新時期殯葬檔案的規(guī)范化管理

楊猛

（吉林省公主嶺市殯儀館，吉林 公主嶺 136100）

引言

殯葬檔案是殯葬工作和信息的儲存庫，也是殯葬改革和服務變革的重要參考數(shù)據(jù)，為了要升級殯葬工作，推動殯葬工作的改革，規(guī)范管理殯葬檔案是非常重要的。新時期要提高殯葬管理的水平，發(fā)揮出殯葬檔案的價值，而現(xiàn)在我國對相關方面的研究并不深入，如何才能真正利用好殯葬檔案，做好殯葬檔案的定位是現(xiàn)在人們非常關注的問題。做好殯葬檔案資源管理可以為社會主義精神文明的建設做出一定的貢獻，還可以推動整個殯葬行業(yè)的改革進程。

在傳統(tǒng)的殯葬檔案管理中，進行管理的模式等都是僵化和封閉的，進行管理也只是把所有的材料統(tǒng)一的存放在一起，保管好現(xiàn)成的資料而已，管理模式方面存在著非常嚴重的弊端，而且工作人員的素質不高，工作能力受到限制，對這份工作的認識也不清楚。相關的工作人員只會等著資料和材料被送過來，不會主動地收集材料，這樣就會導致大量的殯葬檔案沒有被收集，讓資料缺失，同時，工作人員在收集殯葬資料檔案的時候也只收集文字的材料和建筑圖紙，其他的殯葬文化和改革等相關的資料并沒有被收集到，對陪葬檔案資料的認識非常模糊，也不了解殯葬檔案的管理范圍和重要性，進行檔案收集和研究的時候要注意，對檔案的收集和管理工作定期進行升級和改革，讓殯葬檔案管理工作符合新時期的要求。而且，由于殯葬行業(yè)的特殊性，一定要對相關的管理工作進行宣傳，讓從業(yè)人員明白殯葬檔案的重要性。

一、殯葬檔案的職能定位

在進行殯葬檔案管理的時候，要對殯葬檔案管理進行職能的定位，首先一定要非常的嚴謹，殯葬檔案管理一定符合國家的法律法規(guī)，然后再根據(jù)自身上級的要求進行材料的收集和管理，規(guī)范的進行材料的管理。其次還要和其他的殯葬企業(yè)實現(xiàn)資源和信息的共享，對殯葬檔案的分類和管理模式等進行互相的交流和學習，宣傳殯葬行業(yè)改革的重要性。最后，最重要的就是要加強分類管理，實現(xiàn)對殯葬檔案的有效管理，為了實現(xiàn)這個目標，可以引進先進的技術，進行數(shù)字化的殯葬管理，不僅可以實現(xiàn)資源共享，還可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的查詢，方便各級層的領導調取資料，并且進行決策。

二、殯葬檔案的“與時俱進”

第一，檔案工作者變成了一線信息服務者，再也不是被動的信息提供者，改變了旁觀者的身份，而且現(xiàn)在的殯葬行業(yè)正在推進深化改革，殯葬檔案的信息也變得越來越重要，殯葬的檔案工作地位提升，是推動殯葬改革的重要部分。

第二，檔案管理的模式也發(fā)生了改變，由于現(xiàn)在的殯葬行業(yè)開始進行合作，不再是從前相互獨立的存在，殯葬行業(yè)的檔案管理已經具備了行業(yè)內的關鍵性和互動性，檔案管理工作被重視起來了，各個部門和單位開始進行相關的合作，對殯葬行業(yè)的檔案進行收集和整理，為行業(yè)的發(fā)展打下基礎。

第三，檔案工作的具體工作模式也改變了，從前的檔案工作只是收集好材料，并進行統(tǒng)一的管理，發(fā)現(xiàn)了缺漏之后再進行補齊，而現(xiàn)在的檔案工作已經改變了，不再是從前單一的保管的材料?，F(xiàn)在的殯葬檔案管理側重于信息的查詢和事務公開，不只是單純的保管材料，而是向綜合服務型轉變，實現(xiàn)了殯葬行業(yè)的改革與發(fā)展。同時，殯葬檔案的基礎性也被利用起來了，殯葬檔案實現(xiàn)了全體覆蓋之后，服務的人群也發(fā)生了改變，不再是只服務于特殊的定向人群，而是面向整個社會成員。殯葬信息能夠和社會保險、商業(yè)保險、遺產繼承等行業(yè)事業(yè)聯(lián)系在一起，實現(xiàn)信息的共享，彰顯殯葬行業(yè)改革之后的開放性。

三、對殯葬檔案科學合理鑒定

殯葬檔案管理中有一個重要的環(huán)節(jié)，那就是要對殯葬檔案進行鑒定，對檔案的內容進行鑒定，防止有假檔案的存在，影響檔案數(shù)據(jù)的真實性，實現(xiàn)檔案的有效管理。殯葬檔案管理的作用是非常重要的，這是逝者人生中最后的記錄信息，在社會中使用到的頻率也變得頻繁，為了發(fā)揮出殯葬檔案管理的真實價值，需要對檔案的期限進行劃分，設定一個科學合理的期限有利于實現(xiàn)殯葬檔案管理的規(guī)范化，發(fā)揮出最大的數(shù)據(jù)價值作用。

（一）殯葬檔案保管期限劃分

進行殯葬檔案管理期限劃分的時候，可以參考逝者的身份和社會地位、社會影響等。對于一些黨和國家的領導人，或者是在國際中有重大影響的人物，他們的檔案都應該被永遠保存，他們的平生為黨和國家還有社會做出了貢獻，應該被載入史冊，接受萬民的敬仰和懷念。對于在政治、軍事、經濟、文化、科技等這些領域取得一定成績的名人，都應該按照具體的社會影響力和貢獻等進行具體的檔案保存期限的認定。對殯葬的檔案管理要科學合理進行劃分，期限也要綜合考量各個因素，最后再對這些進行科學細化，具體的制定出檔案保存的期限。

（二）殯葬檔案鑒定常態(tài)化

對檔案進行鑒定也不能只是記錄的時候才進行，要把檔案作為一個常態(tài)化的工作工程，定期對殯葬檔案進行鑒定，并且在殯葬工作的職能要求中做出具體的鑒定規(guī)定，保證鑒定工作規(guī)范有效的開展。工作人員主要要對有永久保存價值的殯葬檔案進行鑒定，因為有些檔案可能會降低到定期保存價值的殯葬檔案中，而有的定期保存的殯葬檔案也可能會晉升到永久保存檔案中。通過鑒定，還要對已經到保存期限的檔案進行處理，一般來說，檔案的保存到期以后，要么需要延長保存的期限，要么就需要對檔案進行銷毀。如果確定要銷毀檔案，那么一定要注意檔案銷毀的安全性，保證銷毀的環(huán)節(jié)是符合規(guī)范的，確保銷毀檔案的時候不會造成信息的泄露等問題。作為殯葬部門，最好還要自行成立殯葬檔案銷毀管理組織，對需要銷毀的殯葬檔案進行監(jiān)管，在銷毀的時候，現(xiàn)場必須有兩個人以上在監(jiān)督管理，同時還要把相關的銷毀信息登記，且永久保管。

四、殯葬檔案的規(guī)范管理

（一）提升管理人員綜合素質

殯葬檔案管理人員的綜合素質和工作能力也需要提升，他們的能力和素質直接決定了殯葬檔案管理的水平，為了提高檔案管理的效率和水平，需要對相關的從業(yè)人員進行培訓，把宣傳頁發(fā)給管理人員，讓管理人員認真按照宣傳頁的要求和提醒，按照步驟嚴格的完成工作，提高其綜合素質和業(yè)務能力，并且對他們的道德修養(yǎng)和政治覺悟等進行一定的培養(yǎng)。作為殯葬檔案管理人員，首先就要提高自己的思想覺悟，增強自己的黨性，提升自己的思想道德素質，解放思想，經常思考，不斷地對自己的工作進行總結，及時的發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。同時，作為一個殯葬檔案的管理人員，要自覺地對殯葬檔案進行保密，不能把檔案信息泄露出去，做好嚴格的保密工作，清楚地認識到殯葬檔案是機密，在日常的工作中，還要培養(yǎng)自己對這個行業(yè)的認識，保證自己可以清楚地了解到這個行業(yè)。

根據(jù)我國的科學發(fā)展觀要求，我國的殯葬檔案管理人員還要開展法律法規(guī)的培訓，提高他們的法律意識，將法律法規(guī)深深地烙印在他們心中，而且檔案管理人員還應該要熱愛自己的事業(yè)和工作，抱有一個積極的工作態(tài)度，用出色的服務來推動殯葬行業(yè)的深化改革和發(fā)展。作為一個殯葬檔案管理人員，在工作中應該會有不同的感悟，可以把自己的感受整合起來，向行業(yè)部門提出改革的方向和構想，不斷對自己的工作進行創(chuàng)新和探索，可以利用自己探索出來的形式和規(guī)律來進行工作實驗，積極開展具有開創(chuàng)意義的工作，讓學習情況和新形勢結合起來，養(yǎng)成相信科學、實事求是的精神品質。

（二）健全殯葬檔案管理制度

殯葬檔案管理需要有一個完善的制度體系來規(guī)范，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，約束好檔案管理的具體工作流程。建立一個全面的制度，里面規(guī)定的內容需要涵蓋收集制度和保管制度等，并且按照制度中的要求來對管理人員進行考核，提高管理人員的工作能力和工作意識，保證整個殯葬檔案管理的完整性和真實性。殯葬檔案管理工作和其他的檔案工作存在差異性，由于這個行業(yè)的特殊性，顯得檔案信息管理一體化非常重要，相關的檔案管理部門必須要加大資金的投入，購買相應的硬件設施，做好一體化發(fā)展進程的基礎建設工作，同時還要降低管理成本，提高管理的效率和質量，比如說，在檔案管理部門中，檔案工作人員要詳細的劃分出自己的工作職責和工作內容，并將相關的保密和查閱內容寫入制度檢查中，提高管理的效率和規(guī)范性。

（三）加強殯葬檔案利用反饋

殯葬檔案利用現(xiàn)在也變得越來越頻繁，花費了大量的精力和金錢建立了殯葬檔案管理制度，推動了殯葬檔案管理的發(fā)展，為了提高檔案的可利用性和實用性，管理人員需要對檔案信息進行開發(fā)，找出檔案中可以使用的信息資源，保證檔案的價值性，這樣可以讓管理人員清楚相關檔案的情況，及時對檔案進行完善，解決可能出現(xiàn)的問題。想要加強管理人員和檔案管理的聯(lián)系，還需要從服務對象上做出改變，針對不同的服務對象提供不同的服務，從根本上進行檔案資源利用的管理就要及時的改變殯葬信息的管理期限，規(guī)范檔案的格式，確保檔案載體內容的多樣性，方便以后檔案的借閱和利用。

（四）加強殯葬檔案信息化建設

信息技術正在不斷更新和發(fā)展，現(xiàn)在已經逐步成了各行各業(yè)應用最為廣泛的技術，為了要推動殯葬檔案管理的改革和升級，一定要更新自身的硬件設施，引入先進的設備，提高檔案資料管理的效率，減少檔案管理人員的工作量，同時還要保證檔案管理人員熟悉這些設備的操作和使用方法，提高工作人員的技術水平，做好資料的收集和分類整理等工作之后，就可以依靠設備的精確性來進行檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和信息化，根據(jù)日期和分類級層等建立相應的數(shù)據(jù)庫和目錄，方便查找與利用，保證檔案高效管理，做好信息資源的利用與開發(fā)。

將檔案管理數(shù)字化、信息化以后，最需要注意的就是檔案的保密性，要設置數(shù)據(jù)庫的防火墻和動態(tài)的身份登錄密碼，對電腦進行嚴格的保護，同時還要定期對電腦進行清殺，更新保護墻，升級保密系統(tǒng)，防止被不法分子利用，尤其是一些重要的特殊資料，要特別的進行存儲，將檔案進行分類，儲存的期限有短期、長期、永久等，對于保存期限長的資料要進行額外的加密保護，到了一定的期限之后就要立馬銷毀清理，防止被人入侵盜取信息。在查閱檔案的時候可以利用云端共享器，共享器會檢索到每個檔案管理人員的信息，對信息進行記錄，按照檔案管理人員的權限提供相應的查閱結果，保證信息的安全。

結語

殯葬檔案管理是一項非常重要的工作，是符合科學發(fā)展觀要求的工作，發(fā)展殯葬檔案的管理工作可以推動方案管理的發(fā)展，實現(xiàn)我國社會主義精神文明的建設。