新時期單位檔案管理工作之我見

唐鳳艷

（河北省承德市圍場滿族蒙古族自治縣委組織部，河北 承德 068450）

隨著“大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”成為新時期國家、社會發(fā)展的潮流趨勢，創(chuàng)新已經(jīng)成為各行各業(yè)實現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級的必由之路。尤其是對檔案管理這類極易陷入固定套路的管理重點而言，創(chuàng)新不止于對檔案管理工作效率與模式有所提升和超越，更是對各類企事業(yè)單位管理工作全局的推動和促進，是實現(xiàn)單位管理工作現(xiàn)代化、科學化的重中之重。檔案管理是每個單位管理工作的重點和難點。尤其是陳舊的傳統(tǒng)模式已嚴重制約了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，亟待創(chuàng)新予以轉(zhuǎn)變。因此，新時期做好單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路應(yīng)從理念、系統(tǒng)、人員全方位展開，方能以創(chuàng)新求發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理乃至管理工作全局的轉(zhuǎn)型升級。

一、新時期做好單位檔案管理工作創(chuàng)新的重要意義

在“雙創(chuàng)”的社會宏觀背景下，單位檔案管理工作創(chuàng)新最首要的意義乃是對傳統(tǒng)管理思想和模式的超越與突破。通過構(gòu)建更加現(xiàn)代、科學的檔案管理架構(gòu)，單位檔案管理工作才能擺脫陳舊觀念、系統(tǒng)的制約，使檔案管理不再只是對歷史資料的簡單收集與保管，而是能夠切實發(fā)揮出檔案潛在的價值再創(chuàng)造能力，從而彌補與修正過去管理手段的缺陷和不足，進而提高勞動生產(chǎn)率和管理工作整體水平。其次，單位創(chuàng)新檔案管理工作另一重要意義在于營造單位內(nèi)部全面創(chuàng)新的良好氛圍。創(chuàng)新檔案管理工作有助于改變過去的陳舊觀念，使每個職能崗位人員認識到檔案管理人人有責，而不只是檔案管理員個體的工作內(nèi)容。只有建立起“全員都對檔案管理履職盡責”的環(huán)境，才更有利于管理創(chuàng)新意識滲透到所有作業(yè)環(huán)節(jié)，幫助所有工作人員從過去只關(guān)注自身工作內(nèi)容創(chuàng)新的微觀層面提高到更加全面的宏觀創(chuàng)新整體。當創(chuàng)新的視角從局促轉(zhuǎn)向開闊，則單位才更有可能加快創(chuàng)新速度、提升創(chuàng)新效能。

二、單位檔案管理工作的常見問題

對不少單位來說，檔案管理長期以來被簡單理解為歷史資料的收集、整理和保管。由于管理思想陳舊落后，檔案管理工作形式刻板、效率低下，很難發(fā)揮出檔案作為珍稀信息應(yīng)有的價值再創(chuàng)造功能。因此，不僅高層管理者對檔案管理較少重視與關(guān)注，甚至一些檔案管理工作人員本身也比較輕視管理實踐，更無法積極主動地創(chuàng)新管理意識和手段。因此，許多單位檔案管理工作幾十年如一日少有變化，不僅在查詢、瀏覽檔案過程中低質(zhì)低效，而且始終存在人為主觀的疏忽大意，導致檔案數(shù)據(jù)信息錯漏或遺失。這不僅使檔案管理工作本身無法滿足時代飛速變化的客觀要求，而且也拖累了單位管理工作全局水平的提升。

三、新時期做好單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路

（一）管理理念創(chuàng)新

意識決定行動。檔案管理工作創(chuàng)新需起始于管理理念的創(chuàng)新。即，要加強對全員的宣傳教育，幫助每個職能崗位作業(yè)人員認識到檔案管理是所有人的份內(nèi)事，而絕非只是檔案管理員的個人責任。單位應(yīng)當在包括績效管理、職能考核等各管理環(huán)節(jié)納入檔案管理的考核細節(jié)，制定出足夠細致、準確乃至可量化的檔案管理規(guī)范。要使全員認識到每個作業(yè)動作都會影響到最終檔案結(jié)果的品質(zhì)，因此無論生產(chǎn)還是管理作業(yè)都必須嚴格遵守檔案管理的各項指標要求。最重要的是，應(yīng)當確保落實管理責任制，即，每個崗位產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)與量都需要和生產(chǎn)績效間建立起關(guān)聯(lián)關(guān)系，并且要結(jié)合品質(zhì)、效率等因素予以獎懲的處置。只有當客觀的物質(zhì)利益產(chǎn)生變化，人的主觀觀念才能得以觸動，才能使檔案管理人人有責的創(chuàng)新理念逐漸內(nèi)化、固化。在此基礎(chǔ)上，單位才有可能最終形成檔案管理全面創(chuàng)新的良好工作氛圍，進而實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、科學化。

（二）管理系統(tǒng)創(chuàng)新

改變傳統(tǒng)管理模式僅僅依靠人工操作的陳舊落后狀態(tài)，要建立起基于網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的檔案管理平臺系統(tǒng)。即，要充分借助技術(shù)的先進性規(guī)避人工作業(yè)無法避免的不足之處，利用機器操作提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)的前提之一是實現(xiàn)標準化、規(guī)范化操作，也就是建立起統(tǒng)一、精確、可量化的管理體制。其次，先從各職能部門內(nèi)部開始建立起電子化、自動化、智能化的檔案數(shù)據(jù)采集、整理、存貯系統(tǒng)，再實現(xiàn)各職能部門之間的彼此聯(lián)通，形成內(nèi)部局域網(wǎng)化的檔案管理信息化平臺。最后，視管理工作的實際需要打通與外網(wǎng)的連接。重點在于，既要實現(xiàn)檔案管理平臺化操作的優(yōu)質(zhì)與高效，又在同時提高網(wǎng)絡(luò)化管理的安全性與可靠性。要實現(xiàn)這樣的管理目標，一方面需要建立起足夠頻率和體量的安全管理考核制度，另一方面則要利用包括分級授權(quán)在內(nèi)的各類信息化管理手段。隨著技術(shù)的進步，還要積極采納諸如大數(shù)據(jù)、云計算和人工智能等更加前沿的理論和技術(shù)。

單位的檔案管理工作歷來是不容忽視的重要組成，卻也是最容易被忽視和滿足于循規(guī)蹈矩的薄弱環(huán)節(jié)。眾多單位的檔案管理工作長期以來刻板機械，不僅難以滿足各職能崗位的客觀需求，而且越來越制約著單位管理工作品質(zhì)和效率的提高，更是與新時期全面創(chuàng)新的大勢所趨相悖。因此，單位檔案管理工作需要首先從轉(zhuǎn)變觀念著手，基于理念、體系乃至人員隊伍全方位展開創(chuàng)新和突破。這不僅有助于單位檔案管理實現(xiàn)潛在信息價值的再創(chuàng)造，而且有利于各單位從管理層到一線崗位各成員超越舊思想束縛，以更加立體的創(chuàng)新思路實現(xiàn)本單位管理模式的結(jié)構(gòu)性調(diào)整，進而助力單位管理和運營工作的可持續(xù)發(fā)展。