互聯(lián)網(wǎng)時代事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)與利用探析構(gòu)建

胡建軍

（湖北大學(xué)后勤集團(tuán)，湖北 武漢 430062）

事業(yè)單位的檔案信息記錄著單位發(fā)展歷史和業(yè)績成果，也有干部職工的成長歷程，而在互聯(lián)網(wǎng)時代背景之下，事業(yè)單位的檔案管理模式也較之前發(fā)生了一定的轉(zhuǎn)變，以往傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求，而只有積極地將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理以及開發(fā)利用中，才能促使事業(yè)單位檔案管理效率和質(zhì)量得到提升，進(jìn)一步推動事業(yè)單位的發(fā)展。

一、互聯(lián)網(wǎng)對檔案信息資源管理的影響

資源共享、互聯(lián)互通是互聯(lián)網(wǎng)時代的主要特征，在互聯(lián)網(wǎng)時代背景之下，可實現(xiàn)對資源的整合，促使各項資源的效益能夠充分發(fā)揮出來。但互聯(lián)網(wǎng)這一特征也會給檔案管理工作帶來一定的挑戰(zhàn)。

（一）積極影響

互聯(lián)網(wǎng)使現(xiàn)代人的生活工作越來越便捷化，在互聯(lián)網(wǎng)時代背景之下，事業(yè)單位進(jìn)行電子檔案的存儲時往往只需要占用很小的內(nèi)存空間，便可以將大量的檔案信息資源儲存在其中。相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來講，這種存儲方式具有著不占空間、節(jié)約成本的優(yōu)勢。而互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展也為事業(yè)單位檔案資源開發(fā)和利用提供了便捷條件，檔案信息開發(fā)是指事業(yè)單位通過各種檔案管理方法和手段挖掘出檔案信息中的有用信息，滿足信息使用者的需求，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用可為事業(yè)單位進(jìn)行檔案信息開發(fā)提供技術(shù)支持。事業(yè)單位可將具有價值的檔案信息發(fā)布在網(wǎng)絡(luò)平臺上，這樣信息應(yīng)用者就可通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)查詢和瀏覽相關(guān)信息，使得檔案資源的利用效率得到提升。此外，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以聚類、分類、分析海量數(shù)據(jù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)模型的建立，并找到不同檔案信息數(shù)據(jù)之間存在的關(guān)系，使檔案的利用價值能夠得到提升，將檔案信息資源的預(yù)測功能凸顯出來，為事業(yè)單位高層進(jìn)行決策提供參考。

（二）消極影響

1.帶給事業(yè)單位檔案管理相關(guān)理論的沖擊。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，以往傳統(tǒng)的檔案管理理念和理論發(fā)生了較大的轉(zhuǎn)變，比如說紙質(zhì)檔案的來源、檔案價值等相關(guān)理論被顛覆，而只有通過新的檔案資源價值觀、來源觀等理論作為檔案管理工作的支撐，才能更好地應(yīng)對互聯(lián)網(wǎng)帶來的沖擊，促進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理工作順利開展。

2.對事業(yè)單位檔案信息管理工作的影響。在互聯(lián)網(wǎng)時代背景之下，事業(yè)單位出現(xiàn)了大量的檔案信息資源，使得檔案數(shù)量激增，且同時呈現(xiàn)出多元化特征，現(xiàn)階段我國事業(yè)單位的檔案信息資源不但包括以往傳統(tǒng)的文書檔案，還有了更為豐富的檔案信息資源類型，比如說多媒體檔案、音頻檔案等。互聯(lián)網(wǎng)時代背景之下，事業(yè)單位的檔案信息數(shù)量激增，信息質(zhì)量不等，如何更好地對這些檔案信息資源進(jìn)行管理和利用，也已經(jīng)成為現(xiàn)階段需要重點去思考的一個現(xiàn)實問題。

二、事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)與利用中存在的問題

（一）這樣單位領(lǐng)導(dǎo)對此項工作的重視程度不夠

一些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員未能正確地認(rèn)識到檔案工作的重要性，認(rèn)為檔案只是資料的一種匯總，對于事業(yè)單位的發(fā)展并沒有現(xiàn)實意義，所以對于此項工作較為忽視，也沒有投入足夠的人力、物力以及技術(shù)。一些事業(yè)單位會將檔案管理納入到辦公室日常工作中，只是簡單地進(jìn)行檔案的收集和歸檔，導(dǎo)致檔案資源信息的作用無法真正發(fā)揮出來。單位領(lǐng)導(dǎo)對于此項工作重視程度不夠，因此也不會投入大量資金進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，但在信息化時代背景之下，事業(yè)單位的電子文件數(shù)量劇增，若不能及時進(jìn)行信息化建設(shè)就會導(dǎo)致紙質(zhì)資料無法轉(zhuǎn)化為電子檔案，久而久之，紙質(zhì)檔案可能會出現(xiàn)丟失、磨損、殘缺等現(xiàn)象，而一旦檔案被損壞就很難進(jìn)行修復(fù)，而這部分檔案資料原有的應(yīng)用價值也會逐漸失去。

（二）檔案管理者信息素質(zhì)有待提升

在互聯(lián)網(wǎng)時代背景之下，事業(yè)單位的檔案資料資源開發(fā)和利用工作對于檔案管理人員提出了更高的要求，需要檔案管理人員不但要熟悉檔案管理工作，還要精通計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但就目前來看，很多事業(yè)單位的檔案管理人員都存在著綜合素質(zhì)有待提升的問題，一些檔案管理者是從單位其他部門調(diào)度過來的，甚至由職工家屬或是退休員工擔(dān)任檔案管理工作，這部分工作人員缺乏檔案管理專業(yè)知識以及相關(guān)經(jīng)驗，因此無法保障檔案管理工作的順利開展。一些檔案管理人員雖是專業(yè)出身，但檔案管理理念較為陳舊，缺乏交流共享的先進(jìn)觀念，也不具備深層開發(fā)檔案信息資源的能力，計算機(jī)操作能力有限，因此無法滿足互聯(lián)網(wǎng)時代下事業(yè)單位檔案信息化發(fā)展要求。

（三）檔案安全性問題日益凸顯

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用可帶給管理人員較大的便利，但因為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有較強(qiáng)的交互性、共享性，因此也存在著一些不安全因素。事業(yè)單位電子檔案主要存儲于計算機(jī)中，因此容易受到病毒、黑客的侵襲或干擾，導(dǎo)致檔案資源被篡改或出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，而事業(yè)單位的重要資料如果被黑客所竊取，就會嚴(yán)重威脅到我國的經(jīng)濟(jì)安全。但目前我國事業(yè)單位并未進(jìn)行完善網(wǎng)絡(luò)安全制度的建設(shè)，檔案管理人員在網(wǎng)絡(luò)安全方面的意識也較為淡薄，缺乏相應(yīng)的保護(hù)措施。

（四）檔案信息資源未被有效利用

一些事業(yè)單位在開展數(shù)字化工作時較為盲目，導(dǎo)致大量人力物力被浪費，使得基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)負(fù)擔(dān)得以增加；其次，部分事業(yè)單位的檔案信息檢索入口較少，功能不夠完善；一些檔案部門自身對于檔案信息資源宣傳工作較為忽視，或是在宣傳過程中深度不廣，導(dǎo)致檔案信息資源未被有效的利用。

三、互聯(lián)網(wǎng)時代，如何提升檔案信息資源開發(fā)與利用水平

（一）對檔案信息服務(wù)意識進(jìn)行加強(qiáng)

通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可將檔案資料存放于電腦信息系統(tǒng)中，有利于檔案資料的保存、查詢和修改，還可實現(xiàn)檔案資源的共享，促使檔案信息資源開發(fā)與利用水平得到進(jìn)一步提升。因此事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理人員一定要加強(qiáng)對檔案資源開發(fā)與利用工作的重視程度，并積極地投入到檔案資源信息化建設(shè)當(dāng)中。事業(yè)單位可定期開展檔案工作講座，并邀請相關(guān)管理人員以及各部門領(lǐng)導(dǎo)參與其中，使其能夠轉(zhuǎn)變以往的傳統(tǒng)觀念，加強(qiáng)對檔案工作的重視程度，明白檔案信息資源開發(fā)利用是檔案管理工作的主導(dǎo)，并給予檔案管理工作更多人力、財力及物力上的支持。基礎(chǔ)設(shè)施是否齊備對于事業(yè)單位的檔案管理工作來講也是非常重要的，因此事業(yè)單位也要根據(jù)此項工作的相關(guān)要求，進(jìn)一步完善現(xiàn)有的基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)對其的資金投入，并進(jìn)行檔案室及必須防護(hù)設(shè)備的配置，為檔案保管工作打下良好的基礎(chǔ)，提升事業(yè)單位檔案管理的可靠性。

（二）進(jìn)行檔案信息資源管理平臺的搭建

事業(yè)單位要將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用在檔案信息資源開發(fā)和管理中，進(jìn)行檔案信息資源管理平臺的建立，對檔案信息資源有效進(jìn)行整合，確保檔案信息資源能夠?qū)⒆陨淼膬r值充分發(fā)揮出來。此外，還要進(jìn)行檔案信息資源管理體系的構(gòu)建和完善，只有這樣才能更好地服務(wù)于檔案使用者。事業(yè)單位可借助手機(jī)APP 等移動終端，實時錄入檔案信息，提升事業(yè)單位檔案信息的實時性。

（三）建立一支具有較強(qiáng)綜合素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)隊伍

信息資源開發(fā)與利用對于檔案管理人員有著較高要求，需要其具備一定的專業(yè)技術(shù)，因此事業(yè)單位一定要加強(qiáng)對檔案管理者的培訓(xùn)工作，一是要通過德育工作促使這部分人員樹立起崗位成才的使命感；二是要加強(qiáng)對這部分工作人員的技能培訓(xùn)，使其在掌握先進(jìn)檔案管理技術(shù)的基礎(chǔ)之上，具備一定的安全意識，科學(xué)地進(jìn)行檔案管理工作，并在使用網(wǎng)絡(luò)的過程中加強(qiáng)保密工作，促使事業(yè)單位檔案資源的安全性得到保障。此外，事業(yè)單位還要加強(qiáng)對檔案管理人員信息技術(shù)方面的培訓(xùn)，使其能夠具備一定的現(xiàn)代信息技術(shù)，并能通過信息技術(shù)進(jìn)行檔案信息的錄入、整理以及管理。

（四）進(jìn)行檔案信息管理制度的建立

檔案管理工作是一項十分繁重的任務(wù)，環(huán)節(jié)眾多，需要加工和處理各項信息數(shù)據(jù)，如果事業(yè)單位沒有進(jìn)行信息管理制度的制定，則很難確保檔案信息的真實和準(zhǔn)確。所以事業(yè)單位必須要規(guī)范相關(guān)管理流程，科學(xué)建立管理制度，可學(xué)習(xí)其他單位的成功經(jīng)驗，并根據(jù)自身的具體情況制定出科學(xué)可行的檔案信息管理制度，加強(qiáng)監(jiān)管，減少檔案信息管理出現(xiàn)漏洞和失誤的機(jī)率。要保護(hù)好現(xiàn)有的電子檔案信息數(shù)據(jù)，通過設(shè)定檔案查閱權(quán)限，對檔案信息進(jìn)行保密等級的設(shè)置等方式，確保事業(yè)單位檔案信息的安全。

（五）加大檔案信息資源的開發(fā)與利用

事業(yè)單位要將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用在檔案信息資源的開發(fā)與利用中，將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，強(qiáng)化對軟硬件和檔案信息資源的開發(fā)，將事業(yè)單位檔案信息資源的價值凸顯出來，使檔案資料能夠真正的物有所用，為事業(yè)單位發(fā)展提供服務(wù)。

結(jié)束語

互聯(lián)網(wǎng)的普及和推廣，為事業(yè)單位檔案資源開發(fā)與利用迎來了新的發(fā)展契機(jī)，而作為檔案管理人員，一定要對檔案工作的重要性有所認(rèn)識，并要轉(zhuǎn)變以往的傳統(tǒng)理念，樹立起交流、共享的先進(jìn)觀念，加強(qiáng)對信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí)，提升自身的綜合管理能力，為事業(yè)單位檔案資源開發(fā)與利用工作的順利開展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。