人工智能對檔案管理的影響及發(fā)展

趙錄

（伊金霍洛旗推進(jìn)現(xiàn)代服務(wù)業(yè)發(fā)展中心，內(nèi)蒙古自治區(qū) 鄂爾多斯 017200）

一、人工智能對檔案管理的影響

（一）文檔的種類和數(shù)量增加

人工智能的發(fā)展，使得文檔的種類、數(shù)量明顯增加。大數(shù)據(jù)時(shí)代，首先要合理應(yīng)用各類數(shù)據(jù)，包括新老信息，一般間隔兩年，數(shù)據(jù)信息量便會(huì)增加一倍。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各類電子設(shè)備的應(yīng)用逐漸增多，催生出大量的文檔信息。受政策推動(dòng)影響，信息技術(shù)在各行業(yè)中都有所應(yīng)用，對應(yīng)組織機(jī)構(gòu)逐漸從傳統(tǒng)紙質(zhì)工作環(huán)境轉(zhuǎn)移到電子環(huán)境下。諸多行業(yè)中已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)活動(dòng)的電子化、無紙化作業(yè)。電子文件的覆蓋區(qū)域、發(fā)展速度一定程度上代表了信息系統(tǒng)的發(fā)展水平，發(fā)展速度是十分驚人的。檔案管理中，應(yīng)用電子文件，要充分考慮其種類、數(shù)量的發(fā)展情況。

（二）人工智能帶動(dòng)了檔案管理的變革

人工智能技術(shù)快速發(fā)展，給當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展帶來了巨大改變，檔案管理工作必須及時(shí)適應(yīng)變化情況。檔案管理工作中，必須充分考慮管理主體、客體、管理環(huán)境、管理體系等要素的影響，從多個(gè)角度出發(fā)進(jìn)行審視，并及時(shí)作出變革和創(chuàng)新化處理。從宏觀角度出發(fā)，檔案管理的體制、模式也會(huì)隨之發(fā)生變化，這些變革必須同人工智能的發(fā)展相匹配。

（三）人工智能推動(dòng)檔案人員的分流、分化

檔案管理工作的變革，對應(yīng)崗位工作人員的工作內(nèi)容、工作方法等也會(huì)隨之發(fā)生變化。傳統(tǒng)管理模式下，國內(nèi)專職兼職的檔案管理人員達(dá)到百萬人，在紙質(zhì)檔案管理工作中，檔案人員的個(gè)人價(jià)值和管理手段十分重要。但是隨著信息化水平的提升，檔案管理職業(yè)逐漸出現(xiàn)社會(huì)化、專業(yè)化的情況。一方面，要充分考慮檔案接收至檔案開發(fā)利用中各個(gè)環(huán)節(jié)的專業(yè)價(jià)值，即使應(yīng)用信息系統(tǒng)進(jìn)行管理作業(yè)，也需要保證一定的專業(yè)性；另一方面，借助購買服務(wù)的方法來提高檔案管理水平。檔案管理的中介越來越多，對應(yīng)社會(huì)化程度也會(huì)隨之提升。因此，未來檔案中介機(jī)構(gòu)表現(xiàn)出的專業(yè)水平，一定程度上代表了檔案工作的專業(yè)性。

（四）人工智能促使檔案學(xué)的細(xì)化、融合

檔案學(xué)，即將檔案現(xiàn)象當(dāng)作研究對象的學(xué)科，需要從現(xiàn)象出發(fā)，積極認(rèn)知檔案現(xiàn)象的發(fā)展、變化，并針對具體規(guī)律進(jìn)行總結(jié)分析，探討對應(yīng)的技能方法。檔案學(xué)的核心內(nèi)容：為檔案實(shí)體管理、檔案信息開發(fā)等提供理論和智力方面的支撐，新時(shí)期，隨著電子文件的普及、電子檔案的保管需求，逐步提出了數(shù)字檔案室、智慧檔案室的概念。這一概念更加符合時(shí)代發(fā)展需求，對應(yīng)檔案學(xué)的理論、認(rèn)知方法等都應(yīng)滿足變化要求。雖然檔案學(xué)領(lǐng)域中，并未深度融入大數(shù)據(jù)技術(shù)，但是不可忽視的是，記錄人類記憶的數(shù)據(jù)研究、保護(hù)、開發(fā)等工作是檔案學(xué)發(fā)展的必然責(zé)任。檔案學(xué)的發(fā)展歷程中，可以看出，每一次技術(shù)變革都會(huì)對檔案學(xué)的發(fā)展產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入，使得檔案信息化、數(shù)字化理念成為現(xiàn)實(shí)，改變了檔案的處理流程，為檔案大數(shù)據(jù)的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。從學(xué)科發(fā)展的前瞻性出發(fā)，必須及時(shí)進(jìn)行新技術(shù)的分析，技術(shù)變化必然會(huì)使得檔案學(xué)出現(xiàn)重大變革。

二、人工智能助推檔案管理發(fā)展的建議

（一）來源上的優(yōu)勢

檔案界的發(fā)展中，無法及時(shí)進(jìn)行預(yù)判管理技術(shù)發(fā)展方向的考慮、了解管理形態(tài)變化，一定程度上會(huì)導(dǎo)致“技術(shù)代差”，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)引發(fā)機(jī)構(gòu)危機(jī)。為此，檔案界人員，必須充分認(rèn)知到數(shù)據(jù)是人工智能應(yīng)用的根本。換言之，掌握最為精確的數(shù)據(jù)信息，方可真正意義上的實(shí)現(xiàn)“智能”。檔案管理在數(shù)據(jù)質(zhì)量、數(shù)據(jù)管理方面具有一定優(yōu)勢，與互聯(lián)網(wǎng)上的大量流態(tài)數(shù)據(jù)相比，檔案數(shù)據(jù)由于完整性、真實(shí)性、可靠性，極易脫穎而出，可為人工智能、機(jī)器學(xué)習(xí)等提供優(yōu)質(zhì)資料。此外，隨著國內(nèi)電子政務(wù)水平的提高，高附加值的機(jī)構(gòu)逐漸增多，包括跨機(jī)構(gòu)、跨地域協(xié)同公共業(yè)務(wù)所進(jìn)行的檔案數(shù)據(jù)管理，已經(jīng)逐漸成為業(yè)內(nèi)重點(diǎn)開發(fā)項(xiàng)目。因此，檔案界必須及時(shí)轉(zhuǎn)變思維，發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，配合相關(guān)機(jī)構(gòu)，打造相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，保證合理應(yīng)用智能工具和方法，發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值。

（二）借鑒下的因地制宜

部分專業(yè)在引入人工智能轉(zhuǎn)型升級期間，遇到了較大的阻力作用，實(shí)踐效果無法滿足預(yù)期目標(biāo)，積極進(jìn)行融入策略的研發(fā)具有重大價(jià)值，是保證人工智能在各行業(yè)生存發(fā)展的必要條件。國務(wù)院最新人工智能相關(guān)規(guī)劃中指出，要加強(qiáng)跨學(xué)科的探索性分析研究，加強(qiáng)人工智能在心理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)等專業(yè)的融合。當(dāng)下，圖書館、情報(bào)學(xué)等專業(yè)的檔案管理中，已經(jīng)逐步融入了人工智能技術(shù)，專家系統(tǒng)、自然語言等在進(jìn)行圖書館文獻(xiàn)分類方面，在訪問公共目錄設(shè)計(jì)方面都有所應(yīng)用。文獻(xiàn)查詢中，逐步普及了預(yù)測性搜索、全文搜索技術(shù)，且應(yīng)用程度越來越高，在圖書館的工作自動(dòng)化管理中，機(jī)器人技術(shù)也得到了大范圍應(yīng)用。上述應(yīng)用案例為人工智能技術(shù)在檔案界中的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)智慧管理等奠定了良好基礎(chǔ)。但是，上述應(yīng)用過程中，必須充分考慮技術(shù)條件的可行性，必須保證貼合主體情況、滿足實(shí)際需求，保證貫徹落實(shí)科學(xué)性，考慮因地制宜的效果等。如江蘇太倉智慧檔案館的建設(shè)中，館藏系統(tǒng)中引入了智能化的Agent 技術(shù)，經(jīng)由該技術(shù)，可保證定期對館藏?cái)?shù)字化檔案資源存儲區(qū)進(jìn)行全面掃描，將可用文字信息及時(shí)存入指定數(shù)據(jù)庫中，如CFS 文件庫中，該方法應(yīng)用中可將檢索時(shí)間控制在0.1 秒范圍內(nèi)。檢索速度、檢索精度等都更具優(yōu)勢。

（三）融合作業(yè)的主次有別

技術(shù)、工具的發(fā)展意義，一般是為人類的實(shí)踐活動(dòng)進(jìn)行服務(wù)。唯技術(shù)主義論無法及時(shí)解決所有認(rèn)知問題，在實(shí)踐活動(dòng)的處理中價(jià)值較低。在檔案管理中，引入人工智能這一問題上分析，必須分清主次、了解核心目標(biāo)，這對相關(guān)技術(shù)的發(fā)展具有重大價(jià)值。檔案管理等業(yè)務(wù)中，合理應(yīng)用技術(shù)手段是必然趨勢，但切勿盲目進(jìn)行技術(shù)要義的追隨，強(qiáng)行應(yīng)用必然會(huì)導(dǎo)致反面效果。人工智能技術(shù)的應(yīng)用中，必須及時(shí)將其融合到具體的檔案管理業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)方面，結(jié)合業(yè)務(wù)發(fā)展、實(shí)踐需求變化等進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)有的放矢，保證新技術(shù)為管理提供有效助力作用。如某監(jiān)督管理局的發(fā)展中，業(yè)務(wù)活動(dòng)存在檔案管理數(shù)量大的特點(diǎn)，且存儲內(nèi)容種類多、格式多，面對新時(shí)期急速增加的電子檔案查詢服務(wù)、電子歸集、檔案信息提取等需求，人工智能技術(shù)的價(jià)值便十分明顯了。合理應(yīng)用文本處理、圖像識別技術(shù)，可快速完成電子檔案的智能化比對、智能化分類，相關(guān)人員要及時(shí)進(jìn)行歸檔批處理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，力求有效提高電子文件的歸檔質(zhì)量、歸檔效率。還可借助信息抽取技術(shù)，完成檔案內(nèi)容的結(jié)構(gòu)化控制和文本挖掘，為后續(xù)檢索服務(wù)、高效查詢等業(yè)務(wù)進(jìn)行服務(wù)。

（四）運(yùn)用中的包容開放

當(dāng)下，大數(shù)據(jù)在各個(gè)行業(yè)應(yīng)用中，無法實(shí)現(xiàn)專業(yè)實(shí)踐方面的完全融入，這是制約人工智能技術(shù)應(yīng)用的主要難點(diǎn)。大量分析研究后發(fā)現(xiàn)，技術(shù)研究成熟度并不是主要制約要素，主要制約影響因素是懂技術(shù)且懂業(yè)務(wù)的人才相對匱乏。為了充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的功能，必須結(jié)合具體應(yīng)用場景進(jìn)行分析，但是當(dāng)下僅個(gè)別人士方可進(jìn)行智能數(shù)據(jù)處理技術(shù)、海量專業(yè)數(shù)據(jù)的緊密對接。為此，檔案管理人才的挖掘中，必須考慮包容心、開放性的眼光，積極與技術(shù)人員進(jìn)行信息交流和全面合作。多方面因素共同發(fā)展是當(dāng)下各行業(yè)順利發(fā)展的必要途徑，檔案管理中，更要考慮取長補(bǔ)短的價(jià)值。新時(shí)期，國內(nèi)各大地區(qū)的檔案管理機(jī)構(gòu)與人工智能技術(shù)服務(wù)企業(yè)的合作日益密切，對應(yīng)崗位的檔案管理人員和技術(shù)研發(fā)人員的交流逐漸增多，從業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)方面開始溝通，確定了技術(shù)的引入節(jié)點(diǎn)。并充分結(jié)合了當(dāng)下國內(nèi)檔案業(yè)務(wù)的管理現(xiàn)狀，力求充分發(fā)揮人工智能技術(shù)的價(jià)值。

結(jié)語：人工智能技術(shù)具有發(fā)展速度快、影響范圍廣的特點(diǎn)，檔案管理人員必須充分意識到新時(shí)期面臨的威脅。當(dāng)下，各大數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)逐步引入了人工智能技術(shù)，在智慧數(shù)據(jù)管理方面得到了明顯進(jìn)步。檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，保證清醒認(rèn)知，了解智慧管理的根源在于檔案人，并非是技術(shù)。新時(shí)期，人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用已經(jīng)成為大勢所趨，智能技術(shù)的應(yīng)用逐步取代了機(jī)械化、傳統(tǒng)化、模式化的發(fā)展態(tài)勢。為了合理應(yīng)用人工智能技術(shù)，檔案管理工作必須正視技術(shù)變革的價(jià)值和影響，不斷進(jìn)行自身知識結(jié)構(gòu)的調(diào)整和分析，力求在未來發(fā)展中具有足夠的競爭實(shí)力。