如何提高建設(shè)工程檔案管理工作

侯旭

（沈陽市城市建設(shè)檔案館，遼寧 沈陽 110000）

當(dāng)前我國重點(diǎn)工程項(xiàng)目逐漸增多，這些重點(diǎn)工程項(xiàng)目，對(duì)國計(jì)民生具有重要的影響，對(duì)我國城市化建設(shè)和社會(huì)的發(fā)展具有重要的作用。目前隨著我國建筑業(yè)的不斷發(fā)展，我國重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案管理已有一定的成效。所以檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)不斷努力學(xué)習(xí)，從而更好地開展重點(diǎn)工程檔案管理工作。

一、建筑工程檔案的特點(diǎn)

建設(shè)工程檔案是各種建筑物、構(gòu)建物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和改建、維修活動(dòng)中形成的不同類型和載體的文件材料。

（一）專業(yè)性特點(diǎn)

建設(shè)工程檔案的專業(yè)性主要指的是形成領(lǐng)域的專業(yè)性和內(nèi)容的專業(yè)性兩方面。工程檔案的專業(yè)性特點(diǎn)使它和其他專門檔案區(qū)別開來，比如，工程檔案的整理分類及檔案部門的組建，都是要以工程檔案的專業(yè)性作為基礎(chǔ)的。

（二）成套性特點(diǎn)

建設(shè)工程的特點(diǎn)是工程項(xiàng)目成套。所有建設(shè)工程，都是以工程項(xiàng)目為單元進(jìn)行建設(shè)的，因此形成的工程建設(shè)檔案就圍繞項(xiàng)目構(gòu)成一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體，其成套性的特點(diǎn)尤為突出。

（三）多樣性特點(diǎn)

工程檔案的來源較為廣泛，凡是進(jìn)行生產(chǎn)活動(dòng)的企事業(yè)單位、科研院所、小型工廠都可以形成建設(shè)工程檔案，工程檔案的多樣性特點(diǎn)對(duì)工程檔案管理提出更高要求，需要采取科學(xué)化規(guī)范化管理手段和方法。

（四）現(xiàn)行效用性

工程檔案不同于文書檔案一旦完成歸檔后就失去現(xiàn)行效用，工程檔案立卷歸檔后仍處于現(xiàn)行活躍期，比如，設(shè)計(jì)單位歸檔的底圖和藍(lán)圖與生產(chǎn)單位的材料是設(shè)計(jì)、使用以及維修不可或缺的依據(jù)和憑證。工程檔案的現(xiàn)實(shí)效用性特點(diǎn)使其管理也較為特殊，眾所周知，文書檔案一經(jīng)歸檔不能更改，而工程檔案歸檔后，當(dāng)一個(gè)工程的功能、結(jié)構(gòu)、消防等發(fā)生變化時(shí)，工程檔案也要隨之更改或補(bǔ)充，保證工程檔案的準(zhǔn)確性。

二、建設(shè)工程檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題剖析

（一）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，規(guī)章制度不健全

很多企業(yè)認(rèn)為工程檔案不能創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，一味地重視工程建設(shè)，而忽視工程檔案的重要性，對(duì)檔案部門的資金投入不足，導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，軟硬件水平不高，使得“巧婦難為無米之炊”的現(xiàn)象凸顯。另外，也沒有真正制定和落實(shí)相關(guān)的檔案管理制度，并未將檔案管理工作納入單位工作的日程中，這必然阻礙企業(yè)發(fā)展的步伐。

（二）沒有健全相關(guān)的檔案管理制度

在實(shí)際的檔案管理過程中，尤其是重點(diǎn)工程的檔案管理，雖然建設(shè)單位投入了較多，同時(shí)做了許多工作，但是對(duì)于建設(shè)工程企業(yè)，最主要的工作內(nèi)容，還是圍繞著整個(gè)項(xiàng)目工程進(jìn)行的。所以很少重視管理建設(shè)單位的檔案資料，所以在資料管理和整編上，還缺少一定的重視。在重點(diǎn)建設(shè)工程中，工程項(xiàng)目資料在規(guī)范性上有一定的欠缺，管理不夠完善。由于在檔案管理過程中，缺少必備的資料移交程序和相關(guān)的管理制度，所以重點(diǎn)工程在建設(shè)項(xiàng)目上，進(jìn)行相關(guān)檔案交接時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)手續(xù)不到位的情況，造成部分重要的檔案丟失。

三、做好檔案管理工作的對(duì)策分析

（一）構(gòu)建科學(xué)完善的檔案管理體系

首先，設(shè)立工程指揮部。在工程審批立項(xiàng)的過程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)重點(diǎn)工程的建設(shè)需求，成立工程項(xiàng)目指揮部，這樣可以方便協(xié)調(diào)和加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系，確保工程有序進(jìn)行。其次，配備專業(yè)的檔案管理人員。在重點(diǎn)工程立項(xiàng)以后，應(yīng)當(dāng)配置專業(yè)的檔案管理人員，這樣可以做好相關(guān)工作，確保資料和圖紙等得到更好的保管和收集。再次，工程完工以后，將資料移交給建設(shè)單位。當(dāng)驗(yàn)收完成以后，檔案管理工作人員，要依照合同的閱讀，整理好相關(guān)的資料，同時(shí)移交給建設(shè)單位。最后，加強(qiáng)各部門的溝通。檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與指揮部的溝通，從而有效確保重點(diǎn)工程的質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)制度管理方式其次還要使工程檔案的完善性得到保障

在該方面要通過制度手段去進(jìn)行制約，通過合同的方式來對(duì)其中的檔案管理方面進(jìn)行約束，使各單位對(duì)檔案管理能夠高度重視，所以對(duì)其完整性可以有著一定的保障效果。同時(shí)要在其地鐵建設(shè)過程中，對(duì)檔案管理建立好管理制度和監(jiān)督制度，能夠使其管理更加正規(guī)化，減少其中不必要麻煩的產(chǎn)生。在其各方面合同的建設(shè)，施工資料，維修資料等多方面的資料儲(chǔ)存和獲取方面，都需要進(jìn)行及時(shí)的監(jiān)督與管理，以方便其準(zhǔn)確性，完整性的保障。同時(shí)要利用資料，來對(duì)施工進(jìn)行一定的監(jiān)督與指導(dǎo)，使其檔案管理部門人員能夠具有高水平的素質(zhì)，并且要加強(qiáng)培訓(xùn)，使其理論知識(shí)和實(shí)際操作能力都得到妥善提升，也要利用監(jiān)督管理系統(tǒng)對(duì)其操作能力和工作水平進(jìn)行監(jiān)管，以保證整個(gè)工程建設(shè)的穩(wěn)定性，并且對(duì)檔案管理工作水平有著很好的提升效果。

（三）不斷開發(fā)整合工程檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)工程檔案信息共建共享

工程檔案信息數(shù)字化的最終目的和最終歸宿是實(shí)現(xiàn)用戶滿意的檔案信息社會(huì)化服務(wù)。隨著信息技術(shù)的崛起，在工程檔案管理中嵌入新型信息技術(shù)，利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、知識(shí)管理等新型技術(shù)深入開發(fā)、挖掘工程檔案館藏資源，并通過整合公司檔案資源，建立豐富多樣的工程檔案資源，通過系統(tǒng)化的服務(wù)模式設(shè)計(jì)，不斷擴(kuò)大工程檔案信息的存儲(chǔ)量，做到快速響應(yīng)，在最短的時(shí)間內(nèi)為企業(yè)爭取最大的經(jīng)濟(jì)效益，將成為企業(yè)發(fā)展、行業(yè)發(fā)展中的制勝關(guān)鍵。

結(jié)束語：結(jié)合上文分析，在目前建設(shè)工程檔案管理方面，需要對(duì)其建設(shè)的系統(tǒng)性以及制度規(guī)范化進(jìn)行合理探究，要對(duì)目前現(xiàn)狀中存在的問題進(jìn)行合理解決，減少其中的不完善、不真實(shí)現(xiàn)象，對(duì)其信息化手段以及規(guī)范化手段進(jìn)行合理使用，通過合理的監(jiān)督與管理方式，來使其檔案管理效果更加良好。