信息工作視角下對(duì)撰發(fā)簡(jiǎn)報(bào)的思考

陳俊香

（河北政法職業(yè)學(xué)院，河北 石家莊 050061）

信息工作是收集、加工、傳遞、儲(chǔ)存、利用和反饋信息的一系列活動(dòng)。簡(jiǎn)報(bào)是機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位用于向上級(jí)迅速及時(shí)地報(bào)告工作情況、反映存在的問(wèn)題，向平行單位互通情況、交流信息，向下級(jí)推廣經(jīng)驗(yàn)、指導(dǎo)工作的一種重要的事務(wù)文書。簡(jiǎn)報(bào)的數(shù)量最多、應(yīng)用最廣泛，又叫“情況反映”“情況交流”“簡(jiǎn)訊”“動(dòng)態(tài)”“內(nèi)部參考”等。簡(jiǎn)報(bào)作為傳遞某方面信息的動(dòng)態(tài)性內(nèi)部文件，是工作情況的簡(jiǎn)要報(bào)道，在信息時(shí)代背景下，越來(lái)越被信息發(fā)布部門重視。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代信息瞬息萬(wàn)變，從信息工作角度看，撰寫并發(fā)布簡(jiǎn)報(bào)的過(guò)程就是收集信息、加工信息、傳遞信息、儲(chǔ)存、利用和反饋信息的過(guò)程。收集信息是撰寫簡(jiǎn)報(bào)的前提，加工信息是撰寫簡(jiǎn)報(bào)的硬功夫，建立健全信息傳遞系統(tǒng)才能完成簡(jiǎn)報(bào)的有效發(fā)布，儲(chǔ)存、利用和反饋信息是發(fā)揮簡(jiǎn)報(bào)控制調(diào)節(jié)作用的最終目的。

一、及時(shí)收集準(zhǔn)確而適用的信息是撰寫簡(jiǎn)報(bào)的前提

（一）增強(qiáng)及時(shí)收集信息的意識(shí)

要想寫好簡(jiǎn)報(bào)，首先要有及時(shí)收集信息的意識(shí)。在日常工作中，各種素材隨時(shí)隨地都有，關(guān)鍵是能否發(fā)現(xiàn)、能否捕捉。因此，必須增強(qiáng)對(duì)信息的觀察能力和捕捉能力，做到眼勤、耳勤、腿勤、腦勤、手勤，學(xué)會(huì)抓重點(diǎn)和熱點(diǎn)，善于發(fā)現(xiàn)和判斷有價(jià)值的信息。要緊緊圍繞單位的中心工作，及時(shí)掌握工作動(dòng)態(tài)，挖掘先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和好人好事，不斷拓寬信息渠道，把信息的觸角延伸到基層的每個(gè)角落，把零散的信息有目的地挖掘和收集起來(lái)綜合整理，去粗取精，把握重點(diǎn)，才可多方位、多層次地反映當(dāng)前中心工作。

（二）要學(xué)會(huì)收集準(zhǔn)確而適用的信息

收集信息要實(shí)現(xiàn)“準(zhǔn)確、及時(shí)、適用、全面”八字要求，這是信息工作的基本要求，也是寫好簡(jiǎn)報(bào)做好信息準(zhǔn)備的前提。準(zhǔn)確要求信息的內(nèi)容真實(shí)可靠，這是信息的生命；及時(shí)要求在信息的收集、處理、傳遞、反饋過(guò)程中講究時(shí)效，保持信息的新鮮度；適用要求對(duì)信息的收集、加工和傳遞有目的性，講求實(shí)用；全面要求在信息的收集和處理過(guò)程中注意廣泛性?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代捕捉信息的方式多種多樣，作者要學(xué)會(huì)搜集來(lái)自上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)的各方面信息，也要有收集來(lái)自社會(huì)、歷史、國(guó)際等各方面有用信息的能力，更要注意收集新時(shí)代背景下黨的方針政策方面的信息，這是制發(fā)簡(jiǎn)報(bào)過(guò)程中宏觀政策信息的積累過(guò)程，而宏觀政策信息起到掌控方向大局的作用?？梢岳镁W(wǎng)絡(luò)查詢法、文字閱讀法、收看收聽法、會(huì)議記錄法、相互交流法、專題調(diào)查法、隨時(shí)觀察法等多種方法獲取信息。既可以是傳統(tǒng)的速記、速錄，也可以采取錄音、錄像等方式，目的只有一個(gè)，就是要捕捉到有用的信息，為寫簡(jiǎn)報(bào)做好準(zhǔn)備。

二、精心加工信息是撰寫簡(jiǎn)報(bào)的硬功夫

（一）寫進(jìn)簡(jiǎn)報(bào)的信息要進(jìn)行精準(zhǔn)篩選

寫進(jìn)簡(jiǎn)報(bào)的信息首先要經(jīng)過(guò)精準(zhǔn)篩選。在大量的原始信息中，不可避免地存在一些假信息，只有通過(guò)認(rèn)真地篩選和判別，才能去偽存真，只有選取的信息達(dá)到精準(zhǔn)才能為加工簡(jiǎn)報(bào)打下良好基礎(chǔ)。篩選信息實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)的程度有四個(gè)途徑:一是看信息來(lái)源。確保信息來(lái)源權(quán)威或是第一手資料。比如：在黨的大報(bào)大刊上或機(jī)關(guān)單位官網(wǎng)上查到的信息是可靠的信息；二是看信息標(biāo)題。標(biāo)題是信息的題眼，通過(guò)看標(biāo)題篩選信息可以提高篩選速度，然后再看信息內(nèi)容是否符合簡(jiǎn)報(bào)的主題要求；三是看材料的典型性。典型材料要符合時(shí)代節(jié)拍，能反映黨的方針、政策在本單位的貫徹落實(shí)情況，能充分體現(xiàn)簡(jiǎn)報(bào)的中心思想；四是看材料的準(zhǔn)確性。所選信息必須真實(shí)準(zhǔn)確，時(shí)間、地點(diǎn)、來(lái)龍去脈都應(yīng)交代清楚，不能捏造和虛構(gòu)。

（二）對(duì)篩選的信息進(jìn)行加工就是編寫簡(jiǎn)報(bào)的過(guò)程

信息加工就是對(duì)篩選核實(shí)后的信息進(jìn)行提煉，使之更能反映事物本質(zhì)和特征的過(guò)程?？刹捎脷w納法、濃縮法、縱深法、擴(kuò)充法、對(duì)比法、轉(zhuǎn)換法、圖表法等多種方法，把篩選出的信息加工編寫成符合要求的簡(jiǎn)報(bào)。編寫的簡(jiǎn)報(bào)要努力達(dá)到“深、快、美”的標(biāo)準(zhǔn)。

1.編寫簡(jiǎn)報(bào)在內(nèi)容加工上要“深”。對(duì)篩選的信息進(jìn)行加工就是編寫簡(jiǎn)報(bào)的過(guò)程，編寫簡(jiǎn)報(bào)時(shí)要在內(nèi)容上“深”加工。首先，要從豐富內(nèi)容、綜合分析和提出建議三方面著手。豐富內(nèi)容是對(duì)零碎、雜亂而有用的信息，弄清其性質(zhì)、范圍、意義和發(fā)展趨向，充實(shí)它的內(nèi)容，使之成為完整、深刻和系統(tǒng)的信息；綜合分析是對(duì)某階段內(nèi)獲取的信息，從整體上進(jìn)行歸納、分類，做出定性、定量分析和判斷；然后在綜合分析的基礎(chǔ)上提出建議，供領(lǐng)導(dǎo)參考。其次，對(duì)簡(jiǎn)報(bào)進(jìn)行“深”加工，要實(shí)現(xiàn)有高度、抓重點(diǎn)、找規(guī)律、提對(duì)策的目的。一是作者占位要高，要從工作全局分析問(wèn)題。關(guān)鍵是要思考如何從平常的信息中捕捉亮點(diǎn)，準(zhǔn)備寫簡(jiǎn)報(bào)時(shí)要考慮領(lǐng)導(dǎo)和職工關(guān)心的問(wèn)題是什么，該如何入手，這篇信息報(bào)道的側(cè)重點(diǎn)是什么，能達(dá)到什么效果；二是要學(xué)會(huì)抓重點(diǎn)、找規(guī)律。抓住好的素材，寫出有新意、有深度的內(nèi)容，并能從中找出規(guī)律性東西以指導(dǎo)工作實(shí)踐。三是要能針對(duì)問(wèn)題提出對(duì)策。從收集到的信息中篩選出各種有利信息為己所用，學(xué)會(huì)從多角度思考問(wèn)題，有針對(duì)性地提出對(duì)策，解決實(shí)際工作中存在的問(wèn)題。

2.編寫簡(jiǎn)報(bào)在效率上要“快”。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下的信息內(nèi)容是以“秒”來(lái)計(jì)算的，所以，編寫簡(jiǎn)報(bào)在效率上要快，采編信息時(shí)要注意時(shí)效性，做到快寫、快報(bào)，避免有效信息演化為無(wú)效信息。

3.編寫簡(jiǎn)報(bào)在形式上要“美”。簡(jiǎn)報(bào)的形式要做到圖文并茂，讓讀者賞心悅目。編寫成的簡(jiǎn)報(bào)不僅語(yǔ)言文字要美，而且形式也要美，可以在簡(jiǎn)報(bào)中插入工作場(chǎng)景照片或活動(dòng)小視頻，這樣的簡(jiǎn)報(bào)更能吸引讀者，比如：在官網(wǎng)、微博或公眾號(hào)中的簡(jiǎn)報(bào)大多采用這種形式。選擇的圖片或視頻要有代表性，能反映簡(jiǎn)報(bào)的主題思想。

（三）撰寫高質(zhì)量的簡(jiǎn)報(bào)還要進(jìn)行再加工

要寫出一篇標(biāo)題醒目、主題集中、內(nèi)容新鮮、結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單、語(yǔ)言簡(jiǎn)潔的高質(zhì)量簡(jiǎn)報(bào)，除平時(shí)要練好一身寫作本領(lǐng)外，還要善于對(duì)簡(jiǎn)報(bào)進(jìn)行再加工，可以用核對(duì)法、邏輯法、調(diào)查法進(jìn)行反復(fù)修改。

1.看簡(jiǎn)報(bào)格式是否正確。簡(jiǎn)報(bào)雖不屬行政公文范疇，但也有約定俗成的格式，報(bào)頭、報(bào)核和報(bào)尾要齊全。報(bào)頭部分中，簡(jiǎn)報(bào)名稱要醒目，印發(fā)單位名稱和日期要齊全。作為簡(jiǎn)報(bào)核心的報(bào)核部分，標(biāo)題、導(dǎo)語(yǔ)、主體和結(jié)尾要清晰，如果簡(jiǎn)報(bào)內(nèi)容較多，必要時(shí)可以加上目錄作為索引，重要的簡(jiǎn)報(bào)或轉(zhuǎn)發(fā)的簡(jiǎn)報(bào)可以加上按語(yǔ)進(jìn)行強(qiáng)調(diào)和說(shuō)明。報(bào)尾部分中，用黑色間隔線與報(bào)核分開，內(nèi)容上要寫明報(bào)、送、發(fā)什么單位和印數(shù)。

2.看邏輯思路是否明晰。首先，簡(jiǎn)報(bào)的標(biāo)題要新穎別致。無(wú)論是公文式標(biāo)題還是新聞式標(biāo)題，語(yǔ)言上除新穎準(zhǔn)確外，有時(shí)還要追求工整對(duì)仗。標(biāo)題要醒目，能“點(diǎn)亮”主題內(nèi)容。其次，簡(jiǎn)報(bào)的導(dǎo)語(yǔ)能吸引讀者。無(wú)論是敘述式、提問(wèn)式還是結(jié)論式，要么能引起讀者興趣，要么能引起讀者思考。再次，簡(jiǎn)報(bào)的主體內(nèi)容要豐富有說(shuō)服力?；蛘甙磿r(shí)間先后順序交代來(lái)龍去脈，或者按邏輯關(guān)系層層深入，或者按并列關(guān)系，一一列舉服務(wù)主題。

3.看語(yǔ)言表達(dá)是否到位。簡(jiǎn)報(bào)的語(yǔ)言表達(dá)一定要準(zhǔn)確到位，不能產(chǎn)生歧義，不能想當(dāng)然認(rèn)為作者寫明白了就意味著讀者都能看明白，要學(xué)會(huì)換位思考，站在讀者的角度去表述來(lái)龍去脈。用簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確的語(yǔ)言敘述清楚簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容。

三、建立健全信息傳遞系統(tǒng)完成簡(jiǎn)報(bào)的有效發(fā)布

寫好的簡(jiǎn)報(bào)只有傳遞出去才能發(fā)揮簡(jiǎn)報(bào)匯報(bào)工作、交流經(jīng)驗(yàn)、反映情況、溝通信息、報(bào)道動(dòng)態(tài)的作用。信息傳遞是指將整理后的信息通過(guò)一定的傳輸媒介或載體，及時(shí)傳遞給接受者和使用者的過(guò)程?；诖髷?shù)據(jù)背景下，借助于互聯(lián)網(wǎng)、智能手機(jī)，通過(guò)門戶網(wǎng)站、微信、微博、博客、公眾號(hào)等多種渠道，構(gòu)建信息傳遞聯(lián)動(dòng)機(jī)制路徑，發(fā)揮用戶間信息傳遞的“羊群效應(yīng)”。[1]信息傳遞過(guò)程主要經(jīng)歷信源、信道、信宿三個(gè)階段。信源，即信息的來(lái)源，分為原生源和再生源；信道，即信息傳遞的通道，包括信息傳遞的媒介和運(yùn)行方式；信宿，即信息傳遞的終點(diǎn)，包括接收信息和利用信息。其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)遇到阻礙都將影響到信息的整體傳遞。在一般情況下，簡(jiǎn)報(bào)信息在單位內(nèi)部按組織關(guān)系進(jìn)行傳遞，在單位內(nèi)部建立健全信息傳遞系統(tǒng)，信息傳遞的效率和服務(wù)的效果將會(huì)大大提高。比如：建立簡(jiǎn)報(bào)采編管理系統(tǒng)就是一種不錯(cuò)有傳遞方法，在該系統(tǒng)里，可以完成簡(jiǎn)報(bào)約稿、簡(jiǎn)報(bào)采集、簡(jiǎn)報(bào)編輯、簡(jiǎn)報(bào)審核審批、簡(jiǎn)報(bào)報(bào)送和簡(jiǎn)報(bào)發(fā)布等功能。[2]一般情況下簡(jiǎn)報(bào)要在三天之內(nèi)完成有效發(fā)布，否則就不能充分發(fā)揮簡(jiǎn)報(bào)的作用。

四、有效儲(chǔ)存、利用和反饋信息發(fā)揮好簡(jiǎn)報(bào)控制調(diào)節(jié)作用

寫好的簡(jiǎn)報(bào)傳遞出去后，獲得受眾對(duì)簡(jiǎn)報(bào)信息的儲(chǔ)存、利用和反饋，才能有效發(fā)揮簡(jiǎn)報(bào)的控制調(diào)節(jié)作用。信息儲(chǔ)存是運(yùn)用科學(xué)的方法，將有保存價(jià)值的信息系統(tǒng)化，以便日后利用的過(guò)程；信息利用是通過(guò)各種有效的方式和方法，將收集、處理、儲(chǔ)存的信息資源提供給利用者，發(fā)揮信息效用，實(shí)現(xiàn)信息價(jià)值的過(guò)程；信息反饋是信息傳播者把利用信息后的結(jié)果反送回來(lái)，并對(duì)信息的再傳遞發(fā)生影響，起到控制和調(diào)節(jié)作用的過(guò)程。信息的儲(chǔ)存、利用和反饋是緊密關(guān)聯(lián)的過(guò)程，儲(chǔ)存信息是為了更好地利用信息，利用信息是為了有效的反饋信息。受眾獲取簡(jiǎn)報(bào)信息的反饋后，有利于對(duì)方案進(jìn)行比較和擇優(yōu)，有助于進(jìn)行預(yù)測(cè)工作和順利開展工作，[3]有助于總結(jié)工作中的成績(jī)和查找工作的不足。簡(jiǎn)報(bào)信息必須反饋并加以利用，或起到宣傳教育作用，或起到督促工作的作用，特別是管理者獲取信息后對(duì)簡(jiǎn)報(bào)信息引起足夠的重視，對(duì)當(dāng)前工作進(jìn)行調(diào)控或糾偏，這樣簡(jiǎn)報(bào)控制調(diào)節(jié)作用的最終目的就得以實(shí)現(xiàn)了。

總之，在信息工作視角下，簡(jiǎn)報(bào)要從單位中心工作和階段工作的需要出發(fā)，在眾多的信息中選取那些最具有指導(dǎo)意義或引起重視的經(jīng)驗(yàn)、情況和問(wèn)題，予以全面地、實(shí)事求是地報(bào)道。只有反映新情況、新動(dòng)態(tài)、新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)的簡(jiǎn)報(bào)，才能發(fā)揮簡(jiǎn)報(bào)應(yīng)有的作用。