行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)核算與管理方法探究

文/任學(xué)強(qiáng)（北京市地質(zhì)工程設(shè)計(jì)研究院）

對(duì)于行政事業(yè)單位管理工作來(lái)說(shuō)，固定資產(chǎn)管理與核算是至關(guān)重要的，并且行政事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)核算對(duì)于管理系統(tǒng)的有效開(kāi)展也起著決定性作用。加強(qiáng)行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)的管理和核算，可以為提高行政事業(yè)單位管理質(zhì)量提供良好的基礎(chǔ)，為行政事業(yè)單位資源配置提供參考。

一、行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)情況概述

（一）固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)

財(cái)務(wù)軟件記錄了固定資產(chǎn)的變化過(guò)程，每一項(xiàng)業(yè)務(wù)都有跡可查，但賬面余額只能反映單位資產(chǎn)的整體情況，而不能清楚地反映資產(chǎn)的具體情況。資產(chǎn)管理系統(tǒng)不僅詳細(xì)記錄了單位固定資產(chǎn)的增減情況，還詳細(xì)記錄了包括單位內(nèi)部變更管理部門和用戶經(jīng)理在內(nèi)的各項(xiàng)固定資產(chǎn)的各種變化情況。財(cái)務(wù)軟件中的累計(jì)折舊為總額，資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的累計(jì)折舊對(duì)每項(xiàng)固定資產(chǎn)進(jìn)行明細(xì)，財(cái)務(wù)軟件中的累計(jì)折舊來(lái)自資產(chǎn)管理系統(tǒng)。

（二）核算管理系統(tǒng)

在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中新建固定資產(chǎn)卡，按照需要輸入固定資產(chǎn)的各項(xiàng)內(nèi)容，根據(jù)財(cái)務(wù)軟件中的信息輸入財(cái)務(wù)分錄期和會(huì)計(jì)憑證編號(hào)，確認(rèn)后填寫資金來(lái)源。咨詢財(cái)務(wù)代表，以確保資產(chǎn)信息完全準(zhǔn)確。使用管理部門和使用管理人員無(wú)須在系統(tǒng)中列出，但非常重要，關(guān)系到未來(lái)資產(chǎn)管理的全過(guò)程，必須完全如實(shí)錄入。輸入您的資產(chǎn)管理系統(tǒng)信息，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成唯一的資產(chǎn)編號(hào)。該裝置可配備條碼槍和標(biāo)簽打印機(jī)，設(shè)置所需內(nèi)容，資產(chǎn)編號(hào)是必備選項(xiàng)。用于日常管理的固定資產(chǎn)條碼和標(biāo)簽。資產(chǎn)卡由管理人員和用戶打印并簽署以明確其職責(zé)，然后進(jìn)行分類和存儲(chǔ)以備將來(lái)參考。

二、當(dāng)前行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理與核算存在的問(wèn)題

（一）超標(biāo)準(zhǔn)購(gòu)買、低效率運(yùn)行固定資產(chǎn)

大部分的行政事業(yè)單位，都是財(cái)政全額撥款，因此在購(gòu)買或調(diào)配固定資產(chǎn)時(shí)，缺乏有效的設(shè)計(jì)規(guī)劃，在所購(gòu)置的固定資產(chǎn)中，存在一些固定資產(chǎn)的專用性或者性質(zhì)不合理，從而導(dǎo)致其不能被有效使用，同時(shí)也存在著超標(biāo)準(zhǔn)購(gòu)買的現(xiàn)象。例如，辦公設(shè)備等固定資產(chǎn)，都應(yīng)根據(jù)單位人員的編制數(shù)量以及價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采買，未達(dá)到最低使用年限的，除損毀且無(wú)法修復(fù)外，原則上不得更新，應(yīng)該本著節(jié)約的原則合理配置，不得配置高端設(shè)備。但是在實(shí)際采購(gòu)時(shí)，部分單位沒(méi)有依據(jù)采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)隨意的購(gòu)買固定資產(chǎn)，具有超強(qiáng)的主觀性。這不僅導(dǎo)致財(cái)政資金的浪費(fèi)，也會(huì)使一些固定資產(chǎn)未被使用反而被閑置，使用率大大降低。

（二）實(shí)物盤點(diǎn)不恰當(dāng)

眾所周知，行政事業(yè)單位在進(jìn)行固定資產(chǎn)盤點(diǎn)與核算的時(shí)候，盤點(diǎn)流程是必不可少的。通常情況下，只有固定資產(chǎn)的實(shí)際數(shù)量與盤點(diǎn)數(shù)據(jù)相一致，那么行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)的實(shí)際情況才能夠被精準(zhǔn)的核算出來(lái)，從而使得行政事業(yè)單位的發(fā)展資源得到科學(xué)合理的分配，并對(duì)其進(jìn)行有效管理打下良好基礎(chǔ)。然而行政事業(yè)單位在進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)的時(shí)候，還存在非常多的不足之處。例如，相關(guān)系統(tǒng)不能夠第一時(shí)間反饋出行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)的具體情況。經(jīng)研究發(fā)現(xiàn)。其主要原因有以下幾點(diǎn):(1)利用外借而來(lái)的固定資產(chǎn)沒(méi)有把收回處理工作落實(shí)好;(2)存在部分固定資產(chǎn)未入賬，長(zhǎng)時(shí)間處于實(shí)物盤點(diǎn)系統(tǒng)外;(3)部分部門存在固定資產(chǎn)重疊問(wèn)題。這不僅對(duì)固定資產(chǎn)盤點(diǎn)的最終效果造成嚴(yán)重影響，而且阻礙了固定資產(chǎn)管理與核算質(zhì)量的有效提高。

（三）未按月計(jì)提固定資產(chǎn)折舊

對(duì)于行政事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，在新的政府會(huì)計(jì)制度改革前，一直采用的是收付實(shí)現(xiàn)制的會(huì)計(jì)處理方式。購(gòu)買的固定資產(chǎn)，預(yù)算會(huì)計(jì)下的賬務(wù)處理，一方面入行政或事業(yè)支出科目，另一方面入固定資產(chǎn)，采用的是雙分錄的模式，但預(yù)算會(huì)計(jì)科目下沒(méi)有固定資產(chǎn)折舊科目，固定資產(chǎn)并沒(méi)有按月進(jìn)行固定資產(chǎn)折舊。在改革之后，采用了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與預(yù)算會(huì)計(jì)平行記賬，雖然完善了賬務(wù)處理方式，但是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)這方只能體現(xiàn)固定資產(chǎn)總的賬面價(jià)值，并沒(méi)有類似于固定資產(chǎn)的房屋、專用設(shè)備、通用設(shè)備等具體的明細(xì)項(xiàng)目，財(cái)務(wù)系統(tǒng)與資產(chǎn)管理系統(tǒng)的脫節(jié)，使得在固定資產(chǎn)的管理及折舊方面存在著一定難度。

（四）固定資產(chǎn)管理責(zé)任意識(shí)薄弱，分工不清，管理混亂

總的來(lái)說(shuō)，企業(yè)的管理單位往往不太重視資產(chǎn)管理，尤其是固定資產(chǎn)管理。只要管理意識(shí)不足，固定資產(chǎn)沒(méi)有受到嚴(yán)重?fù)p壞，就可以正常使用?？紤]購(gòu)買新資產(chǎn)，只有在資產(chǎn)受損時(shí)，財(cái)務(wù)才會(huì)對(duì)其進(jìn)行審核。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，嚴(yán)重阻礙了固定資產(chǎn)管理分工明確職責(zé)，使管理變得尤為混亂和復(fù)雜。一些行政機(jī)構(gòu)成立時(shí)間長(zhǎng)，歷史問(wèn)題多，固定資產(chǎn)來(lái)源復(fù)雜，部分固定資產(chǎn)特別是房屋、建筑物的產(chǎn)權(quán)不夠明確。盡管近年來(lái)相關(guān)管理部門多次組織巡查，查明房屋、構(gòu)筑物的來(lái)源和變化情況，但辦理產(chǎn)權(quán)手續(xù)仍需時(shí)間，延誤固定資產(chǎn)核算。

（1）沒(méi)有明確的固定資產(chǎn)管理部門，沒(méi)有專職人員。財(cái)務(wù)和審計(jì)部門的固定資產(chǎn)檢查任務(wù)屬于財(cái)務(wù)經(jīng)理，但卻與財(cái)務(wù)經(jīng)理無(wú)關(guān)。固定資產(chǎn)的購(gòu)置和處置審批比較復(fù)雜，只有財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)處理，增加了人力負(fù)擔(dān)，造成業(yè)務(wù)內(nèi)容混亂。（2）固定資產(chǎn)年度預(yù)算采購(gòu)規(guī)劃不合理，主要體現(xiàn)在采購(gòu)方式的不合理和資產(chǎn)管理不合理，仍使用傳統(tǒng)的采購(gòu)方式，造成了人力資源的浪費(fèi)。(3)所有的固定資產(chǎn)將在年底進(jìn)行全面的整理，但經(jīng)常出現(xiàn)資產(chǎn)的重復(fù)性采購(gòu)，不僅造成了單位財(cái)政成本的增加，還形成了閑置資源的浪費(fèi)。(4)固定資產(chǎn)長(zhǎng)期不清理，不與財(cái)務(wù)對(duì)賬，造成固定資產(chǎn)流失和浪費(fèi)，由于固定資產(chǎn)長(zhǎng)時(shí)間得不到有效清理，因此使得賬面與實(shí)際不相符。通常來(lái)說(shuō)，固定資產(chǎn)的使用是有時(shí)間限制的，不同的資產(chǎn)有著差異化的使用壽命。值得注意的是，部分事業(yè)單位的資產(chǎn)清理工作不積極，造成了資產(chǎn)的漏記問(wèn)題，后續(xù)引發(fā)的就是重復(fù)性購(gòu)買。另外，事業(yè)單位對(duì)已經(jīng)損壞的不可以再利用的物體就會(huì)長(zhǎng)期放到某一個(gè)角落，也不展開(kāi)有效的記錄，時(shí)間久了就會(huì)造成嚴(yán)重的固定資產(chǎn)管理漏洞，嚴(yán)重者將引發(fā)財(cái)產(chǎn)流失。在企業(yè)的日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，由于各部門對(duì)企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)工作缺乏了解，相關(guān)員工在其職責(zé)范圍內(nèi)的具體職責(zé)沒(méi)有明確界定。因此，賬目和事實(shí)之間會(huì)存在差異。示例：有些設(shè)備為了省錢，批量采購(gòu)不合格品；由于壽命短或節(jié)省成本等原因，某些設(shè)備的固定資產(chǎn)數(shù)量過(guò)多或處于閑置狀態(tài)。此外，一些公司在購(gòu)買新設(shè)備時(shí)會(huì)忽略它。對(duì)此不得不加以了解和檢查，從而導(dǎo)致固定資產(chǎn)的使用壽命和質(zhì)量不能滿足日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所必需的技術(shù)條件。

（五）調(diào)撥不夠及時(shí)

現(xiàn)有固定資產(chǎn)由上級(jí)部門統(tǒng)一辦理，單位兼并、分立需要資產(chǎn)轉(zhuǎn)移，存在因管理部門和程序較多而延誤資產(chǎn)配置的現(xiàn)象。實(shí)物雖已轉(zhuǎn)移，但由于審批手續(xù)不完善，無(wú)法在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中進(jìn)行轉(zhuǎn)移，因此無(wú)法入賬。

三、行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)核算與管理的要點(diǎn)分析

（一）建立完整的固定資產(chǎn)總賬和明細(xì)賬

建立完善的固定資產(chǎn)總賬，以及輔助賬。是行政機(jī)關(guān)固定資產(chǎn)核算的基本要求，也是加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理的重要手段。完成固定資產(chǎn)總賬和輔助賬；首先能夠相對(duì)完整且真實(shí)反映行政事業(yè)單位各個(gè)固定資產(chǎn)資產(chǎn)的賬面價(jià)值及固定資產(chǎn)賬面價(jià)值總和;其次,能夠起到一定的內(nèi)控作用,因?yàn)橥暾馁~套便于財(cái)務(wù)人員在盤點(diǎn)中核查,避免私自占用或丟失的情況,這樣一來(lái)就減少了不必要的流失;最后,從報(bào)告的角度,完整的固定資產(chǎn)總賬和明細(xì)賬有利于完成報(bào)告工作。而且,即使不談固定資產(chǎn)核算和管理,完整的固定資產(chǎn)總賬和明細(xì)賬也是現(xiàn)行政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則對(duì)行政事業(yè)單位的要求。

（二）確保固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)核算的真實(shí)性

真實(shí)的會(huì)計(jì)核算，是行政機(jī)關(guān)對(duì)固定資產(chǎn)的核算以及管控的基本要求，而且由于上層管理人員基于真實(shí)可靠的會(huì)計(jì)結(jié)果，當(dāng)會(huì)計(jì)結(jié)果與實(shí)際情況不符時(shí)作出管理決策，要求核實(shí)會(huì)計(jì)內(nèi)容。因此，如果固定資產(chǎn)的整體核算和管理繼續(xù)弱化，陷入惡性循環(huán)，將對(duì)行政機(jī)構(gòu)的發(fā)展產(chǎn)生重大影響，影響政府形象。

（三）嚴(yán)格固定資產(chǎn)管理的內(nèi)部控制和績(jī)效考評(píng)

固定資產(chǎn)的管控,內(nèi)部的控制是必須要進(jìn)行的,特別是在采購(gòu)和處置的階段,因?yàn)槿粘９ぷ髦羞@兩個(gè)環(huán)節(jié)相對(duì)比較容易滋生挪用、占用、丟失等不良現(xiàn)象。如果內(nèi)控環(huán)節(jié)和流程做好了,固定資產(chǎn)購(gòu)置和處置的過(guò)程有層層評(píng)估、審批和復(fù)核,尤其是對(duì)于價(jià)值比較高的大型設(shè)備或購(gòu)建修房屋等。除內(nèi)部控制外,行政事業(yè)單位還要抓住績(jī)效考評(píng)這一要點(diǎn),因?yàn)榭?jī)效考評(píng)是對(duì)員工最直接的激勵(lì),會(huì)使員工更積極地參與到固定資產(chǎn)核算和管理中,整體提高固定資產(chǎn)的使用效率,但要注意根據(jù)固定資產(chǎn)核算和管理的內(nèi)容設(shè)置好合理公平的指標(biāo)。

（四）把握好固定資產(chǎn)購(gòu)置與處置過(guò)程的合法合規(guī)

反復(fù)強(qiáng)調(diào)行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)購(gòu)置與處置過(guò)程的要點(diǎn),是因?yàn)檫@兩個(gè)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)相對(duì)比較大。合法合規(guī)是基于兩個(gè)層面講的,一是站在《會(huì)計(jì)法》《政府會(huì)計(jì)制度》《國(guó)有資產(chǎn)管理制度》等法律法規(guī)及規(guī)章制度的角度,行政單位需要掌握固定資產(chǎn)購(gòu)置以及處置環(huán)節(jié)，處理和操作都不能觸碰這一層面的紅線,否則會(huì)上升到行政處罰或刑事處罰的高度,后果嚴(yán)重;二是站在行政單位內(nèi)部管理的層面,固定資產(chǎn)購(gòu)置和處置要符合內(nèi)控流程的規(guī)定,不能違規(guī)越權(quán)審批購(gòu)置、批小建大、有無(wú)擠占等。

四、固定資產(chǎn)核算與管理方法

（一）固定資產(chǎn)取得

行政機(jī)關(guān)固定資產(chǎn)的來(lái)源主要為新增購(gòu)置、撥付、捐贈(zèng)收款、貸款租賃、在建工程轉(zhuǎn)讓等，此時(shí)需對(duì)新增財(cái)務(wù)軟件、資產(chǎn)管理系統(tǒng)等固定資產(chǎn)進(jìn)行核算。以借款或經(jīng)營(yíng)租賃方式取得的固定資產(chǎn)，因所有權(quán)不屬于本單位，財(cái)務(wù)軟件及資產(chǎn)管理系統(tǒng)不做核算，只記入取得時(shí)間、歸還時(shí)間、出租單位名稱或出租單位租金支付狀況，以及使用管理部門、用戶等財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)中，所有借方為固定資產(chǎn)科目，新購(gòu)入貸方累計(jì)支付給無(wú)余額賬戶、應(yīng)付賬款等主體，分配和對(duì)累計(jì)盈余單位接受捐贈(zèng)、融資租賃等必須累計(jì)支付到長(zhǎng)期賬戶，在項(xiàng)目中轉(zhuǎn)入在建建設(shè)對(duì)象。預(yù)算會(huì)計(jì)中，新購(gòu)入按支付金額借記，融資租賃按已付租金借記，借記資本支出科目，借記資本余額科目，項(xiàng)目轉(zhuǎn)移不入賬等。在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中新建固定資產(chǎn)卡，根據(jù)需要輸入固定資產(chǎn)的各項(xiàng)內(nèi)容，根據(jù)財(cái)務(wù)軟件中的信息輸入財(cái)務(wù)分錄期和會(huì)計(jì)憑證編號(hào)，輸入資金來(lái)源，聯(lián)系財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人確認(rèn)。使用管理部門和使用管理人員無(wú)須在系統(tǒng)中列出，但非常重要，關(guān)系到未來(lái)資產(chǎn)管理的全過(guò)程，必須完全如實(shí)錄入。資產(chǎn)管理系統(tǒng)信息錄入后，系統(tǒng)可自動(dòng)生成唯一的資產(chǎn)編號(hào)，打印資產(chǎn)卡，由用戶簽名，明確職責(zé)，分類保存，以備查驗(yàn)。

（二）固定資產(chǎn)流轉(zhuǎn)

固定資產(chǎn)在單位內(nèi)轉(zhuǎn)移，所有權(quán)不變，財(cái)務(wù)軟件無(wú)須核算。由于行政機(jī)關(guān)一般不需要按部門核算經(jīng)營(yíng)成本，固定資產(chǎn)不需要為每個(gè)部門設(shè)置會(huì)計(jì)科目，單位內(nèi)流動(dòng)時(shí)也不需要調(diào)整明細(xì)賬目和會(huì)計(jì)科目。固定資產(chǎn)必須在單位、管理和使用部門、管理用戶和存儲(chǔ)地點(diǎn)之間轉(zhuǎn)移，并且必須隨時(shí)間變化。固定資產(chǎn)的卡信息必須隨時(shí)間變化，卡片在資產(chǎn)管理中作修改，以及資產(chǎn)卡被捆綁在一起并保存以備將來(lái)參考。

五、結(jié)語(yǔ)

行政事業(yè)單位在社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮著不可替代的重要作用，固定資產(chǎn)的核算和管理不僅對(duì)單位本身的發(fā)展具有十分重要的意義，對(duì)社會(huì)價(jià)值也具有重要意義。因此，現(xiàn)階段需要在現(xiàn)行政府會(huì)計(jì)制度的基礎(chǔ)上，更深入地分析行政機(jī)關(guān)固定資產(chǎn)核算和管理的細(xì)節(jié)，找出原則、變化和要點(diǎn)，并加以規(guī)范和處理。