一種可以攜帶不同附件郵件群發(fā)系統(tǒng)的建立

李杰，李瑞瑞

（1.同方知網(wǎng)（北京）技術(shù)有限公司，北京100192；2.北京因擎科技有限責(zé)任公司，北京100081）

1 概述

目前，許多崗位在實(shí)際工作中需要進(jìn)行郵件的“點(diǎn)對(duì)點(diǎn)”發(fā)送。郵件“點(diǎn)對(duì)點(diǎn)”發(fā)送要求一個(gè)發(fā)件人（即一個(gè)“點(diǎn)”）向一個(gè)收件人（即另外一個(gè)“點(diǎn)”）進(jìn)行直接發(fā)送，在收件人處看到的效果即是發(fā)件人單獨(dú)給收件人發(fā)送一封郵件。在實(shí)際工作中，“點(diǎn)對(duì)點(diǎn)”郵件發(fā)送是一“點(diǎn)”對(duì)多“點(diǎn)”的郵件發(fā)送，即一位發(fā)件人常常需要向成百上千個(gè)收件人發(fā)送郵件。

如果需要“點(diǎn)對(duì)點(diǎn)”發(fā)送的郵件內(nèi)容和附件不變，以上的要求利用常用電子郵箱的“群發(fā)單顯”功能即可實(shí)現(xiàn)，以網(wǎng)易126郵箱為例，見(jiàn)圖1。發(fā)件人直接利用郵箱自身的功能即可實(shí)現(xiàn)。

在時(shí)需要“點(diǎn)對(duì)點(diǎn)”發(fā)送的郵件沒(méi)有攜帶附件，但郵件正文中出現(xiàn)多處內(nèi)容需要進(jìn)行個(gè)性化處理。以編輯部向投稿人批量發(fā)送收稿通知為例，如圖2所示。

圖2 郵件正文多處內(nèi)容需要個(gè)性化處理示意圖

在這種情況下，可以利用Microsoft Word軟件中的“郵件合并”功能進(jìn)行設(shè)置并發(fā)送，見(jiàn)圖3。

注：圖中“??”包含的灰色部分為利用“郵件合并”功能后自動(dòng)添加的“域”，即在每封郵件中可以變動(dòng)的部分

其中成為域的“作者姓名”項(xiàng)和“文章題目”項(xiàng)事先存放在Microsoft Excel文件中，見(jiàn)圖4。

圖4 存放在Microsoft Excel文件中的“作者姓名”、“收件人郵箱”和“文章題目”項(xiàng)列表

郵件預(yù)覽結(jié)果見(jiàn)圖5。

注：灰色部分為域。

在以下兩種情況，需要“點(diǎn)對(duì)點(diǎn)”發(fā)送的郵件利用電子郵箱或者M(jìn)icrosoft Word“郵件合并”功能均無(wú)法實(shí)現(xiàn)：①除收件人郵箱外有其他個(gè)性化字段且攜帶相同附件，②不論是否有個(gè)性化字段，但需要攜帶不同附件。為此，筆者利用Mi?crosoft Excel的VBA語(yǔ)言 結(jié) 合Microsoft Outlook設(shè)計(jì)了一個(gè)基于Microsoft Excel的郵件群發(fā)系統(tǒng)，可以解決以上兩個(gè)需求。

2 交互界面與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

郵件群發(fā)系統(tǒng)建立在一個(gè)啟用宏的Microsoft Excel文檔中，后綴名為.xlsm。該系統(tǒng)交互界面包括1個(gè)窗體和2個(gè)工作表，即“發(fā)送記錄”工作表、“后臺(tái)”工作表。

2.1 窗體

郵件群發(fā)系統(tǒng)的窗體是郵件各項(xiàng)參數(shù)的設(shè)置和郵件內(nèi)容的預(yù)覽界面，利用在Microsoft Excel中插入窗體實(shí)現(xiàn)，見(jiàn)圖6。窗體主要分為“設(shè)置框架”（綠色虛線區(qū)域）和“預(yù)覽框架”（紅色虛線區(qū)域）2個(gè)部分。在“設(shè)置框架”中，用戶需要選擇發(fā)送日期、所使用的發(fā)件箱、郵件是否帶有附件以及相應(yīng)的固定部分名稱后，即可在“預(yù)覽框架”中預(yù)覽相應(yīng)的郵件主題與正文。

圖6 郵件群發(fā)系統(tǒng)的窗體

（1）“發(fā)送日期”列表框。需要用戶點(diǎn)擊選擇發(fā)送日期，此列表的數(shù)據(jù)來(lái)源為“發(fā)送記錄”工作表A列“發(fā)送日期”，需要用戶事先填寫，見(jiàn)圖7。

圖7 郵件群發(fā)系統(tǒng)的“發(fā)送記錄”工作表

（2）郵件數(shù)量顯示區(qū)域。在用戶點(diǎn)擊選擇發(fā)送日期后會(huì)自動(dòng)顯示所選發(fā)送日期下的郵件數(shù)量，用戶無(wú)需操作。

（3）“發(fā)件箱”列表框。其列出的郵箱為本機(jī)Microsoft Outlook中已經(jīng)添加的賬戶信息，因此在發(fā)送郵件前需要用戶事先在Microsoft Outlook中添加郵箱賬戶，并且在發(fā)送郵件前選擇所用的發(fā)件箱。

（4）附件選擇區(qū)域。用戶根據(jù)所發(fā)郵件內(nèi)容可以選擇是否攜帶附件，如果用戶選擇選項(xiàng)“有”，則系統(tǒng)會(huì)根據(jù)用戶所選發(fā)送日期檢查附件路徑是否正確，附件路徑信息存放在“發(fā)送記錄”工作表C列“附件路徑”，需要用戶事先填寫，見(jiàn)圖7。

（5）固定部分內(nèi)容設(shè)置區(qū)域。其中“固定部分名稱”列表框中顯示用戶已經(jīng)保存的固定部分名稱，其數(shù)據(jù)來(lái)源為“后臺(tái)”工作表A列“名稱”，見(jiàn)圖8?！氨４妗卑粹o可以將用戶在下方預(yù)覽框輸入的固定部分內(nèi)容保存到“后臺(tái)”工作表；“清空”按鈕可以清空下方預(yù)覽框中的固定部分內(nèi)容，用于重新輸入固定部分內(nèi)容；“刪除”按鈕可以從“后臺(tái)”工作表中刪除保存的固定部分內(nèi)容，刪除后，“固定部分名稱”列表框會(huì)刷新。

圖8 郵件群發(fā)系統(tǒng)的“后臺(tái)”工作表

紅色底色區(qū)域?yàn)楣潭ú糠诸A(yù)覽區(qū)域，藍(lán)色底色區(qū)域?yàn)榭勺儾糠诸A(yù)覽區(qū)域。其中，固定部分預(yù)覽區(qū)域包括郵件主題、稱呼前綴、固定字段1、固定字段2、固定字段3、固定字段4和簽名，分別對(duì)應(yīng)“后臺(tái)”工作表C～I(xiàn)列的數(shù)據(jù)，見(jiàn)圖8。可變部分預(yù)覽區(qū)域包括收件人姓名、可變字段1、可變字段2、可變字段3、可變字段4，分別對(duì)應(yīng)“發(fā)送記錄”工作表D～H列的數(shù)據(jù)，且僅預(yù)覽符合發(fā)送日期的第一條數(shù)據(jù)，見(jiàn)圖8。固定部分和可變部分按照以下順序依次連接共同組成了郵件的主題和正文部分：稱呼前綴→收件人姓名→固定字段1→可變字段1→固定字段2→可變字段2→固定字段3→可變字段3→固定字段4→可變字段4→簽名，以“2021年度調(diào)薪方案為例”，見(jiàn)圖9。

圖9 2021年度調(diào)薪方案郵件示意圖

（6）“確定發(fā)送”按鈕。用戶點(diǎn)擊后則按照設(shè)置的發(fā)送日期、發(fā)件箱、附件以及選擇的固定字段在Microsoft Outlook中依次新建郵件對(duì)象并發(fā)送。

（7）“取消發(fā)送”按鈕。用戶點(diǎn)擊后退出交互界面，中止郵件發(fā)送。

2.2 “發(fā)送記錄”工作表

“發(fā)送記錄”工作表用來(lái)存儲(chǔ)發(fā)送日期、收件人Email、附件路徑以及可變部分內(nèi)容，包括收件人姓名和可變字段1～4，見(jiàn)圖8。其中，發(fā)送日期必須采用Microsoft Excel標(biāo)準(zhǔn)的日期數(shù)據(jù)錄入形式，可以采用Ctrl加“;”的組合鍵錄入；本系統(tǒng)中可供使用者設(shè)置0～4個(gè)可變字段，實(shí)際設(shè)置可變字段的個(gè)數(shù)并不會(huì)影響郵件發(fā)送。在此工作表中添加按鈕，并將按鈕“Caption”屬性改為“設(shè)置郵件發(fā)送”，見(jiàn)圖7。

2.3 “后臺(tái)”工作表

“后臺(tái)”工作表用來(lái)存儲(chǔ)固定部分內(nèi)容，包括名稱、保存時(shí)間、郵件主題、稱呼前綴、固定字段1～4、簽名，見(jiàn)圖8。其中，A列“名稱”表示固定部分名稱，由窗體⑤“固定部分名稱”列表框讀??；B列“保存時(shí)間”為用戶在窗體中點(diǎn)擊“保存”按鈕時(shí)的時(shí)間，僅供后臺(tái)存儲(chǔ)，窗體中不會(huì)顯示；C列“郵件主題”、D列“稱呼前綴”、E～H列“固定字段1～4”和I列“簽名”分別會(huì)被窗體中的固定部分預(yù)覽區(qū)域讀取。

3 功能設(shè)計(jì)

3.1 “設(shè)置郵件發(fā)送”按鈕

此按鈕用于加載窗體“設(shè)置郵件并發(fā)送”，代碼如下：

3.2 “設(shè)置郵件并發(fā)送”窗體

3.2.1 檢測(cè)附件路徑函數(shù)與過(guò)程

首先自定義附件路徑函數(shù)FileFolderExists，用于檢測(cè)路徑下的文件是否存在，返回布爾值。代碼如下：

其次在用戶選擇發(fā)送日期后，調(diào)用上述函數(shù)逐行檢測(cè)所選發(fā)送日期下的郵件附件路徑是否正確或者為空白，若正確則可以選中選項(xiàng)“有”，若錯(cuò)誤則提示錯(cuò)誤并選中選項(xiàng)“無(wú)”，若空白則提示附件路徑未輸入。代碼如下：

3.2.2 窗體初始化事件過(guò)程

窗體初始化時(shí)要求在發(fā)送日期列表框中加載“發(fā)送記錄”工作表中A列用戶輸入的發(fā)送日期，并且去重后按照升序排列；要求在發(fā)件箱列表框加載本機(jī)Microsoft Outlook中已經(jīng)添加的郵箱賬戶；要求在固定字段列表框中加載已經(jīng)保存在“后臺(tái)”工作表中的A列名稱。代碼如下：

3.2.3 “發(fā)送日期”列表框單擊事件

此事件中，需要后臺(tái)記錄符合用戶選擇的發(fā)送日期的郵件數(shù)量并顯示在郵件數(shù)量顯示區(qū)域；在可變部分預(yù)覽區(qū)域顯示符合用戶選擇發(fā)送日期的第一條記錄的收件人姓名、可變字段1～4；若附件“有”按鈕被選中，則需要調(diào)用檢測(cè)附件路徑過(guò)程。代碼如下：

3.2.4 選項(xiàng)“是”單擊事件

此事件中，需要檢測(cè)用戶所選發(fā)送日期的郵件項(xiàng)目的附件路徑是否正確。代碼如下：

3.2.5 “固定部分名稱”列表框單擊事件

此事件中，需要在固定部分預(yù)覽區(qū)域顯示用戶選擇的固定部分名稱。代碼如下：

3.2.6 “保存”按鈕單擊事件

此事件中，需要將用戶在窗體固定部分預(yù)覽區(qū)域錄入的內(nèi)容保存到“后臺(tái)”工作表中并刷新“固定部分名稱”列表框。代碼如下：

3.2.7 “清空”按鈕單擊事件

此事件中，需要將窗體下部固定部分預(yù)覽區(qū)域的內(nèi)容清空，以便用戶直接輸入內(nèi)容，方便下一步保存固定部分或者發(fā)送郵件。代碼如下：

3.2.8 “刪除”按鈕單擊事件

此事件中，需要將用戶已經(jīng)選中的固定部分名稱整條數(shù)據(jù)從“后臺(tái)”工作表中刪除并且刷新“固定部分名稱”列表框。代碼如下：

3.2.9 “確定發(fā)送”按鈕單擊事件

此事件中，需要根據(jù)用戶選擇的發(fā)送日期、發(fā)件箱、是否攜帶附件、固定部分名稱，循環(huán)創(chuàng)建HTML郵件項(xiàng)目并發(fā)送郵件。代碼如下：

3.2.10 “取消發(fā)送”按鈕單擊事件

此事件中，需要關(guān)閉窗體，代碼如下：

4 結(jié)語(yǔ)

筆者所開(kāi)發(fā)的郵件群發(fā)系統(tǒng)具有以下特點(diǎn)：（1）自由選擇發(fā)件箱。用戶可以根據(jù)本地計(jì)算機(jī)Microsoft Outlook中已經(jīng)添加的郵箱賬戶由用戶自由選擇發(fā)件箱。

（2）保留已發(fā)郵件記錄。用戶可以將需要發(fā)送郵件的可變部分內(nèi)容一次性加入到“發(fā)送記錄”工作表中，提前設(shè)置發(fā)送時(shí)間，在發(fā)送時(shí)直接選取，并且發(fā)送后無(wú)需刪除已經(jīng)發(fā)送的郵件，不僅操作更加便捷，而且保留發(fā)送記錄可以方便用戶后續(xù)查閱、跟進(jìn)發(fā)送進(jìn)度，追蹤客戶信息。

（3）即時(shí)顯示待發(fā)郵件數(shù)量。郵件數(shù)量顯示區(qū)域自動(dòng)顯示所選發(fā)送日期下的郵件數(shù)量，在點(diǎn)擊不同發(fā)送日期時(shí)可以方便用戶即時(shí)查看。

（4）自由選擇是否攜帶附件并自動(dòng)進(jìn)行附件路經(jīng)檢測(cè)。本系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)用戶在一次發(fā)送中自選郵件是否攜帶附件，且若用戶選擇攜帶附件，則系統(tǒng)自動(dòng)檢測(cè)附件路徑是否正確并給出提示。

（5）快速管理固定部分內(nèi)容。窗體可以允許用戶通過(guò)“固定部分名稱”及右側(cè)“保存”、“刪除”、“清空”按鈕讀取、添加、刪除固定部分內(nèi)容或下方的預(yù)覽框，可以讓用戶迅速找到已經(jīng)發(fā)送過(guò)的郵件內(nèi)容，不必重復(fù)錄入，也可以隨時(shí)添加固定部分內(nèi)容用于后續(xù)發(fā)送，更加便捷地管理郵件內(nèi)容。

（6）按需使用多個(gè)固定部分內(nèi)容和可變部分內(nèi)容。本系統(tǒng)目前分別設(shè)置了4個(gè)固定字段與可變字段，允許用戶在其中設(shè)置不同內(nèi)容，基本能夠符合日常使用場(chǎng)景要求，并且可以任意選擇0~4個(gè)固定或者可變字段，在不需要使用時(shí)保留空白即可。需要注意的是，固定字段和可變字段的排列順序決定了郵件的正文，當(dāng)固定字段或可變字段數(shù)量少于4個(gè)時(shí)，需要用戶優(yōu)先使用靠前的固定字段與可變字段。

（7）通過(guò)HTML代碼設(shè)置郵件格式。本系統(tǒng)新建的郵件對(duì)象為HTML郵件，因此可以使用HTML語(yǔ)言對(duì)郵件的格式進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置，如利用“”表示段落，“
”表示換行，“ ”表示空格，“”表示斜體，“”表示粗體等功能。

另外需要注意，使用該系統(tǒng)發(fā)送郵件之前，需要用戶在Microsoft Outlook中添加郵箱賬戶后才可使用；Microsoft Outlook發(fā)送郵件過(guò)程需要一定的時(shí)間，可在軟件界面狀態(tài)欄“發(fā)送/接收->顯示進(jìn)度”查看發(fā)送進(jìn)度［1］。

筆者設(shè)計(jì)的郵件群發(fā)系統(tǒng)可用于多種場(chǎng)景下的郵件批量發(fā)送，具有一定的通用性，希望能為廣大讀者工作帶來(lái)一定的幫助。