信息技術(shù)服務(wù)于人事檔案管理工作的研究

孫炤華

（赤峰市紅山區(qū)人力資源和社會(huì)保障局，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

近年來(lái)，我國(guó)企業(yè)和單位的人事檔案管理水平穩(wěn)步提升，其原因是運(yùn)用了信息技術(shù)，然而在運(yùn)用信息技術(shù)的過(guò)程中，人事檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致人事檔案在管理過(guò)程中遭遇障礙。要想真正發(fā)揮出信息技術(shù)對(duì)于人事檔案管理的服務(wù)功能，就需要對(duì)新時(shí)期的人事檔案管理工作進(jìn)行研究，從而使人事檔案的管理在信息技術(shù)服務(wù)下發(fā)展更為完善，獲得更大的成效。

一、人事檔案管理在信息技術(shù)影響下產(chǎn)生的新變化

（一）人事檔案獲得更高的價(jià)值

我國(guó)企業(yè)或者單位在運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)之后，可以在短時(shí)間內(nèi)分類、分析和歸納人事檔案之中的信息，使得管理工作能夠增加人事檔案的整體價(jià)值，而且使人事檔案的各項(xiàng)管理工作提升效率。伴隨著信息技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，我國(guó)企業(yè)以及單位增強(qiáng)了對(duì)人事檔案管理工作的重視，在信息技術(shù)得到科學(xué)運(yùn)用之后，人事檔案的管理工作能夠擁有更強(qiáng)的系統(tǒng)性以及準(zhǔn)確性。

在我國(guó)企業(yè)或者單位之中，以往所運(yùn)用的紙質(zhì)檔案，在信息技術(shù)影響下逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，而且人事檔案相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)也得到建立，人事檔案的管理工作與信息技術(shù)之間能夠得到有效整合。通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的大力運(yùn)用，企業(yè)或者單位的人事檔案管理工作開(kāi)始進(jìn)行改革，為企業(yè)或者單位的發(fā)展開(kāi)辟了全新的途徑，人事檔案所擁有的價(jià)值不僅可以獲得提升，還能夠最大限度地發(fā)揮出來(lái)，并且為數(shù)字化檔案的建設(shè)提供更多支持。

（二）人事檔案通過(guò)信息技術(shù)得到整合

信息技術(shù)已經(jīng)對(duì)人們的工作與日常生活產(chǎn)生十分深遠(yuǎn)的影響，企業(yè)或者單位在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，通常依賴于信息技術(shù)手段，同時(shí)與相關(guān)工作人員的記錄相結(jié)合，創(chuàng)建數(shù)字檔案庫(kù)，結(jié)合人才的分布特點(diǎn)對(duì)人事檔案進(jìn)行分類管理。在管理過(guò)程中，數(shù)字化的檔案不僅能夠得到有效存儲(chǔ)，避免人事檔案出現(xiàn)丟失、損壞等情況，還能夠使檔案資源得到有效節(jié)省，使人事檔案管理工作高效化開(kāi)展，人事檔案內(nèi)部的信息也變得更加準(zhǔn)確。

（三）人事檔案能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享

盡管信息技術(shù)已經(jīng)在我國(guó)各行各業(yè)得到普及，但是在我國(guó)部分企業(yè)以及單位之中，依舊存在“信息孤島”現(xiàn)象?！靶畔⒐聧u”現(xiàn)象在于每個(gè)部門都有自己的工作與檔案，導(dǎo)致一些部門對(duì)于人事檔案信息的公開(kāi)沒(méi)有產(chǎn)生足夠的重視。我國(guó)企業(yè)以及單位要想在新時(shí)代運(yùn)用自身的人事檔案，必須重視交換人事檔案信息的過(guò)程。因此，企業(yè)或者單位可以建設(shè)統(tǒng)一的處理標(biāo)準(zhǔn)以及信息技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)，從而保證人事檔案的存儲(chǔ)、管理、查詢、運(yùn)用以及傳播等，而且人事檔案的共享活動(dòng)可以促進(jìn)管理工作的進(jìn)步。

二、信息技術(shù)服務(wù)于人事檔案管理的意義

現(xiàn)如今，以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為核心的信息技術(shù)在我國(guó)的運(yùn)用十分廣泛，而且我國(guó)各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的工作效率也在信息技術(shù)的作用下而得到提升。在以往開(kāi)展的人事檔案管理工作之中，所有人事檔案的存儲(chǔ)依賴于紙質(zhì)介質(zhì)，然而紙質(zhì)介質(zhì)在存儲(chǔ)過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)安全問(wèn)題，如果紙質(zhì)檔案受到外界環(huán)境的影響，人事檔案就可能出現(xiàn)損壞或遺失，因此而丟失的信息也難以找回。

在運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)之后，紙質(zhì)檔案的安全問(wèn)題能夠得到有效解決，通過(guò)運(yùn)用信息技術(shù)相關(guān)的管理軟件，可以將原本記載于紙質(zhì)檔案內(nèi)部的信息錄入至數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)部，從而保證人事檔案的信息能夠長(zhǎng)久儲(chǔ)存，且不會(huì)出現(xiàn)丟失問(wèn)題。對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理的過(guò)程，就是通過(guò)對(duì)信息管理相關(guān)技術(shù)和系統(tǒng)的運(yùn)用，對(duì)人事檔案內(nèi)部的信息進(jìn)行分類、儲(chǔ)存以及管理，在實(shí)際的儲(chǔ)存過(guò)程中，需要將我國(guó)檔案管理工作的相關(guān)要求作為開(kāi)展工作的基礎(chǔ)，使人事檔案在整理、查閱和使用的過(guò)程中，為人們提供更多便利。

三、現(xiàn)階段人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）負(fù)責(zé)管理人事檔案的人員水平有待提升

運(yùn)用信息技術(shù)管理人事檔案，能夠極大提升管理工作的效率，以往所運(yùn)用的紙質(zhì)檔案難以獲得較高的管理效率，而且不利于人事檔案的長(zhǎng)期儲(chǔ)存。然而信息技術(shù)在人事檔案管理之中得到運(yùn)用之后，負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員也面臨著更大的挑戰(zhàn)。在部分企業(yè)或者單位內(nèi)部，管理人事檔案的工作人員并非“科班出身”，對(duì)于檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識(shí)了解較少，在運(yùn)用計(jì)算機(jī)以及信息技術(shù)方面也缺乏應(yīng)有的能力。管理人員應(yīng)當(dāng)掌握檔案管理系統(tǒng)的操作流程，同時(shí)了解數(shù)據(jù)庫(kù)等信息技術(shù)層面的知識(shí)，這顯然與傳統(tǒng)的檔案管理工作有很大差別，如果管理檔案的工作人員的信息技術(shù)能力存在欠缺，人事檔案的管理工作將難以開(kāi)展。

（二）人事檔案管理的信息系統(tǒng)存在安全隱患

其一，在綁定主機(jī)和端口的過(guò)程中，相關(guān)工作人員需要設(shè)置每一臺(tái)電腦，導(dǎo)致工作難度和強(qiáng)度大大增加，而且設(shè)置過(guò)程十分復(fù)雜，稍有遺漏就可能引發(fā)嚴(yán)重后果。其二，隨著時(shí)間的推移，黑客入侵的手段也在“更新?lián)Q代”，黑客在入侵的過(guò)程中，可能會(huì)輕易地做到對(duì)電腦的實(shí)際MAC 和IP 地址進(jìn)行修改，或者直接運(yùn)用其他地址進(jìn)行偽裝后入侵檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)外泄，企業(yè)或者單位因此而蒙受巨大損失。

建設(shè)信息系統(tǒng)之中的安全系統(tǒng)，主要目的在于提升檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)對(duì)于外部惡意攻擊的抵御能力，從而有效攔截入侵者。但是，當(dāng)前所運(yùn)用的攔截技術(shù)依舊存在局限，在攔截的可靠性和成功概率方面，依舊存在需要及時(shí)解決的問(wèn)題。我國(guó)大部分企業(yè)或者單位當(dāng)前主要運(yùn)用IDS 入侵檢測(cè)系統(tǒng)，該系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)更大，而且能夠?qū)⒁话闳肭种苯印熬苤T外”。

（三）部分單位或企業(yè)缺乏對(duì)人事檔案管理的重視

當(dāng)前我國(guó)的企業(yè)以及單位雖然已經(jīng)重視對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用，而且已經(jīng)通過(guò)信息技術(shù)促進(jìn)自身發(fā)展，成功地改善了自身的管理工作。但是在實(shí)際情況之中，一部分企業(yè)以及單位在人事檔案管理方面，依舊存在重視度不夠的問(wèn)題，出現(xiàn)該問(wèn)題的原因有以下兩點(diǎn)。

首先，此類企業(yè)或者單位錯(cuò)誤地認(rèn)為，對(duì)人事檔案的管理工作只是對(duì)人事檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的存儲(chǔ)以及分類，并沒(méi)有意識(shí)到人事檔案在促進(jìn)企業(yè)或者單位發(fā)展方面，能夠產(chǎn)生十分積極的作用，因此企業(yè)或者單位更愿意將時(shí)間、金錢和精力等，投入到業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展之中。其次，此類企業(yè)或者單位不重視人事檔案管理過(guò)程中的信息技術(shù)應(yīng)用，在管理人事檔案的過(guò)程中依舊使用人工管理方式，導(dǎo)致整個(gè)管理工作的成效長(zhǎng)時(shí)間得不到提升。

（四）缺少人事檔案管理相關(guān)機(jī)制和基礎(chǔ)設(shè)施

我國(guó)部分企業(yè)以及單位的人事檔案管理工作之中，出現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)施匱乏、相關(guān)機(jī)制不完善的現(xiàn)象。該現(xiàn)象產(chǎn)生的根本原因，就是企業(yè)或單位的領(lǐng)導(dǎo)者沒(méi)有真正重視人事檔案的管理工作，由于人事檔案管理所獲得的資金十分有限，因此在管理過(guò)程中出現(xiàn)設(shè)備陳舊等問(wèn)題，難以支撐信息化人事檔案管理模式的變革。

四、通過(guò)信息技術(shù)服務(wù)于人事檔案管理的策略

（一）企業(yè)或單位應(yīng)當(dāng)充分重視人事檔案管理工作

我國(guó)企業(yè)或者單位的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)及時(shí)產(chǎn)生對(duì)人事檔案管理的重視，意識(shí)到對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，能夠有效促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，同時(shí)積極地將信息技術(shù)融入人事檔案管理之中。在開(kāi)展實(shí)際管理工作的時(shí)候，企業(yè)或者單位的領(lǐng)導(dǎo)者需要強(qiáng)化對(duì)工作人員的思想教育，使負(fù)責(zé)管理人事檔案的工作人員產(chǎn)生責(zé)任感，進(jìn)而使工作人員做到主動(dòng)提升自身的工作能力，為人事檔案管理的進(jìn)步貢獻(xiàn)力量。

（二）強(qiáng)化建設(shè)人事檔案相關(guān)信息技術(shù)管理系統(tǒng)

當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，因此，負(fù)責(zé)管理人事檔案的部門應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化自身的業(yè)務(wù)能力，并且提升自身的服務(wù)能力以及溝通交流能力。除此之外，相關(guān)工作人員需要具備運(yùn)用信息技術(shù)軟件的經(jīng)驗(yàn)，企業(yè)或者單位應(yīng)當(dāng)在日常工作中，加入信息技術(shù)培訓(xùn)的內(nèi)容，其重點(diǎn)在于培訓(xùn)工作人員使用信息管理系統(tǒng)的能力。

在建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)的過(guò)程中，企業(yè)或者單位應(yīng)當(dāng)立足于自身對(duì)于信息技術(shù)的需求，根據(jù)實(shí)際的發(fā)展情況進(jìn)行各項(xiàng)建設(shè)活動(dòng)，從而使得信息系統(tǒng)更好地服務(wù)于單位的檔案管理工作。除此之外，要想使相關(guān)管理人員在崗位上順利開(kāi)展工作，必須保證其熟練掌握各種信息管理軟件和信息管理系統(tǒng)的操作流程，同時(shí)重視信息技術(shù)更新?lián)Q代的情況，對(duì)自身的信息技術(shù)進(jìn)行及時(shí)更新。

（三）制定并落實(shí)科學(xué)合理的人才培養(yǎng)機(jī)制與考核機(jī)制

企業(yè)或者單位應(yīng)當(dāng)立足于時(shí)代發(fā)展的要求，制定全新的考核機(jī)制，以保證負(fù)責(zé)管理人事檔案的工作人員產(chǎn)生工作積極性。因此，在制定績(jī)效考核機(jī)制的過(guò)程中，企業(yè)或者單位可以選擇運(yùn)用信息技術(shù)特征，對(duì)所有工作人員進(jìn)行考核，對(duì)于還沒(méi)有熟練掌握管理系統(tǒng)運(yùn)用方法的工作人員，企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行督促。在具體考核指標(biāo)量化的過(guò)程中，需要考慮企業(yè)在未來(lái)的發(fā)展路徑，通過(guò)考核幫助工作人員了解自身的不足，同時(shí)明確自身所具備的優(yōu)勢(shì)，達(dá)到提升工作人員綜合工作水平的目標(biāo)。與此同時(shí)，企業(yè)或者單位應(yīng)當(dāng)在內(nèi)部普及信息管理系統(tǒng)相關(guān)的知識(shí)，并且在制定工作人員培訓(xùn)計(jì)劃的過(guò)程中，充分結(jié)合自身的人事檔案建設(shè)方向，促進(jìn)所有工作人員掌握檔案管理相關(guān)的技能。

（四）重視人事檔案管理過(guò)程中的信息技術(shù)安全

人事檔案的管理離不開(kāi)信息技術(shù)所提供的服務(wù)，所以企業(yè)或者單位需要關(guān)注信息系統(tǒng)的安全性。人事檔案屬于一種機(jī)密資料，如果外泄就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)或者單位蒙受嚴(yán)重的損失，因此在強(qiáng)化建設(shè)信息系統(tǒng)之中的安全系統(tǒng)過(guò)程中，企業(yè)必須落實(shí)整個(gè)安全防護(hù)建設(shè)過(guò)程，不僅要做到抵御入侵，還要做到對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)安全監(jiān)測(cè)，做到防患于未然。在建設(shè)安全防護(hù)系統(tǒng)的過(guò)程中，企業(yè)或者單位需要重視以下三個(gè)方面。

其一，科學(xué)合理地對(duì)企業(yè)或者單位的防護(hù)系統(tǒng)能力以及登記狀態(tài)進(jìn)行評(píng)估，全面排查系統(tǒng)內(nèi)部可能存在的安全漏洞，進(jìn)而出臺(tái)更為完善的解決方案，同時(shí)建設(shè)不同類型的權(quán)限，保護(hù)人事檔案之中的核心數(shù)據(jù)。其二，建設(shè)入侵檢測(cè)相關(guān)系統(tǒng)，防止黑客非法入侵或者病毒攻擊，采用現(xiàn)階段最為先進(jìn)的殺毒軟件，為信息系統(tǒng)的防護(hù)提供可靠保障，使企業(yè)人事檔案數(shù)據(jù)的穩(wěn)定和安全得到維護(hù)。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者需要提醒相關(guān)工作人員升級(jí)殺毒軟件以及系統(tǒng)補(bǔ)丁，提高相關(guān)工作人員的信息安全意識(shí)，使企業(yè)或單位所面臨的信息安全風(fēng)險(xiǎn)大大降低。其三，完善自身的信息服務(wù)管理機(jī)制，并設(shè)置緊急狀態(tài)下開(kāi)啟的服務(wù)系統(tǒng)，備份人事檔案之中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，并在特殊情況下運(yùn)用數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)，通過(guò)完善管理來(lái)提高信息管理的質(zhì)量，提升人事檔案管理的整體服務(wù)質(zhì)量。

五、結(jié)論

綜上所述，對(duì)于我國(guó)各類企業(yè)以及單位而言，人事檔案的管理必不可少，而且在所有管理工作之中占據(jù)關(guān)鍵地位。隨著新時(shí)期的到來(lái)，我國(guó)企業(yè)以及單位應(yīng)當(dāng)對(duì)人事檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，使信息技術(shù)真正服務(wù)于人事檔案的各項(xiàng)管理工作，主動(dòng)尋找人事檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題并加以解決，從而真正發(fā)揮出人事檔案在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展之中的積極作用。