試論醫(yī)院會(huì)計(jì)如何做好庫(kù)存物資管理

黃群英（黑龍江省海員總醫(yī)院）

■ 引言

庫(kù)存物資管理工作在醫(yī)院經(jīng)營(yíng)發(fā)展中扮演者關(guān)鍵性角色，與院內(nèi)物質(zhì)資源和資金資源的合理配置有著緊密聯(lián)系。因此對(duì)會(huì)計(jì)工作進(jìn)行合理規(guī)劃，對(duì)提高物資管理水平以及推進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展有積極影響。

■ 醫(yī)院會(huì)計(jì)庫(kù)存物資管理中的難點(diǎn)

（一）采購(gòu)計(jì)劃不明確

有些醫(yī)院在進(jìn)行會(huì)計(jì)庫(kù)存物資管理時(shí)會(huì)將大量的精力與時(shí)間投入到了院內(nèi)物資分配和物資成本管理等工作中，而忽視了對(duì)采購(gòu)計(jì)劃補(bǔ)充完善的重視。這種情況的出現(xiàn)一來(lái)會(huì)影響醫(yī)療項(xiàng)目的順利進(jìn)行，二來(lái)則會(huì)增加采購(gòu)成本的投入量，給醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益帶來(lái)一定損失。如采購(gòu)計(jì)劃中若沒有對(duì)稀缺物資的進(jìn)貨渠道或常規(guī)快消物資的采購(gòu)周期等信息進(jìn)行準(zhǔn)確說(shuō)明，那么采購(gòu)團(tuán)隊(duì)就容易出現(xiàn)選錯(cuò)物資、增加物資積壓量和物資短缺等問(wèn)題，不僅給庫(kù)存物資管理增添了無(wú)形的負(fù)擔(dān)，還浪費(fèi)了寶貴的資金。

（二）物資審核不嚴(yán)格

導(dǎo)致物資審核不嚴(yán)格的因素有很多，除了外部市場(chǎng)環(huán)境中的制約因素外，還與院內(nèi)審核團(tuán)隊(duì)的專業(yè)程度有關(guān)。如醫(yī)院在運(yùn)行期間會(huì)用到很多類型的物資，若審核隊(duì)伍缺少足夠的人力資源，或?qū)徍肆鞒踢^(guò)于復(fù)雜、繁瑣等，那么工作中難免會(huì)出現(xiàn)漏審或錯(cuò)審情況，給后續(xù)的庫(kù)存物資管理埋下隱患問(wèn)題。若物資本身就存在不易察覺的質(zhì)量問(wèn)題，則會(huì)給審核工作增加難度的同時(shí)降低物資的使用效率，并阻礙醫(yī)療活動(dòng)的開展。對(duì)于物資審核中實(shí)施的規(guī)章制度和政策等，若不結(jié)合當(dāng)前院內(nèi)會(huì)計(jì)工作形式進(jìn)行妥善調(diào)整，還會(huì)影響審核體制的落實(shí)效果。

（三）物資監(jiān)管力度不高

雖然有些醫(yī)院能對(duì)庫(kù)存物資的精細(xì)化管理提高重視，為各項(xiàng)物資的科學(xué)調(diào)用和統(tǒng)計(jì)等提供便利條件，但在物資監(jiān)管方面卻會(huì)存在細(xì)小問(wèn)題。如院內(nèi)一些科室在日常工作中會(huì)使用到很多的基礎(chǔ)物資，為了保證基礎(chǔ)物資能一直滿足工作需求，科室在領(lǐng)取物資時(shí)往往會(huì)在留余基礎(chǔ)上多領(lǐng)一定數(shù)量的物資。若會(huì)計(jì)監(jiān)管團(tuán)隊(duì)不能對(duì)這種現(xiàn)象進(jìn)行及時(shí)糾正，就會(huì)影響院內(nèi)物資的平衡分配質(zhì)量。另外，若沒有對(duì)只是通過(guò)簽字形式而領(lǐng)取物資的情況給予重視的話，也會(huì)引起物資管理問(wèn)題，需要醫(yī)院注重對(duì)監(jiān)管力度的強(qiáng)化。

（四）物資報(bào)廢程序待完善

按照規(guī)范的程序步驟對(duì)報(bào)廢物資進(jìn)行處理，不僅能對(duì)物資的核查與使用價(jià)值的評(píng)估提供幫助，還能減少物資的報(bào)廢率。但報(bào)廢流程不夠嚴(yán)謹(jǐn)，醫(yī)院會(huì)計(jì)就會(huì)在管理物資的過(guò)程中出現(xiàn)形式化問(wèn)題，導(dǎo)致物資浪費(fèi)率或成本投入量增加等情況的出現(xiàn)，影響了醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益水平。

■ 醫(yī)院會(huì)計(jì)提高庫(kù)存物資管理水平的對(duì)策

（一）建立健全的物資管理機(jī)制

要想提高庫(kù)存物資管理水平，為醫(yī)療資源的高效利用創(chuàng)造有利條件，那么醫(yī)院就要基于會(huì)計(jì)工作來(lái)對(duì)物資管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化處理。首先，管理層要對(duì)當(dāng)前所實(shí)施的物資管理機(jī)制進(jìn)行全面掌握，對(duì)于其中涉及到的規(guī)章制度和運(yùn)行體系等，除了要及時(shí)改進(jìn)存在漏洞問(wèn)題的內(nèi)容，還要對(duì)其進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，從而為日后管理機(jī)制的優(yōu)化提供參考依據(jù)。其次，醫(yī)院要以發(fā)展的眼光建立物資管理機(jī)制，不僅要對(duì)落后、固化的制度體系進(jìn)行更新或剔除處理，還要對(duì)整體體制的階段性更新提高重視，以此來(lái)順應(yīng)新時(shí)期下醫(yī)療領(lǐng)域的發(fā)展需求，以免給物資管理工作帶來(lái)錯(cuò)誤指引。最后，醫(yī)院管理層要對(duì)物資管理機(jī)制的落實(shí)情況進(jìn)行定期監(jiān)管，如在物資成本管理、預(yù)算管理、采購(gòu)管理以及報(bào)廢管理中，都要保證體系機(jī)制的落實(shí)力度達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求，來(lái)為物資管理的穩(wěn)步推進(jìn)提供保障。

（二）加強(qiáng)對(duì)物資的采購(gòu)與保管

醫(yī)院在運(yùn)營(yíng)期間會(huì)使用到大量的醫(yī)療物資，其中低值快消品的應(yīng)用數(shù)量較龐大，因此醫(yī)院會(huì)計(jì)團(tuán)隊(duì)可以根據(jù)快消品的應(yīng)用范圍、應(yīng)用形式和應(yīng)用原理等，對(duì)相關(guān)物資的采購(gòu)與保管方案進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃。在物資采購(gòu)方面，為了盡可能的降低低值快消品的采購(gòu)成本，醫(yī)院可以通過(guò)與供應(yīng)商企業(yè)合作或集中招標(biāo)的方式來(lái)采購(gòu)所需物資。這樣不僅能在短時(shí)間內(nèi)獲取到大量的物資資源，物資的質(zhì)量也能得到保證。另外也可以利用網(wǎng)絡(luò)渠道來(lái)對(duì)快消物資進(jìn)行批量購(gòu)買，但在購(gòu)買前期要做好全面的考察工作，如保證渠道正規(guī)且物資質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)要求等。

在物資保管方面，當(dāng)物資運(yùn)送到醫(yī)院后，管理團(tuán)隊(duì)除了要先對(duì)物資的數(shù)量進(jìn)行準(zhǔn)確核對(duì)，還要隨機(jī)抽查物資質(zhì)量，確認(rèn)基本信息后對(duì)物資進(jìn)行入庫(kù)處理。入庫(kù)保管過(guò)程中，管理人員要根據(jù)不同類型的快消物資制定不同形式的保管方案，避免出現(xiàn)物資過(guò)度浪費(fèi)現(xiàn)象，增加醫(yī)院后期的采購(gòu)成本。會(huì)計(jì)團(tuán)隊(duì)則要對(duì)庫(kù)內(nèi)的快消物資進(jìn)行定期盤點(diǎn)，及時(shí)報(bào)備缺少的物資或滯留物資，以此來(lái)提高資源利用率。物資出庫(kù)時(shí)要標(biāo)明其使用目的和使用數(shù)量，在提高資源采購(gòu)效率的同時(shí)實(shí)現(xiàn)物資保管的準(zhǔn)確性與規(guī)范性。

（三）注重分級(jí)管理的實(shí)施

由于庫(kù)存物資管理工作具有一定的復(fù)雜性和多樣性特點(diǎn)，若采用統(tǒng)一形式的管理手段不僅會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間成本，還會(huì)間接增加會(huì)計(jì)工作難度，所以可以在分級(jí)管理模式的輔助下提高物資管理水平。分級(jí)管理主要是以院內(nèi)的固定資產(chǎn)為目標(biāo)而展開的物資管理工作，對(duì)賬目明細(xì)查證以及快消物資審核等有重要作用。一級(jí)管理內(nèi)容主要體現(xiàn)在會(huì)計(jì)部門針對(duì)庫(kù)存物資所設(shè)置的備查賬目上；二級(jí)管理是會(huì)計(jì)團(tuán)隊(duì)通過(guò)對(duì)低消耗物資使用時(shí)產(chǎn)生的賬目明細(xì)進(jìn)行清查所體現(xiàn)的，對(duì)低耗物資采購(gòu)成本的合理分配有制約作用；三級(jí)管理則體現(xiàn)在醫(yī)院會(huì)計(jì)部門對(duì)各科室所用醫(yī)藥物資和醫(yī)療器械賬目的清查上，同時(shí)還會(huì)指定部分會(huì)計(jì)人員對(duì)科室項(xiàng)目開展中低值快消物資的臺(tái)賬進(jìn)行核查。這樣會(huì)計(jì)部門在三級(jí)管理的協(xié)同實(shí)施下，一方面能對(duì)各科室醫(yī)療物資的具體使用信息有所掌握，為后續(xù)庫(kù)存物資管理的監(jiān)管重點(diǎn)指明方向，另一方面則能及時(shí)對(duì)物資管理中的不良行為進(jìn)行問(wèn)責(zé)處理，加強(qiáng)會(huì)計(jì)部門與物資管理團(tuán)隊(duì)的責(zé)任意識(shí)。

（四）科學(xué)配置項(xiàng)目物資資源

當(dāng)醫(yī)院科室針對(duì)某一項(xiàng)目活動(dòng)開展研究工作時(shí)，不僅會(huì)使用到多種類型的醫(yī)學(xué)儀器及設(shè)備，還會(huì)在其中投入較多的物資資源。若會(huì)計(jì)部門不能依照院內(nèi)所制定的經(jīng)濟(jì)管理準(zhǔn)則來(lái)配置科室所需的資源，不僅會(huì)增加物資的消耗率，還會(huì)阻礙科研項(xiàng)目的順利進(jìn)行，所以院內(nèi)會(huì)計(jì)要對(duì)以下幾點(diǎn)提高重視。首先，會(huì)計(jì)部門要在配置庫(kù)存物資前對(duì)科室所用物資的流向數(shù)據(jù)進(jìn)行全面掌握，并對(duì)固定物資和加設(shè)物資的數(shù)量、配置周期以及投入成本等信息有所了解，從而為物資配置方案的科學(xué)化制定提供依據(jù)。其次，會(huì)計(jì)部門可以通過(guò)定額形式來(lái)為科室提供低值快消物資，在控制各科室物資用量的基礎(chǔ)上，減輕快消物資的采購(gòu)壓力與負(fù)擔(dān)。最后，若科室向醫(yī)院提出物資新增申請(qǐng)時(shí)，會(huì)計(jì)團(tuán)隊(duì)除了要對(duì)目標(biāo)物資的庫(kù)存狀況進(jìn)行核對(duì)，還要按照正規(guī)的審批流程來(lái)配置物資，并做好物資發(fā)放時(shí)間和數(shù)量上的記錄，以此來(lái)明確各科室物資的消耗情況。

（五）強(qiáng)化報(bào)廢流程與體系

報(bào)廢物資主要來(lái)自于院內(nèi)科室下的報(bào)廢項(xiàng)目，基于報(bào)廢項(xiàng)目對(duì)相關(guān)庫(kù)存物資進(jìn)行整合管理，對(duì)后期物資采購(gòu)計(jì)劃的制定以及基礎(chǔ)物資的調(diào)配等有重要影響，所以會(huì)計(jì)部門要對(duì)報(bào)廢流程及體系進(jìn)行強(qiáng)化處理。首先，醫(yī)院要根據(jù)會(huì)計(jì)部門對(duì)庫(kù)存物資管理的模式和原則等來(lái)構(gòu)建報(bào)廢項(xiàng)目專項(xiàng)管理小組，以免出現(xiàn)報(bào)廢管理與日常庫(kù)存管理流程混亂情況。其次，專項(xiàng)小組要明確報(bào)廢申請(qǐng)、項(xiàng)目審計(jì)以及財(cái)務(wù)信息核對(duì)等流程之間的協(xié)調(diào)關(guān)系。對(duì)于各流程環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，不僅要對(duì)其進(jìn)行準(zhǔn)確登記與查驗(yàn)，還要實(shí)時(shí)掌握?qǐng)?bào)廢項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)信息，來(lái)為跟蹤數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性提供保障。最后，醫(yī)院要結(jié)合會(huì)計(jì)專項(xiàng)管理小組所提供的報(bào)廢流程信息構(gòu)建相對(duì)應(yīng)的檔案庫(kù)，并對(duì)項(xiàng)目中低值快消物資的報(bào)廢流程進(jìn)行監(jiān)督管理，來(lái)提高報(bào)廢審批的通過(guò)率，降低報(bào)廢物資的過(guò)度消耗。

■ 結(jié)論

如今，很多醫(yī)院在進(jìn)行庫(kù)存物資管理時(shí)，不僅能對(duì)其中涉及到的管理制度與管理方案等進(jìn)行科學(xué)安排，還能對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的實(shí)施方向與要點(diǎn)等有所明確，從而為物資管理的高效落實(shí)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。對(duì)于物資管理中存在的細(xì)節(jié)問(wèn)題或阻礙因素等，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層以及財(cái)務(wù)部門也能及時(shí)對(duì)問(wèn)題產(chǎn)生的原因進(jìn)行研究，并結(jié)合院內(nèi)物資管理形式和物資調(diào)用特點(diǎn)等制定出具有針對(duì)性的解決方案，以此來(lái)提高物資管理的科學(xué)性與全面性。相信在未來(lái)發(fā)展中，更多精細(xì)化的管理手段會(huì)被應(yīng)用到物資管理中，來(lái)助力醫(yī)療領(lǐng)域的平穩(wěn)發(fā)展。