房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理探析

馬丹

（白城市不動(dòng)產(chǎn)登記中心，吉林 白城 137000）

在現(xiàn)階段的社會(huì)大環(huán)境下，房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理不僅能夠幫助解決一些房地產(chǎn)糾紛，同時(shí)也能在一定程度上加快城市房屋改造的腳步，在一定程度上促進(jìn)房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。有效的房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理有利于保護(hù)個(gè)人以及國家的權(quán)益，它是房地產(chǎn)部門中一項(xiàng)重要的工作。因此，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理中的不足，并及時(shí)進(jìn)行優(yōu)化，以此來提高房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理水平。

一、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案的特點(diǎn)

房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案主要是記錄房地產(chǎn)的歸屬問題，它具有一定的權(quán)威性，在一定程度上可以保障個(gè)人以及國家的利益。房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案具有如下特點(diǎn)：

（一）憑證依據(jù)特點(diǎn)

當(dāng)出現(xiàn)糾紛時(shí)，房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案可以作為法律依據(jù)，以此來解決法律糾紛。房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案是除了產(chǎn)權(quán)證書以外，唯一具有法律效益的證明文件，他能夠解決房地產(chǎn)交易當(dāng)中出現(xiàn)的問題，比如查封等等，另外司法機(jī)關(guān)也可以根據(jù)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案做出公正的判決。

（二）內(nèi)容動(dòng)態(tài)性

隨著我國經(jīng)濟(jì)、文化的不斷發(fā)展，以及城鎮(zhèn)化進(jìn)程的不斷加快，隨之而來的就是房地產(chǎn)行業(yè)的快速發(fā)展，那么房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理就顯得尤為重要了。房地產(chǎn)行業(yè)的不斷發(fā)展，促使發(fā)生了較多的產(chǎn)權(quán)變更問題，以及房屋面積變更問題，這就使得房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案具有了動(dòng)態(tài)性，與此同時(shí)，也就需要工作人員及時(shí)做好變更記錄，以方便人們?cè)谌蘸笮枰獣r(shí)，能夠提供較為準(zhǔn)確的房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)據(jù)。

（三）管理專有性

在一定的區(qū)域劃分內(nèi)，房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理具有相對(duì)的“壟斷”性，這是為了保證房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案的絕對(duì)權(quán)威性。房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的權(quán)威性，能夠保證管理的數(shù)據(jù)被合理利用，減小被不法分子“鉆空子”的可能性。這樣有利于促進(jìn)房地產(chǎn)市場(chǎng)的平穩(wěn)發(fā)展，由此可見，房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理的專有性在房地產(chǎn)發(fā)展的歷史長(zhǎng)河中有著舉足輕重的地位。

（四）建檔周期性

房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案的建立是需要較長(zhǎng)時(shí)間的，其目的是為了保證房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)信息的相對(duì)準(zhǔn)確，為人們提供更加有信服力的數(shù)據(jù)。房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案整理是一個(gè)較大的工程，工作人員需要將每一個(gè)有關(guān)的資料進(jìn)行整合之后，再分別放入不同的卷宗里，最后需要重新整合歸檔，才能形成一個(gè)完整的房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案。因此其具有一定的周期性。

二、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理的意義

房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理對(duì)社會(huì)平穩(wěn)發(fā)展有著重要意義。首先，在相關(guān)部門檢查工作時(shí)，房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案會(huì)作為重要依據(jù)提供給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理，有助于政府以及國家對(duì)房地產(chǎn)行業(yè)的監(jiān)管，是出臺(tái)的相關(guān)政策更加合理化。其次，當(dāng)某一個(gè)房屋出現(xiàn)產(chǎn)權(quán)糾紛時(shí)，房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案能夠提供有力的依據(jù)，幫助解決老百姓的問題，明確房屋產(chǎn)權(quán)歸屬，保護(hù)產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益，在一定程度上，有助于促進(jìn)社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展。最后，在房屋進(jìn)行交易時(shí)，房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案可以驗(yàn)證房屋相關(guān)數(shù)據(jù)的真?zhèn)涡裕Ｕ辖灰渍＿M(jìn)行，促使房地產(chǎn)行業(yè)“綠色”、穩(wěn)定的發(fā)展。

三、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案的收集不全面

近些年，房地產(chǎn)行業(yè)不斷地參與到國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展中來，其中包括老城改造、房地產(chǎn)交易、房產(chǎn)繼承以及房產(chǎn)抵押等等，每當(dāng)房產(chǎn)發(fā)生變更時(shí)，就會(huì)產(chǎn)生較多的有關(guān)產(chǎn)權(quán)的文件，會(huì)涉及到產(chǎn)權(quán)注銷登記等等，那么這是就需要一個(gè)完善的產(chǎn)權(quán)管理部門。而現(xiàn)實(shí)生活中，檔案管理領(lǐng)導(dǎo)是很少參與到工作中去的，因此就會(huì)出現(xiàn)這些重要文件還存在產(chǎn)權(quán)登記部門，這就會(huì)直接導(dǎo)致房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案與房地產(chǎn)實(shí)際情況不符合的問題出現(xiàn)。

（二）房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案質(zhì)量存在問題

一個(gè)城市的房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)管理數(shù)量是極其龐大的，其中所涉及到的內(nèi)容就更是很廣泛。一般城市每年新增加的房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案是數(shù)以萬計(jì)的，并且其中含有大量的文字以及圖片，其所涉及的領(lǐng)域更是包括測(cè)繪以及建筑等等，但產(chǎn)權(quán)檔案管理人員由于自身的水平有限，并不能及時(shí)的發(fā)現(xiàn)產(chǎn)權(quán)檔案中的錯(cuò)誤，這樣就會(huì)導(dǎo)致被保存起來的文件可能是存在問題的。

（三）不能及時(shí)糾正不符合規(guī)定的文件

在實(shí)際的房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理中，當(dāng)所辦理的業(yè)務(wù)進(jìn)入到歸檔這一流程的時(shí)候，就說明所有的審批手續(xù)已經(jīng)完成，并且房地產(chǎn)證已經(jīng)下發(fā)，這時(shí)檔案管理人員即使發(fā)現(xiàn)歸檔的材料有錯(cuò)誤或者不符合規(guī)定的，那么找到相關(guān)人員進(jìn)行手續(xù)變更也是極為困難的。除此之外，房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案的各種文件之間都是相互關(guān)聯(lián)的，當(dāng)一處出現(xiàn)問題，那么緊接著就會(huì)出現(xiàn)連鎖反應(yīng)，會(huì)出現(xiàn)大面積的錯(cuò)誤，然而在審批手續(xù)都已結(jié)束之后再進(jìn)行變更就更是難上加難。

（四）檔案管理人員的能力不足

在實(shí)際生活中，房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理的工作人員，因?yàn)殚L(zhǎng)時(shí)間的進(jìn)行枯燥無味的工作，反復(fù)的將紙質(zhì)版檔案進(jìn)行歸檔，從而使他們失去了對(duì)工作的激情，所以在產(chǎn)權(quán)檔案管理中，就會(huì)“睜一眼閉一眼”，導(dǎo)致出現(xiàn)較高的錯(cuò)誤率，不能嚴(yán)格保證產(chǎn)權(quán)檔案管理的準(zhǔn)確性。近幾年來，我國的計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展，但產(chǎn)權(quán)檔案管理人員還不具備相應(yīng)的技術(shù)能力，不能合理、高效的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行工作，導(dǎo)致產(chǎn)權(quán)檔案管理進(jìn)程緩慢。另外紙質(zhì)版的檔案也存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，如果發(fā)生意外，不能夠保證檔案的絕對(duì)安全，所以，工作人員不提高自身的職業(yè)技能，也就無法提高產(chǎn)權(quán)檔案的安全性。

四、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理的策略

（一）相關(guān)人員要做好檔案管理的審計(jì)工作

房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理的工作人員要具有較強(qiáng)的責(zé)任感，以及保證檔案準(zhǔn)確性的意識(shí)。相關(guān)工作人員要嚴(yán)格審查產(chǎn)權(quán)有關(guān)手續(xù)，確保歸檔的材料有較高的準(zhǔn)確性。與此同時(shí)，產(chǎn)權(quán)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)也要提高自己對(duì)基層工作的了解，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的要求。加強(qiáng)基層人員以及領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任感，既能提高辦事效率，又能促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。因此，做好檔案管理的審計(jì)工作有著舉足輕重的地位，只有相關(guān)人員嚴(yán)格依照規(guī)定做好資料管理，才能減少歸檔后出現(xiàn)的各類問題。

（二）實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理現(xiàn)代化

現(xiàn)在科技不斷發(fā)展壯大，計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛應(yīng)用。在房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理中也應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，這樣能夠有效解決產(chǎn)權(quán)檔案管理中流動(dòng)大、變化快的特點(diǎn)。利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不僅可以減輕檔案管理人員的工作量，還能提高工作的準(zhǔn)確性。另外，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用，能夠改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄習(xí)慣，騰出更多的空間，具有更加環(huán)保的特點(diǎn)。

（三）改變檔案管理中的更正方法

對(duì)檔案管理中出現(xiàn)錯(cuò)誤的文件，不再進(jìn)行繁瑣的糾正，而是只變更審批結(jié)果。工作人員在發(fā)現(xiàn)檔案中有錯(cuò)誤之后，要及時(shí)地查找相關(guān)資料，確定錯(cuò)誤的原因，然后在材料的末尾附加一張變更單，將變更的時(shí)間、變更的原因清楚的記錄在內(nèi)，并將變更單就行備份，方便事后查閱文件，這樣后續(xù)的工作人員在發(fā)現(xiàn)變更單時(shí)也會(huì)額外注意，不會(huì)出現(xiàn)連鎖反應(yīng)，影響整體的進(jìn)度。改變產(chǎn)權(quán)檔案的更正辦法，能夠節(jié)省大量的時(shí)間，提高工作效率。

（四）提高產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力

現(xiàn)在的產(chǎn)權(quán)檔案大多數(shù)都還只是紙質(zhì)材料，沒有完整的電子數(shù)據(jù)庫，有著較高的儲(chǔ)存風(fēng)險(xiǎn)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案應(yīng)該逐漸被人們所接受，電子檔案不僅能夠進(jìn)行快速的備份，還能降低產(chǎn)權(quán)檔案的儲(chǔ)存風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案的建設(shè)需要大量的人力、物力以及財(cái)力，因此需要當(dāng)?shù)卣约捌髽I(yè)的大力支持。電子檔案建立起來之后，既要將原來舊的檔案進(jìn)行優(yōu)化，又要處理新的檔案入庫，這就需要進(jìn)行有關(guān)人員的培訓(xùn)，以達(dá)到事半功倍的效果。提高產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力，能夠保證人民和國家的權(quán)益，加快城市化的進(jìn)程。

（五）全面落實(shí)分級(jí)管理

根據(jù)相關(guān)的房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)管理政策，管理人員應(yīng)該制定完善的分級(jí)管理制度，即房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理不應(yīng)只由一個(gè)人或幾個(gè)人專門負(fù)責(zé)，應(yīng)該建立一個(gè)完善的管理部門，具體可將房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理分為三個(gè)部門：采集信息部、建立檔案部以及整合產(chǎn)權(quán)檔案部。采集信息部的員工主要負(fù)責(zé)相關(guān)房產(chǎn)信息的像收集；建立檔案部的員工負(fù)責(zé)將收集來的信息錄入到系統(tǒng)當(dāng)中；整合產(chǎn)權(quán)部主要負(fù)責(zé)將錄入的信息進(jìn)行核查，查看是否有錯(cuò)誤的堤防，并將準(zhǔn)確的產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行備份。各個(gè)部門之間分工合作，一切檔案按照規(guī)定順序進(jìn)入流程，就可以減少錯(cuò)誤的發(fā)生，進(jìn)而提高房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理的準(zhǔn)確率，形成完善的房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)管理體系，更好的服務(wù)于人民。

（六）提高產(chǎn)權(quán)檔案管理人員的素質(zhì)

在房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理中，工作人員的素質(zhì)對(duì)工作成果有著重要的影響，所以有關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)產(chǎn)權(quán)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)，以此提高產(chǎn)權(quán)檔案的安全性。首先，就是要對(duì)工作人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)教育，進(jìn)一步提高工作人員的技術(shù)水平，提升綜合能力，并且要使其認(rèn)識(shí)到產(chǎn)權(quán)檔案管理的重要性。然后，就是要對(duì)工作人員進(jìn)行電子檔案管理培訓(xùn)，提高工作人員對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)，并能夠獨(dú)立完整全套的電子檔案工作。最后，要提高工作人員的安全意識(shí)，認(rèn)識(shí)到產(chǎn)權(quán)檔案的重要性，定期對(duì)產(chǎn)權(quán)電子檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)、處理，切不可粗心大意。

（七）制定嚴(yán)格的管理制度

要想做好房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理工作，就必須要有嚴(yán)格的規(guī)章制度，并督促員工履行職責(zé)。嚴(yán)格的房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)管理制度，能夠有效規(guī)避產(chǎn)權(quán)檔案管理中常見的問題。相關(guān)部門要根據(jù)實(shí)際情況制定產(chǎn)權(quán)檔案借閱制度、產(chǎn)權(quán)檔案管理制度以及產(chǎn)權(quán)檔案銷毀制度。嚴(yán)格的產(chǎn)權(quán)檔案借閱制度，能夠縮小信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)；完善的產(chǎn)權(quán)管理制度，能夠幫助工作人員減少工作量，提高工作效率；產(chǎn)權(quán)檔案銷毀制度，有助于再次檢驗(yàn)檔案的實(shí)用性，避免錯(cuò)誤銷毀的事件發(fā)生。員工之間相互監(jiān)督，領(lǐng)導(dǎo)要按時(shí)抽查，這樣能夠最大程度的保證產(chǎn)權(quán)檔案管理的安全性。

五、結(jié)語

綜上所述，管理部門要運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)改變傳統(tǒng)的產(chǎn)權(quán)檔案管理模式，建立新的檔案信息數(shù)據(jù)庫，更好地服務(wù)于社會(huì)。只有基層人員以及領(lǐng)導(dǎo)都充分認(rèn)識(shí)到現(xiàn)階段產(chǎn)權(quán)檔案管理存在的問題，才能夠提出更加有效的改進(jìn)方法，并將其落實(shí)到實(shí)處。與此同時(shí)，房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理要不斷地創(chuàng)新，不斷地發(fā)掘、引進(jìn)有利于自己的改革方案，這樣才能使房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)更好的發(fā)展，從而為國家的全面發(fā)展打下夯實(shí)的基礎(chǔ)。