基于財(cái)務(wù)檔案管理的問題及完善對策

符曉紅

（衡東縣農(nóng)業(yè)廣播電視學(xué)校，湖南 衡陽 421400）

具體來說，我們可以將財(cái)務(wù)檔案理解為事業(yè)單位財(cái)務(wù)活動(dòng)的高度濃縮，因此是其日常檔案管理工作中必須要涉及到的內(nèi)容。具體來說，財(cái)務(wù)檔案主要包括資金檔案、預(yù)算檔案、財(cái)務(wù)支出往來文件、財(cái)務(wù)年度報(bào)告等內(nèi)容，所以是事業(yè)單位財(cái)務(wù)活動(dòng)的重要參考，之后還會影響到事業(yè)單位的發(fā)展轉(zhuǎn)型。

一、現(xiàn)階段事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理中遇到的問題

（一）管理機(jī)制有待于優(yōu)化

改革背景下，雖說事業(yè)單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理工作的關(guān)注度正在不斷提高，但卻并沒有制定出科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾頇C(jī)制，致使針對財(cái)務(wù)檔案所開展的管理工作始終沒有形成統(tǒng)一化的管理標(biāo)準(zhǔn)，最終拉低了這部分工作的整體效果?！?】需要明確的是，這方面的問題還體現(xiàn)在沒有形成完善的檔案管理流程之上，所以無論是檔案資料的收集整理還是分析整合之后都存在諸多問題。而在出現(xiàn)問題之后，由于沒有制定完善的追責(zé)機(jī)制，所以相關(guān)問題也很難在短時(shí)間內(nèi)得到及時(shí)有效的解決，進(jìn)而造成了一連串的負(fù)面影響。

（二）管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待于提高

與其他類型的檔案管理工作相比，財(cái)務(wù)檔案管理需要相關(guān)負(fù)責(zé)人員具備一定的主要素質(zhì)，至少要能夠分清楚哪些檔案資料是重要的，進(jìn)而找到管理重點(diǎn)并且做好相關(guān)檔案資料的分析整合工作。但結(jié)合實(shí)際管理現(xiàn)狀分析，眼下負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理的工作人員卻并沒有掌握財(cái)務(wù)領(lǐng)域的專業(yè)技能?！?】因此他們只能根據(jù)自己積累的工作經(jīng)驗(yàn)被動(dòng)的完成相關(guān)財(cái)務(wù)資料的收集整理工作，難以讓針對財(cái)務(wù)檔案所開展的管理工作發(fā)揮出應(yīng)有作用。除了專業(yè)素質(zhì)方面的問題之外，還有很多負(fù)責(zé)人員一直在消極應(yīng)付自己所負(fù)責(zé)的工作。主要是因?yàn)樾劫Y福利待遇以及工作環(huán)境難以達(dá)到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)，對此同樣需要擺正認(rèn)識。最后還需要關(guān)注相關(guān)負(fù)責(zé)人員工作理念陳舊的問題。在大部分負(fù)責(zé)人員的認(rèn)識中，財(cái)務(wù)檔案管理可能都只是在收集、整理、分析收支憑證和財(cái)務(wù)報(bào)告，自己不需要投入過多的時(shí)間和精力，只要保證檔案資料不丟失、不受損即可。在上述觀念的影響之下，即便已經(jīng)制定的科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾頇C(jī)制，工作人員也很少會主動(dòng)將其落實(shí)到位，于是便造成了實(shí)際管理現(xiàn)狀難有改觀的局面。

（三）檔案管理的信息化改革難以推進(jìn)

目前，以互聯(lián)網(wǎng)為代表的新興技術(shù)已經(jīng)在檔案管理工作中得到了相對廣泛的應(yīng)用實(shí)踐，所以應(yīng)當(dāng)繼續(xù)推進(jìn)這部分工作的信息化改革。然而需要強(qiáng)調(diào)的是，目前這部分工作中卻依舊存在諸多問題?！?】主要是因?yàn)檫@方面改革的要求較高，再加上缺乏統(tǒng)一的改革標(biāo)準(zhǔn)，所以無論是硬件基礎(chǔ)設(shè)施還是軟件技術(shù)層面的改革都沒有取得理想的效果。后續(xù)工作中，要立足于信息化檔案管理模式的優(yōu)勢完成這部分工作的創(chuàng)新改革，以提高改革效果。

二、解決上述問題，推進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理改革的策略分析

（一）優(yōu)化管理制度

基于瞬息萬變的工作形勢，需要從優(yōu)化管理制度著手推進(jìn)這部分工作的創(chuàng)新改革，進(jìn)而營造出全新的檔案管理格局。首先，要確定下財(cái)務(wù)檔案管理的基本流程，讓相關(guān)負(fù)責(zé)人員和事業(yè)單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)明確各個(gè)環(huán)節(jié)需要完成的工作以及工作標(biāo)準(zhǔn)。以財(cái)務(wù)檔案資料的分類匯總為例，先要做好相關(guān)檔案資料的分類工作，具體可以分成憑證、賬簿、報(bào)告、合同以及其他檔案這幾類。【4】待完成分類工作之后，需要確定相關(guān)檔案資料的保密程度并且根據(jù)實(shí)際工作需要制定完善的審核制度。在存檔環(huán)節(jié)的工作中，要根據(jù)財(cái)務(wù)資料的零散程度、調(diào)用頻率來選擇合適的裝訂方式，以延長相關(guān)檔案資料的保存和使用期限。以上述工作為基礎(chǔ)，還需要明確相關(guān)負(fù)責(zé)人員的工作職責(zé)，進(jìn)而對其工作行為進(jìn)行監(jiān)督約束，提高其工作效率和工作積極性。要注意做好檔案管理人員的考核激勵(lì)，引導(dǎo)其為事業(yè)單位的轉(zhuǎn)型發(fā)展貢獻(xiàn)出自己的力量。

（二）做好人才培養(yǎng)工作

財(cái)務(wù)檔案管理的特殊性決定了相關(guān)負(fù)責(zé)人員的專業(yè)素質(zhì)會直接影響到管理效果，因此需要做好這方面的人才培養(yǎng)工作，進(jìn)而營造出全新的檔案管理格局。首先，應(yīng)當(dāng)通過職業(yè)道德層面的培訓(xùn)教育活動(dòng)來提高相關(guān)負(fù)責(zé)人員對自己所負(fù)責(zé)的工作的關(guān)注度，以端正其工作態(tài)度、約束其工作行為。其次，需要通過工作技巧方面的培訓(xùn)活動(dòng)來提高相關(guān)負(fù)責(zé)人員的專業(yè)技能，進(jìn)而幫助其適應(yīng)全新的工作形勢。期間，需要結(jié)合相關(guān)檔案管理崗位的實(shí)際任職需要制定科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)呐嘤?xùn)計(jì)劃，以保證培訓(xùn)效果。在條件允許的情況下，可以選派表現(xiàn)優(yōu)異的檔案管理人員外出學(xué)習(xí)，加強(qiáng)與同類型單位的溝通交流，引進(jìn)全新的檔案管理模式和管理經(jīng)驗(yàn)。之后還可以嘗試邀請相關(guān)領(lǐng)域內(nèi)的專業(yè)來單位進(jìn)行講座，進(jìn)而幫助相關(guān)負(fù)責(zé)人員打開思路，提高檔案管理效率?！?】應(yīng)當(dāng)以管理制度為依托努力實(shí)現(xiàn)相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)的制度化、常態(tài)化，進(jìn)而提高管理效果。如果在崗管理人員不了解財(cái)務(wù)會計(jì)方面的知識，那么為了讓其更好的開展工作，則必須要通過有針對性的培訓(xùn)活動(dòng)來彌補(bǔ)其在這方面存在的短板，幫助其適應(yīng)日漸復(fù)雜化的工作局勢。

（三）對管理制度的落實(shí)執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督

以完善檔案管理制度為基礎(chǔ)，還應(yīng)當(dāng)做好相關(guān)管理制度落實(shí)執(zhí)行情況的監(jiān)督工作，進(jìn)而營造出全新的檔案管理格局。這需要由單位內(nèi)的財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門共同牽頭制定完善的監(jiān)督審查機(jī)制，重點(diǎn)在于通過對檔案資料的審查來明確相關(guān)負(fù)責(zé)人員落實(shí)各項(xiàng)管理制度的情況。在設(shè)置監(jiān)督審查機(jī)制之余，還應(yīng)當(dāng)建立必要的激勵(lì)和獎(jiǎng)懲工作。如果發(fā)現(xiàn)工作中存在疏漏或短板，那就需要直接向當(dāng)事人追責(zé)并且按照預(yù)先制定的管理制度對其進(jìn)行懲罰。部門領(lǐng)導(dǎo)要定期對相關(guān)負(fù)責(zé)人員進(jìn)行績效考評，若發(fā)現(xiàn)有消極怠工的問題，要進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幜P。當(dāng)然，對表現(xiàn)積極、工作業(yè)績突出的員工也需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，進(jìn)而在單位內(nèi)部營造出寬松、融洽的檔案管理秩序。

（四）推進(jìn)檔案管理信息化改革

要積極推進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在財(cái)務(wù)檔案管理中的應(yīng)用實(shí)踐，以彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理模式的缺陷，提高管理效率。在此基礎(chǔ)上，還需要進(jìn)一步推進(jìn)檔案內(nèi)部的電子檔案管理改革，利用電子檔案、數(shù)字檔案替代原有的紙質(zhì)檔案，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對于各項(xiàng)財(cái)務(wù)支出數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)把控，提高資金利用效率。這方面的改革中，需要加大資金投入，及時(shí)更新相應(yīng)的管理設(shè)施、購置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)置，組建高效的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)而使財(cái)務(wù)檔案資料實(shí)現(xiàn)在單位內(nèi)部的高速流通。

總結(jié)：財(cái)務(wù)檔案管理是事業(yè)單位日常運(yùn)營管理中涉及到的非常重要的一部分工作，所以要提高關(guān)注度。在此基礎(chǔ)上，財(cái)務(wù)檔案的特殊性也決定了其管理工作中依舊存在諸多問題，因此應(yīng)當(dāng)在解決現(xiàn)存問題的基礎(chǔ)上推進(jìn)相關(guān)細(xì)節(jié)工作的優(yōu)化改革，進(jìn)而營造出全新的管理格局。前文中筆者對這類問題進(jìn)行了研究闡述，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作的創(chuàng)新優(yōu)化調(diào)整帶來新啟示。