建設(shè)工程施工合同管理與成本控制

嚴曉霞

摘要：近年來，隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，各種大大小小的建筑企業(yè)如雨后春筍般出現(xiàn)，同時建設(shè)工程合同糾紛數(shù)量呈現(xiàn)上升趨勢。根據(jù)Alpha案例庫統(tǒng)計顯示，2019年度最高人民法院審結(jié)的建設(shè)工程施工合同糾紛案件數(shù)量為1233份（截止時間為2020年12月31日），究其原因主要是施工行業(yè)領(lǐng)域中涌入了大量的中小企業(yè)，這些企業(yè)在管理能力等方面欠缺，使得自身在施工管理方面存在較多問題，致使糾紛增多。經(jīng)濟糾紛的產(chǎn)生直接影響到項目成本，在建設(shè)工程中，合同管理與進度、成本等都有密不可分的關(guān)聯(lián)。有效的合同管理不僅可以增加企業(yè)的獲利空間，也可以避免不必要的經(jīng)濟糾紛。本文主要從財務角度分析建設(shè)工程施工合同管理與工程成本控制存在的問題及其應對措施。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程;合同管理;成本控制;內(nèi)部監(jiān)控

建設(shè)工程施工合同具有投資大、周期長、質(zhì)量要求高、技術(shù)指標多等特點。建筑業(yè)的市場競爭在近年來愈發(fā)激烈，部分企業(yè)為在建筑業(yè)立足，可能采用不良手段進行惡性競爭。這類企業(yè)雖拿如愿拿到了“入場券”，但為此他們也付出了更多的代價，由于低價競標策略合同成本控制相當艱難，同時也增加執(zhí)行合同的難度。據(jù)統(tǒng)計，建設(shè)工程施工合同糾紛的幾大爭議點分別是：工程款、工程款利息、合同效力、延遲支付工程款違約金、質(zhì)保金的返還、停工窩工損失、工期延誤違約金、履約保證金等等。目前在我國，施工行業(yè)領(lǐng)域合同管理意識薄弱，由于大多數(shù)施工企業(yè)的合同管理水平低，才導致了這么多的合同糾紛產(chǎn)生。只有將合同管理與工程質(zhì)量、進度、安全、資金控制緊密結(jié)合起來，用合同管理促進工程建設(shè)，才能有效達到成本控制的目的。

一、合同管理和成本控制二者之間的關(guān)系

利潤最大化，是每個企業(yè)都追求的目標。成本控制得好與壞能夠直接反映在利潤上，二者呈正比例關(guān)系。而在一個建設(shè)工程項目中要簽訂很多的合同，同發(fā)包方、施工隊伍、材料供應商、機械出租方等。合同是雙方的紐帶，它貫穿于整個建設(shè)工程項目，它是實現(xiàn)有效成本控制的重要手段。發(fā)包方通常是希望用最少的費用完成更多的工程任務，而且還希望承包商盡可能地提高工程質(zhì)量。而承包商則希望盡可能多獲取工程利潤，增加收益、降低成本。這二者間就存在矛盾關(guān)系，只有通過合同來約束雙方的權(quán)利和義務，才能讓雙方找到平衡點，推動建設(shè)項目的開展。

（一）當下合同管理普遍存在的問題

受困于我國的傳統(tǒng)意識，人們不習慣用法律手段和合同措施來解決問題。合同在簽訂后實施環(huán)節(jié)暴露出越來越多的問題，雙方簽訂的合同流于形式。當合同雙方有一方不遵守合同精神，給另一方帶來損失時，受害方很少會立即拿起合同去維護自身的利益，導致合同并不能真正對合同當事人產(chǎn)生約束。在處理這類問題時都是先去同違約方溝通，在對方給出承諾后就只是等待，當對方的承諾并沒有兌現(xiàn)時，才去通過法律程序維護自身的利益。最終的訴訟雖然贏了，但是過程中所損失的一些非直接成本都是不能彌補的。其次，由于建筑市場的競爭激烈，屬于買方市場的狀態(tài)。對于發(fā)包人在合同中提出的苛刻合同條款，承包人無發(fā)言權(quán)，想要接項目做只能接受。甚至有些是在合同尚未簽訂時就要求承包人先入場，后續(xù)才補簽合同，承包商處于被動狀態(tài)。這些都是在建設(shè)工程中常見的風險。

（二）加強合同管理對成本控制的意義

企業(yè)履行合同的過程就是項目成本的形成過程，財務人員將施工過程中發(fā)生的各項支出進行成本費用歸集，并定期同計劃成本比較，找出差異并制定相關(guān)措施，及時地減少成本浪費。由此可以看出合同管理是工程項目成本管理的前提和基礎(chǔ)。

承包商只有對合同事項做到具體了解，才能有助于把各項施工費用控制在計劃成本的范圍內(nèi)。同時也要將工程項目成本具體落實到各個部門甚至每個員工身上，依靠于全體員工從根本上真正做成本控制。

因此，企業(yè)要想獲得更多的利潤，除了要加強項目的成本控制意識外，也不能忽略該項目的合同管理。合同管理作為組織、管理工程建設(shè)的主要手段之一，滲透于工程建設(shè)的各個方面。一套科學而務實的合同管理體系不僅能夠為工程建設(shè)保駕護航，也能創(chuàng)造出令人嘆為觀止的勞動生產(chǎn)率。生產(chǎn)率的提高，可直接降低了工程成本。由此而見只有當合同管理與成本控制兩者共同作用，互相協(xié)調(diào)才能給企業(yè)創(chuàng)造更大的利潤。企業(yè)可持續(xù)的、高質(zhì)量的盈利才能基業(yè)長青。

二、合同管理在成本控制中的作用

（一）企業(yè)內(nèi)部職能部門的監(jiān)控

在一些企業(yè)中，合同的策劃、簽訂隸屬于企業(yè)的法務部、經(jīng)營部、采購部等職能部門，這些部門草擬好合同后交由負責領(lǐng)導審批后再轉(zhuǎn)由財務審核。而合同的履行又屬于工程部、財務部、采購部等職能部門。一旦合同履行中發(fā)生了爭議、索賠等問題又回到了法務部、經(jīng)營部等管理部門。在這種傳統(tǒng)的合同管理模式中，財務人員只是普通的核算角色，沒有審批權(quán)。而各個部門之間未能有效銜接合同管理問題，當問題出現(xiàn)時互相推脫，合同條款中沒有實質(zhì)性、關(guān)鍵性條款。致使合同履約成本增加。因此，應提高各部門的合同管理水平、規(guī)范合同的簽訂和履行才能夠有效地防范風險、優(yōu)化管理、降低成本。

（二）合同結(jié)構(gòu)模式

實際工作中，有些企業(yè)在同發(fā)包方簽訂合同時，自身并沒有草擬合同的權(quán)利。企業(yè)處于被動地位，發(fā)包方常用自身的通用合同版本同承包方簽訂。企業(yè)也不認真審核合同文本，導致在合同履行時出現(xiàn)很多有分歧的內(nèi)容，合同上約定的內(nèi)容同實際履行時不相符。如：根據(jù)項目自身的特點可以采用簡易計稅方式的，但合同卻約定采用一般計稅方式。項目本身就是營業(yè)稅改增值稅之前的老項目，而在合同中卻約定承包方需提供增值稅專用發(fā)票。當承包商到開票收款環(huán)節(jié)時，卻提出要增值稅普通發(fā)票的要求等等。這些對承包方無形中帶來了潛在的成本及稅務風險。

企業(yè)應根據(jù)自身項目的工程規(guī)模、性質(zhì)和特點，結(jié)合當下經(jīng)濟環(huán)境、國家法律、稅收優(yōu)惠政策對各種合同結(jié)構(gòu)模式進行分析、比較，在合同談判時爭取選用適合于自身項目的合同結(jié)構(gòu)來簽訂合同。對每個合同承包范圍進行初步劃分，作為以后項目進度管理和成本管理的基礎(chǔ)。

（三）采購合同的監(jiān)控

在建設(shè)工程項目中需要采購的物資包括施工材料、施工設(shè)備、建筑設(shè)備、以及施工用設(shè)施和周轉(zhuǎn)材料等，這一系列的采購都涉及買賣合同、承攬合同、租賃合同三大類。由于材料、設(shè)備費占工程成本的比重最大，一般可達到70%左右，具有較大的節(jié)約空間。所以采購的成敗決定著工程項目成本的高低。

材料及設(shè)備過早過晚的進場都對成本有著直接影響，過早進場不僅要過早支付貨款給供應商，材料及設(shè)備到場后還占用施工場地，可能還增加二次搬運費。有些易損材料由于堆放時間過久增加損耗。若材料及設(shè)備進場太晚不僅影響施工進度，還造成施工現(xiàn)場停產(chǎn)、窩工、延誤施工工期。采購合同管理與項目成本控制是相輔相成的，只有加強采購合同管理，在這一重要環(huán)節(jié)中保證物資的正常供應，才能大量節(jié)約成本，提高效益，達到項目成本控制的目的。

三、合同管理控制工程成本的具體措施

（一）合同簽訂前的準備

近幾年來，業(yè)內(nèi)對財務人員提出了“業(yè)財融合”的要求。即財務人員要融入業(yè)務，由事后監(jiān)督向事前預測、事中控制、事后監(jiān)督轉(zhuǎn)型。財務人員應在合同簽約前、洽談時就參與到談判中去，運用自己的專業(yè)視角給出建議。

1.審核合同款支付方式

由于建設(shè)工程施工合同通常都是周期長的項目，誰也意料不到發(fā)包方第二年以后的財務狀況。在實際工作中我們在審核合同支付方式時應考慮到資金的時間價值，向?qū)Ψ綘幦”M早以現(xiàn)金或轉(zhuǎn)賬方式支付工程款。如不在合同中約定清楚付款方式，后期也許會由于付款方式的變更而增加資金使用成本。例：支付方式由原來的銀行轉(zhuǎn)賬變?yōu)樯虡I(yè)承兌匯票，無形當中增加了資金成本。若后期發(fā)包方的財務狀況真的出現(xiàn)了困難，也應盡快同對方協(xié)商后期支付方式，補簽相關(guān)協(xié)議。并爭取向發(fā)包方索要由于變更支付方式而造成的損失，以降低工程成本。

2.審核相關(guān)涉稅事項的條款

合同中的涉稅條款法務部肯定沒有財務管理部門清楚，所以財務管理部門應該以自身的專業(yè)優(yōu)勢審核合同中的有關(guān)涉稅條款。合同價款涉及印花稅、增值稅。在合同金額中應寫明不含增值稅的合同金額和增值稅稅款分開注明各是多少的，則印花稅的計稅基數(shù)則會以不含增值稅的合同金額計算，未分開注明的就以合同金額全額計算。應在合同中約定雙方的基本信息、采用的計稅方式、開具的增值稅發(fā)票類型、增值稅稅率等。還應在合同價格中明確合同單價或合同總價是否包含運輸費用等價外費用。只有在事前將這些寫清楚了，在合同履行過程中，才能更好地控制成本。

作為承包商，要提高自身在合同管理方面的素養(yǎng)，在合同簽字前，要對合同文本進行全面認真細致的審核，認真研究合同文本中的每一個條款，及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，在交流和談判中及時合理地提出解決意見，盡可能使雙方意思達成一致，以保證建設(shè)工程項目如期高質(zhì)量完成。合同簽訂之后要組織合同交底，讓與合同相關(guān)人員熟悉合同內(nèi)容，這樣在合同履行過程中，相關(guān)人員才能更好地控制成本。

（二）施工階段合同的履行

施工過程本身就是合同的履約過程，財務管理部門應按項目分別編制“工程項目分包、采購合同臺賬”通過參與到各類經(jīng)濟合同的管理中，促進對工程項目的成本管理、資金管理、稅務管理。

1.優(yōu)化總成本預算

作為承包商，建筑企業(yè)在履行同發(fā)包方簽訂合同時，財務管理部門應該同成本管理部門、采購管理部門、工程管理部門以及其他項目相關(guān)部門互相協(xié)調(diào)做好全面的年度資金預算。要遵循總成本預算，在不同的施工階段再把總成本預算分解到各階段，編制月度、季度預算。每到月末或季末后要對歷史數(shù)據(jù)進行匯總分析，并及時調(diào)整下一月、季度預算。確保全面資金預算能夠落實、及時完善全面預算中的不足，根據(jù)施工現(xiàn)場條件、天氣情況合理調(diào)整資金使用計劃。

2.組織材料及設(shè)備合理進出場

在建筑企業(yè)實際工作中，除了總承包合同外，涉及最多、金額最大的當屬材料及設(shè)備買賣合同。建立供應商名錄，對比各個商家的質(zhì)量、價格、供貨地點，從中擇優(yōu)選擇商家。財務管理部門在每支付一筆款后，要在采購合同臺賬中錄入相關(guān)信息，并通知采購部門。由采購部門派人聯(lián)系銷貨方，督促銷貨方按合同條款履行對方義務，不能讓合同條款流于形式。同時采購部門應根據(jù)施工進度、施工現(xiàn)場環(huán)境情況與現(xiàn)場施工人員及時溝通、對接做好施工材料及設(shè)備進場時間。當施工材料及設(shè)備進場后也要做好相關(guān)的存儲和保管工作，制定相關(guān)措施防止出現(xiàn)施工材料的浪費現(xiàn)象。

3.施工階段的合同變更管理

合同變更是建設(shè)工程合同履行過程中不可避免的，在大多數(shù)企業(yè)中都將合同變更定性為合同成本超支、工程延誤的主要原因。合同變更管理并不是避免、減少變更，而是控制變更對合同履行的影響程度。對于承包商言而當工程發(fā)生變更時應第一時間搜集變更依據(jù)，及時編寫工程變更申請表并將申請表報送監(jiān)理審核。監(jiān)理審核完成后遞交發(fā)包商商談變更內(nèi)容。在此過程中應派專人跟蹤文件，在必要時催促相關(guān)部門和相關(guān)人員及時批復。對每一份變更文件做好登記工作，保存相關(guān)資料。為后期工程結(jié)算、工程索賠等工作提供重要的依據(jù)。

（三）加強工程合同索賠管理

在我國很多人對工程索賠認識不夠全面、正確，很忌諱索賠。承包人索賠意識不強，工程師不懂如何處理索賠的現(xiàn)象。在實際工作中，發(fā)包人向承包人提出的索賠處理起來很容易，通常采用扣撥工程款、沒收履約保證金等來實現(xiàn)。而承包人對發(fā)包人的索賠處理起來就很困難。索賠是否成功很大程度上取決于承包人對索賠作出的解釋和真實可信的證明材料。如果拿不出證據(jù)或證據(jù)不充分，索賠要求很難成功或被大打折扣。索賠依據(jù)其實就是在合同履行過程中的相關(guān)資料，只要施工人員在施工過程中做好相關(guān)資料如：政策法規(guī)文件、合同文本、往來的書面文件、會議記錄、施工現(xiàn)場工程文件、照片、錄像資料及工程財務記錄文件等的歸檔保管和記錄工作，才能確保企業(yè)的索賠才會順利。這些資料是工程索賠中必不可缺少的索賠款額計算的依據(jù)。

（四）合同收尾管理

當合同終止后，合同管理也就步入了收尾階段。收尾階段的合同管理也是十分重要的。它不僅是把合同文檔資料整理歸檔，更重要的是對合同管理進行評價。合同文檔資料必須經(jīng)過歸類、編號與整理，才能方便后期的查閱、調(diào)用和存儲。合同管理評價則是針對：合同策劃、訂立→合同履行→合同爭議、索賠→合同收尾全過程的管理內(nèi)容進行分析、總結(jié)。找出各個階段出現(xiàn)的問題，分析問題產(chǎn)生的原因，評價合同實現(xiàn)的程度。最后通過制定《評估結(jié)論表》匯總、提煉出合同本身及合同管理的經(jīng)驗、教訓。為以后的合同及合同管理提出寶貴的經(jīng)驗，有效地提升合同管理及成本控制水平。

四、結(jié)束語

建筑企業(yè)應當重視合同管理工作，更規(guī)范、更有效的合同管理有助于保障企業(yè)的合法權(quán)益。只要加強了合同的管理意識，一定能避免或減少風險，大大提高建設(shè)資金的使用效益，才能保證建設(shè)項目按期保質(zhì)保量地完成。所以企業(yè)應組織各管理部門的管理人員學習合同法，只有當他們真正理解了合同中的條款及相關(guān)內(nèi)容，才能在施工過程中有效地控制成本，最終實現(xiàn)企業(yè)利潤最大化。

參考文獻：

[1]陳超.基于合同管理的工程成本控制研究[J].建筑經(jīng)濟，2020，41（11）：63-65.

[2]彪雪寧.建筑施工企業(yè)在工程施工階段的成本控制要點[J].企業(yè)改革與管理，2021（07）：181-182.

[3]羅海波.合同控制在工程施工項目目標成本管理中的作用[J].科技創(chuàng)新與應用，2017（04）：246.

[4]許愛珍.如何加強施工合同管理控制工程成本[J].中國高新技術(shù)企業(yè)，2007 （09）：192+196.

[5]張靜.建設(shè)工程施工合同管理與風險控制[J].居舍，2020（25）：171-172.