企業(yè)檔案管理中信息技術(shù)應用研究

陳偉華

（哈爾濱鍋爐廠有限責任公司，黑龍江 哈爾濱 150000）

引言

企業(yè)處在日新月異的環(huán)境之下，現(xiàn)在的競爭是對信息的競爭，只有牢牢掌握關(guān)鍵信息的企業(yè)才能在激烈的競爭中，獨占鰲頭，取得成效。企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展，和日常管理的基本參考，對于一個企業(yè)來說是十分重要的。信息化時代更需要建立系統(tǒng)化的信息管理系統(tǒng)，讓企業(yè)的檔案管理事半功倍，更有速度的同時發(fā)揮它自身的價值。

一、新時代企業(yè)檔案管理的需求

在信息化的新時代，在日新月異的環(huán)境之下，今天的時代已經(jīng)不能和過往同日而語，所以企業(yè)迫切地需要對檔案管理進行改革，在保持檔案的基本的作用的同時，運用更加先進的技術(shù)發(fā)掘檔案深處的價值，從企業(yè)日常中得到的檔案記錄可以反過來對企業(yè)的決策和管理作出貢獻，那么在這樣的過程里，對于企業(yè)的檔案有這樣幾個要求：（1）要有變的勇氣。要敢于變革，過往的傳統(tǒng)管理方法已經(jīng)不能滿足今日的要求，過去的紙質(zhì)文檔不能適應今天的數(shù)字化時代，所以要敢于改變，將新的檔案改成電子存檔，要把過往的檔案重新整理排序好，成為電子檔案再進行整理保存使用，讓資源可以被迅速地查找，在有需要的時候也能迅速地被使用。（2）要有時代的速度。新時代的企業(yè)越來越大，一些集合式的企業(yè)和集團之間的糾紛，往往來源于檔案的效率，需要注意檔案的提取需要速度，過了期限的檔案的價值無疑會大打折扣，所以無論是查找檔案，還是提取檔案，還是使用轉(zhuǎn)移檔案，都需要有一定的速度，而這一速度就需要建立更有效率的管理系統(tǒng)，可以更好地滿足上文所述的這些要求。（3）要深挖檔案背后的價值。充分利用好檔案，并且深挖它背后的資源和價值，使檔案可以更好地被運用好，現(xiàn)在的企業(yè)之間，誰先掌握了更多的價值就能在競爭中拿下更大的優(yōu)勢，而企業(yè)檔案作為企業(yè)日常運行管理的基礎(chǔ)，就更是重中之重，比如之前的運輸業(yè)，一個小小的貼紙改革就能散發(fā)出巨大的價值，因為量變產(chǎn)生了質(zhì)變，這也更好的證明了檔案背后的價值是無盡的。

二、信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的運用措施

（一）建立系統(tǒng)化的信息化體系

只有擁有了一個系統(tǒng)化的管理方式才能更科學地使用好這些檔案，在運用好這些檔案的同時還要注意有一個科學的分類管理，在這之后，還要對未來有一個基本的規(guī)劃，使信息管理可以在更多的領(lǐng)域被運用，面對各種難以預料的未來變化，可以借由這種信息化的改變讓企業(yè)增加新的活力，其次通過建立信息系統(tǒng)讓企業(yè)擁有抗逆能力，面對一些危機和變化，仍然能嚴格地保證信息真實性，且具有一定的效率。

（二）組建高水平的信息化開發(fā)團隊

作為企業(yè)決策者，必須要對人才有足夠的關(guān)注，了解清楚人才在企業(yè)發(fā)展中至關(guān)重要的作用，不斷廣招賢人，嚴格審核，讓人才有合適的崗位與工作，能夠最大限度地發(fā)揮員工的潛力和優(yōu)勢，面對各種不同問題，也需要有不同崗位，不同類型的人才分開工作，共同配合才能完成好愈發(fā)復雜的任務。對于在職的員工，必須引導他們學習新的信息化理念，結(jié)合社會的信息發(fā)展趨勢，讓員工在技能和思想上進行更新，讓整個團隊保持技術(shù)的同時擁有新的活力，這樣的團隊才能在做好檔案管理的同時，不斷發(fā)掘檔案內(nèi)部的價值，進行技能和理念上的創(chuàng)新。

（三）重新構(gòu)建檔案業(yè)務流程

傳統(tǒng)的檔案流程包括，對檔案進行收集整理和使用，現(xiàn)階段想要得到電子信息化的檔案，就需要改進業(yè)務流程，讓檔案管理的方式流程可以適應新時代的要求，具體地說有以下幾個部分。（1）在收集部分做好功夫。收集檔案的同時要利用好企業(yè)內(nèi)部的管理，改革優(yōu)化檔案信息的收集環(huán)節(jié)。檔案管理人員在收集檔案信息時，要合理利用企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)，將任務下達到各部門，并做好分工，部門人員要通過信息管理系統(tǒng)來上傳檔案信息，以便信息的及時接收和收集。（2）重新分組規(guī)劃檔案。檔案需要被分類的有標簽處理好，然后要建立不同的文件夾對檔案進行分類保存，集中保存檔案的同時，要做好保護保存工作，留好副本，防止文件和檔案的丟失。將檔案規(guī)劃好后，需要按照不同部門和不同的類型，讓檔案一一錄入，此外還要設立安全權(quán)限，使檔案可以被安全完整地保護好。（3）要及時對檔案內(nèi)容進行審查。相關(guān)負責人員要對檔案本身的內(nèi)容進行審查，檔案作為企業(yè)的根基，必須要被保證自身的真實性，容不得錯誤和馬虎，所以負責人員本身就要擔當起責任，對檔案內(nèi)容進行保護和校正，一旦發(fā)現(xiàn)存有疑問的數(shù)據(jù)和檔案，及時向公司匯報，使上層人員進行重新審查，通過這樣的方式來保證檔案的準確性。（4）要合理地使用好檔案。首先如果一個人員需要對檔案進行提取，可以賦予一定的權(quán)限，但是權(quán)限要精準可控，保證其他的檔案不會被看到，不會泄露，也就是要保證檔案的安全性，其次這個提取過程要有速度和效率，要拒絕各種耗時的繁瑣步驟或是繁文縟節(jié)，要簡潔高效地建立提取系統(tǒng)，使檔案提取簡單且安全。

（四）重視檔案信息管理安全系統(tǒng)建設

商業(yè)信息的保密一直是企業(yè)重要的一部分，而信息保密也就包括了檔案信息的保密，因此建立一個安全的檔案信息管理系統(tǒng)，來對檔案進行保護就顯得十分重要。利用計算機系統(tǒng)來建立的電子檔案，可以幫助我們實現(xiàn)這樣的構(gòu)想，但是實際的操作過程中，一旦發(fā)現(xiàn)檔案之間有矛盾之處就要排查原因，判斷程序是否有不兼容的現(xiàn)象，錄入的信息是否可以被現(xiàn)有的系統(tǒng)收入，如果不能就要對系統(tǒng)進行維護和改進。在日常保護信息系統(tǒng)之外還要強化加密方式，防止不法分子對檔案進行盜取，檔案本身的歷史性和完整性都需要保密，不能被修改，也不能被影響，所以可以用同行進行身份認證的方式來保護檔案安全。

三、結(jié)語

當電流劃過導線，信息化時代就已經(jīng)拉開了序幕，在這一過程里，各行業(yè)都需要將自身的傳統(tǒng)和新的技術(shù)融合，而檔案管理作為復雜重要的部分，更需要新的技術(shù)來進行革新，因為一個新的信息化的檔案管理可以極大程度減少工作量，減少復雜紙質(zhì)數(shù)據(jù)保存工作，讓企業(yè)的檔案更加便捷且可靠，一個有效的檔案管理技術(shù)可以讓企業(yè)適應迅速發(fā)展的社會，也能讓企業(yè)在激烈的競爭中擁有核心競爭力。