檔案數(shù)字化管理應注意的問題

文·李鵬 于寶蓮

計算機作為一種可以高效處理龐大復雜信息與數(shù)據(jù)的先進工具，需要以準確、科學的原始數(shù)據(jù)信息為基礎，所以做好檔案信息數(shù)據(jù)的整理、加工、著錄，是檔案數(shù)字化管理的前提條件。目前我國部分綜合性檔案館實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的前提條件還不是很理想，需要下大力氣進行決定，通過實行檔案標準化整理、規(guī)范化管理，來推進檔案數(shù)字化管理的進程。

一、避免重復、精益求精

綜合性檔案館由于檔案進館時間集中，檔案數(shù)量龐大，無法做到對檔案進行逐份核查，因此不可避免地保存許多重份或價值不大的文件，這給檔案數(shù)字化前處理工作增加很多無效勞動，也會浪費很多數(shù)據(jù)存儲空間，因此，檔案館應出臺整理歸檔的科學、統(tǒng)一標準，加強對應進館檔案的業(yè)務指導。比如，將組卷過厚、內容混雜的案卷拆分重組，只把確實有相互聯(lián)系的文件組合在一起。對無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷重新加工，確保案卷合理規(guī)范，優(yōu)化檔案數(shù)字化管理的基礎，方便檔案的查找利用，確保影響檔案數(shù)字化管理的問題解決在檔案進館之前。

二、依據(jù)標準、規(guī)范著錄

著錄工作應以1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》為基本依據(jù)，結合檔案館的實際條件，制定出適合本館的著錄細則，促使著錄到計算機中的檔案數(shù)據(jù)，符合檔案數(shù)字化管理的要求。比如，在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。即在填寫題名項時要規(guī)范機構簡稱，避免在檢索時因機構名稱含混不清、文不對題，而導致計算機無法識別。例如市計劃委員會簡稱為市計委，市計劃生育委員會簡稱為市計生委，而不能都簡稱為市計委。在著錄時要統(tǒng)一題名中的要素。應將題名中的責任者、事由、文種以及必要時須加上的人名、地點和時間等要素都填寫完整。對題名要素不完整的要補齊，對題名冗長的要刪除多余的贅詞。在著錄時要統(tǒng)一文種。例如題名中的“請示報告”，該文種的規(guī)定是，凡是要求批復的文件寫“請示”，凡不要求批復的文件則寫“報告”，以在檢索中區(qū)分出每份文件的實質內容。另外，還可以利用計算機一次輸入多次輸出的功能，將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄，為制作《人名目錄》等檢索工具打下基礎。

三、分級次、分類別著錄

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，一是將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄；二是對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄；三是對那些重要文件或反映問題龐雜的文件進行文件級著錄。這樣既能夠充分揭示檔案的主題內容和特征，又能夠減少著錄條目，還能節(jié)省時間、人力與財力。

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面作分類標引，而對那些系統(tǒng)性、特殊性檔案如“房產(chǎn)檔案”“案件”等，則可以將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后讓計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣利用檔案目錄的原有基礎分門別類進行著錄，可以減少著錄環(huán)節(jié)，提高著錄速度。

四、用“關鍵詞”替代“主題詞”

“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效，但存在著查找煩瑣、效率較低等弊端，可以采取以“關鍵詞”替代“主題詞”，即從題名或文件主題中歸納出可以揭示主題內容的關鍵詞進行標識，錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。例如關于廠房基礎建設一事的關鍵詞，有人寫“基本建設”，有人寫“基建”，有人寫“廠房建設”，而計算機后控時則會統(tǒng)一規(guī)范為“基建”。還可利用計算機“活動增加”的功能，把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的進行合并。這種做法不僅解決了手工標引速度慢、計算機自動標引不準確的缺點，還解決了主題詞的詞義含量問題分屬關系。