加強流動人員檔案管理工作的策略

楊翠娟

（大慶市大同區(qū)就業(yè)和人才服務中心，黑龍江 大慶 163515）

在現(xiàn)代經(jīng)濟結構體系下，流動人員檔案數(shù)量呈現(xiàn)出逐年增加的態(tài)勢，而且流動人員速度不斷提升，這也對流動人員檔案管理工作帶來了較大的阻礙。雖然政府部門積極聯(lián)合人力部門，不斷對流動人員檔案管理工作進行優(yōu)化，并積極推動流動人員檔案管理方式的創(chuàng)新，但在當前流動人員檔案管理工作中仍存在較多的問題。因此需要積極營造良好的環(huán)境氛圍，全面促進流動人員檔案管理工作水平的提升，為用人單位選人用人提供重要的信息依據(jù)。

一、流動人員檔案管理的重要意義

流動人員檔案涉及人員數(shù)量較多，影響范圍廣，因此需要對流動人員檔案管理工作給予高度的重視。當前流動人員檔案由專門的服務機構實施管理，實現(xiàn)了人檔分離，有效的打破了一直以來檔案對人員的束縛，促進了人員的自由流動。而且在當前多種所有制經(jīng)濟共同發(fā)展的新形勢下，通過做好流動人員檔案管理工作，用人單位能夠在人才選聘時通過檔案全面了解個人的具體情況，嚴把人才選聘關，有效地降低企業(yè)用人風險和用工成本，并通過選拔到優(yōu)秀的人才來促進企業(yè)和社會的快速發(fā)展。特別是流動人員檔案是對個人歷史的真實記錄，通過查閱和利用檔案信息，還能夠有效的維護個人合法權益。

二、流動人員檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案意識薄弱

在當前人事改革不斷深入的新形勢下，為了能夠實現(xiàn)對流動人員的規(guī)范管理，需要做好流動人員檔案管理工作。目前一些人才流動服務機構對于流動人員檔案工作缺乏重視，檔案管理工作主動性和創(chuàng)新性不足。在日常工作中，不僅檔案信息收集不及時，而且管理相對混亂，流動人員檔案價值無法有效發(fā)揮出來。再加之流動人員個人檔案意識淡薄，對個人檔案重要性認識不到位，不關心檔案的具體情況，這也對流動人員檔案工作的有序開展帶來較大的影響。

（二）檔案存在多頭管理的情況

在當前市場經(jīng)濟環(huán)境下，每年需要就業(yè)的大學生數(shù)量十分龐大，面臨嚴峻的就業(yè)形式，許多大學生就業(yè)于非公有制企業(yè)。這些企業(yè)在聘用之初不需要員工提供檔案，而且大學生就業(yè)后會頻繁跳槽，這也使大部分都無暇顧及到自己的檔案。而且在實際工作中，流動人員檔案還存在多頭管理的情況，這也導致檔案管理要求不統(tǒng)一，檔案流動欠缺暢通性，這無形了給人才的合理流動帶來一定的阻礙。

（三）棄檔、死檔現(xiàn)象普遍

現(xiàn)代企業(yè)用人對于員工個人能力更為重視，對于檔案信息不看重，這也使許多人員產(chǎn)生了檔案不重要的思想，在社會上整體表現(xiàn)為檔案意識淡薄，這是棄檔和死檔現(xiàn)象發(fā)生的主要原因。而且流動人員檔案內(nèi)容過于陳舊，且存在缺失的情況。當前就業(yè)市場變化較大，一些非公有制企業(yè)招聘時更重視檔案中的個人考核、能力和工資等內(nèi)容，但這些內(nèi)容檔案中普遍缺失，同時檔案中關于個人業(yè)績、社會保障等材料也基本沒有，因此通過檔案無法反映出個人在社會工作中的實際情況，無法對個人進行全面的評價，嚴重影響了檔案利用率，導致棄檔和死檔情況呈現(xiàn)出增長的態(tài)勢。在實際流動人員檔案管理工作中，還存在檔案轉移程序復雜的情況，各地執(zhí)行政策情況各異。流動人員調檔通常需要幾個月的時間，甚至存在跨年的情況，而且調檔過程中流動人員還需要來回跑，時間成本增加。繁雜和冗長的檔案調動手段也是造成流動人員棄檔的主要原因，同時也為流動人員檔案管理帶來較大的困擾。

（四）檔案信息開發(fā)利用水平較低

流動人員檔案管理工作中，由于缺乏先進的檔案管理理念，在實際管理工作中，對于檔案保密性過于看重，而且不愿意承擔責任，對流動人員檔案的開發(fā)利用普遍不重視，因此流動人員檔案的利用價值無法發(fā)揮出來。再加之受制于多種因素的影響，流動人員檔案管理工作中普遍存在信息化建設滯后的問題，現(xiàn)代化管理技術沒有與流動人員檔案管理工作相結合，這對于流動人員檔案的開發(fā)利用和檔案信息共享帶來了較大的影響。

（五）檔案人才隊伍建設不重視

流動人員檔案管理工作的質量與檔案管理人員綜合素質息息相關，當前對流動人員檔案管理工作重視不足，再加之受制于諸多因素的制約，檔案管理人員整體水平不高，而且缺乏自我發(fā)展的驅動力，在實際業(yè)務工作中主動性和創(chuàng)新性不足。由于缺乏一支專業(yè)和高素質的檔案人才隊伍，這也對流動人員檔案管理工作效率和質量的提升帶來了較大的制約。

三、加強流動人員檔案管理工作的策略

（一）加大宣傳，轉變檔案意識

檔案是對人成長經(jīng)歷的真實記錄，其作為重要資料，在人才鑒定和考察方面發(fā)揮著極為重要的作用。因此在當前流動人員檔案管理工作中，需要加大宣傳力度，借助于多種途徑和手段宣傳檔案的重要性，增強人們檔案意識。這樣無論是流動人員還是用人單位都增強了對檔案的重視，不僅有利于保證檔案的完整性，而且也能夠增強對檔案的利用，更好地發(fā)揮出流動人員檔案的重要價值。

（二）推進改革，實現(xiàn)檔案集中管理

在當前工作中，需要加快推進人事制度改革的步伐，并遵循檔案集中歸口管理的原則，由公共就業(yè)和人力資源服務機構統(tǒng)一針對流動人員檔案進行管理，這樣可以有效的解決多頭管理問題，并構建起完善的公共服務體系，制定統(tǒng)一的流動人員檔案管理標準，并統(tǒng)一檔案調動和轉遞等要求，確保實現(xiàn)人才的暢通流動，降低檔案管理工作中一些不必要的社會消耗，提高流動人員檔案集中管理的水平。

（三）增加內(nèi)容，提高檔案使用價值

基于傳統(tǒng)流動人員檔案內(nèi)容的基礎上，需要與時俱進，積極將能夠反映流動人員能力、業(yè)績、信用、社會保障等方面內(nèi)容的信息納入到檔案內(nèi)容中來，打造一個更全面的個人信息數(shù)據(jù)庫。同時還要提高流動人員檔案的透明度，提高檔案管理的信息化水平，構建流動人員檔案管理服務平臺，為個人和用人檔案提供更便捷的檔案查閱服務，提升檔案的使用價值，使流動人員檔案管理工作能夠與現(xiàn)代社會的檔案管理服務更好地適應，充分的滿足人們?nèi)找嬖鲩L的檔案信息需求，確保流動人員檔案使用價值的提升。

（四）強化服務，加強檔案的開發(fā)利用

在流動人員檔案管理工作開展過程中，需要對檔案利用給予高度的重視，這樣才能將檔案的價值更好地發(fā)揮出來，進一步提高檔案的影響力。在實際工作中，需要積極轉變檔案管理理念，將保管和利用放在同等重要的位置上來，積極開發(fā)利用流動人員檔案，實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置。同時還要對流動人員檔案利用方式進行不斷探索，構建在線利用平臺，全面提高檔案利用工作的效率，更好地發(fā)揮出檔案的實際價值。另外，還要深入挖掘檔案信息資源，針對有價值的信息進行整合和利用，為人力資源開發(fā)和人才的優(yōu)化配置提供重要的信息支持。

（五）強化檔案人員隊伍建設

在當前新形勢下流動人員檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展離不開一支高素質的檔案人員隊伍。因此在實際工作中，需要基于對流動人員管理人員的素質要求，嚴格從業(yè)條件，做好人員選聘工作。并針對檔案管理人員開展多種形式的培訓，全面提高檔案管理人員的綜合素質，并強化職業(yè)道德教育，增強流動人員檔案管理人員的責任感，使其在工作中認真、負責，具有較強的服務意識。另外，還要建立健全績效考核和獎懲機制，將考核結果與個人薪酬和職業(yè)發(fā)展掛鉤，激發(fā)檔案管理人員工作的積極性，為其自身提升提供重要的驅動力。

四、結束語

在當前流動人員檔案管理工作中，需要強化檔案意識，提高對檔案管理工作的重要性的認識，并構建完善的檔案管理體制，提高流動人員檔案管理水平，使其與當前人事檔案管理要求相適應，為人才的有序流動提供重要的信息支持。