信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

林政

（天津市正通物流配送有限公司，天津 300180）

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中得到廣泛關(guān)注。信息化時(shí)代的到來，改變了傳統(tǒng)檔案管理模式的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的高效應(yīng)用，有效結(jié)合信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的高效處理，有效提升了信息化技術(shù)檔案管理工作效率。

一、信息化技術(shù)在檔案管理中的價(jià)值意義

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中實(shí)現(xiàn)了該技術(shù)的輔助應(yīng)用，將信息化技術(shù)與檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，體現(xiàn)出檔案管理信息化的優(yōu)越性，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的創(chuàng)新改革。

（一）為檔案儲(chǔ)存帶來安全性

隨著市場競爭越來越烈，加大了對檔案管理工作的要求難度，尤其是檔案儲(chǔ)存是一個(gè)比較長期的管理工作，這對檔案信息的安全性有著更高的要求。因此，信息化技術(shù)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用，為檔案信息管理工作帶來了安全保障，加強(qiáng)了檔案管理工作者對檔案信息管理的保密意識，這對高效的檔案管理工作打下結(jié)實(shí)的基礎(chǔ)[1]。對于傳統(tǒng)的檔案管理方式，因檔案信息儲(chǔ)存時(shí)間較長，很難為檔案信息的安全性帶來保障，這對檔案管理工作來說加大了難度。然而有效利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)對檔案信息的高效管理，對檔案信息的安全隱患可以有效規(guī)避。通過信息化技術(shù)有效應(yīng)用，可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件有效轉(zhuǎn)化為電子檔案，檔案管理人員只需要通過對電腦的操作，就可以實(shí)現(xiàn)對檔案信息的便捷查閱，這為檔案管理工作效率帶來了提升。再有，通過信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)了對檔案信息的開發(fā)利用，落實(shí)滿足了新時(shí)代需求的檔案管理發(fā)展規(guī)律，打破了傳統(tǒng)檔案管理工作方式，有效提升了檔案管理工作的高效水平[2]。

（二）滿足了社會(huì)發(fā)展需求

信息化技術(shù)檔案管理工作體現(xiàn)出企業(yè)單位的信息化技術(shù)水平，可以說是直接反映出一個(gè)企業(yè)的實(shí)力水平，這對國家的信息化建設(shè)質(zhì)量也有著直接的影響。通過對現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展趨勢可以看出，信息化技術(shù)推動(dòng)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢，這為人類的發(fā)展進(jìn)步打下了結(jié)實(shí)的基礎(chǔ)。將信息化技術(shù)與檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，滿足了社會(huì)的發(fā)展需求，同時(shí)也是推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的必然趨勢，實(shí)現(xiàn)構(gòu)建系統(tǒng)化檔案信息管理體系，為企業(yè)的良好的發(fā)展水平奠定了有力基礎(chǔ)[3]。

二、信息化技術(shù)檔案管理中的應(yīng)用特點(diǎn)

（一）轉(zhuǎn)變了檔案管理載體

信息化技術(shù)檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理工作不同，它是兩種截然不同的管理載體，信息化技術(shù)檔案管理實(shí)現(xiàn)了檔案信息數(shù)字化管理方式，并利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對檔案信息的虛擬化存檔管理工作。而傳統(tǒng)的檔案信息管理是以紙質(zhì)方式進(jìn)行儲(chǔ)存，會(huì)因其載體空間等原因，對檔案信息的儲(chǔ)存內(nèi)容帶來諸多受限。然而有效利用信息化集成技術(shù)，可以有效轉(zhuǎn)變檔案管理載體，實(shí)現(xiàn)了對檔案信息的全面操控，其中的檔案數(shù)據(jù)交換功能，有效打破了空間因素對檔案信息的管理限制。有效利用信息化技術(shù)，改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，而是通過電子圖紙以及電子文件有效實(shí)現(xiàn)了對檔案信息的高效管理，改變了傳統(tǒng)的檔案管理載體方式，為信息化檔案管理奠定了良好的基礎(chǔ)[4]。

（二）改變了傳統(tǒng)檔案管理方式

傳統(tǒng)的檔案管理類型主要是以人事檔案、文書檔案以及科技檔案等多方面類型。通過對信息化技術(shù)的有效應(yīng)用，有效改變了傳統(tǒng)的檔案的分類管理方式，并可以依據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)具體化檔案管理流程方式。通過信息化技術(shù)與檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，可以實(shí)現(xiàn)對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的設(shè)定指令操作，并且可以隨時(shí)進(jìn)行調(diào)整。企業(yè)單位可以結(jié)合自身企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，對各個(gè)部門的檔案信息進(jìn)行自動(dòng)化分類管理，以此實(shí)現(xiàn)了科學(xué)化的檔案管理信息方式[5]。

三、傳統(tǒng)檔案管理存在的問題

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展進(jìn)步，落實(shí)滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求，諸多企業(yè)單位逐漸開始引進(jìn)信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)對檔案信息的管理工作，但是在實(shí)際管理中，仍有諸多的存在問題。

（一）檔案管理制度不完善

諸多企業(yè)單位對于檔案管理工作并沒有加以重視，對于檔案管理工作只是流域表面形式，使之檔案管理制度存在明顯的不足，使之檔案信息不能及時(shí)更新，導(dǎo)致檔案管理工作沒有發(fā)揮出真正作用。不僅如此，諸多單位并沒有構(gòu)建科學(xué)的管理體系，同時(shí)也沒有明確檔案管理目標(biāo)，無法對年限較長的檔案信息進(jìn)行整合管理，加大了檔案管理人員的工作難度，無法提升工作效率[6]。

（二）檔案管理工作意識有待加強(qiáng)

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，會(huì)因單位或是個(gè)人的傳統(tǒng)管理認(rèn)知的影響，沒有對檔案管理工作加強(qiáng)重視，嚴(yán)重削弱了檔案信息的管理價(jià)值作用。不僅如此，部分檔案管理人員在對檔案信息進(jìn)行首次存檔后，并沒有對其信息進(jìn)行定期更新，檔案信息只是實(shí)現(xiàn)了保存，但沒有對檔案進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的管理，領(lǐng)導(dǎo)層的關(guān)注度也較少，檔案管理人員也逐漸降低了管理興趣，導(dǎo)致檔案管理水平普遍下降[7]。

（三）檔案管理設(shè)施有待進(jìn)步

信息化時(shí)代的到來，加快了諸多企業(yè)的發(fā)展步伐，諾一個(gè)企業(yè)沒有構(gòu)建一個(gè)良好的檔案儲(chǔ)存環(huán)境，勢必會(huì)導(dǎo)致檔案管理設(shè)施出現(xiàn)滯后的現(xiàn)象。通常而言，企業(yè)需要為檔案信息儲(chǔ)存設(shè)計(jì)專門的固定場所，但是在諸多的企業(yè)中，對于檔案儲(chǔ)存管理的場地仍然還是在辦公室內(nèi)，或者是放在檔案管理人員的辦公桌上面，這對檔案信息的安全性以及私密性帶來諸多隱患。不僅如此，檔案信息沒有一個(gè)專門的儲(chǔ)存環(huán)境，會(huì)導(dǎo)致一些重要的檔案信息損壞丟失，這嚴(yán)重影響了檔案管理質(zhì)量。再有，部分檔案管理人員因缺乏專業(yè)的管理技能方法，導(dǎo)致在進(jìn)行管理工作時(shí)，影響了檔案管理質(zhì)量，使之檔案管理工作無法順利展開[8]。

（四）沒有明確檔案管理工作理念

諸多企業(yè)單位在檔案管理工作理念方面還需要完善，對一個(gè)想要實(shí)現(xiàn)良好發(fā)展的企業(yè)來說，跟上時(shí)代的發(fā)展步伐，是高效檔案管理服務(wù)理念的前提。尤其在信息化時(shí)代大環(huán)境背景下，各企業(yè)單位需要與時(shí)俱進(jìn)，落實(shí)滿足新時(shí)代的發(fā)展潮流，加強(qiáng)對企業(yè)內(nèi)部的檔案信息化建設(shè)，這為創(chuàng)新改革檔案管理工作理念帶來有力支撐。不僅如此，還需要緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，對檔案管理存在需求的客戶進(jìn)行有效開發(fā)，還需要結(jié)合自身企業(yè)的發(fā)展方向，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，以此實(shí)現(xiàn)對檔案管理理念的有效創(chuàng)新，使信息化技術(shù)發(fā)揮出它的真正作用，以此提升企業(yè)單位的整體管理水平[9]。

四、信息化技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用策略

（一）做到了檔案信息的便捷分類，提供了方便快捷的查詢功能

檔案管理人員利用信息化技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對檔案信息的高效管理，落實(shí)滿足了方便快捷的查詢服務(wù)。例如，企業(yè)單位人事檔案管理會(huì)涉及許多其他方面的工作，且每一項(xiàng)工作環(huán)節(jié)都需要由專人執(zhí)行，如評定員工職稱、選拔領(lǐng)導(dǎo)干部等等，會(huì)涉及到諸多的年度工作評級工作。尤其是在評定職稱工作，這需要全面考慮評定人員的學(xué)習(xí)成果以及具體的工作年限等綜合問題，這就需要有效的信息依據(jù)作為參考，對于傳統(tǒng)的檔案管理工作來說需要通過個(gè)人對檔案文件進(jìn)行一一核對，并且還會(huì)存在漏項(xiàng)等問題，然而有效引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)，通過該技術(shù)中的查詢功能，實(shí)現(xiàn)了對檔案信息的便捷調(diào)取，提升了檔案信息的高效查詢[10]。

（二）加強(qiáng)了檔案信息的安全性，提供備份保存功能

檔案管理工作是一個(gè)長期的工程，隨著檔案信息的日益增多，會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)部分檔案丟失或是損壞的現(xiàn)象問題。通過對信息化技術(shù)的有效應(yīng)用，有效解決了檔案損壞或是丟失等問題，這為檔案信息管理的安全性帶來保障，將檔案信息轉(zhuǎn)化為電子信息儲(chǔ)存形式，實(shí)現(xiàn)了對檔案信息的具體化儲(chǔ)存。不僅如此，因信息化技術(shù)具有超大的儲(chǔ)存空間，可以利用可移動(dòng)磁盤對檔案信息進(jìn)行備份管理，實(shí)現(xiàn)對檔案信息管理的雙重保護(hù)，實(shí)現(xiàn)了全方位的安全儲(chǔ)存性能[11]。

（三）信息化技術(shù)引入，創(chuàng)建了良好溝通平臺

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生，諸多的企業(yè)單位，通過對信息化技術(shù)的有效引入，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部多個(gè)部門的有效溝通，為其提供了方便快捷的查詢服務(wù)，這為各個(gè)部門的友好合作奠定了有力基礎(chǔ)。各個(gè)部門通過信息平臺獲得相應(yīng)權(quán)限，實(shí)現(xiàn)了與其他部門的共同開展工作，有效提升了檔案管理工作效率，這為企業(yè)的良好發(fā)展帶來積極促進(jìn)的作用[12]。

（四）與檔案管理相關(guān)方面的信息化技術(shù)的應(yīng)用

對于過去的檔案信息管理系統(tǒng)，是通過對數(shù)據(jù)庫技術(shù)的應(yīng)用，對檔案信息進(jìn)行電子文檔的信息儲(chǔ)存方式，但是因受早期文件系統(tǒng)的影響，還是存在許多的客觀問題，尤其是在檔案信息檢索以及數(shù)據(jù)共享方面，出現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息冗余的問題情況，這也正是早期文件系統(tǒng)無法發(fā)揮其真正作用的主要因素。隨著信息化技術(shù)的到來，檔案管理工作逐漸實(shí)現(xiàn)了電子文檔的儲(chǔ)存使用，實(shí)現(xiàn)了對電子檔案文檔的高效管理，做到了高效信息檢索服務(wù)，有效降低了檔案信息冗余的問題發(fā)生，滿足了信息共享的服務(wù)需求，提上了檔案管理的儲(chǔ)存效率，還實(shí)現(xiàn)了對數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一構(gòu)建，充分發(fā)揮出了信息化技術(shù)對數(shù)據(jù)信息的管理優(yōu)勢，在龐大的檔案信息儲(chǔ)存空間內(nèi)，實(shí)現(xiàn)了高效的檢索服務(wù)。不僅如此，還加強(qiáng)了檔案信息的保密安全性能，結(jié)合信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了對檔案信息管理的工作水平的提升。除此之外，對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的類型規(guī)模實(shí)現(xiàn)了各類軟件的構(gòu)成，落實(shí)資源共享的服務(wù)發(fā)展，同時(shí)還實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息接收、傳輸?shù)雀黜?xiàng)服務(wù)功能，有效減低了大量的資源浪費(fèi)，從而提升經(jīng)濟(jì)效益[13]。

總結(jié)

綜上所述，信息化技術(shù)有效應(yīng)用于檔案管理工中來，可以實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作效率的提升，節(jié)省了大量資源的投入，發(fā)揮出檔案資源的真正用途。不僅如此，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的多重備份，實(shí)現(xiàn)了與多個(gè)部門的共享服務(wù)，建立了高效的信息溝通，充分發(fā)揮出檔案管理工作的價(jià)值。