寫(xiě)字樓內(nèi)檔案庫(kù)房改造探析

■趙杰

伴隨著城市化發(fā)展，眾多單位通過(guò)自購(gòu)或租用寫(xiě)字樓，在寫(xiě)字樓內(nèi)進(jìn)行辦公，在寫(xiě)字樓內(nèi)改造檔案庫(kù)房情況逐漸增加。但由于國(guó)家沒(méi)有直接的專項(xiàng)改造規(guī)范，寫(xiě)字樓內(nèi)檔案庫(kù)房改造水平直接受制于庫(kù)房改造經(jīng)辦人的經(jīng)驗(yàn)或想法，很多庫(kù)房經(jīng)改造后仍然不能滿足現(xiàn)代化辦公及長(zhǎng)遠(yuǎn)使用需求。

一、寫(xiě)字樓內(nèi)改造檔案庫(kù)房當(dāng)前存在的困境

（一）庫(kù)房布局選址不恰當(dāng)

庫(kù)房位于地下室或3層以下樓層，位于地下室的，面臨突水等情況，此外濕度過(guò)大，對(duì)檔案防水、防潮帶來(lái)嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。由于寫(xiě)字樓未在院落內(nèi)且無(wú)圍墻，3層以下樓層還面臨較嚴(yán)重的防盜風(fēng)險(xiǎn)，有的甚至庫(kù)房樓下為商業(yè)，人員復(fù)雜且餐飲等行業(yè)帶來(lái)火災(zāi)風(fēng)險(xiǎn)。有的檔案庫(kù)房位于南面，每天庫(kù)房面臨較長(zhǎng)時(shí)間太陽(yáng)直射，庫(kù)房?jī)?nèi)紫外線較多，甚至太陽(yáng)光直射到檔案或檔案盒上。有的片面強(qiáng)調(diào)安全，將檔案庫(kù)房建在寫(xiě)字樓樓頂，氣溫高，庫(kù)房頂面臨大風(fēng)吹頂致使檔案風(fēng)吹日曬雨淋等直接暴露風(fēng)險(xiǎn)。有的檔案庫(kù)房建在承重不足的地方，面臨不可預(yù)估的塌樓風(fēng)險(xiǎn)。

（二）庫(kù)房布局不合理

單位的不同庫(kù)房沒(méi)有在同一層或相鄰區(qū)域，分散在不同樓層或不同區(qū)域，庫(kù)房未集中連片布局，管理難度加大。有的檔案庫(kù)房與物品庫(kù)房形成庫(kù)中庫(kù)，相互交叉。有的庫(kù)房設(shè)置在人員出入主電梯旁或?qū)懽謽呛诵耐仓苓叄藛T流動(dòng)大。未設(shè)置檔案展廳及檔案閱覽室、檔案整理與數(shù)字化業(yè)務(wù)用房，不同載體、密級(jí)檔案未分區(qū)域、分空間存放，庫(kù)房?jī)?nèi)不設(shè)緩沖區(qū)，未設(shè)置獨(dú)立消毒殺菌區(qū)域，庫(kù)房?jī)?nèi)過(guò)道太窄，不便于檔案庫(kù)房應(yīng)急情況處置。

（三）庫(kù)房檔案柜架擺放不科學(xué)

為節(jié)約庫(kù)房空間，將檔案柜架擺放過(guò)密，運(yùn)送檔案過(guò)道太窄，不便于進(jìn)出，裝取檔案時(shí)不易轉(zhuǎn)身及起身，檔案裝取效率低下，有時(shí)甚至碰頭或身體下部撞到檔案柜，危及檔案工作人員安全。檔案柜靠墻擺放，或?qū)⒖拷Ａ粔σ粋?cè)的檔案柜架緊挨玻璃幕墻擺放，距離不足10厘米，有的甚至貼著玻璃幕墻或磚墻擺放檔案柜架。由于檔案庫(kù)房需預(yù)留至少10年檔案存放空間，檔案一般集中存放于前幾列而后幾列空置，致使庫(kù)房?jī)?nèi)檔案柜架對(duì)地面壓力不均衡。

（四）庫(kù)房安全保障措施不足

未建立庫(kù)房在遇到火災(zāi)、地震、水災(zāi)等事件或事故的應(yīng)急預(yù)案或未對(duì)預(yù)案進(jìn)行演練，庫(kù)房沒(méi)有足夠的安全保障措施，為片面遷就美觀，使檔案庫(kù)房門(mén)于其他辦公室門(mén)相協(xié)調(diào)統(tǒng)一使用易燃的木門(mén)作為庫(kù)房門(mén)，在木門(mén)上安裝普通簡(jiǎn)單門(mén)鎖。為避免開(kāi)關(guān)門(mén)時(shí)發(fā)出響聲，在門(mén)下與地面留出空隙，未安裝擋鼠板。有的庫(kù)房在獨(dú)立樓層或辦公樓層部分區(qū)域，未配備前臺(tái)或日常巡查安保人員，更未安裝防盜門(mén)磁、防火門(mén)、閉路監(jiān)控、煙感探頭等安全保障措施，有的未在庫(kù)房配備安裝滅火設(shè)備。

（五）檔案保護(hù)設(shè)施不夠

庫(kù)房?jī)?nèi)未安裝獨(dú)立或集成在檔案柜架上的溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)施或設(shè)備，未在庫(kù)房門(mén)附近可就近就便取得滅火器的地方配置二氧化碳滅火器或滅火器長(zhǎng)時(shí)間未檢測(cè)、未使用而擱置過(guò)期不能正常使用，甚至成為安全隱患；檔案柜架不能在檔案取出或上架后及時(shí)合架或關(guān)閉柜門(mén)，在南方濕度偏大地區(qū)未配置除濕機(jī)或除濕機(jī)型號(hào)不恰當(dāng)，還需人工倒水。在溫度過(guò)低或過(guò)高地區(qū)未配置空調(diào)或新風(fēng)，庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度超出檔案保管合理溫濕度范圍。未使用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)、高拍儀等檔案數(shù)字化設(shè)備，未能將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，高頻率提供紙質(zhì)檔案利用。

（六）忽視環(huán)境改造

片面強(qiáng)調(diào)安全，將門(mén)窗位置封閉，不引入新風(fēng)或空調(diào)，使檔案庫(kù)房?jī)?nèi)空氣與外界隔絕，充滿紙張、檔案盒與殺蟲(chóng)藥混合氣體。在寫(xiě)字樓建設(shè)與裝修期間，玻璃幕墻大量使用膠固定中空玻璃，有的甚至在玻璃幕墻內(nèi)加裝隔斷，杜絕空氣、光線從玻璃幕墻進(jìn)入庫(kù)房。在寫(xiě)字樓房間裝修時(shí)，對(duì)墻體進(jìn)行簡(jiǎn)單處理，僅在墻壁水泥砂漿上刷膠對(duì)砂礫進(jìn)行固定，或者在砂漿上刮膩?zhàn)臃?，?kù)房墻壁白凈、光滑，但長(zhǎng)時(shí)間后膩?zhàn)臃邸⑸皾{干燥后遇到摩擦著掉落至庫(kù)房地面或懸浮于空氣中，庫(kù)房防塵工作未能從源頭杜絕。

二、若干困境的成因探究

（一）改造方案不科學(xué)

由于在簽訂購(gòu)買(mǎi)或租賃寫(xiě)字樓合同時(shí)，未將移交該寫(xiě)字樓的設(shè)計(jì)圖、施工圖與竣工圖內(nèi)容寫(xiě)入合同，使用單位無(wú)擬改造房間的有關(guān)圖紙，也未能與寫(xiě)字樓設(shè)計(jì)單位建立有效聯(lián)系，無(wú)法查看該區(qū)域?qū)嶋H承重情況，改造方案中所依據(jù)的承重只能靠估算。改造方案編寫(xiě)前，未對(duì)現(xiàn)行有效《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行認(rèn)真學(xué)習(xí)并與項(xiàng)目實(shí)際現(xiàn)場(chǎng)比對(duì)，梳理出改造項(xiàng)目清單，而由裝修人員等相關(guān)人員靠經(jīng)驗(yàn)開(kāi)展工作，甚至涉及密集架重量等與房屋承重密切相關(guān)事項(xiàng)，交由密集架生產(chǎn)廠家進(jìn)行估算，改造方案評(píng)估不足、論證不充分。

（二）未組建專項(xiàng)組織機(jī)構(gòu)

根據(jù)寫(xiě)字樓裝修情況，成立整體裝修工程領(lǐng)導(dǎo)小組及其辦公室，由單位總負(fù)責(zé)人任領(lǐng)導(dǎo)小組以示對(duì)項(xiàng)目的重視，將領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室設(shè)在單位的辦公室或工程管理等部門(mén)，將單位領(lǐng)導(dǎo)和各中層納入領(lǐng)導(dǎo)小組，明確工作職責(zé)，將項(xiàng)目具體工作人員納入領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，統(tǒng)一開(kāi)展領(lǐng)導(dǎo)小組安排的工作。但卻未組建專項(xiàng)組織機(jī)構(gòu)，使日后使用該庫(kù)房最多的本單位檔案工作人員和外部專家未納入庫(kù)房改造組織機(jī)構(gòu)，不能充分發(fā)揮這兩類(lèi)重要人員對(duì)庫(kù)房改造的要求與建議。

（三）改造前調(diào)研不充分

在庫(kù)房改造前期，僅進(jìn)行相關(guān)論文查詢，但由于學(xué)術(shù)期刊上未登載寫(xiě)字樓內(nèi)改造檔案庫(kù)房的文章，甚至國(guó)家、各省均未出臺(tái)相關(guān)規(guī)范與指導(dǎo)意見(jiàn)，致使改造無(wú)可直接遵照的標(biāo)準(zhǔn)。負(fù)責(zé)人員對(duì)擬改造房間及其上下樓層情況不熟悉，未采取踏勘、測(cè)量等方式，直接將庫(kù)房改造全權(quán)委托給設(shè)計(jì)單位進(jìn)行設(shè)計(jì)，甚至未進(jìn)行溫濕度測(cè)量，也未到附近單位走訪，更未到檔案局相關(guān)科室進(jìn)行庫(kù)房改造咨詢與征求意見(jiàn)，憑裝修工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員的工作經(jīng)驗(yàn)與猜測(cè)采取貌似可行措施與要求進(jìn)行改造。

（四）改造過(guò)程中檢查跟蹤不到位

具體負(fù)責(zé)工程進(jìn)度、質(zhì)量的人員責(zé)任心不強(qiáng)或無(wú)精力強(qiáng)化對(duì)庫(kù)房改造工序把控缺失，對(duì)土建、智能化、信息化、密集架等各施工單位協(xié)調(diào)跟蹤不足，協(xié)同化施工程度低。對(duì)各參建方各環(huán)節(jié)質(zhì)量把控不夠，未能在電線排設(shè)、暗敷等重要工作環(huán)節(jié)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，有的隱蔽工程未進(jìn)行驗(yàn)收隨即匆忙進(jìn)入下一工序施工，由于其他工作影響或現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人員責(zé)任心缺失，未對(duì)每個(gè)細(xì)節(jié)將設(shè)計(jì)圖、施工圖進(jìn)行比對(duì)與工程質(zhì)量把控，過(guò)程跟蹤管理形同虛設(shè)。

（五）改造結(jié)束驗(yàn)收不充分

未針對(duì)庫(kù)房改造項(xiàng)目開(kāi)展專項(xiàng)工程的工程質(zhì)量與檔案驗(yàn)收，而將庫(kù)房改造項(xiàng)目驗(yàn)收并入整體裝修驗(yàn)收工作中，由于整體驗(yàn)收當(dāng)日驗(yàn)收項(xiàng)目眾多，不能對(duì)庫(kù)房改造項(xiàng)目進(jìn)行深入仔細(xì)驗(yàn)收，對(duì)竣工圖與實(shí)際項(xiàng)目是否符合不能全部進(jìn)行驗(yàn)證，竣工圖的深度不能馬上核實(shí)，甚至對(duì)驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題不予提出或暫時(shí)不提出，而將整體項(xiàng)目驗(yàn)收結(jié)論定為通過(guò)驗(yàn)收，對(duì)驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行暫時(shí)擱置，對(duì)驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題跟蹤整改落實(shí)不到位，未形成閉環(huán)管理，對(duì)相關(guān)檔案未立即收集。

三、基于綜合統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的解決方式

（一）制定科學(xué)改造方案

根據(jù)經(jīng)濟(jì)和技術(shù)條件，因地制宜，制定科學(xué)的改造方案。方案主要注意以下內(nèi)容：選用的建筑材料防火性能、建筑自身的空間使用功能，不一刀切，以結(jié)構(gòu)改造為主、設(shè)備安裝為輔的庫(kù)房改造設(shè)計(jì)原則，綜合考慮檔案歸檔、利用，調(diào)整通道，使非檔案工作人員往來(lái)不經(jīng)過(guò)檔案庫(kù)房及周邊區(qū)域。注意防火，所有線路做暗線處理，配備二氧化碳滅火器及使用保護(hù)手套，庫(kù)房比周邊房間高，便于排水，將多余門(mén)窗封閉，安裝防盜護(hù)欄，注意將所有含灰部位面層做漆化處理，庫(kù)房與其他辦公區(qū)域獨(dú)立。

（二）組建庫(kù)房改造專項(xiàng)工作組

組建專項(xiàng)庫(kù)房改造工作組或在整體工作組下設(shè)分組，將單位領(lǐng)導(dǎo)、裝修主管骨干、寫(xiě)字樓設(shè)計(jì)單位、施工單位項(xiàng)目經(jīng)理、開(kāi)發(fā)商項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、單位內(nèi)部檔案工作人員、熟悉檔案庫(kù)房建設(shè)與改造的檔案局或其他單位專家、庫(kù)房改造工作設(shè)計(jì)與施工單位負(fù)責(zé)人及庫(kù)房?jī)?nèi)涉及的信息化、智能化、密集架廠家相關(guān)人員納入工作組，明確各方每個(gè)人的工作職責(zé)并明確溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，庫(kù)房改造方案評(píng)審要求所有人員參加，日常工作由單位裝修負(fù)責(zé)人與檔案工作人員做好督促，必要時(shí)召開(kāi)工作組會(huì)議。

（三）強(qiáng)化改造過(guò)程管理

強(qiáng)化改造前、改造施工期及改造后評(píng)估與維護(hù)全過(guò)程管理。在改造前，及時(shí)針對(duì)改造方案與施工單位進(jìn)行技術(shù)與安全交底，使土建、智能化、信息化、密集架等施工單位統(tǒng)一思想、明確有關(guān)要求。改造施工期，提前做好各施工單位工作銜接，對(duì)需要配合工作做好協(xié)調(diào)保障，裝修負(fù)責(zé)人與檔案工作人員每天至少進(jìn)行一次巡查庫(kù)房改造現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)重要環(huán)節(jié)進(jìn)行旁站，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)反饋督促立即整改并檢查整改情況，整改完成后才進(jìn)行下一環(huán)節(jié)工序。在進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收前，提前進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，確保所有問(wèn)題整改到位并做好記錄，將有關(guān)情況向物管公司進(jìn)行通報(bào)，同時(shí)做好檔案歸檔與信息化工作。

筆者針對(duì)寫(xiě)字樓內(nèi)庫(kù)房改造若干問(wèn)題進(jìn)行梳理并進(jìn)行系統(tǒng)分析，提出基于綜合統(tǒng)籌協(xié)調(diào)方法，考慮經(jīng)濟(jì)成本、建筑結(jié)構(gòu)地面承載力、建筑自身的防潮、防水、防震等級(jí)，建設(shè)適用的檔案庫(kù)房，切實(shí)為其他即將利用寫(xiě)字樓改造檔案庫(kù)房的單位提供幫助。希望此次關(guān)于寫(xiě)字樓內(nèi)檔案庫(kù)房改造的探析，能激發(fā)更多檔案庫(kù)房建筑、檔案工作領(lǐng)域的專家學(xué)者展開(kāi)更深入的探討、提出更有效方法與實(shí)踐，促進(jìn)檔案庫(kù)房改造更加科學(xué)高效。