新時(shí)期檔案管理工作的探析

李巖

（公主嶺市人事考試中心，吉林 公主嶺 136100）

引言

在檔案管理工作中，管理人員作為關(guān)鍵性角色，決定著檔案管理有效性，作用于檔案資料流通與利用?，F(xiàn)階段，一定數(shù)量的企業(yè)組織，雖然認(rèn)識(shí)到了檔案管理的重要性，但在檔案管理人員配備方面，還存在專業(yè)性不足問(wèn)題，有些單位和部門在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，一般情況下并未安排較多人員。部分單位采取部門自行管理形式，另一部分單位采取檔案資料集中管理形式，以保障檔案資料管理的有效性。降低了檔案資料管理的層次感，難以保障檔案管理的執(zhí)行力和有效性，甚至還出現(xiàn)有礙于檔案資料流通與運(yùn)用等現(xiàn)象。

一、檔案管理現(xiàn)狀與問(wèn)題分析

（一）制度存在漏洞，管理意識(shí)不強(qiáng)

一些檔案管理工作的開(kāi)展，是建立在健全完善的管理制度的基礎(chǔ)之上的。當(dāng)前，部分單位忽視人事檔案管理工作，沒(méi)有充分意識(shí)到該項(xiàng)工作的重要性和必要性，沒(méi)有制定完善的人事檔案管理制度，或者所制定的人事檔案管理制度過(guò)于傳統(tǒng)老舊，無(wú)法更好地滿足新時(shí)期單位檔案管理工作需求。同時(shí)，部分單位雖然具備與時(shí)俱進(jìn)的精神，制定了健全的人事檔案管理制度，但是卻存在落實(shí)執(zhí)行不到位的現(xiàn)象，由于缺乏相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制，導(dǎo)致人事檔案管理工作的開(kāi)展流于形式，管理制度落實(shí)不到實(shí)處，人事檔案管理工作存在較強(qiáng)的盲目性、隨意性，嚴(yán)重影響檔案管理的效果。

（二）缺乏集中管理，檔案信息不全

研究發(fā)現(xiàn)，雖然大部分單位均已開(kāi)展了人事檔案管理工作，但是卻存在檔案信息不全的問(wèn)題，人事檔案信息資料不完整、不詳細(xì)，無(wú)法準(zhǔn)確全面地了解職工干部信息。同時(shí)，有的人事檔案資料內(nèi)容重復(fù)、有的資料分散疏于整理，檔案信息集中管理意識(shí)不足，影響人事檔案資料利用價(jià)值的發(fā)揮。此外，個(gè)別單位職工干部招聘錄用時(shí)，不重視對(duì)檔案信息的統(tǒng)一管理，導(dǎo)致人事資料分散，部分信息沒(méi)有及時(shí)歸檔，影響單位對(duì)職工干部的了解，不僅影響職工干部的個(gè)人發(fā)展，同時(shí)也不利于單位發(fā)展。

（三）人事檔案管理方法落后

新時(shí)期，檔案管理工作中，管理方法落后的問(wèn)題較為突出。受到傳統(tǒng)管理模式的影響，原屬單位沒(méi)有及時(shí)遷出人事檔案資料，新單位無(wú)法及時(shí)分析人員的過(guò)去發(fā)展?fàn)顩r，影響多項(xiàng)人才信息共享利用，出現(xiàn)“棄檔”“死檔”等現(xiàn)象。同時(shí)，部分單位在人事檔案管理工作中，資金投入不足，檔案管理設(shè)施設(shè)備陳舊，設(shè)備配置不齊全，嚴(yán)重影響工作效率。此外，檔案管理中，忽視信息化建設(shè)，依然采用傳統(tǒng)落后的純手工管理模式，檔案信息系統(tǒng)建設(shè)緩慢，人事檔案管理以紙質(zhì)檔案為主，影響檔案的查閱利用，影響其價(jià)值發(fā)揮，同時(shí)還降低了單位人事檔案管理工作時(shí)效性，這對(duì)于單位發(fā)展是不利的。

（四）信息化人才缺乏

信息技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用，為檔案管理工作的開(kāi)展帶來(lái)了巨大便利，檔案管理信息化建設(shè)成為了當(dāng)前發(fā)展的必然趨勢(shì)。人事檔案信息化管理，對(duì)于管理人員專業(yè)能力與水平提出了更高的要求，當(dāng)前，部分人員缺乏信息化管理意識(shí)，對(duì)于人事檔案信息化管理流程模糊，信息化技術(shù)的應(yīng)用、信息設(shè)備的操作能力較差，再加上個(gè)別人員缺乏較高的責(zé)任心及綜合素質(zhì)，工作態(tài)度不端正，學(xué)習(xí)意識(shí)薄弱，嚴(yán)重影響到檔案管理水平。

（五）數(shù)字化檔案管理進(jìn)程較慢

社會(huì)科技的快速發(fā)展，終端技術(shù)的運(yùn)用替代了手工立卷，檔案載體具有很大轉(zhuǎn)變，電子載體不斷加多，非紙張載體以及紙質(zhì)載體的檔案都是檔案管理的主體內(nèi)容，新型載體、新型類型檔案資料的出現(xiàn)為檔案管理工作添加全新的內(nèi)容。以往的檔案信息因?yàn)楦鱾€(gè)層面條件約束，涉及范圍較小、傳播速度較慢、大眾知曉率較低，利用范疇有所限制，無(wú)法做到檔案管理的現(xiàn)代化以及公眾化。為讓檔案工作可以達(dá)到社會(huì)廣泛需求務(wù)必要加大檔案信息網(wǎng)絡(luò)化構(gòu)建，可是目前很多檔案信息網(wǎng)絡(luò)資源開(kāi)發(fā)工作依舊處在初期階段，無(wú)法順應(yīng)新時(shí)代對(duì)于檔案資料的大量需求。

二、檔案管理工作創(chuàng)新的有效策略

（一）制度創(chuàng)新，明確管理要求

要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，必須在制度上強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要價(jià)值，依靠制度來(lái)建立完善的檔案管理機(jī)制，提升檔案管理工作的有效性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的革新與發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，有關(guān)單位雖然建立了明確的管理制度，但這些制度大多從如何管理檔案、調(diào)用檔案入手，約束力不強(qiáng)，沒(méi)有建立明確的權(quán)責(zé)關(guān)系，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法取得預(yù)期成果。在嘗試創(chuàng)新檔案管理工作的過(guò)程中，可建立多元化的檔案管理制度，依靠制度來(lái)確定檔案管理工作的主要推進(jìn)方向，明確檔案管理要求。首先，是對(duì)檔案的入庫(kù)、調(diào)整、調(diào)用建立管理制度，有關(guān)單位要建立由上而下的責(zé)任機(jī)制，單位的管理層要負(fù)責(zé)檔案管理工作的第一任務(wù)，檔案管理部門在制訂檔案管理計(jì)劃時(shí)，要與有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，明確權(quán)責(zé)關(guān)系，及時(shí)調(diào)整檔案管理方案。其次，是對(duì)檔案的使用、補(bǔ)錄、更改建立管理制度，在對(duì)檔案進(jìn)行相關(guān)處理的過(guò)程中，有關(guān)人員要對(duì)檔案的變動(dòng)情況進(jìn)行報(bào)備，對(duì)于檔案遺失、錯(cuò)漏等問(wèn)題，有關(guān)負(fù)責(zé)人在進(jìn)行調(diào)整的同時(shí)，也要及時(shí)做好報(bào)備工作。最后，要建立明確的責(zé)任制度，一旦出現(xiàn)檔案管理疏漏，除要追究檔案管理人員的責(zé)任之外，更要追究有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，加大檔案管理力度，明確責(zé)任方向，以此消除檔案管理工作中存在的短板。

（二）模式創(chuàng)新，提升管理效能

傳統(tǒng)的檔案管理工作強(qiáng)調(diào)對(duì)實(shí)體紙質(zhì)檔案的管理，檔案的體積較大，查閱與更新不便。在這種情況下，檔案管理工作正在演化為長(zhǎng)周期、大范圍的工作任務(wù)。要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，必須建立獨(dú)屬于自己的內(nèi)部管理平臺(tái)，在完成檔案管理任務(wù)的同時(shí)，借助線上的管理機(jī)制完成檔案管理工作，提高檔案管理效能。有關(guān)單位可圍繞檔案管理工作的有關(guān)要求開(kāi)發(fā)線上檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，建立完善的檔案管理機(jī)制。在線上檔案庫(kù)中，要求檔案管理人才、信息技術(shù)人才共同參與檔案管理任務(wù)，建立完善的檔案管理工作服務(wù)機(jī)制。信息技術(shù)人才負(fù)責(zé)檔案的管理與開(kāi)發(fā)，在檔案管理工作中，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為虛擬檔案，通過(guò)分類歸納建立不同的檔案詞條與管理權(quán)限，為后續(xù)的檔案管理工作的開(kāi)展提供支持。這一環(huán)節(jié)，檔案管理工作主要以“檔案形式的轉(zhuǎn)換”為首要任務(wù)，要建立相應(yīng)的檔案管理權(quán)限，提升檔案管理工作的科學(xué)性。檔案管理人才在線上檔案庫(kù)被建立之后進(jìn)入到檔案管理工作當(dāng)中，其直接對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的相關(guān)檔案負(fù)責(zé)，并對(duì)檔案的調(diào)用、更新等工作進(jìn)行管理。對(duì)于進(jìn)入檔案庫(kù)中的檔案，檔案管理人員要積極落實(shí)檔案的報(bào)備、查驗(yàn)工作，并定期對(duì)檔案的變動(dòng)情況、使用情況進(jìn)行核查，對(duì)于出現(xiàn)虛假檔案、私自篡改檔案等問(wèn)題的，要及時(shí)上報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。檔案庫(kù)中出現(xiàn)的安全問(wèn)題，必須及時(shí)反饋給信息技術(shù)服務(wù)人員，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的有機(jī)調(diào)整。將線下轉(zhuǎn)化為線上，有助于管理模式的創(chuàng)新，從而提升檔案管理工作的服務(wù)效能。

（三）權(quán)限創(chuàng)新，加大管理力度

檔案管理工作中的權(quán)限問(wèn)題不容忽視。以往的檔案管理活動(dòng)中，檔案的調(diào)用、更改較為自由，檔案管理權(quán)限較為分散，在獲得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的允許之后，職工與部門便能夠進(jìn)行檔案的更改工作，在這種情況下，檔案管理的整體質(zhì)量難以得到保障。對(duì)管理權(quán)限進(jìn)行重新劃分，建立明確的權(quán)限管理制度，在提升檔案管理的有效性的同時(shí)，也能夠在一定程度上解決檔案管理工作中存在的負(fù)面問(wèn)題。有關(guān)單位要針對(duì)不同的檔案管理要求設(shè)計(jì)檔案管理權(quán)限，在細(xì)化權(quán)限的具體職能的同時(shí)，建立更為完善的檔案管理責(zé)任制度，全面落實(shí)檔案管理工作。第一，要針對(duì)檔案管理人員、負(fù)責(zé)人員全面落實(shí)權(quán)限管理，要求相關(guān)人員主動(dòng)承擔(dān)檔案管理職責(zé)，在完成檔案管理任務(wù)的同時(shí)，做好檔案的更改、調(diào)用以及報(bào)備工作，賦予其相應(yīng)的檔案管理權(quán)限，但僅限于檔案在工作范圍內(nèi)的管理，不得隨意調(diào)用、轉(zhuǎn)交檔案，避免出現(xiàn)權(quán)責(zé)混亂問(wèn)題。第二，要賦予領(lǐng)導(dǎo)班子相應(yīng)的管理權(quán)限，對(duì)機(jī)密檔案的查詢、調(diào)用等工作要給予相應(yīng)的重視，在確保有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)持有相關(guān)權(quán)限的同時(shí)，建立完善的權(quán)限管理機(jī)制，避免出現(xiàn)濫用職權(quán)問(wèn)題。機(jī)密檔案的管理權(quán)限應(yīng)該由多位領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員共同持有，杜絕單人專權(quán)現(xiàn)象。在全線上合理增加限制，提升管理要求，也能讓檔案管理工作盡早脫離原本的管理窠臼。

（四）塑造檔案管理人員信息服務(wù)意識(shí)

檔案資料具有一定信息服務(wù)功能，要發(fā)揮其管理價(jià)值。因此，檔案管理人員應(yīng)形成較強(qiáng)的檔案工作責(zé)任意識(shí)，以提升工作創(chuàng)新能力，高效解決檔案工作中存在的困難，維護(hù)檔案資料的真實(shí)性，以期為其他部門工作提供檔案信息服務(wù)。比如，在高校管理人員在調(diào)取員工實(shí)習(xí)檔案時(shí)，可在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中，輸入管理人員具有檔案調(diào)取權(quán)限的賬號(hào)，在平臺(tái)搜索欄，輸入員工姓名進(jìn)行檔案調(diào)取。在此期間，檔案管理人員需完成的工作有：檔案信息采集與類別整編、按類上傳、紙質(zhì)版資料完整保存，以提升資料流通速度，發(fā)揮檔案管理人員工作能力。

（五）推行目標(biāo)化管理工作機(jī)制

各單位應(yīng)以工作結(jié)果為主要導(dǎo)向，推行目標(biāo)化管理模式。這種管理模式主要以最終的實(shí)際工作成效為導(dǎo)向，重點(diǎn)突出目標(biāo)的作用及其價(jià)值。作為一種現(xiàn)代化的管理手段，單位設(shè)計(jì)檔案管理工作機(jī)制時(shí)可以充分參考和適用其中的一些理念、方法。具體而言，以既定的檔案管理工作目標(biāo)為指向，各項(xiàng)工作的開(kāi)展都朝向目標(biāo)邁進(jìn)，盡可能將每天、每周、每月的工作計(jì)劃和預(yù)期目標(biāo)安排詳細(xì)，并嚴(yán)格執(zhí)行流程記錄與監(jiān)督。在結(jié)合單位實(shí)際情況，注重檔案管理成效和結(jié)果，并據(jù)此設(shè)計(jì)科學(xué)合理的激勵(lì)機(jī)制以及相應(yīng)的工作績(jī)效評(píng)價(jià)體系。

（六）電子信息資料歸檔模式進(jìn)行規(guī)范化

利用云計(jì)算技術(shù)以及移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以做到遠(yuǎn)程歸檔工作，檔案管理人員不需要裝置任何系統(tǒng)軟件，在可以運(yùn)用無(wú)線網(wǎng)絡(luò)或是移動(dòng)數(shù)據(jù)的情況下，根據(jù)自身需求展開(kāi)操控，就可以不受時(shí)間以及空間的限制實(shí)現(xiàn)檔案歸檔管理。根據(jù)當(dāng)前科學(xué)技術(shù)發(fā)展模式，預(yù)測(cè)未來(lái)檔案歸檔管理可能會(huì)具有三類模式，即傳統(tǒng)歸檔模式、互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程歸檔模式以及移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)歸檔模式。

（七）拓展電子檔案儲(chǔ)存以及共享模式

在檔案管理過(guò)程中應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)，轉(zhuǎn)變以往檔案管理的模式，進(jìn)而讓當(dāng)前檔案管理的工作體制可以展開(kāi)優(yōu)化、維護(hù)性能較高、提供多項(xiàng)服務(wù)模式、具有較高的技術(shù)水平。并且也讓電子檔案的儲(chǔ)存模式展開(kāi)不斷更新，改變以往檔案儲(chǔ)存中具有的儲(chǔ)存模式簡(jiǎn)便、無(wú)法共享、查閱不便、數(shù)據(jù)信息安全性較低等弊端。另外，運(yùn)用云計(jì)算技術(shù)可大大提升電子檔案的儲(chǔ)存空間控量，便捷地做到備份以及數(shù)據(jù)信息的恢復(fù)，云計(jì)算技術(shù)有著海量的空間容量，能夠極大程度解決電子檔案儲(chǔ)存容量不足的情況。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是工作的一部分，應(yīng)該從整體上進(jìn)行管理，并受到領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注。針對(duì)檔案管理的科學(xué)性與規(guī)范性可以看出，應(yīng)該不斷完善文書處理機(jī)制，并且不斷增強(qiáng)相關(guān)工作人員的責(zé)任心，提升工作人員的素養(yǎng)，這樣才能讓檔案管理工作更加科學(xué)規(guī)范。另外，也應(yīng)該激發(fā)員工管理檔案的觀念。運(yùn)用科學(xué)合理的檔案管理工作方法，將檔案管理與信息技術(shù)進(jìn)行整合，優(yōu)化檔案管理的環(huán)節(jié)，這樣才能提高檔案管理的效果。