試析檢驗檢測機構(gòu)圖書資料的管理

方琳

(廣西壯族自治區(qū)汽車拖拉機研究所有限公司，廣西 柳州 545006)

檢驗檢測機構(gòu)是指依法成立，依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或者技術(shù)規(guī)范，利用儀器設(shè)備、環(huán)境設(shè)施等技術(shù)條件和專業(yè)技能，對產(chǎn)品或者法律法規(guī)規(guī)定的特定對象進行檢驗檢測的專業(yè)技術(shù)組織。檢驗檢測機構(gòu)資料管理部門是機構(gòu)的內(nèi)設(shè)部門，一定是為機構(gòu)服務(wù)的，因此不論是過去、現(xiàn)在和將來，圖書資料是檢驗檢測機構(gòu)離不開的知識源泉，工作和考核的依據(jù)來源。為更好地滿足檢驗檢測技術(shù)部門的工作需求，在新形勢下，圖書資料管理工作要堅持與時俱進，提高管理水平，彌補傳統(tǒng)圖書資料管理中存在的不足，為此本文就檢驗檢測機構(gòu)的圖書資料管理有關(guān)問題進行探討。

一、檢驗檢測機構(gòu)圖書資料的重要性

檢驗檢驗機構(gòu)圖書資料室（或者其他叫法）是機構(gòu)的知識寶庫，原先的圖書資料室保管的大多是技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、體系文件、運行記錄、報告及原始記錄等，但是隨著功能的擴大，越來越多的紙式資料文件開始交由圖書資料來管理，如合同、項目實施材料、書籍、報刊、史料、證書等，特別是機構(gòu)接受評審時圖書資料室是專家組密切接觸的部門，專家進行文件評審時多數(shù)文件由圖書資料室提供，文件管理的規(guī)范性更是專家評審的經(jīng)常評審到的內(nèi)容之一。

二、檢驗檢測機構(gòu)圖書資料管理存在的主要問題

（一）圖書資料管理內(nèi)容多且雜

圖書資料管理的文件資料非常多也非常雜，僅管理體系文件就包括了內(nèi)部文件和外部文件，其中內(nèi)部文件指機構(gòu)內(nèi)部編制、發(fā)布的文件，包括質(zhì)量手冊、程序文件、工作指導(dǎo)書（包括自制檢測方法）、質(zhì)量和技術(shù)活動計劃文件等；外部文件是指外部對檢驗檢測機構(gòu)質(zhì)量和技術(shù)活動有影響或有指導(dǎo)性、指令性作用的文件，包括來自于實驗室認可機構(gòu)的文件；各國政府或組織有關(guān)法律、法令、法規(guī)文件；機構(gòu)上級部門有關(guān)指導(dǎo)、指令性文件；國際或國家檢驗標(biāo)準(zhǔn)方法；客戶提供的檢驗方法、資料或圖紙；來自于有關(guān)實驗室或組織的非標(biāo)方法等。還有如合同、項目實施材料、書籍、報刊、史料、證書、人員技術(shù)檔案等。

（二）對圖書資料重視和支持不夠

由于檢驗檢測機構(gòu)的主要工作是從事產(chǎn)品質(zhì)量檢驗檢測技術(shù)服務(wù)，因此，檢驗檢測機構(gòu)往往對于技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、體系文件、運行記錄、報告及原始記錄等比較重視，基本都是按規(guī)定上交給圖書資料管理部門存檔，但是對其他圖書資料的歸集、整理、保存和利用等卻不甚重視，機構(gòu)對此也沒有做規(guī)范要求。另一方面，圖書資料管理部門是文件資料的管理部門，不是形成部門，文件資料是各個部門在工作中產(chǎn)生和形成的，但是由于機構(gòu)其他部門的工作人員時常會“忘記”把的文件資料移交至圖書資料管理部門，導(dǎo)致重要的文件資料不能按時歸檔，造成領(lǐng)導(dǎo)或其他部門需要時圖書資料管理部門不能及時提供，影響了相關(guān)工作開展。

（三）圖書館資料管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

國家實驗室或者資質(zhì)認定評審規(guī)則對檢驗檢測機構(gòu)的技術(shù)負責(zé)人、質(zhì)量負責(zé)人以及從事抽樣、檢驗檢測、簽發(fā)檢驗檢測報告或證書、提出意見和解釋以及操作設(shè)備等關(guān)鍵工作崗位的人員的資格條件進行若干規(guī)定，有些工作還要求持證上崗，因此機構(gòu)對以上人員的培訓(xùn)比較重視，而對圖書資料管理人員往往重視不夠，特別是有些圖書資料管理人員非專業(yè)出身，圖書資料的分類、整理、歸檔等業(yè)務(wù)工作能力不高，綜合素質(zhì)有待提高，一定程度上影響了圖書資料管理工作效率和水平。

（四）管理手段較落后，管理工作不規(guī)范

由于檢驗檢測機構(gòu)對于圖書資料管理工作的重視不夠，加上管理人員對于圖書資料專業(yè)知識的掌握不精等原因，造成了機構(gòu)圖書資料的管理普遍存在著不規(guī)范的現(xiàn)象，裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等整理工作主要靠單位習(xí)慣做法加上管理人員個人理解進行操作，比較隨意。在硬件上，圖書資料管理設(shè)備比較陳舊，閱覽室、書架、桌椅、報刊架傳統(tǒng)圖書資料管理主要設(shè)備仍是主力，一些機構(gòu)還是人工管理，基本的電腦檢索軟件都沒有，管理辦法還是比較粗糙。一些機構(gòu)雖然制定文件控制程序，但是該程序一般針對體系文件的管理而制定，而隨著圖書資料管理部門不斷承擔(dān)著其他資料的管理任務(wù)，新增管理內(nèi)容往往會形成一個管理死角，沒有作出詳細而有針對性的規(guī)定，造成管理工作隨意性較大，給各部門的利用和學(xué)習(xí)帶來一定影響。

（五）圖書資料管理的網(wǎng)絡(luò)安全有待提高

隨著信息時代的到來，圖書資料電子化、信息化管理帶來極大便利性，在提升管理工作水平和效率的同時，也是一把雙刃劍。主要是由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)具備開放性的特征，因此，圖書資料管理系統(tǒng)還存在入侵或是病毒侵入的風(fēng)險，容易受到各種外界安全因素干擾，甚至還可能會出現(xiàn)商機機密遭受竊取或是被惡意攻擊的情況，不能百分百保證圖書資料信息安全。

三、加強檢驗檢測機構(gòu)圖書資料管理的應(yīng)對措施

（一）在分類管理基礎(chǔ)上抓重點抓關(guān)鍵進行管理

管理體系文件可按性質(zhì)可分為：質(zhì)量文件、技術(shù)文件和行政法規(guī)文件。按文件內(nèi)容可分為：形成文件的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的質(zhì)量手冊、按標(biāo)準(zhǔn)要求形成的程序文件、為確保檢測工作順利進行所需的管理性文件、作業(yè)指導(dǎo)書及外來文件。按受控狀態(tài)可分為：受控文件和非受控文件。體系外文件可按來源部門、用途、年份綜合分類。對圖書資料進行分類是可以考慮：對不同類別的文件進行分類時，在文件夾或文件盒上進行明確標(biāo)記，電子文檔根據(jù)文件性質(zhì)考慮是否需要密碼；對一些極具科研價值的文件或者是電子文檔注明可以查看的人員；對于一些篇幅較大的圖紙或者文檔根據(jù)其性質(zhì)、用途、時間分類妥善保存；對于重要文檔進行備份。

同時在圖書資料管理中要對技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文件、報告及原始記錄、質(zhì)量和技術(shù)記錄、人員技術(shù)檔案重要資料進行重點管理、密切跟蹤。他們有些是機構(gòu)評審的重點，有些是機構(gòu)技術(shù)活動的保障，有些是檢測檢驗機構(gòu)的結(jié)果輸出。

（二）加強宣傳和匯報，提高機構(gòu)對圖書資料工作的重視

檢驗檢測機構(gòu)各部門對圖書資料工作的支持是做好工作的重要前提，沒有機構(gòu)其他部門的配合支持，難以確保各類圖書資料及時、齊全地歸集到圖書資料管理部門。因此，作為圖書資料管理人員要積極主動宣傳，適時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報圖書資料管理工作情況，通過多種形式提高單位領(lǐng)導(dǎo)和其他部門認識到圖書資料對于單位業(yè)務(wù)工作的重要支持作用，積極爭取大家對圖書資料工作的理解、重視和支持，為做好圖書資料管理工作打下良好的基礎(chǔ)。

（三）加強溝通協(xié)調(diào)，做好圖書資料的歸集工作

要做好圖書資料管理，歸集工作是關(guān)鍵。管理人員一定要經(jīng)常性地到深入到機構(gòu)各個部門的實際工作中去，主動了解各個部門尤其是主要業(yè)務(wù)部門和與圖書資料管理工作密切相關(guān)的重要部門正在或者將要進行的新的工作。掌握他們的需求是什么，進而根據(jù)本單位的實際情況，主動思考圖書資料管理工作要怎樣圍繞單位的中心和重點工作開展，進而做好圖書資料的收集和整理工作。

（四）完善圖書資料管理制度，按照規(guī)定做好圖書資料的管理工作。在文件控制程序基礎(chǔ)上，適當(dāng)制定圖書資料管理部門的管理辦法和工作細則，對文件控制程序文件管理不到位，規(guī)定不明確的地方進行細化和補充。要求機構(gòu)各部門嚴(yán)格按照規(guī)章制度做好圖書資料的收集、整理、歸檔、借閱等各項工作。

（五）加強學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提升圖書資料管理人員業(yè)務(wù)水平

在信息時代背景下，圖書資料管理人員的職能不再僅僅是過去意義上的文件資料收集、加工、存儲和提供一般查詢服務(wù)，而是體現(xiàn)為知識服務(wù)。因此，這就要求圖書資料管理工作人員必須要具備一定信息分辨能力和整合能力。在新形勢下，圖書資料管理要堅持與時俱進，加強工作人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)的培訓(xùn)和評估，為他們提供交流與學(xué)習(xí)的機會，不斷提升知識水平、技術(shù)能力和現(xiàn)代化管理意識。管理人員還要有高度的責(zé)任心和默默無聞的奉獻精神，為檢驗檢測提供可靠的服務(wù)保障。

（六）改變傳統(tǒng)管理模式，逐步現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學(xué)化管理

當(dāng)前我們正處在圖書資料網(wǎng)絡(luò)化管理時代，在新形勢下，圖書資料管理也需要不斷創(chuàng)新管理手段，對于有條件的檢驗檢測機構(gòu)，可以加大資金投入，購置先進的現(xiàn)代化管理設(shè)備和軟件，切實有效轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)圖書資料管理方式，實現(xiàn)圖書資料管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學(xué)化。特別是利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建設(shè)完善圖書資料管理信息系統(tǒng)，利用系統(tǒng)提高圖書資料管理質(zhì)量和效率，保證檢驗檢測機構(gòu)各部門能夠方便快捷的獲取自己所需的信息，提高信息資源的利用效率。圖書資料管理人員，還需充分利用各種先進或是高科技設(shè)備，將紙本文獻信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮泳W(wǎng)絡(luò)信息，最大化實現(xiàn)紙本文獻管理同數(shù)字化、信息化管理并存，發(fā)揮紙本文獻和數(shù)字化管理的優(yōu)勢，從整體上提升圖書資料管理的效率，減少管理人員的工作壓力。

同時注意圖書資料的系統(tǒng)安全，對存入計算機管理系統(tǒng)的文件應(yīng)設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限，防止非授權(quán)人接觸和修改文件；應(yīng)在計算機系統(tǒng)以外保留備份件，保證在文件丟失或其它非正常情況下，仍有正確的文件；對于已批準(zhǔn)不允許隨意更改的文件應(yīng)做只讀處理；對于批準(zhǔn)修改部分應(yīng)在所有備份中確保正確更新。

三、結(jié)語

圖書資料管理工作在檢驗檢測機構(gòu)的工作中應(yīng)發(fā)揮越來越重要的支持服務(wù)作用，其管理水平的高低直接關(guān)系到檢驗檢測機構(gòu)技術(shù)服務(wù)工作的能否順利高效開展。當(dāng)前檢驗檢測機構(gòu)還還存在圖書資料管理人員綜合素質(zhì)較低、基礎(chǔ)設(shè)施有待改善、管理設(shè)備陳舊落后、管理手段相對落后、管理重視不夠等若干問題。對此，檢驗檢測機構(gòu)要強化提高圖書資料管理水平，加強部門間的協(xié)調(diào)與合作，實現(xiàn)圖書資料管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學(xué)化，充分發(fā)揮其功能作用，為機構(gòu)履行職責(zé)服務(wù)社會提供可靠的保障與有效的服務(wù)。