精細化管理在醫(yī)院檔案管理中的實施途徑探索

石青

（浙江省立同德醫(yī)院，浙江 杭州 310012）

前言：醫(yī)院當中的檔案資源屬于醫(yī)院實現(xiàn)健康長遠發(fā)展的一個重要數(shù)據(jù)資源，做好此類資源的開發(fā)和利用工作，可以確保醫(yī)院在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟，不斷地增強自身核心競爭力，有助于推動醫(yī)院持續(xù)向好發(fā)展。現(xiàn)階段大多數(shù)醫(yī)院都已經(jīng)針對檔案管理工作開展了信息化建設，為了可以進一步提高檔案管理有效性，應注重打破傳統(tǒng)管理思維，積極主動地融入精細化管理，持續(xù)提高檔案管理的全面性、規(guī)范性、細致性，以此來為醫(yī)院長遠發(fā)展提供支撐。

一、醫(yī)院檔案管理工作的重要性分析

在我國經(jīng)濟社會持續(xù)高速發(fā)展的背景下，社會上各行各業(yè)在贏得良好發(fā)展空間的同時，也開始面臨更為激烈的市場競爭。對于醫(yī)院來講同樣如此，而一所醫(yī)院想要在市場競爭中有效站穩(wěn)腳跟，不斷增強自身綜合競爭實力，便需要高度重視自身內(nèi)部檔案管理工作的順利高效開展。對于醫(yī)院檔案來講，其涉及到了醫(yī)院日常運營過程中方方面面的數(shù)據(jù)信息，承載著醫(yī)院的歷史發(fā)展軌跡、醫(yī)院文化以及各類醫(yī)療工作內(nèi)容，可以為醫(yī)護人員開展各項工作提供重要的數(shù)據(jù)信息參考，也可以為醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃提供強有力的數(shù)據(jù)信息支撐。在實際工作當中，如果檔案管理工作未能做好，很容易出現(xiàn)檔案信息過于混亂的問題出現(xiàn)，進而對醫(yī)護人員各項工作的實際效率和質(zhì)量都會產(chǎn)生嚴重影響，甚至影響到醫(yī)院自身的長遠健康發(fā)展。所以，為了避免此類問題出現(xiàn)，必須要切實做好醫(yī)院檔案管理工作，作為檔案管理人員，不但要有嚴謹、認真、負責的工作態(tài)度，同時還有良好的創(chuàng)新發(fā)展意識，要可以結(jié)合時代發(fā)展變化以及國家相關法規(guī)和政策，積極主動地革新和優(yōu)化檔案管理工作，以此來保證檔案管理的有效性，從而助推醫(yī)院實現(xiàn)健康長遠的發(fā)展[1]。

二、精細化管理有效融入到醫(yī)院檔案管理的重要意義研究

（一）有助于醫(yī)療服務水平的進一步提高

現(xiàn)階段，精細化管理已經(jīng)逐漸發(fā)展為一種極為重要的理論，并且被社會上各行各業(yè)進行廣泛應用。對于精細化管理來講，其強調(diào)的是管理方面的細致化，追求的是精益求精。將其切實落實到醫(yī)院檔案管理工作當中，可以全面優(yōu)化檔案管理工作的任何環(huán)節(jié)，使其得到有效分解細化，有助于更有針對性以及更為精準地為醫(yī)院各種醫(yī)療服務有效提供數(shù)據(jù)信息保障，從而實現(xiàn)理論與實踐之間的完美結(jié)合，助推醫(yī)院醫(yī)療服務水平不斷提升[2]。

（二）能夠有效解決醫(yī)患矛盾

對于醫(yī)院來講，醫(yī)患關系始終都是一個重點內(nèi)容，也是社會廣泛關注的焦點話題，現(xiàn)階段，隨著醫(yī)療服務意識不斷增強，如何有效調(diào)和醫(yī)患矛盾逐漸成為醫(yī)院日常工作當中的一個重要內(nèi)容。而在這個過程中良好的檔案管理工作，可以發(fā)揮出提供充分證據(jù)的作用，比如說：遇到曾經(jīng)出現(xiàn)過的某個醫(yī)患問題，通過精細化管理檔案管理人員可以借助對相關檔案資料的有效分析，來幫助醫(yī)護人員有效解決類似的醫(yī)患矛盾或者是降低誤解出現(xiàn)的可能性，從而提高服務質(zhì)量。除此之外，通過對精細化管理的有效運用，還能夠進一步規(guī)范醫(yī)院自身的檔案管理機制，使得以往管理不標準、不規(guī)范以及患者信息滯后等相應問題得到解決，有助于促使檔案資源成為解決醫(yī)患問題的一個重要支撐，還可以進一步打造出較為良好的醫(yī)療服務氛圍。

（三）能夠更好地發(fā)揮檔案價值

隨著新醫(yī)改以及檔案信息化建設的持續(xù)推進，醫(yī)院檔案管理過程中更加注重深入挖掘以及發(fā)揮檔案信息資源的價值，借助精細化管理能夠與現(xiàn)代信息技術展開深度結(jié)合，促使醫(yī)療檔案利用效率不斷提高，使得檔案信息資源可以轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N數(shù)字化的即時信息，可以直接服務醫(yī)院的各個部門或者是醫(yī)護人員，也可以直接應用到患者身上，從而改變信息不對稱以及信息滯后的局面，有助于提高醫(yī)療服務以及各項工作的順暢性。

三、醫(yī)院檔案管理當中針對精細化管理的實施路徑研究

（一）從檔案管理的整理方面實施精細化管理

對于醫(yī)院檔案管理當中的整理來講，主要指的是對醫(yī)院檔案做出有效分類，在此環(huán)節(jié)實施精細化管理，主要指的是切實將一系列有價值的相應檔案資料進行歸檔存儲，然后將一些無價值的檔案信息資料進行刪除，以此來促使醫(yī)院檔案轉(zhuǎn)變的更加精簡，不但可以節(jié)省檔案用房或者是存儲空間，也可以達到醫(yī)院檔案規(guī)范化以及有序化管理的目的。一般來講，醫(yī)院檔案涉及到的類型以及來源非常多，同時數(shù)量非常龐大，呈現(xiàn)出了較強的分散性、大量以及凌亂等明顯特征，想要切實發(fā)揮檔案的價值和作用，整理工作必不可少，作為檔案管理人員可以結(jié)合“價值鑒定理論”來對檔案當中所有資料信息的有無價值性做出科學合理的判斷，然后根據(jù)相關標準和要求，開展篩選、歸檔，以此來簡化醫(yī)院當中的文檔資料，達到“棄其糟粕，取其精華”的目的。具體需要歸檔的文件如下：

一是，上級機關下發(fā)的一系列文件資料，例如：會議文件、法規(guī)性文件以及一些重要批示等。

二是，醫(yī)院當中的重要文件，例如：會議材料、大事記以及醫(yī)院當中的規(guī)章制度還有歷史沿革等。

三是，醫(yī)療技術資料，例如：各類醫(yī)療事件鑒定書、重要的病歷信息以及相應醫(yī)療衛(wèi)生法規(guī)等。

四是，科研資料，例如：課題計劃、具體成員名單、一系列申請書、鑒定書以及相關論文等。

五是，基建材料，例如：醫(yī)院基建項目合同、實際施工方案以及驗收材料等。

六是，設備儀器材料，例如：各類設備儀器采購方面的申請書、實際使用記錄或者是維修記錄等等[3]。

（二）在檔案管理的整頓環(huán)節(jié)實施精細化管理

對于醫(yī)院檔案管理而言，整頓主要指的是將一系列有價值檔案資料做出科學合理的歸置，同時做好相關標識，這樣可以為后續(xù)檔案資料的查詢以及利用等提供較強的便利性，此環(huán)節(jié)的精細化管理，應該結(jié)合醫(yī)院檔案的一系列不同類型，然后由一些不同的部門進行負責，并且合理設定相應的存放區(qū)域。具體精細化管理策略如下：

一是，針對醫(yī)院行政辦公室陸續(xù)產(chǎn)生的一系列有價值檔案，需要交由辦公室人員開展收集、整理工作，如醫(yī)院有檔案管理系統(tǒng)，可由辦公室人員負責整理上傳，然后由檔案管理部門集中進行存檔，紙質(zhì)檔案存在檔案室（下同）。

二是，針對醫(yī)院人力資源部門的一系列有價值檔案，需要交由人力資源部門相關管理人員負責收集以及整理，并上傳至檔案管理系統(tǒng)，然后由檔案管理人員負責進行存檔。

三是，針對醫(yī)院財務部門出現(xiàn)的有價值的資料信息，需要由財會人員負責收集以及整理，并上傳至系統(tǒng)，然后由檔案管理人員負責存檔。

四是，針對醫(yī)院經(jīng)營類檔案資料，例如：績效考核、各個部門工作計劃或者是各大病種實際治療檔案等，需要交給經(jīng)營部進行存檔，而對于經(jīng)營部的一系列管理制度或者是會議資料等，需要交由檔案管理部門進行歸檔。

五是，針對醫(yī)院醫(yī)務類資料，必須要交由醫(yī)務部門負責收集以及整理，然后再上傳至系統(tǒng)，由檔案管理人員進行歸檔等。

在有效明確檔案具體負責部門以及負責人還有歸檔區(qū)域之后，還需要要求各個部門的相關工作人員切實依照規(guī)范好的分類以及時間來開展檔案資源的整頓工作，在此基礎上做好相關標識，對于數(shù)字化檔案同樣如此。除此之外，還需要結(jié)合醫(yī)院自身的檔案管理制度，嚴格明確檔案的具體存放期限，并且對檔案資料做好順序排列工作，同時逐頁進行編號；對于檔案資料原件、復印件或者是底稿等也需要給出明確規(guī)格和要求，并且需要部門負責人經(jīng)過審定簽字之后方可進行歸檔[4]。

（三）從制度方面實施精細化管理

想要保證醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)精細化管理，逐步提高管理成效，便需要注重從管理制度方面落實好精細化管理，盡可能地讓制度更加精細健全，從而確保檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)、各個方面都有制度可依，出現(xiàn)問題有規(guī)章可循，從而進一步提高檔案管理的規(guī)范性、科學性以及嚴謹性[5]。

首先，責任制度的精細化。醫(yī)院領導者應該充分認識到唯有切實明確好相關責任才能夠持續(xù)提高檔案管理效率，所以一定要細化制定檔案管理責任制度，切實將各項責任有效落實到各個部門以及個人頭上，對此可根據(jù)上述整頓方面的內(nèi)容進行責任的詳細劃分，然后與績效進行掛鉤，這樣不但可以明確各個部門以及相關責任人具體職責和工作目標，同時還可以借助績效約束其思想和行為，有助于提高管理成效。

其次，管理制度的精細化。切實結(jié)合《檔案法》當中的內(nèi)容，并根據(jù)醫(yī)院自身實際情況，科學合理地制定一系列檔案管理制度，例如：一是檔案安全管理制度，二是檔案保密制度，三是檔案移交制度，四是檔案保管制度，五是檔案統(tǒng)計制度，六是檔案銷毀制度等，同時詳細制定各項制度的具體內(nèi)容，確保管理工作擁有較為良好的科學性、法制性以及規(guī)劃性等鮮明特征。

最后，細化制定獎懲制度。對于獎懲制度來講，是確保各項管理制度順利執(zhí)行的一個重要前提，更是對管理者思想和行為做出有效約束以及規(guī)范的關鍵，所以獎懲制度應盡可能地細化，在堅持“以人為本”的原則下，細分獎懲等級、獎懲事項以及獎懲方式等，以此來與各項管理制度配合，推動檔案精細化管理確切落實。

結(jié)語：綜上所述，在新時代背景下，隨著醫(yī)療改革的不斷深入，以往較為傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式很難再有效滿足一系列新需求，也無法再充分發(fā)揮檔案信息資源的價值和作用，所以有必要將精細化管理模式進行引用，以此來提高檔案管理成效。文章先是分析了醫(yī)院檔案管理的重要性以及精細化管理的重要意義，并基于此，探討了醫(yī)院檔案管理落實精細化管理的路徑，以此來推動醫(yī)院檔案管理工作不斷向好發(fā)展。