新形勢下的省級醫(yī)院檔案管理制度完善建議

倫 紅

（山東省胸科醫(yī)院，山東 濟(jì)南 250013）

檔案是醫(yī)院發(fā)展過程中各方面工作開展的憑證，能反映出醫(yī)院的經(jīng)營管理情況，關(guān)系到群眾生命健康，會對醫(yī)學(xué)科學(xué)發(fā)展產(chǎn)生直接影響[1]。出于對醫(yī)院的各種文件與資料進(jìn)行妥善保管，增強(qiáng)檔案管理工作規(guī)范化與程序化的目的，省級醫(yī)院將檔案管理提升到制度層面。本文中側(cè)重對新形勢下的省級醫(yī)院檔案管理制度完善建議展開探討。

一、醫(yī)院檔案管理的內(nèi)涵

醫(yī)院在長期建設(shè)與發(fā)展過程中，會生成許多數(shù)據(jù)資料、醫(yī)療文書檔案，這些都是檔案管理的主要內(nèi)容。高效率、高質(zhì)量的檔案管理有助于醫(yī)院社會效益與經(jīng)濟(jì)效益的提升，所以，醫(yī)院要采用合理的手段對各種資料實施專業(yè)化管理。醫(yī)院檔案管理工作涉及面廣，除了各種影像資料、工作記錄以外，還包括各種有載體文件、實物檔案、電子病案等，這些都是醫(yī)院各項工作開展的見證，能揭示出醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)運行規(guī)律，能為醫(yī)院科學(xué)建設(shè)、行政管理等提供參考，也是處理醫(yī)療糾紛的有力證據(jù)[2]。

醫(yī)院檔案管理部門屬于醫(yī)院的重要部門之一，在推進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。醫(yī)院檔案管理的重要性在兩個方面得到了體現(xiàn)：一方面，能客觀全面地反映出醫(yī)院的發(fā)展情況。在深化改革過程中，醫(yī)院管理者能從檔案中整理出有價值的數(shù)據(jù)信息，為制定合理的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)、調(diào)整改革思路起到參考作用，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展做好準(zhǔn)備。與此同時，這些檔案資料全面、詳實地記錄了醫(yī)院各項工作的開展情況，其中包括醫(yī)療設(shè)備、患者情況、財務(wù)管理、技術(shù)創(chuàng)新等方面的內(nèi)容，能為科技創(chuàng)新、學(xué)科發(fā)展、績效水平的提升起到借鑒作用。另一方面，醫(yī)院的正常運營、各項工作的有序開展都離不開檔案管理工作的有力支撐，尤其是在績效考核、人才培養(yǎng)、人事安排等方面，檔案管理工作都將產(chǎn)生積極影響，不僅能維護(hù)醫(yī)院的真實面貌，還能促進(jìn)醫(yī)院管理水平、醫(yī)療水平、科研水平的提高。

二、新形勢下的省級醫(yī)院檔案管理制度存在的主要問題

醫(yī)院檔案管理工作的有序開展、檔案管理水平的提升、檔案資料價值的發(fā)揮，均離不開完善的檔案管理制度的有力支撐[3]。但是，現(xiàn)行的檔案管理制度在精細(xì)化、現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化層面依然有待完善。具體如下：

（一）檔案管理制度的規(guī)范性不足

目前，醫(yī)院普遍都意識到檔案管理的重要性。但是依然存在一些突出問題，例如管理機(jī)構(gòu)不完善，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不完善、不嚴(yán)格，各個部門的管理者在進(jìn)行檔案管理時沒有制定出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，勢必會引發(fā)文件資料收集不齊、裝訂質(zhì)量不過關(guān)等問題，資料歸檔率、完整率較低，很難實現(xiàn)資源共享。

從現(xiàn)階段各大醫(yī)院的檔案管理工作開展情況看，與人事管理、會計、科研等方面有關(guān)的檔案由綜合檔案室負(fù)責(zé)；較為復(fù)雜的醫(yī)療病歷檔案則由病案室負(fù)責(zé)管理；電子網(wǎng)絡(luò)信息資料則由信息科負(fù)責(zé)；其他業(yè)務(wù)部門也會根據(jù)自身情況對各種臨床檢查資料、病理切片資料及影像檢查文件進(jìn)行管理。在這種情況下，檔案管理主體較多但管理質(zhì)量卻不高，有些醫(yī)院甚至?xí)才判姓剖胰藛T進(jìn)行管理，最為缺乏的就是專門獨立的檔案管理部門。

（二）檔案管理制度的精細(xì)化理念體現(xiàn)不足

檔案管理的目的就是要為醫(yī)院各項工作的開展提供服務(wù)，很難產(chǎn)生立竿見影的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益，再加上醫(yī)院屬于特殊的公共場所，每時每刻都會生成新的檔案資料，如果不能創(chuàng)建合理、高效的管理模式，在日常管理過程中就會出現(xiàn)秩序混亂、雜亂無章的現(xiàn)象。當(dāng)前，醫(yī)院管理者對檔案管理的價值理解得不到位，未能為其提供足夠的支持，而普通檔案管理人員的責(zé)任心較差，工作熱情與主動性都不高，在檔案立卷、歸檔等各項工作開展過程中都出現(xiàn)了一定的紕漏，嚴(yán)重制約了醫(yī)院管理水平的提升。與此同時，各個部門之間經(jīng)常會發(fā)生借用檔案不能及時歸還的現(xiàn)象，使用者不能妥善保管這些檔案資料，出現(xiàn)了丟失、損壞現(xiàn)象。種種跡象表明，醫(yī)院應(yīng)該適時創(chuàng)建嚴(yán)格的檔案管理與使用制度，避免寶貴的檔案資料遭到破壞。

（三）檔案管理制度的信息化規(guī)定不夠細(xì)化

如今，信息化建設(shè)引起了醫(yī)院管理者的足夠重視，有些醫(yī)院在這方面已經(jīng)取得了顯著成效，從信息化管理受益。但部分管理者對信息化建設(shè)產(chǎn)生了較為模糊的理解，片面地認(rèn)為信息化建設(shè)只是局限于醫(yī)療與人力資源兩個方面，沒有將其滲透到檔案管理方面，檔案管理效率低、質(zhì)量差，發(fā)展速度慢。檔案信息化建設(shè)的最終目的，就是要最大化提升檔案資源的利用價值，在整個社會中實現(xiàn)資源共享。要想達(dá)成這一目標(biāo)，需要充分意識到檔案資源管理的重要性，為其投入足夠的人力、物力、財力支持，但在具體實踐中，由于檔案管理制度不完善，缺乏館際交流，宏觀規(guī)劃不夠合理，檔案鑒定工作成為表面文章，在這些因素的共同制約下，檔案管理效率與質(zhì)量遲遲未能得到有效提升。一方面，館藏檔案數(shù)量急劇增加；另一方面，許多失去價值的檔案占據(jù)空間，二者之間的矛盾越來越尖銳，對檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生了不良影響。

三、新形勢下的省級醫(yī)院檔案管理制度完善建議

在分析省級醫(yī)院檔案管理制度存在的突出問題的基礎(chǔ)上，提出了新形勢下的省級醫(yī)院檔案管理制度的完善建議。具體如下：

（一）建立規(guī)范化的檔案管理體系

醫(yī)院在制訂中長期發(fā)展規(guī)劃時，要將檔案管理、購置設(shè)備等納入其中，根據(jù)醫(yī)院規(guī)模擴(kuò)張情況不斷增加檔案管理投入力度。同時，也要組織全體員工學(xué)習(xí)檔案法，增強(qiáng)所有人的檔案管理意識，使檔案管理體系建設(shè)能與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)保持同步，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、有序化發(fā)展。在創(chuàng)建檔案管理體系時，各級醫(yī)院要以《檔案法》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》為依據(jù)，結(jié)合具體情況制定出一套合理有效、可行性較強(qiáng)的檔案管理制度，優(yōu)化檔案管理流程，將檔案收集、歸檔、借用、銷毀、保管、存儲等方面的內(nèi)容納入其中，確保每一個管理環(huán)節(jié)都能有據(jù)可依、有章可循，爭取在最短時間內(nèi)完成檔案管理目標(biāo)。如制定出規(guī)范化、細(xì)致化的檔案借閱制度，面對產(chǎn)生檔案借閱需求的外部機(jī)構(gòu)，管理人員一定要向其索要單位證明，還要適時將情況反映給上級領(lǐng)導(dǎo)，得到領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)之后才能辦理借閱手續(xù)；面對內(nèi)部借閱者，一定要闡明借閱檔案資料的理由并辦理借閱手續(xù)；如果需要查閱其他部門的檔案，一定要得到辦公室主任的批準(zhǔn)；對于一些機(jī)密文件、行政會議記錄類的檔案資料，只有得到了院長批復(fù)之后方可借閱；已經(jīng)移交市檔案局保存的檔案，不僅要在本院辦公室辦理借閱手續(xù)，還要持本院開具的介紹信并在相關(guān)人的監(jiān)督下查閱檔案資料。通常情況下，不得將檔案帶離檔案室，如果情況特殊，需要在三日內(nèi)及時歸還且不得出現(xiàn)污損、轉(zhuǎn)借他人、遺失等現(xiàn)象。

（二）細(xì)化檔案管理制度中的檔案信息化規(guī)定

每一份檔案文件都能還原各項工作的開展情況，是臨床實踐的經(jīng)驗總結(jié)，記錄了醫(yī)護(hù)人員的思維與行動過程，在醫(yī)學(xué)教學(xué)、科研工作等方面都能起到重要作用。所以，每一位檔案管理者都要意識到自己從事著一份神圣的工作，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，促進(jìn)醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展。許多醫(yī)院并沒有設(shè)立專門的檔案管理部門，檔案管理工作分散而雜亂，管理人員處于被動狀態(tài)，再加上管理制度不夠嚴(yán)格、細(xì)致，經(jīng)常會發(fā)生各種問題。為此，醫(yī)院要細(xì)化檔案管理制度，對信息化管理做出明確規(guī)定。一要增進(jìn)館際間的交流與合作，向發(fā)達(dá)國家醫(yī)療機(jī)構(gòu)學(xué)習(xí)，立足于醫(yī)院的具體情況創(chuàng)建高效的檔案管理制度。二要制定出電子檔案管理制度，其中包括檔案收集、歸檔、使用、保管、查閱等方面的內(nèi)容，并要將這些內(nèi)容納入醫(yī)院考核之中，對電子檔案進(jìn)行動態(tài)管理，增強(qiáng)檔案管理工作的有效性、規(guī)范性。

（三）完善精細(xì)化的醫(yī)院檔案管理制度

醫(yī)院檔案管理制度是開展檔案管理的重要前提，是提升檔案管理質(zhì)量的重要保障，要想使檔案管理人員的水平與能力得到有效提升，先要創(chuàng)建完善的檔案管理制度，在相關(guān)法律條款的約束下，根據(jù)醫(yī)院檔案工作的具體情況明確管理方法，使之向著規(guī)范化的方向發(fā)展。在這一過程中，要將精細(xì)化管理理念運用于檔案管理制度建設(shè)之中，根據(jù)檔案管理過程中切實存在的問題對管理制度進(jìn)行調(diào)整，廢除不合時宜的內(nèi)容，對不合理的部分進(jìn)行調(diào)整，使醫(yī)院檔案管理制度能更好地迎合時代發(fā)展潮流，有效提升管理質(zhì)量。在新的發(fā)展形勢下，醫(yī)院檔案管理工作還要充分發(fā)揮電子科技發(fā)展的優(yōu)勢，制定合理的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，拓寬管理范圍，深化管理層次，創(chuàng)建全面、系統(tǒng)、完善的檔案管理模式，爭取最大化發(fā)揮檔案資料的價值，使之更好地服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展、醫(yī)學(xué)建設(shè)。

醫(yī)院要將檔案管理體制建設(shè)擺放在突出位置，扎實開展此項工作，采用精細(xì)化管理的方式，逐漸摸索出一套行之有效的管理模式。同時，要將檔案管理責(zé)任細(xì)化到個人，為所有管理人員理清職責(zé)范圍，增強(qiáng)其使命感與責(zé)任感，使他們能嚴(yán)格遵守檔案管理制度，甘當(dāng)人梯，為醫(yī)院發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

（四）加強(qiáng)相關(guān)配套工作的開展，促進(jìn)檔案管理制度的有效落實

在建立起完善的省級醫(yī)院檔案管理制度的基礎(chǔ)上，應(yīng)主要做好下列配套工作。首先，強(qiáng)化檔案管理的可行機(jī)制，既要側(cè)重人員層面的檔案工作隊伍建設(shè)，明確檔案管理工作人員的職責(zé)，切實做到崗位明確、職責(zé)明確、責(zé)任到人。二是對省級醫(yī)院內(nèi)的檔案管理部門中的各員工的崗位及其崗位職責(zé)予以明確，建立起清晰化、明確化的崗位體系。同時，要定期針對各個崗位員工的績效情況予以考核，確定各崗位工作人員的實際工作績效，以便及時采取有效的解決策略。三是加強(qiáng)針對省級醫(yī)院檔案管理從業(yè)者的培訓(xùn)和教育。對省級醫(yī)院而言，檔案工作人員是否有較高的素質(zhì)，對檔案制度的落實以及檔案管理制度作用的發(fā)揮具有重要的影響。一般而言，當(dāng)醫(yī)院具備具有高素質(zhì)、責(zé)任心強(qiáng)的工作人員時，其能夠在實際工作中嚴(yán)格要求自己，牢記從業(yè)道德，不會受利益的誘惑，自覺地落實檔案管理工作制度?？傊?，在加強(qiáng)省級醫(yī)院檔案管理制度建設(shè)的同時，還應(yīng)高度重視起配套工作的有效落實。

四、結(jié)語

檔案為醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展提供了重要的信息資源，伴隨著社會的發(fā)展與進(jìn)步，檔案資料的重要性逐漸引起了人們的重視，檔案管理在醫(yī)院管理體系中的分量越來越重，不僅能促進(jìn)醫(yī)院科研、醫(yī)療、教學(xué)水平的提升，還能加快改革進(jìn)程。為此，醫(yī)院要以合理的手段與方法對檔案資料進(jìn)行管理，挖掘出其使用價值，從完善制度、創(chuàng)新方法、提高管理人員素質(zhì)等方面入手尋求有效對策，以高水平的檔案管理促進(jìn)自身發(fā)展。