關(guān)于做好檔案信息化建設(shè)工作的思考

孫振剛

（大同區(qū)紀(jì)委監(jiān)委信訪接待中心，黑龍江 大慶 163515）

檔案是在社會(huì)發(fā)展過程中形成的重要信息資源，對于各行業(yè)的發(fā)展具有極為重要的意義。通過做好檔案管理工作，可以為單位各項(xiàng)工作的開展提供查詢和借鑒，而且在社會(huì)活動(dòng)開展和社會(huì)整體體系優(yōu)化中發(fā)揮重要的參考價(jià)值。但隨著檔案信息類型的增加，檔案管理工作中面臨著較多的問題。通過加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，可以有效地提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，更好地發(fā)揮出檔案信息資源的重要價(jià)值和作用。

一、檔案信息化建設(shè)的重要性

在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，人們獲取信息的方式發(fā)生了較大的變化，這也對檔案信息管理、加工和利用等工作提出了更高的要求。為了實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用，必然需要推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。各單位在檔案管理工作中，也需要積極與時(shí)代發(fā)展潮流相適應(yīng)，積極改變檔案資源形式、存儲(chǔ)介質(zhì)及歸檔保管方法等。通過推進(jìn)檔案信息化建設(shè)水平，可以提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用。特別是隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，檔案信息數(shù)量呈現(xiàn)出逐年增長的態(tài)勢，而且在各行業(yè)實(shí)際工作開展過程中，信息形式、處理方法存儲(chǔ)介質(zhì)更具多元化，這也使傳統(tǒng)的檔案管理模式越來越無法滿足實(shí)際需求。通過推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案信息化管理水平，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的高效利用，而且與相關(guān)單位和部門構(gòu)建完善的信息交流和溝通機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效共享，進(jìn)一步挖掘檔案信息的利用價(jià)值。另外，還可以借助于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，構(gòu)建檔案信息管理平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫，完善檔案信息化管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步提升檔案的利用水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

二、檔案信息化建設(shè)的特點(diǎn)分析

（一）時(shí)效性

由于檔案工作具有較強(qiáng)的復(fù)雜性，工作相對繁瑣，在做好檔案信息管理的同時(shí)，還要保證檔案信息滿足時(shí)效性。即在實(shí)際工作中要及時(shí)對檔案信息進(jìn)行收集和更新，掌握檔案時(shí)間觀念，而且隨著時(shí)間的推移，檔案管理人員要隨時(shí)對檔案內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整和完善。由于傳統(tǒng)檔案管理模式無法滿足檔案信息時(shí)效性要求，因此要做好檔案化建設(shè)工作的有序推進(jìn)，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案的時(shí)效性。

（二）革新性

檔案信息化模式的應(yīng)用，有效地規(guī)避了傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，顛覆了傳統(tǒng)檔案管理模式，這也使檔案信息化具有較強(qiáng)的革新性。即在檔案信息化建設(shè)過程中，檔案管理流程得以簡化，而且借助于先進(jìn)技術(shù)手段收集、整理、歸檔和利用檔案信息，有利于檔案管理工作效率的提升。同時(shí)檔案信息化管理過程中，自動(dòng)化對檔案信息進(jìn)行處理，并能夠自行辨別檔案信息內(nèi)容的真假，科學(xué)進(jìn)行分類，有效地實(shí)現(xiàn)了人工成本的節(jié)約，對檔案信息可靠性提高也具極為重要的意義。

三、檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）缺乏對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識

對于檔案信息化建設(shè)工作的開展，由于一些人對其重要性認(rèn)識不足，因此在實(shí)際工作中責(zé)任感缺失，再加之自身檔案信息化管理知識和技能缺乏，在實(shí)際工作中針對檔案信息存在歸檔不及時(shí)的情況，導(dǎo)致檔案信息存在遺漏問題。而且檔案管理人員年齡普遍較大，對新理念和新技術(shù)接受較慢，工作中仍存在沿用傳統(tǒng)管理模式的情況，對于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的重要作用認(rèn)識不到位，這對檔案信息化建設(shè)工作的有序推進(jìn)造成嚴(yán)重的阻礙。

（二）數(shù)據(jù)多樣發(fā)展增加了檔案整理難度

由于檔案管理模式由傳統(tǒng)實(shí)物保管向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化方面轉(zhuǎn)變，整個(gè)過程中紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并以電子數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行傳輸，有效地提升了傳輸?shù)母咝院桶踩?。傳輸方式的轉(zhuǎn)變不僅節(jié)約了時(shí)間，同時(shí)也為檔案歸整帶來了更多的便利性。通常情況下，檔案信息傳輸會(huì)借助于數(shù)據(jù)庫進(jìn)行，但電子檔案存在數(shù)據(jù)格式及運(yùn)行環(huán)境等方面的差異性，數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)的檔案信息存在多格式和多類型的特點(diǎn)，存在異構(gòu)數(shù)據(jù)，這無形中增加了檔案分類和整理工作的難度。

（三）高度分散增大了檔案管理的無序性

在檔案管理工作中，由于各地區(qū)、各單位在管理水平、記錄方式和處理方法等方面存在差異性，同時(shí)不同地區(qū)和部門的檔案也呈現(xiàn)出高度分散的現(xiàn)象，這對于檔案信息化建設(shè)工作的推進(jìn)帶來了較大的阻礙。特別是一些規(guī)模較大的單位，檔案信息分散于不同的部門，各部門之間檔案信息還存在重復(fù)的情況，信息量過于龐雜和繁瑣，從而易出現(xiàn)檔案管理盲目性和無序性增加的情況，從而對檔案信息化管理工作水平的提升帶來較大的影響。

（四）檔案信息化專業(yè)人員嚴(yán)重匱乏

檔案信息化建設(shè)工作的開展，需要高素質(zhì)的檔案管理人員作為強(qiáng)有力的支撐。當(dāng)前檔案部門普遍存在現(xiàn)代化專業(yè)技術(shù)人才缺乏的問題，大部分檔案管理人員信息素養(yǎng)不高，對于現(xiàn)代化設(shè)備無法熟練掌握，一些設(shè)備甚至處于閑置的狀態(tài)。對于檔案信息化建設(shè)工作而言，人才是關(guān)鍵，因此各單位需要重視引進(jìn)優(yōu)秀專業(yè)技術(shù)人員，提高薪酬待遇水平，確保能夠吸引人才、留住人才，全面提高單位檔案管理工作的整體水平。

四、做好檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化策略

（一）提高認(rèn)識，加強(qiáng)重視

通過推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作，可以有效地提高信息收集和編目工作的效率，深入挖掘檔案的利用價(jià)值，全面提升檔案管理工作的水平，為各項(xiàng)工作的有序開展提供重要的支持。因此在實(shí)際工作中，各單位需要在思想上提高對檔案信息化建設(shè)工作的認(rèn)識，并給予高度重視，加大投入力度，與自身工作的特點(diǎn)相結(jié)合，建立健全檔案信息化建設(shè)的制度體系，建立檔案信息管理系統(tǒng)，全面提高檔案管理工作的整體水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高效開發(fā)和利用。

（二）加大投入力度

在當(dāng)前檔案信息化建設(shè)過程中，由于需要配備完善的軟硬件設(shè)施，這也要求各單位需要加大投入力度，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的效率和質(zhì)量。通過購置先進(jìn)的檔案信息化管理所需要的設(shè)備，更好地滿足檔案信息化管理的需求。同時(shí)還要結(jié)合單位自身的情況，開發(fā)設(shè)計(jì)與自身相適應(yīng)的軟件。單位還需要為檔案信息化建設(shè)工作配備專業(yè)的技術(shù)人員，借助于先進(jìn)技術(shù)手段構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫和檔案網(wǎng)站，為檔案管理工作提供有效的載體和平臺(tái)，全面提高檔案管理信息化的水平。各單位還需要積極構(gòu)建檔案信息服務(wù)平臺(tái)，及時(shí)在平臺(tái)上公布相關(guān)的檔案信息，使檔案能夠更好地服務(wù)于單位各項(xiàng)工作的有序開展。

（三）加強(qiáng)對電子檔案的管理

檔案信息化管理更具便捷性，但網(wǎng)絡(luò)自身具有較強(qiáng)的開放性，這也導(dǎo)致電子檔案的安全性不高。在實(shí)際檔案管理工作中，各單位需要加加強(qiáng)電子檔案管理的力度，進(jìn)一步提高檔案管理工作的規(guī)范化水平，保證電子檔案信息的安全。各單位需要設(shè)立專門的技術(shù)部門，承擔(dān)電子檔案信息及檔案系統(tǒng)的維護(hù)工作，實(shí)現(xiàn)對電子檔案的規(guī)范管理，避免出現(xiàn)重復(fù)和亂碼等情況。同時(shí)還要針對電子檔案的上傳格式、更改保存等工作進(jìn)行規(guī)范，進(jìn)一步保證檔案信息的有序性，規(guī)范檔案文件傳輸目錄，為檔案信息查找提供更多的便利。另外，各單位還需要強(qiáng)化對檔案信息系統(tǒng)的安全管理，通過設(shè)立防火墻，并利用殺毒軟件等，進(jìn)一步保證檔案系統(tǒng)的安全性，避免出現(xiàn)檔案信息泄露的問題，為檔案事業(yè)的健康發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享

傳統(tǒng)檔案管理工作中，由于檔案信息在不同載體上存儲(chǔ)，檔案信息分散，這也增加了管理和利用的難度。應(yīng)用信息技術(shù)來進(jìn)行檔案管理，根據(jù)統(tǒng)一格式和標(biāo)準(zhǔn)來構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，并將在不同載體上存儲(chǔ)的信息轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可識別的電子數(shù)據(jù)，有利于提高檔案信息的利用率，進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)共享目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。另外，還要利用信息管理平臺(tái)的監(jiān)督反饋機(jī)制，針對反饋的信息，及時(shí)對檔案工作進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化。

（五）做好檔案信息的整合與利用

在實(shí)際檔案信息化建設(shè)過程中，信息化只是檔案管理工作的一種手段，充分的發(fā)揮檔案價(jià)值才是檔案管理工作的最終目的。因此在實(shí)際工作中，不僅僅局限于被動(dòng)的查詢服務(wù)，還需要激發(fā)檔案信息的活力，更好地發(fā)揮出檔案信息的實(shí)際價(jià)值。這就需要各行業(yè)需要打破檔案管理各自為政的局面，實(shí)現(xiàn)對檔案的專業(yè)化和集約化管理，積極對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，加快推進(jìn)檔案信息共享的實(shí)現(xiàn)。并建立健全檔案信息檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的精確檢索，進(jìn)一步提高檔案信息查詢的效率和質(zhì)量，最大化地發(fā)揮出檔案信息的價(jià)值。同時(shí)還要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)多層次和多維度地對檔案進(jìn)行分析，深入挖掘檔案數(shù)據(jù)，并對檔案數(shù)據(jù)背后的邏輯關(guān)系進(jìn)行揭示，各項(xiàng)工作決策提供重要的參考依據(jù)。特別是針對檔案工作中存在的問題進(jìn)行分析，做好研判工作，能夠?qū)赡艹霈F(xiàn)的問題及時(shí)防范，為檔案信息化建設(shè)工作的有序推進(jìn)提供重要的保障。

（六）保證檔案信息的安全

檔案信息化建設(shè)工作的開展，需要以信息安全作為前提和基礎(chǔ)。在實(shí)際工作中，檔案管理人員需要強(qiáng)化自身的保密意識，針對檔案涉密程度和開放利用范圍進(jìn)行明確，并在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)對檔案信息進(jìn)行檢索和查閱。具體還要設(shè)置防火墻和身份認(rèn)證等方式，防范病毒和黑客的入侵，確保檔案信息的安全。另外，還要做好檔案信息的備份工作，條件允許情況下可以借助于“云端”存儲(chǔ)，進(jìn)一步保證檔案信息的安全。

（七）重視培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才

檔案信息化建設(shè)工作的開展，這對檔案管理人員提出了更高的要求。作為檔案管理工作者，不僅要具備扎實(shí)的專業(yè)知識，同時(shí)還要對檔案信息化工作流程熟悉，在實(shí)際工作中能夠熟練運(yùn)用信息技術(shù)和操作信息軟件。這就需要各行業(yè)要重視對檔案管理人員的培養(yǎng)，建立健全培訓(xùn)機(jī)制，開展多種形式的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，努力促進(jìn)檔案管理人員整體專業(yè)技能和綜合素質(zhì)的提升，使檔案管理人員能夠更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，緊跟檔案信息化發(fā)展趨勢，提升自身的信息素養(yǎng)，從而為檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)提供重要的支持。

五、結(jié)束語

檔案通過推進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程，不僅能夠提高檔案信息利用率，還能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源的優(yōu)化配置，全面提升檔案服務(wù)工作的質(zhì)量和水平。因此在當(dāng)前檔案信息化建設(shè)過程中，需要積極借鑒成功的經(jīng)驗(yàn)，并重視先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，加快實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，推進(jìn)檔案信息資源的有效共享。