鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院人事檔案管理的現(xiàn)狀探究

房杰祥

（莒縣嶠山鎮(zhèn)衛(wèi)生院，山東 日照 276523）

引言

在新時代背景下，隨著鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理與醫(yī)療整體規(guī)劃改革的接軌，對檔案管理水平和服務(wù)能力提出了更高的要求，作為基層衛(wèi)生單位，其檔案管理質(zhì)量也對醫(yī)療事業(yè)發(fā)展起著重要的推動作用，但現(xiàn)階段鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作普遍存在著人員綜合素質(zhì)不高、管理軟硬件配套設(shè)施建設(shè)力度不足、管理理念落后以及資金投入有限等問題，需要結(jié)合管理現(xiàn)狀，對管理模式和管理手段不斷創(chuàng)新和完善，對醫(yī)療業(yè)力、行政管理以及黨建工作等需加強融合，確保檔案管理工作能夠有序開展和落實，使檔案資源的重要作用得以充分發(fā)揮，進一步推動當(dāng)?shù)蒯t(yī)療事業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。

一、現(xiàn)階段鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理現(xiàn)狀分析

在農(nóng)村地區(qū)醫(yī)療衛(wèi)生體系中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院作為重要組成形式和基層醫(yī)療組織，發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。隨著近年來我國公共衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院管理工作提出了更高的要求，不僅包括了管理規(guī)章制度制定及落實，還需要對人員綜合素質(zhì)及專業(yè)能力加強重視，通過其管理模式的不斷改進和完善，確保其管理工作能夠更加科學(xué)化、規(guī)范化?，F(xiàn)階段鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作取得了一定管理成效，但同時其中存在的不足和問題也日益凸顯，其主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）管理意識薄弱、管理觀念落后

在基層醫(yī)療機構(gòu)中，特別是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院日常管理工作中，通常更注重醫(yī)療業(yè)務(wù)的順利開展，其對自身檔案管理工作缺乏重視，對檔案資源開發(fā)利用的重要性認(rèn)識不足。造成此現(xiàn)狀的原因主要包括以下幾方面：首先由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作對人員專業(yè)性要求較高，但同時相應(yīng)的專業(yè)人才缺乏，對人才培養(yǎng)投入力度不足，部分衛(wèi)生院采取人員兼職的方式進行檔案管理，因人員管理精力有限，對管理工作的有效性造成不利影響，使其難以在衛(wèi)生院可持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮促進作用，極容易使檔案管理工作逐漸呈現(xiàn)出邊緣化態(tài)勢。其次現(xiàn)階段不少鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院都將其視為會計檔案及病歷檔案保管工作，主要負(fù)責(zé)對文書檔案進行收集和整理，未根據(jù)檔案特點、類型等進行分類及歸檔保管，對檔案資料有效利用造成不利影響，同時也對鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的可持續(xù)良性發(fā)展造成一定制約和阻礙。另外部分管理人員對管理工作的重要性缺乏認(rèn)識，管理理念落后，并且還普遍存在著經(jīng)濟能力不足的問題，管理資金投入有限，造成檔案管理軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，管理不規(guī)范，以及檔案管理人員流動嚴(yán)重等情況，使檔案管理工作逐漸邊緣化。

（二）管理技術(shù)缺乏先進性、管理制度亟待完善

現(xiàn)階段在不少鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院日常檔案管理工作中，普遍存在著檔案管理制度亟待完善的問題，其未結(jié)合自身實際情況，對管理制度有效落實造成制約，加大了檔案管理工作的隨意性和無序性，對檔案資源利用造成不利影響，并對鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院資源利用及可持續(xù)良性發(fā)展造成制約，形成此現(xiàn)狀的原因主要是由于檔案管理工作未受到廣泛重視，檔案管理技術(shù)較為落后所造成的。在實際管理過程中，部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的管理方式較為粗放，管理技術(shù)落后，雖然計算機在日常管理中得到廣泛應(yīng)用，但仍有不少衛(wèi)生院采用傳統(tǒng)的手工方式進行病歷檔案管理，不僅無法適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理及資料共享要求，還極容易因人工操作而增加工作失誤和疏漏，使管理效率和質(zhì)量受到影響，造成檔案服務(wù)水平不高。其次由于管理體系不完善，檔案管理工作存在較強的隨意性，各部門之間缺乏有效的協(xié)同合作，對提高檔案利用率造成影響。并且由于檔案管理缺乏規(guī)范性，極容易導(dǎo)致大量文書檔案、病歷檔案及專業(yè)檔案出現(xiàn)遺失、損毀丟失等情況，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的可持續(xù)發(fā)展造成阻礙[1]。另外隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷普及，以及新網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的形成，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理人員提出了更高的要求，需要對管理技術(shù)、信息技術(shù)等加強學(xué)習(xí)，并在資金投入力度方面，也需要從技術(shù)層出入手，對管理的軟硬件設(shè)施的先進性進行充分考慮，使管理手段能夠不斷完善和優(yōu)化，但現(xiàn)階段一些衛(wèi)生院還存在著軟硬件設(shè)施配置不完備，以及檔案保存環(huán)境惡劣的情況，其主要體現(xiàn)環(huán)境潮濕、狹窄，并且無除濕、降溫等必要設(shè)備，甚至部分衛(wèi)生院未對專門的檔案保管庫房進行設(shè)置。

（三）專業(yè)管理人員綜合素質(zhì)不高

現(xiàn)階段在不少鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作中，普遍存在著檔案管理專業(yè)人才匱乏的現(xiàn)象，管理隊伍建設(shè)力度不足，通常采用辦公室人員兼任的方式開展檔案管理工作，使檔案管理工作無法有效發(fā)揮其價值和作用。其次在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理中，存在著嚴(yán)重的人員流失情況，極容易導(dǎo)致檔案交接過程中出現(xiàn)檔案遺失、損壞等問題，對檔案管理工作的有序順利開展造成極大的影響。另外由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院對檔案管理人員培訓(xùn)缺乏重視，相關(guān)人員未經(jīng)過系統(tǒng)化、專業(yè)化培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員專業(yè)能力及綜合素質(zhì)不高，特別是在信息化時代背景下，管理人員的檔案管理理念、管理知識及管理方法已無法適應(yīng)檔案管理及衛(wèi)生院的發(fā)展要求，并且因檔案管理工作效率和質(zhì)量不高，對提高檔案資源利用率造成制約，使檔案管理工作無法為鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的可持續(xù)發(fā)展提供有力支撐。

（四）財政投入力度不足

現(xiàn)階段不少鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院受到當(dāng)?shù)亟?jīng)濟發(fā)展水平的影響，資金投入力度不足，并且通常以財政投入為主要的運營資金，導(dǎo)致衛(wèi)生院在財政投入有限的情況下，管理模式和手段的創(chuàng)新和完善受到制約和阻礙。同時在引進專業(yè)管理人才、現(xiàn)有管理人員培訓(xùn)以及軟硬件基礎(chǔ)設(shè)計完善等方面，由于缺乏充足的財政資金支持，對提高檔案管理服務(wù)水平和效率造成阻礙和制約。

二、改善鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作的有效對策

（一）對檔案管理重要性提高認(rèn)識

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院日常管理工作中，為了使自身服務(wù)水平不斷提升，需要對檔案管理工作加強重視。首先相關(guān)管理人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變自身管理理念，對檔案管理工作的重要性，以及在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院可持續(xù)發(fā)展中的重要作用提高認(rèn)識，從而使檔案管理工作順利開展得以有效保障[2]。同時管理人員應(yīng)將檔案管理工作納入基礎(chǔ)性工作范圍，對其有效開展提供有力支持。其次通過鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院全體人員檔案管理思想意識的增強，能夠使管理人員能夠?qū)n案管理進行集中管理及統(tǒng)一操作，對相關(guān)檔案管理人員開展具有針對性的、有意識地培訓(xùn)和教育，并結(jié)合相關(guān)實踐案例及操作，使管理人員對檔案管理的作用有更深入的了解和掌握，從而使檔案管理方法和模式得到不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，能夠更好地為多種臨床醫(yī)療提供有力支持和指導(dǎo)。另外相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)提高管理工作意識，在衛(wèi)生院管理及發(fā)展過程中，積極納入檔案管理內(nèi)容，使全體人員能夠不斷增強自身檔案管理意識，確保衛(wèi)生院業(yè)務(wù)發(fā)展與檔案管理實現(xiàn)同步規(guī)劃。同時管理人員需要提高工作責(zé)任心及工作積極性，從而確保檔案資料能夠?qū)崿F(xiàn)及時收集和整理，切實提升管理工作效率和質(zhì)量。最后還應(yīng)根據(jù)衛(wèi)生院實際情況，對管理所需的辦公設(shè)備及基礎(chǔ)設(shè)施進行合理規(guī)劃及不斷完善，確保管理工作能夠有序、高效開展。

（二）加大信息化建設(shè)力度

隨著信息化時代的到來，以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機技術(shù)等先進技術(shù)的快速發(fā)展，在檔案管理工作中，通過加大信息化建設(shè)力度，能夠更好地滿足行業(yè)發(fā)展及檔案資源開發(fā)利用需求。與傳統(tǒng)的檔案管理模式相較之下，通過信息化管理的實施，能夠?qū)Ａ啃畔⑦M行收集、篩選、處理、保存及傳播，通過借助各種先進技術(shù)手段，使檔案管理人員的工作量最大程度減少的同時，有利于檔案信息實現(xiàn)實時共享[3]。現(xiàn)階段為了解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院普遍信息程度較低的問題，需要對信息化建設(shè)加強重視。首先需要對相應(yīng)的軟硬設(shè)施加強建設(shè)，通過計算機及相關(guān)軟件系統(tǒng)的科學(xué)配置，為檔案管理的高效開展提供重要的基礎(chǔ)平臺，在進行硬件配置時，還應(yīng)根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院自身實際工作量，避免出現(xiàn)有資源浪費的現(xiàn)象。另外需要對網(wǎng)絡(luò)共享渠道進行不斷拓展，使相關(guān)使用人員及時獲取所需檔案信息，使檔案信息共享得以實現(xiàn)。同時因互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中存在諸多危險因素，極容易對檔案使用安全造成嚴(yán)重威脅，導(dǎo)致檔案破壞、遺失、篡改等現(xiàn)象出現(xiàn)，所以要求相關(guān)管理人員應(yīng)對防范技術(shù)加強運用，通過防火墻及殺毒軟件安裝等措施，使信息安全得以有效保障。

（三）管理制度健全完善

在檔案管理工作中，需要與衛(wèi)生院未來發(fā)展形勢相結(jié)合，根據(jù)檔案管理特征，對檔案管理制度進行健全和完善，對檔案管理工作的具體開展加強指導(dǎo)。在實際檔案管理制度中，應(yīng)從日常業(yè)務(wù)活動、建設(shè)規(guī)模以及檔案管理人員考核等方面入手，對原有的檔案管理制度進行不斷補充和完善，使管理制度能夠更好地適應(yīng)和滿足鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院可持續(xù)發(fā)展要求。另外通過管理制度的不斷完善，對檔案管理人員行為進行有效規(guī)范，使檔案管理質(zhì)量和效率有效提升，同時有利于加大先進技術(shù)引用力度，使檔案管理人員充分利用其應(yīng)用優(yōu)勢，有效替代傳統(tǒng)管理手段和方法，使管理及服務(wù)水平切實提高。

（四）管理人員加強培養(yǎng)

為了有效提升檔案管理水平，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應(yīng)根據(jù)自身實際情況，對檔案管理專業(yè)人員加強引入，并對現(xiàn)有管理人員加強專業(yè)化、系統(tǒng)化培訓(xùn)，同時對管理人員綜合評價體系及考核體系進行健全和完善，對檔案管理工作加強有效指導(dǎo)。其次需要根據(jù)檔案管理工作的具體崗位要求，提高培訓(xùn)的針對性和有效性，通過更具專業(yè)化的培訓(xùn)，使檔案管理人員對專業(yè)管理知識、法律法規(guī)以及計算機技術(shù)等進行了解和掌握，為衛(wèi)生院檔案管理工作高效開展奠定堅實的基礎(chǔ)，進一步推動鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院管理水平的有效提升[4]。

（五）財政投入力度加大

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作中，相關(guān)政府部門應(yīng)對檔案管理信息化建設(shè)加強重視。由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院所提供的醫(yī)療服務(wù)范圍較廣，但因其管理制度不健全、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，再加上受到當(dāng)?shù)亟?jīng)濟條件的限制，對提高檔案管理及服務(wù)水平造成影響和制約，因此相關(guān)地方政府部門應(yīng)通過相關(guān)扶持政策的制定，加大財政投入力度，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)現(xiàn)狀得到有效改善，同時促進現(xiàn)代檔案管理制度及信息化建設(shè)力度的加大，進一步緩解專業(yè)管理人才流失的問題。

三、結(jié)束語

隨著經(jīng)濟建設(shè)及科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)，需要加強先進管理理念及方法的引入，對管理制度進行健全和完善，對專業(yè)管理人員加強引進和培訓(xùn)，使檔案資源開發(fā)利用率有效提升，能夠在衛(wèi)生院發(fā)展規(guī)劃及決策及中提供可靠依據(jù)和支撐，使檔案管理工作在促進鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院可持續(xù)發(fā)展中充分發(fā)揮作用和價值。