醫(yī)院科技檔案管理工作中的實踐與思考

劉邦國

（泰州市中醫(yī)院，江蘇 泰州 225300）

一、引言

隨著各大醫(yī)院落實“科技興院”“人才強(qiáng)院”戰(zhàn)略［1］，醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員科技創(chuàng)新都得到了相當(dāng)大的鼓勵，然而醫(yī)院科技部門工作者除了做好項目申報、成果申報、論文發(fā)表管理、繼續(xù)教育等日常工作外，還要注重科技檔案的管理工作。盡管科技檔案管理不是科技工作的一線任務(wù)，但卻是以后順利有序地開展科研工作的基礎(chǔ)，是科研成果的寶庫和重要信息資源［2］?？萍紮n案的科學(xué)使用，有利于促進(jìn)科技成果的轉(zhuǎn)化，準(zhǔn)確評估醫(yī)院科技管理工作的水平，提高信息檢索的效率，并有助于形成科技情報產(chǎn)品。因此，科技檔案對科技管理工作有著調(diào)動積極性、增加產(chǎn)出、提升質(zhì)量、提高效率等重要意義，對醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展有著極大的推動作用。

二、醫(yī)院科技檔案管理工作中的實踐與問題

科研檔案作為重要信息資源在教學(xué)、科研、管理和文化建設(shè)等方面發(fā)揮著越來越重要的作用［2］。尤其是隨著公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展進(jìn)程的不斷推進(jìn)，科技檔案管理工作的短板日益浮出水面，筆者通過醫(yī)院科技檔案管理工作中的實踐，得出以下體會：

（一）醫(yī)院科技檔案數(shù)據(jù)內(nèi)涵需豐富

醫(yī)院科技檔案數(shù)據(jù)范圍不僅僅局限于項目申請書、論文、小結(jié)報告等常規(guī)數(shù)據(jù)的整理、匯總，要豐富其內(nèi)涵，擴(kuò)展覆蓋面，才能更好地發(fā)揮作用。①完善各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)。豐富內(nèi)涵首先要建立在已有檔案數(shù)據(jù)完整的基礎(chǔ)上，為了更好發(fā)揮科技檔案的價值，有必要將科技項目、科技成果、專利授權(quán)、成果轉(zhuǎn)化、學(xué)術(shù)論文、出版專著、榮譽稱號等從開始到結(jié)束的相關(guān)檔案資料盡可能地收集整理、不斷完善。②籌建醫(yī)院科研專家?guī)?。專家?guī)鞂嶋H上就是科研人員的相關(guān)檔案，目前醫(yī)院內(nèi)部科研積極性在逐步提高，但往往都是單兵作戰(zhàn)，很多項目、論文都是各自完成，甚至一個項目中的第二、第三負(fù)責(zé)人都沒有真正參與到項目中去。這種單兵作戰(zhàn)的弊端非常明顯，一方面，醫(yī)院科技成果獎勵往往都是第一負(fù)責(zé)人獲得；另一方面，將項目能否完成與個人掛鉤，在第一負(fù)責(zé)人出現(xiàn)離職、調(diào)離、跳槽等特殊情況時，項目的結(jié)題就變得遙遙無期。③搜集和保存研究相關(guān)數(shù)據(jù)。醫(yī)院科技檔案數(shù)據(jù)還應(yīng)該包括科技活動中的研究數(shù)據(jù)，尤其要注重構(gòu)建標(biāo)本庫以及病種數(shù)據(jù)和影像數(shù)據(jù)等的采集。對于臨床醫(yī)學(xué)研究，龐大的樣本是統(tǒng)計分析出科學(xué)合理結(jié)論、結(jié)果的基礎(chǔ)，妥善保存、妥善利用前人的臨床研究數(shù)據(jù)，有利于科學(xué)研究的連貫性，也有利于提高研究進(jìn)度。

（二）醫(yī)院科技檔案信息化程度需加深

檔案信息化目的是提高檔案的利用、管理的效率和質(zhì)量［3］。目前醫(yī)院科技檔案管理信息化程度還不夠，一是經(jīng)費不足，二是觀念上不重視，三是信息化思路不清晰。對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)級的公立醫(yī)院，經(jīng)費是主要的制約因素，但對于地市級以上的公立醫(yī)院，主要影響因素則是觀念上的不重視和信息化思路的不清晰。為此，信息化程度的加深主要從信息化意識、信息化辦法、信息化平臺等方面進(jìn)行考慮。①提高信息化重視程度。提高重視程度，有利于資金的下達(dá)、人員的到位、工作的開展，這是任何單位機(jī)構(gòu)開展信息化工作的基礎(chǔ)，一定要重視科技檔案信息化工作，加深信息化程度，才有可能深挖科技檔案價值，加速新科技成果的產(chǎn)生。②制定信息化工作辦法。目前大部分醫(yī)院在科技檔案管理方面還沒有制定明確的信息化工作辦法，要根據(jù)日常工作中的實際情況，合理界定信息化范圍、制定信息化標(biāo)準(zhǔn)、明確信息化責(zé)任分工等，才能制定出合乎本部門、符合醫(yī)院實際情況的工作辦法。③信息化平臺搭建。隨著醫(yī)院的發(fā)展和信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，許多新的系統(tǒng)被建立起來，但科技檔案目前還沒有建立相應(yīng)的信息化平臺?？萍紮n案信息化平臺的搭建，需要在采集常規(guī)臨床、科研等數(shù)據(jù)的同時，實現(xiàn)多科室、部門間數(shù)據(jù)共享，讓科技聯(lián)動起來，有利于優(yōu)勢互補，增進(jìn)合作，特別是醫(yī)院之間，實現(xiàn)共建共享共研。因而，信息化平臺的建設(shè)需要一支專門的隊伍，對該平臺及時進(jìn)行查漏補缺，更新?lián)Q代，在承載信息化建設(shè)的進(jìn)程中發(fā)揮重要作用［4］。④信息化安全保障。隨著醫(yī)院相關(guān)檔案數(shù)據(jù)的不斷增加，信息化程度的不斷加深，越來越多的資源都會以數(shù)字化形式存在?？萍紮n案由于其價值以及一定的私密性，就需要對其存儲介質(zhì)、訪問路徑、使用流程等進(jìn)行安全方面的保障。一方面，在存儲上要快速便捷、實時備份；另一方面，在信息化平臺系統(tǒng)的設(shè)計上，要提高可靠性、安全性，在面對各種突發(fā)事件上都能最大程度保證數(shù)據(jù)完整、系統(tǒng)穩(wěn)定。

（三）醫(yī)院科技檔案管理制度需完善

醫(yī)院科技檔案管理制度并不是一蹴而就的，要根據(jù)不同機(jī)構(gòu)、組織的發(fā)展?fàn)顩r、發(fā)展階段、發(fā)展目的來制定。制定相關(guān)制度、完善相關(guān)制度，目的就是為了使得科技檔案能夠在部門工作中發(fā)揮出合理的作用。醫(yī)院科技檔案管理制度主要針對科技檔案的加工、整理、歸檔、利用等過程，并在其中作出明確的規(guī)定，包括：①主動對接、定期獲取。醫(yī)院科技檔案管理部門要與其他部門的科研工作者形成良好的、常態(tài)化的溝通，定期獲取科技相關(guān)檔案。②抓好科技檔案獲取環(huán)節(jié)，提高質(zhì)量增加價值?？萍紮n案的獲取需要注重每一個環(huán)節(jié)，例如一個完整的課題（項目）檔案，應(yīng)該包括準(zhǔn)備、研究、總結(jié)驗收、成果和獎勵申報四個階段的材料收集，這樣才能如實反映科研活動中的真實情況，提高科技檔案的質(zhì)量和利用價值［4］。③明確科技檔案加工整理的規(guī)范。利用人工輸入、移動設(shè)備掃描、計算機(jī)采集等多種方式采集科技檔案，并對保存的數(shù)據(jù)進(jìn)行格式上的加工處理，包括非結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化，雜亂數(shù)據(jù)整齊化。④合理制定科技檔案開發(fā)利用模式?？萍紮n案的開發(fā)利用實際上是醫(yī)院科技部門給全院各提供的一種知識服務(wù)，而這種知識服務(wù)首先要明確服務(wù)對象、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)策略。服務(wù)對象一般是不同學(xué)科領(lǐng)域的科研人員，服務(wù)內(nèi)容需要根據(jù)部門間需求的差異進(jìn)行調(diào)整，服務(wù)策略則要實事求是地按需制定，既考慮到現(xiàn)有的人力物力，又要考慮到未來的發(fā)展趨勢。⑤明確科技檔案借閱規(guī)范。大多數(shù)機(jī)構(gòu)和單位都將科技檔案用于存檔，很少會供其他個人、團(tuán)隊、群體使用，從精益化管理的角度來講，這是一種資源的浪費，用好前人的科技檔案，可以對同樣研究領(lǐng)域醫(yī)護(hù)研人員進(jìn)行培訓(xùn)，也可以對處于不同階段的在研人員提供參考。

（四）科技檔案管理隊伍需建設(shè)

科技檔案管理人員在日常管理中存在積極性不高、專業(yè)知識缺乏、晉升條件困難、崗位穩(wěn)定性不夠等問題，都會導(dǎo)致科技部門在檔案工作上，出現(xiàn)不夠重視以及管理不到位的情況。而為了避免因內(nèi)部人員問題導(dǎo)致的管理不到位，需要抓好科技檔案管理隊伍。①鼓勵檔案管理人員參與到醫(yī)院的科技項目中去。目前公立醫(yī)院科技部門管理人員普遍學(xué)歷較高，大多數(shù)都具有碩士以上學(xué)歷，這就有必要讓他們參與到研究活動中，助力科研業(yè)務(wù)的發(fā)展。一方面，通過參與可以更好地了解科研人員課題、項目的研究進(jìn)展，在參與的同時獲取實時全面的檔案數(shù)據(jù)；另一方面，通過合作或者配合的方式，與研究人員進(jìn)行交流，通過思維的碰撞，更新自己的專業(yè)知識，彌補專業(yè)知識的不足，跨領(lǐng)域、跨學(xué)科儲備基礎(chǔ)知識，提高管理能力。②建立科技檔案管理獎勵辦法。傳統(tǒng)的管理模式，不利于檔案管理工作的開展，過去事業(yè)單位檔案管理人員都處于相對閉塞的環(huán)境中，進(jìn)行簡單重復(fù)的勞動。而科技檔案的管理有別于傳統(tǒng)意義上的檔案管理，一是科技部門人員往往具有較高的學(xué)歷，二是不同時期科研熱點、科研人員、科研業(yè)務(wù)建設(shè)的要求也不同，三是科技工作本身更新迭代較快，這就需要科技檔案管理人員不斷接觸新的事物、面臨新的挑戰(zhàn)、完成新的任務(wù)。為了提高科技檔案管理質(zhì)量，提高工作效率，可以在精神獎勵為主的同時，適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行物質(zhì)獎勵，并把獎勵向工作能力強(qiáng)、勞動強(qiáng)度大的人員傾斜，從而調(diào)動積極性，提高工作效率［5］。③招聘專職檔案管理員。許多單位為了優(yōu)化各部門人員配置，進(jìn)行精益化管理，通常都傾向于使用兼職人員來管理檔案，有些是科研人員，有些則是其他醫(yī)護(hù)崗位人員。這種管理方式的確可以讓人力資源的利用率最大化，一定程度上降低了成本，但也造成了兼職檔案管理員工作時間、工作連續(xù)性得不到保障，他們會抱著“臨時工”的心態(tài)來工作，這就會導(dǎo)致檔案在加工整理中質(zhì)量不會太高，后續(xù)有效地開發(fā)利用就更加無從談起。④提供通暢的職稱晉升發(fā)展通道。檔案管理工作在各大醫(yī)院都被視為“清閑”活兒，而檔案管理人員在職稱競聘、崗位調(diào)整上往往都處于劣勢，因而導(dǎo)致積極性不足、吃苦精神不夠、工作要求也不高。通暢的職稱晉升等發(fā)展通道有利于檔案人員不斷提升自我，以更積極飽滿的態(tài)度投入到工作中去。⑤實行常態(tài)化隊伍培訓(xùn)機(jī)制。時代在飛速發(fā)展，管理方法、科學(xué)技術(shù)都日新月異，通過對人員隊伍定期進(jìn)行檔案加工、整理、審查方法和技術(shù)的院內(nèi)考核、院外培訓(xùn)，提高隊伍的業(yè)務(wù)水平，不光是檔案學(xué)中的理論和技術(shù)，還要包括信息管理中的技術(shù)和方法，才能在和其他科室、其他科研人員對接、溝通暢通無阻，才能在面臨新的管理技術(shù)、新的管理方法中得心應(yīng)手。

三、結(jié)語

對醫(yī)院科技檔案數(shù)據(jù)內(nèi)涵的豐富、信息化程度的加深、管理制度的完善、管理隊伍的建設(shè)，其目的都是為了更好地對科技檔案進(jìn)行開發(fā)和利用，從而助力醫(yī)院各部門的工作。目前國內(nèi)大多公立醫(yī)院已經(jīng)開始重視科技的發(fā)展，也取得了矚目的進(jìn)步、獲得了不少榮譽，但是在科技檔案的開發(fā)利用方面相對較為落后，許多信息資源都沒有發(fā)揮出應(yīng)有的價值。醫(yī)院科技部門如何發(fā)揮主觀能動性、設(shè)計出科學(xué)合理的管理模式、做出成效，讓領(lǐng)導(dǎo)層面感受到科技檔案工作的深入開展可以為醫(yī)院帶來明顯的助力，以便獲得更多的資金、設(shè)備、人員的支持，更好地推動醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展，是當(dāng)前醫(yī)院科技檔案管理工作中急需解決的問題。