街道辦事處檔案管理創(chuàng)新性探析

靳迎紅

(山東省鄒平市黃山街道辦事處,山東 鄒平 256200)

引言：街道辦事處作為基層的組織結(jié)構(gòu)，在城市的建設(shè)過程中，在城市與居民之間發(fā)揮著重要的銜接和聯(lián)系作用，維護(hù)著社會(huì)的穩(wěn)定。在街道辦事處的管理工作中，檔案管理屬于其中的一項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容，街道辦事處的檔案涉及到居民各項(xiàng)生活和工作保障，因此必須要加大重視力度。為了在新時(shí)代背景之下，促進(jìn)基層檔案工作的高效進(jìn)展，就要進(jìn)行工作模式的創(chuàng)新，提高檔案管理工作的實(shí)效性。

一、街道辦事處檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）基礎(chǔ)設(shè)施有待完善

城市中所設(shè)立的街道辦事處相比較其他政府機(jī)關(guān)和機(jī)構(gòu)，在經(jīng)濟(jì)方面具有一定的約束和限制條件。而且，很多領(lǐng)導(dǎo)層的人員也并未對(duì)于檔案管理工作，加大重視力度。因此，在街道辦事處中，針對(duì)檔案管理所建設(shè)的工作環(huán)境，往往較為簡(jiǎn)陋，各項(xiàng)工作設(shè)施不齊全，而且型號(hào)落后、老舊。當(dāng)前，隨著經(jīng)濟(jì)水平的提升，在城市發(fā)展的過程中，也帶來(lái)了更加膨脹的信息容量。所以這也對(duì)于檔案管理工作，提出了更高的要求。但是由于設(shè)施條件等硬件水平的限制，都會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的效率難以提升，無(wú)法取得良好的工作效果。

（二）不健全的規(guī)章制度

當(dāng)前，很多街道辦事處的管理人員，都并未多于檔案管理工作的重要性，有一個(gè)明確的認(rèn)知，重視程度不足，所以在具體的檔案工作中，對(duì)于檔案信息的整合、收集和歸納等工作流程，不具備完善的制度規(guī)范，因此也就導(dǎo)致檔案管理工作逐漸趨于表面化和形式化，難以取得實(shí)際的管理成效。而且，在檔案管理部門的各項(xiàng)工作中，人員的工作態(tài)度不積極，整體的工作狀態(tài)較為松懈、散漫，同時(shí)也沒有明確且清晰地進(jìn)行權(quán)責(zé)的劃分，這也會(huì)降低實(shí)際的工作效率。

（三）整體人員素質(zhì)水平不高

在街道辦事處的檔案管理工作中，具有較高的復(fù)雜性，因此也要求管理人員具有較高的素質(zhì)能力。另外，在檔案工作中，各項(xiàng)內(nèi)容并不是獨(dú)立完成的，往往需要團(tuán)隊(duì)協(xié)作和配合，也因此必須要能夠確保建立一個(gè)高效率的管理隊(duì)伍。但是當(dāng)前街道辦事處在檔案部門進(jìn)行人員設(shè)置時(shí)，往往選派的都是一些臨近退休的人員，并未重視起檔案工作，因此這就導(dǎo)致管理人員所具備的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力，無(wú)法滿足檔案管理的實(shí)際需要。另外，在檔案管理人員招聘時(shí)，會(huì)在全社會(huì)范圍內(nèi)采取公開招聘的形式，所以人員也具有較大的流動(dòng)性，不利于一支穩(wěn)定的管理隊(duì)伍的建設(shè)。

二、街道辦事處檔案管理工作的重要性

首先，通過檔案管理工作的落實(shí)，能夠提高街道的公共服務(wù)水平。街道辦事處在社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展中，發(fā)揮著重要的作用，因此對(duì)于其中的檔案管理來(lái)說，也涉及到很多基層的信息內(nèi)容，關(guān)乎到民生問題。因此，做好檔案管理，能夠有效地解決基層問題，減少糾紛問題的出現(xiàn)，化解街道的矛盾，為居民提供更好地公共服務(wù)。通過檔案管理，能夠全面的記錄街道辦事處的工作日程和各項(xiàng)活動(dòng)的進(jìn)展，通過檔案內(nèi)容，能夠?qū)τ诮值赖墓ぷ髡鎸?shí)情況，做出具體的體現(xiàn)，從而提高街道工作的規(guī)范化、制度化水平，加強(qiáng)文明建設(shè)。在街道辦事處所開展的檔案管理工作中，所涵蓋的內(nèi)容眾多，所以為了確保高質(zhì)量的工作，就要獲得各個(gè)部門人員的支持和配合。通過宣傳教育，增強(qiáng)街道辦事處工作人員的管理意識(shí)和法制意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，這樣才能夠積極地配合檔案管理工作，為居民帶來(lái)更加優(yōu)質(zhì)的公共服務(wù)[1]。

其次，街道辦事處的檔案管理工作的落實(shí)，也是政府行使管理權(quán)力和職能的一個(gè)重要的環(huán)節(jié)體現(xiàn)。作為一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，檔案管理工作的效果直接影響到街道辦事處的運(yùn)行與建設(shè)效果，關(guān)乎到街道文明的發(fā)展水平。在這一過程中，會(huì)出現(xiàn)大量的檔案信息，通過對(duì)于這些資料內(nèi)容的整理和收集，也能夠?qū)τ诮值赖墓ぷ髑闆r，作出直接反映。因此為了切實(shí)維護(hù)基層群眾的利益，就要加強(qiáng)檔案信息的管理，不斷提高管理水平，全面的進(jìn)行檔案的收集和整理，做好工作內(nèi)容的總結(jié)，對(duì)于各個(gè)工作環(huán)節(jié)和流程，不斷進(jìn)行完善與優(yōu)化，高效率的開展各項(xiàng)街道工作。另外，對(duì)于街道辦事處的各項(xiàng)日常工作而言，都需要檔案作為數(shù)據(jù)支持。因此，通過推進(jìn)檔案管理工作的優(yōu)化和完善，也能夠提高街道辦事處的整體的業(yè)務(wù)處理能力和水平。

最后，通過檔案管理工作的開展，也能夠增強(qiáng)人們的檔案管理意識(shí)。在信息化的背景之下，檔案作為一種信息資源，具有重要的應(yīng)用價(jià)值。對(duì)于檔案信息內(nèi)容展開針對(duì)性的管理，能夠讓人們對(duì)于檔案的重要性，產(chǎn)生基本的認(rèn)知，從而增強(qiáng)人們的檔案管理意識(shí)。通過有關(guān)的宣傳教育工作，能夠幫助人們樹立一個(gè)完善的法律觀念，在檔案管理工作中，不僅要嚴(yán)格按照《檔案法》的工作要求，開展各項(xiàng)工作，同時(shí)還要充分符合街道的建設(shè)需要，這樣才能夠在日常工作中，獲得更多的支持和理解[2]。

三、街道辦事處檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在社區(qū)的發(fā)展過程中，街道辦事處發(fā)揮著重要作用。所以，必須要確保檔案管理工作的效果和水平。隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，對(duì)于檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，在軟硬件設(shè)施上，不斷地做出升級(jí)和革新。有效地利用信息技術(shù)和智能技術(shù)，提高檔案管理效率，這樣才能夠順應(yīng)當(dāng)前檔案工作的需求。另外，有關(guān)政府部門也要對(duì)于檔案管理工作，加大資金的支持力度，在街道辦事處添置具有良好性能的打印機(jī)和計(jì)算機(jī)，通過這些先進(jìn)設(shè)備的使用，也能夠提高檔案管理效率。另外，對(duì)于街道辦事處的檔案管理部門，也要對(duì)工作環(huán)境進(jìn)行清理和科學(xué)的布置，確保紙質(zhì)文件能夠處于一個(gè)通風(fēng)、干燥的環(huán)境中，進(jìn)行儲(chǔ)存和放置，保障檔案的完整性。

（二）完善有關(guān)的規(guī)章制度

為了進(jìn)一步提升檔案管理效率，就要科學(xué)的規(guī)劃管理流程，確立一個(gè)明確的制度規(guī)范。首先，在進(jìn)行檔案信息的收集時(shí)，也要能夠確保檔案部門與其他部門之間，保持密切的聯(lián)系和溝通，開展協(xié)調(diào)和配合。另外，在收集信息的過程中，對(duì)于流程、制度和具體的范圍，也要做到具體的規(guī)定。同時(shí)為了在檔案工作中，明確具體的職責(zé)和業(yè)務(wù)，也要確立相關(guān)的制度，這樣在實(shí)際工作中出現(xiàn)問題，也更加便于追責(zé)，針對(duì)整體的檔案工作，展開系統(tǒng)的管理。最后，也要對(duì)于檔案管理任務(wù)下達(dá)和材料歸檔，做到同步性的保障，這樣就能夠確保檔案工作和其他工作的高效銜接與緊密的配合，從而提高街道辦事處的運(yùn)行水平，增強(qiáng)服務(wù)能力[3]。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)水平

在街道辦事處的檔案工作中，由管理人員進(jìn)行檔案信息的整合和管理，所以具體的管理工作的效率，受到工作人員素質(zhì)能力的直接影響。因此，為了促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，就要促進(jìn)管理人員素質(zhì)能力的提升。街道辦事處可以定期邀請(qǐng)一些檔案管理的專家和經(jīng)驗(yàn)豐富的人員，進(jìn)行講座的舉辦，并鼓勵(lì)員工積極地參與講座，從而獲得檔案工作的經(jīng)驗(yàn)積累，提升自身能力。要想推進(jìn)檔案管理形式的創(chuàng)新，就必須要不斷地進(jìn)行深入的思考和學(xué)習(xí)，在繼續(xù)教育、培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，幫助人員在日常管理工作中，進(jìn)行知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的積累，提高創(chuàng)新意識(shí)。另外，在人才招聘時(shí)，也要做到公平、公正、公開，以人員的專業(yè)能力和素養(yǎng)，作為主要的衡量指標(biāo)，防止受到裙帶關(guān)系的影響。另外，為了增強(qiáng)人員的工作熱情，提高他們參與檔案工作的積極性，也要合理地進(jìn)行福利待遇的提升，并確立一個(gè)科學(xué)的人才招聘制度，優(yōu)化人員配置，從而組建一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，在很大程度上，讓街道辦事處的檔案管理工作，具有更強(qiáng)的辦事能力和檔案處理效率，促進(jìn)管理工作朝創(chuàng)新方向不斷發(fā)展。

（四）創(chuàng)新和優(yōu)化服務(wù)方式

首先，在檔案管理工作中，可以以思想政治素質(zhì)作為標(biāo)桿，進(jìn)行志愿者的選拔，從而組建志愿者團(tuán)隊(duì)，對(duì)于街道的居民，提供相應(yīng)的服務(wù)。同時(shí)還要積極進(jìn)行人才的吸納，通過這些具備檔案、法律等相關(guān)知識(shí)的相關(guān)人員，也能夠?qū)τ跈n案管理工作的開展，起到重要的支撐作用。對(duì)于具有開放性質(zhì)的檔案而言，也要科學(xué)的進(jìn)行管理和應(yīng)用，在基層的檔案管理工作中，通過志愿者團(tuán)隊(duì)的組建，能夠打造一個(gè)全新的工作格局，從而減輕街道工作的壓力和負(fù)擔(dān)。其次，也要促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新，開辟全新的工作模式。要善于在日常的街道工作中，明確重心和熱點(diǎn)問題，提高管理水平。充分把握街道辦事處工作多具有的綜合性特點(diǎn)，將其多樣化的功能發(fā)揮出來(lái)，促進(jìn)檔案室和街道工作之間的聯(lián)系。在不會(huì)泄露檔案機(jī)密的前提之下，也要發(fā)揮出整體性優(yōu)勢(shì)，通過各部門的聯(lián)系，確立一個(gè)檔案檢索目錄，通過這種方式，能夠簡(jiǎn)化檢索流程。除了機(jī)密性、保密性的檔案文件之外，能夠促進(jìn)其他資源的共享，這樣就能夠在街道工作的區(qū)間，進(jìn)行一個(gè)覆蓋整體范圍的聯(lián)動(dòng)機(jī)制的打造，符合當(dāng)前居民的服務(wù)需求，幫助居民解決街道問題，提高服務(wù)能力。另外，還要確立一個(gè)創(chuàng)新型的服務(wù)模式，推進(jìn)街道工作的特色化、專業(yè)化、均等化，在檔案的查詢和應(yīng)用的過程中，可以有效地運(yùn)用計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化的借閱和搜索，保障基本檔案活動(dòng)的有序進(jìn)行[4]。

（五）創(chuàng)新工作理念

首先，可以積極地引入二維條形碼技術(shù)，這樣就能夠利用條形碼表示信息，在掃描條形碼以后，就可以直接進(jìn)行信息資源的讀取和處理。在檔案管理工作中引進(jìn)二維條形碼的應(yīng)用，能夠在檔案的歸檔和移交等環(huán)節(jié)，防止出現(xiàn)信息重復(fù)錄入的問題，降低錄入信息錯(cuò)誤的幾率，同時(shí)還能夠延長(zhǎng)檔案的保存周期，促進(jìn)資源共享的實(shí)現(xiàn)，從而提高檔案管理的水平。在二維條形碼的使用之下，能夠從橫縱兩個(gè)方向，確保需求信息能夠?qū)崿F(xiàn)同步的表達(dá)，而且在小面積內(nèi)，就能夠完成大量的信息達(dá)標(biāo)，也能夠確保信息的準(zhǔn)確性。另外，要在街道辦事處的檔案管理部門內(nèi)部，堅(jiān)持教育培訓(xùn)工作的開展，主要針對(duì)工作態(tài)度積極、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人員，展開再培訓(xùn)教育，這樣也能夠?qū)τ跈n案管理工作的創(chuàng)新，從軟實(shí)力的角度，提供基本的保障，確保檔案工作的持續(xù)性開展。

（六）促進(jìn)技術(shù)革新

首先，要在街道辦事處，推進(jìn)檔案管理和電子文件的信息一體化建設(shè)，并按照具體的部門類別和標(biāo)準(zhǔn)，確立一個(gè)健全的歸檔流程。另外，還要應(yīng)用電子與紙質(zhì)文件并行的方式，盡可能的減少歸檔與流轉(zhuǎn)，從而防止出現(xiàn)重復(fù)錄入的問題。而且在一個(gè)常規(guī)的檔案工作中，也要積極進(jìn)行思考，能夠按照具體操作中的習(xí)慣和規(guī)律，在遵守檔案制度規(guī)范的基礎(chǔ)上，適當(dāng)?shù)刈龀鰟?chuàng)新性的調(diào)整，不僅能夠突出工作能力，還能夠提高工作效率。其次，也要善于應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)，比如通過二維碼的掃描，能夠有效替代原有的人工檔案檢索與定位，通過機(jī)器設(shè)備操作，不僅速度較快，而且還具有較高的精準(zhǔn)性，能夠全面的進(jìn)行檢索，降低出錯(cuò)率。

總結(jié)：綜上所述，現(xiàn)階段，在街道辦事處的日常工作中，檔案管理發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，所以就要加強(qiáng)對(duì)于日常工作的總結(jié)和分析，推動(dòng)檔案管理的創(chuàng)新實(shí)踐，不斷的提高檔案服務(wù)的水平，促進(jìn)街道辦事處工作的持續(xù)性進(jìn)展。