識，也缺乏檔案專業(yè)技能。在實際工作中，還普遍停留在資源保管層面，缺少現(xiàn)代化的管理手段和方式，導(dǎo)致各種類型的檔案材料無法在工作中得到有效利用。此外，由于相關(guān)管理制度的不健全，有些重要資料無法得到及時收集和保存，甚至出現(xiàn)丟失、損壞等情況，從而造成巨大損失。同時，由于一些醫(yī)院對檔案管理工作重視不夠，直接導(dǎo)致檔案管理人員對自身工作的重要性認(rèn)識不足，進而主觀上不愿提高自身的專業(yè)素質(zhì)，不愿主動去改進工作。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度不夠

檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。只有大力加強醫(yī)院檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)，才能進一步推動檔案管理工作的有效創(chuàng)新，才能使檔案管理工作步入正軌[3]。但有些醫(yī)院的檔案管理工作目前還僅僅只是對信息資料進行簡單的收集、分類和保存，未能嚴(yán)格按照國家規(guī)定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對檔案資料進行統(tǒng)一分類和編碼。同時，由于對檔案管理工作的不重視，對檔案資料的重要性認(rèn)識不夠，在庫房設(shè)施、空調(diào)設(shè)備、櫥柜等硬件方面還不夠完備，甚至缺少相關(guān)的檢索工具，導(dǎo)致使用人員不能快速、有效利用檔案資料。

二、信息化檔案管理創(chuàng)新措施

信息化檔案管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上利用信息技術(shù)開展檔案管理工作，以保障檔案管理的有效性，提升檔案管理的效果和效率。信息化檔案管理既是信息化時代發(fā)展的要求，也是檔案管理工作的需要。

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理理念

首先是領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并在人力、物力、財力等方面給予支持。其次是檔案管理人員要從根本上改變傳統(tǒng)檔案管理工作重保存、輕利用的錯誤觀念，建立健全各種規(guī)章制度，增強服務(wù)意識，在檔案管理過程中不斷創(chuàng)新工作模式，充分運用信息技術(shù)，發(fā)揮好檔案的利用價值。目前，電子檔案的運用使醫(yī)院的檔案管理工作效率得到大幅提升。

（二）加強檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)

作為檔案管理工作的主體，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)是信息化檔案建設(shè)工作的基礎(chǔ)。檔案管理人員自身綜合素質(zhì)、創(chuàng)新能力和管理能力直接決定了檔案的管理水平。因此，檔案管理人員必須經(jīng)常參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)，與同行多溝通，多交流，不斷補充最新知識，努力提高業(yè)務(wù)水平，并在工作中不斷提升創(chuàng)新能力。檔案管理的創(chuàng)新應(yīng)該是由內(nèi)至外、由表及里的，只有積極創(chuàng)新，強化管理，才能為使用者提供更加便捷、高效而又全面的檔案查閱服務(wù)。

（三）完善信息化檔案管理

網(wǎng)絡(luò)時代，信息技術(shù)飛速發(fā)展，各行各業(yè)都處在大變革之中。檔案工作也面臨著新的挑戰(zhàn)，信息的類別、數(shù)量在不斷增多，涉及的內(nèi)容較為龐雜，效率低下的管理模式早已無法滿足醫(yī)院突飛猛進的發(fā)展需求。因此，我們必須牢牢把握住發(fā)展契機，將新的管理模式、先進的信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，對各種資料進行科學(xué)、妥善管理，讓檔案的利用率得到大幅提升，既提高查找速度、查找準(zhǔn)確度，又節(jié)約勞動力成本，節(jié)省存儲空間，進一步降低管理成本。

三、結(jié)語

新形勢下，醫(yī)院的運行環(huán)境及管理模式正在逐步改變，既有發(fā)展機遇，又有不斷加大的運行風(fēng)險。因此，醫(yī)院在逐步發(fā)展壯大的過程中要注重加強全方位管理，并注重科學(xué)性、合規(guī)性。檔案是醫(yī)院發(fā)展中不可或缺的一部分，只有上下聯(lián)動，引進高效的現(xiàn)代化管理模式，加強信息技術(shù)應(yīng)用，才能將信息化檔案管理的價值充分體現(xiàn)出來，才能使檔案管理工作邁上一個新臺階，并為醫(yī)院的高質(zhì)量持續(xù)發(fā)展提供可靠保障。