檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

杜廣明

（沂南縣疾病預(yù)防控制中心，山東 沂南 276300）

前言

我國在檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作方面，與之前傳統(tǒng)的檔案管理工作相比較，發(fā)生了巨大的改變，有效提高了檔案信息存儲(chǔ)的速度、容量、完整性和安全性。所以，在當(dāng)今的信息化時(shí)代，相關(guān)單位在開展檔案管理工作的同時(shí)要積極引進(jìn)檔案管理信息化技術(shù)，提高單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度，不斷完善檔案管理信息化建設(shè)系統(tǒng)，以此改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理工作的不足，充分發(fā)揮檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理工作的順利進(jìn)行，促進(jìn)我國檔案信息化建設(shè)和方案管理工作的快速發(fā)展。

一、檔案信息化建設(shè)的重要意義

在新形勢下隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，經(jīng)濟(jì)水平的提高，為了滿足我國檔案管理的需求，我國應(yīng)該積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，將信息化安全性高、效率高、可備份等特點(diǎn)應(yīng)用于檔案管理工作中，可以大大提高檔案管理工作人員的工作效率，在短時(shí)間內(nèi)將海量的信息進(jìn)行分類整理并保存，方便在需要的時(shí)候進(jìn)行方便快捷的查詢，為人們提供高質(zhì)量的信息化服務(wù)，充分發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值[1]。

可見，在我國做好檔案信息化建設(shè)，可以有效減少過去傳統(tǒng)檔案管理工作上的漏洞，在保障檔案資源完整性的前提下，提高檔案資源的利用率和檔案信息化建設(shè)的效率，不僅有利于促進(jìn)單位的長久發(fā)展，還有利于推動(dòng)檔案管理工作地順利發(fā)展，促使在我國未來實(shí)現(xiàn)更加自動(dòng)化的檔案管理信息化建設(shè)。

二、檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢

（一）存儲(chǔ)方便快捷且存儲(chǔ)容量大

在對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)后，使檔案管理的存儲(chǔ)模式發(fā)生了很大的變動(dòng)，改變了以往以手寫為主存儲(chǔ)在檔案盒的存儲(chǔ)模式，而是采用硬盤、光盤、云空間為載體存儲(chǔ)大量的檔案信息，逐漸對(duì)檔案信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)，相較之前的檔案盒不僅可以存儲(chǔ)大量的檔案資料，還更方便進(jìn)行攜帶，最關(guān)鍵的是它占用的存儲(chǔ)空間非常小，僅僅一張小內(nèi)存卡就可以將一個(gè)地區(qū)的信息全部存儲(chǔ)在其中，比紙質(zhì)版檔案資料更節(jié)省資源和存儲(chǔ)空間[2]。

（二）保證存儲(chǔ)內(nèi)容安全完整不易丟失

在目前的檔案管理工作中，為了保證對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的信息化建設(shè)，需要工作人員對(duì)每份檔案分類后需按照編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，并設(shè)置專門的電子鎖確保檔案信息的安全完整，防止遭受網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊。不僅可以對(duì)存儲(chǔ)的信息做好及時(shí)歸檔，還便于今后在網(wǎng)上對(duì)檔案信息進(jìn)行在線存儲(chǔ)、查找、提取和調(diào)用，例如可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸將檔案信息傳送給相關(guān)部門辦理相關(guān)的業(yè)務(wù)，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更方便，還可以有效避免檔案的丟失，提高了檔案信息的完整性。

（三）可以對(duì)存儲(chǔ)內(nèi)容進(jìn)行備份

對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的同時(shí)，為了避免不可抗力的因素導(dǎo)致檔案的損壞和丟失，還可以借助信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行隨時(shí)多次備份，例如云端存儲(chǔ)、脫機(jī)存儲(chǔ)就很好地解決了這一問題，有效降低了檔案信息管理工作中信息丟失造成不良后果的可能性[3]。

三、檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案信息化建設(shè)意識(shí)不足導(dǎo)致工作人員的積極性低

由于部分檔案管理工作者對(duì)檔案管理信息化建設(shè)沒有全面正確的認(rèn)識(shí)，簡單地認(rèn)為檔案管理工作是一項(xiàng)不重要且枯燥的工作，甚至部分人會(huì)認(rèn)為檔案管理就是整理一些資料，并將資料進(jìn)行保存的簡單工作，進(jìn)而導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的不重視。同時(shí)也有部分檔案管理工作者一直保持傳統(tǒng)的思想觀念，不愿意接受檔案信息化建設(shè)，極大地降低了工作人員的積極性，導(dǎo)致無法順利推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，最終影響檔案管理工作的質(zhì)量和效率[4]。

（二）檔案管理技術(shù)受限和經(jīng)費(fèi)不足

在目前的檔案管理信息化的過程中，主要是運(yùn)用電子文件的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，由于電子文件本身性質(zhì)的不同，導(dǎo)致在存儲(chǔ)的過程中會(huì)遇到一些存儲(chǔ)限制，比如在存儲(chǔ)時(shí)間方面，普通的電子文件可能會(huì)達(dá)不到檔案信息化時(shí)間的存儲(chǔ)要求。所以需要對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行技術(shù)升級(jí)，保證存儲(chǔ)系統(tǒng)的穩(wěn)定和安全。

除此之外，在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進(jìn)行存儲(chǔ)的時(shí)候，如果采用人工錄入的方式會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力，并且工作量是非常巨大的，甚至很難完成精準(zhǔn)的轉(zhuǎn)化，所以需要采用先進(jìn)的掃描儀對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，在保證精度和準(zhǔn)確度的前提下，目前市場上的掃描儀不僅價(jià)格昂貴，而且在進(jìn)行全部的掃描后會(huì)造成資源閑置，為單位造成一定的資源浪費(fèi)，并且檔案信息管理部門缺乏足夠的經(jīng)費(fèi)，沒有專項(xiàng)撥款去承擔(dān)這項(xiàng)開支[5]。

（三）檔案存儲(chǔ)的安全性

在目前的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，對(duì)檔案信息管理進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)還存在一定的安全隱患，因?yàn)橛?jì)算機(jī)硬件會(huì)受到不可抗力和人為毀壞等因素造成一定的風(fēng)險(xiǎn)，例如有人惡意通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)電腦進(jìn)行病毒的攻擊，進(jìn)而導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息被破壞，造成檔案信息的不完整，影響檔案信息的真實(shí)性。

除了受計(jì)算機(jī)硬件的影響之外，目前對(duì)檔案信息管理還缺乏相關(guān)法律的保護(hù)，以及有關(guān)政策規(guī)定文件的支持，導(dǎo)致檔案管理信息化體系建設(shè)還不完整，沒有專門的存儲(chǔ)法律對(duì)信息存儲(chǔ)進(jìn)行具體規(guī)定，所以檔案信息化還沒有完全受到法律的認(rèn)可[6]。

（四）檔案管理思想和方式較為落后

現(xiàn)階段，由于部分檔案管理者本身缺乏先進(jìn)的檔案管理思想，導(dǎo)致不少檔案管理部門還未檔案管理工作和信息技術(shù)結(jié)合起來，仍然采用的是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，這種管理方式還比較落后，無法保障檔案資料的安全性和完整性，進(jìn)而阻礙了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。同時(shí)，由于檔案管理者本身的專業(yè)水平不高，所以在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中，沒有熟練掌握相關(guān)的信息技術(shù)，難以熟練操作信息設(shè)備，在一定程度上降低了檔案管理水平。還有部分檔案管理者對(duì)檔案資料的管理存在一定的認(rèn)知誤區(qū)，只重視檔案資料的整理和保存，不重視對(duì)檔案資料進(jìn)行利用，導(dǎo)致檔案資料無法實(shí)現(xiàn)自身使用價(jià)值，這種錯(cuò)誤思想不能滿足現(xiàn)代信息化發(fā)展的要求，已經(jīng)嚴(yán)重影響了檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。

四、提高檔案信息化建設(shè)和檔案管理的有效措施

在實(shí)際的檔案管理工作中，為了快速實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)該建立完整的檔案管理信息系統(tǒng)，加強(qiáng)主要管理者對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視，不斷引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理人才，有效提升檔案管理人員的專業(yè)水平，并借助信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)檔案信息進(jìn)行資源共享，使檔案管理工作更加科學(xué)便捷，有效促進(jìn)檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作的不斷發(fā)展。

（一）建立完整的檔案管理信息系統(tǒng)

為了保證檔案信息的真實(shí)完整，就必須建立完整的檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)檔案建立、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、信息審批、資料查詢、數(shù)據(jù)分析等功能進(jìn)行不斷地完善，只有這樣才能確保檔案信息管理系統(tǒng)的完整性，進(jìn)而對(duì)檔案信息進(jìn)行安全存儲(chǔ)，保障檔案信息的真實(shí)性和可靠性。

在實(shí)際的檔案管理工作中，要想提高檔案管理工作的效率，充分發(fā)揮檔案信息化建設(shè)的作用，就要加大資金投入，采購信息化建設(shè)相關(guān)的硬件和軟件設(shè)施，為檔案信息化建設(shè)提供充足的物質(zhì)基礎(chǔ)。不僅如此，還要建立健全檔案管理網(wǎng)站，分別對(duì)內(nèi)部和公眾建立兩種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，為廣大的用戶提供便利，增強(qiáng)檔案管理的服務(wù)功能，使檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)資源共享，對(duì)其進(jìn)行充分利用，不斷推進(jìn)檔案信息化的建設(shè)。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視

要想有效推進(jìn)檔案信息化的建設(shè)工作，首先要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想，對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行全面正確的認(rèn)識(shí)，明確信息化建設(shè)的優(yōu)勢，樹立先進(jìn)的檔案信息化建設(shè)的思想，提高主要領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作的重視。

除此之外，還需要對(duì)之前傳統(tǒng)的檔案信息管理工作的制度進(jìn)一步的完善，制定科學(xué)合理的檔案信息化管理制度，便于在信息化管理工作中對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行科學(xué)的引導(dǎo)和幫助，提高檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范性。

針對(duì)目前的檔案管理工作的實(shí)際情況，還應(yīng)該制定相應(yīng)檔案管理工作者的管理制度，在規(guī)范信息化建設(shè)工作流程的基礎(chǔ)上，制定管理人員的規(guī)范條例，促使檔案管理工作者承擔(dān)相應(yīng)的崗位職責(zé)，提高檔案資料的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，從而不斷提升對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的程度[7]。

（三）提高檔案管理工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)

由于檔案管理工作人員作為檔案信息化建設(shè)的主要推動(dòng)者，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)有著直接的影響，所以需要培養(yǎng)大量的高素質(zhì)檔案信息化管理人才，不斷地提升自身的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)化，加快推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。

對(duì)于可以勝任檔案信息化管理的工作人員來說，不僅需要了解檔案信息化建設(shè)的具體要求之外，還要具備豐富的理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，以及掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)知識(shí)。不僅如此，相關(guān)單位還應(yīng)該定期開展有關(guān)的知識(shí)培訓(xùn)和講座等活動(dòng)，融入先進(jìn)的檔案管理思想和手段，使檔案管理工作者在檔案信息化建設(shè)的過程中提升信息化的意識(shí)，不斷學(xué)習(xí)專業(yè)化的知識(shí)，掌握檔案信息的存儲(chǔ)、接收、調(diào)用等方面的具體操作技能，在親身崗位實(shí)踐中不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，促使他們在檔案管理信息化的建設(shè)中發(fā)揮重要作用，以此不斷提升檔案管理信息化建設(shè)的效率[8]。

（四）做好檔案信息的資源共享

為了做好檔案管理信息化建設(shè)的工作，還應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有的檔案資料進(jìn)行資源共享，在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上促使各個(gè)部門之間協(xié)同管理，提高檔案信息管理部門的工作效率。首先，應(yīng)該在一個(gè)檔案資源管理系統(tǒng)中進(jìn)行資源共享，方便檔案管理工作人員尋找自己需要的信息，同時(shí)也可以進(jìn)行在線上直接上傳檔案資料，實(shí)現(xiàn)各部門員工統(tǒng)籌辦公。其次，檔案管理工作人員在對(duì)檔案資料進(jìn)行共享時(shí)，還應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行具體標(biāo)注，說明檔案資料的名稱和來源，便于其他員工和用戶的取用。最后，還應(yīng)該在檔案管理部門中設(shè)立檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)章制度，鼓勵(lì)員工正確共享檔案信息，促進(jìn)員工之間的相互交流，不斷提高檔案資源的利用率，進(jìn)而充分實(shí)現(xiàn)檔案資源的價(jià)值。

五、結(jié)語

綜上所述，針對(duì)我國目前檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作地發(fā)展現(xiàn)狀，為進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，為廣大使用者和管理者提供便利，我國相關(guān)部門應(yīng)該在實(shí)際工作中制定科學(xué)的檔案管理制度，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理人才，用信息化的存儲(chǔ)方式取代之前傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)方式，將檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，不斷提高檔案管理工作的效率和實(shí)效性。