互聯(lián)網(wǎng)背景下現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理改革策略和模式創(chuàng)新

吳衛(wèi)芳

(郴州市第三人民醫(yī)院，湖南 郴州 423000)

新醫(yī)改的實(shí)施，大幅降低居民就診費(fèi)用，有效解決看病貴、看病難等問(wèn)題，為我國(guó)醫(yī)保全覆蓋奠定了基礎(chǔ)。信息時(shí)代，將大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等信息技術(shù)融入醫(yī)院管理當(dāng)中已是大勢(shì)所趨，因此，有必要對(duì)醫(yī)院檔案管理進(jìn)行改革與模式創(chuàng)新。

一、互聯(lián)網(wǎng)背景下的現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理概述

近年來(lái)，我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作一直在不斷創(chuàng)新發(fā)展當(dāng)中，取得了可喜成績(jī)。與傳統(tǒng)醫(yī)院檔案相比較，互聯(lián)網(wǎng)背景下的現(xiàn)代醫(yī)院檔案具備以下幾方面特點(diǎn)：一是查詢檢索速度快，由于使用了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，信息得以有效整合并形成電子檔案，在檔案管理上智能化管理系統(tǒng)逐步替代人工管理，只需要輸入關(guān)鍵詞就可以快速檢索或查閱，而且支持模糊搜索，大幅提升了檔案管理效率。尤其在信息傳遞方面，利用醫(yī)院局域網(wǎng)，可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)療信息無(wú)縫傳輸及，促使資源共享。二是檔案管理精細(xì)化，依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，現(xiàn)代醫(yī)院檔案能夠?qū)崟r(shí)更新，進(jìn)行有效篩選，提升檔案信息準(zhǔn)確性。同時(shí)，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)后，促使檔案信息收集、整合、歸檔、查詢、檢索一體化，減輕了人工負(fù)擔(dān)節(jié)省大量人力資源，同時(shí)降低了檔案儲(chǔ)存所需空間。三是管理形式多樣化，運(yùn)用信息技術(shù)后，除了紙質(zhì)版檔案、照片檔案、文件檔案外，逐漸出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息檔案、音頻檔案、視頻檔案，載體也由原本單一的紙張擴(kuò)展為硬盤、光盤、云盤等多種形式，使得現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理模式更加豐富。另外，檔案管理信息化可以有效彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案保存不便的缺陷，電子檔案不易受到外界因素的干擾，對(duì)于資料起到很好的保護(hù)作用[1]。

二、互聯(lián)網(wǎng)背景下，現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理信息化意識(shí)不強(qiáng)

許多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為只要提升醫(yī)療服務(wù)水平及質(zhì)量就已經(jīng)足夠，沒(méi)有將檔案管理工作放在重要位置，在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，意識(shí)陳舊，部分管理人員的管理理念依然停留在傳統(tǒng)檔案管理層面，加上醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有重視檔案管理工作，錯(cuò)誤認(rèn)為傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)夠用，使得醫(yī)院檔案管理信息化水平滯后。

（二）網(wǎng)絡(luò)安全管理體系不夠完善

現(xiàn)代醫(yī)院雖然一直在推進(jìn)檔案管理分級(jí)化，但是實(shí)際運(yùn)行效果不佳，一些醫(yī)務(wù)人員沒(méi)有具備良好的檔案管理意識(shí)，平時(shí)工作為了方便，隨意將檔案存放在私人區(qū)域，極易造成檔案丟失或損壞。同時(shí)，醫(yī)院沒(méi)有建立起完善的檔案管理規(guī)章制度，對(duì)于應(yīng)當(dāng)歸檔的檔案界定不清，沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格檢查督促落實(shí)，使得檔案管理流于形式。醫(yī)院管理大多按照相關(guān)衛(wèi)生行政部門的各項(xiàng)規(guī)定來(lái)制定自身規(guī)章制度，比如醫(yī)務(wù)人員崗位職責(zé)等等，但是很少有與檔案管理相關(guān)的制度，在醫(yī)院綜合目標(biāo)考核管理方案中，也大多沒(méi)有將檔案管理納入其中，導(dǎo)致部門、科室職工忽視了檔案管理工作，也很少組織醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行檔案管理專業(yè)化培訓(xùn)。另外，一些醫(yī)務(wù)人員因醫(yī)務(wù)工作繁忙，對(duì)于工作中應(yīng)當(dāng)記錄在案的特殊病例沒(méi)有進(jìn)行認(rèn)真記錄，使得檔案完整性受損、利用率不高。還有一些部門認(rèn)為將檔案交由檔案室統(tǒng)一保管對(duì)自身工作開(kāi)展不便，存在不愿移交心理，使得檔案管理工作開(kāi)展受阻[2]。

（三）互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案管理融合不足

許多現(xiàn)代醫(yī)院在檔案管理時(shí)，沒(méi)有將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)很好地融入其中，使得醫(yī)院檔案管理信息化程度不足。比如檔案信息數(shù)字化程度不夠、信息平臺(tái)建設(shè)存在漏洞、沒(méi)有將醫(yī)院日常診療工作納入到檔案管理范疇等等，制約了檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展。

（四）網(wǎng)絡(luò)建設(shè)存在不足

科技進(jìn)步使得相關(guān)軟硬件得到快速發(fā)展，但是當(dāng)前一些醫(yī)院在檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)上還存在明顯不足之處，許多醫(yī)院的檔案管理還停留在檢索階段，沒(méi)有發(fā)揮出計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的功能作用，比如海量?jī)?chǔ)存、精準(zhǔn)識(shí)別等等，造成資源浪費(fèi)。

（五）檔案管理人員素質(zhì)不高

醫(yī)院檔案管理不僅僅時(shí)將數(shù)據(jù)信息進(jìn)行保存，還應(yīng)當(dāng)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深層次整合、分類及歸檔，使其具備信息參考意義。對(duì)于檔案管理人員素質(zhì)提出更高的要求。需要其具備相當(dāng)管理水平，能夠牢記檔案管理原則，熟練掌握檔案管理工作流程，在文件存檔時(shí)做好相應(yīng)標(biāo)記，便于后續(xù)查閱。但在實(shí)際工作中，許多檔案管理工作人員由于自身素質(zhì)問(wèn)題，導(dǎo)致檔案難以發(fā)揮其作用，比如認(rèn)知上存在偏差，錯(cuò)誤認(rèn)為檔案管理只是一項(xiàng)打雜性工作，主觀能動(dòng)性缺失，檔案管理時(shí)能拖則拖，工作效率低下。還有就是專業(yè)知識(shí)匱乏，對(duì)于檔案分類合理性不足，保密級(jí)別設(shè)置不當(dāng)。另外，一些檔案管理工作人員年齡偏大，對(duì)于信息技術(shù)運(yùn)用不熟練，嚴(yán)重制約了檔案管理工作發(fā)展。

三、互聯(lián)網(wǎng)背景下創(chuàng)新現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的策略

（一）樹(shù)立信息化管理理念

在科技飛速發(fā)展的當(dāng)下，現(xiàn)代醫(yī)院進(jìn)行檔案管理模式創(chuàng)新已是大勢(shì)所趨。為更好更快順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，需要醫(yī)院管理層提升對(duì)于檔案管理的重視程度，在做好當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)之上進(jìn)行管理模式的不斷創(chuàng)新。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新檔案管理理念，充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，積極開(kāi)發(fā)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將醫(yī)院各個(gè)科室連接起來(lái)，形成一個(gè)有機(jī)整體，促使數(shù)據(jù)信息能夠在部門、科室之間順暢共享，強(qiáng)化檔案信息準(zhǔn)確性、實(shí)時(shí)性、高效性。除了設(shè)立專用檔案庫(kù)房外，還應(yīng)當(dāng)應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息收集、傳輸?shù)裙δ?，改善傳統(tǒng)人工錄入檔案信息效率低下的弊端。要在全體醫(yī)務(wù)人員心中牢固樹(shù)立其檔案管理意識(shí)，將其作為醫(yī)院工作的重要內(nèi)容，與醫(yī)院業(yè)務(wù)工作同安排、同部署，利用醫(yī)院宣傳欄、微信公眾號(hào)等多種載體加強(qiáng)檔案管理宣傳，同時(shí)要將各部門、科室檔案管理工作與年終評(píng)先評(píng)優(yōu)相掛鉤，促使醫(yī)務(wù)人員養(yǎng)成良好的檔案管理意識(shí)[3]。

（二）完善檔案管理信息化體系建設(shè)

醫(yī)院檔案管理制度是否健全對(duì)于檔案管理效率有著直接影響，要將檔案管理工作與新醫(yī)改緊密結(jié)合起來(lái)，建立起健全完善的信息化檔案管理體系。醫(yī)院需要跟上時(shí)代發(fā)展潮流，廣泛深入應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提升檔案管理工作效率機(jī)質(zhì)量，建立起信息化檔案資料庫(kù)、數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檔案信息高效利用。要加大對(duì)于檔案管理工作的資金投入力度，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)、設(shè)備，確保信息化建設(shè)順利開(kāi)展。要建立起責(zé)任倒追制度，一旦出現(xiàn)差錯(cuò)時(shí)能夠進(jìn)行責(zé)任追究并給予當(dāng)事人相應(yīng)處罰。在制定制度時(shí)要做好層次設(shè)計(jì)，將檔案管理工作細(xì)化量化，具體到每一個(gè)崗位、每一個(gè)人。制度體系制定時(shí)要著重考慮檔案查閱方便、傳輸及時(shí)，防止檔案在管理及使用過(guò)程中產(chǎn)生混亂。在進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)，要注意檔案使用權(quán)限設(shè)置，防止無(wú)關(guān)人員隨意查看或者篡改檔案，注意做好檔案?jìng)浞荩苑儡浖p壞給醫(yī)院帶來(lái)?yè)p失。為確保醫(yī)院檔案管理規(guī)范化，要建立起獨(dú)立檔案管理部門，由專人對(duì)檔案實(shí)施管理，促使其他部門醫(yī)務(wù)人員能夠擁有更多精力開(kāi)展本職工作。檔案管理部門要嚴(yán)格執(zhí)行好借閱制度，借閱紙質(zhì)檔案必須進(jìn)行登記，詳細(xì)記錄好借閱時(shí)間及歸還時(shí)間，在紙質(zhì)檔案借出時(shí)盡量避免借出原件，以復(fù)印件為主，防止丟失。

（三）促使互聯(lián)網(wǎng)+檔案廣泛應(yīng)用

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理創(chuàng)新，重點(diǎn)加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用。在建立檔案時(shí)，相關(guān)管理部門要將檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立起一個(gè)完善的內(nèi)部檔案信息化管理系統(tǒng)，將所有患者就診信息進(jìn)行記錄、整合、分析、歸檔，便于以后查閱。醫(yī)院還可以運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為患者建立起電子健康檔案，將其統(tǒng)一記錄在診療卡內(nèi)，用以儲(chǔ)存患者所有健康體檢、疾病診療、輔助檢查、手術(shù)過(guò)程以及術(shù)后恢復(fù)等等信息，一旦患者再次就診，醫(yī)務(wù)人員就能夠輕松獲得患者相關(guān)信息，為精準(zhǔn)制定診療方案提供了相應(yīng)數(shù)據(jù)支撐，為提升診療水平奠定基礎(chǔ)。醫(yī)院還可以與其他醫(yī)院建立起醫(yī)療信息共享平臺(tái)，將成功診療病例予以分享，促使醫(yī)院診療水平不斷提升。

（四）加強(qiáng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

醫(yī)院檔案管理部門要緊跟形勢(shì)，不斷加強(qiáng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。及時(shí)對(duì)檔案管理計(jì)算機(jī)進(jìn)行升級(jí)，研發(fā)或引進(jìn)先進(jìn)管理系統(tǒng)，織密檔案管理網(wǎng)。尤其在互聯(lián)網(wǎng)背景下，應(yīng)當(dāng)對(duì)醫(yī)院檔案管理的信息化水平予以強(qiáng)化，為患者提供優(yōu)質(zhì)診療服務(wù)。在醫(yī)院檔案管理時(shí)要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，重點(diǎn)加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要做好系統(tǒng)維護(hù)工作，避免醫(yī)院檔案信息泄露、丟失等現(xiàn)象發(fā)生，以此保障互聯(lián)網(wǎng)背景下醫(yī)院檔案管理健康穩(wěn)定發(fā)展[4]。

（五）提升檔案管理人員素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理工作并非隨意一人就可勝任，檔案管理工作人員需要具備豐富、全面的相關(guān)檔案管理知識(shí)，可以對(duì)各種數(shù)據(jù)信息進(jìn)行正確分類，在檔案信息收集時(shí)確保其真實(shí)性及完整性，在檔案歸檔書(shū)寫(xiě)時(shí)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，嚴(yán)禁出現(xiàn)信息偽造、涂改等現(xiàn)象。因此，醫(yī)院需要充分挖掘現(xiàn)有檔案管理人員潛能，對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，使其能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案信息管理工作的重要性，提升其處理信息的能力水平?？梢越M織開(kāi)展定期不定期的檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，不斷豐富檔案管理人員專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備、提升其專業(yè)技能。要制定有針對(duì)性的培訓(xùn)方案，對(duì)于年齡偏大的員工加強(qiáng)信息化、自動(dòng)化方面的培訓(xùn)，使其能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)操作，提升其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平；對(duì)于年輕人則要加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)能力培訓(xùn)，強(qiáng)化專業(yè)理論知識(shí)與實(shí)踐操作能力，重點(diǎn)幫助年輕人摒棄眼高手低弊端，避免出現(xiàn)“一看就知道、一干全不會(huì)”問(wèn)題，在教授專業(yè)理論知識(shí)時(shí)盡量做好傳幫帶工作，促使年輕人能夠獨(dú)當(dāng)一面；在人才招聘時(shí)，要盡量引進(jìn)高素質(zhì)、高質(zhì)量檔案專業(yè)人才，促使專業(yè)人員干專業(yè)事情。要采用激勵(lì)機(jī)制，對(duì)檔案管理成效進(jìn)行考核，管理成果優(yōu)異的予以獎(jiǎng)勵(lì)，出現(xiàn)差錯(cuò)的予以懲罰，做好公平、公正。此外，還應(yīng)當(dāng)經(jīng)常組織開(kāi)展檔案管理人員專題講座，促使檔案管理人員之間的溝通交流，提升工作人員對(duì)于檔案管理的了解程度。

總的來(lái)說(shuō)，當(dāng)前正值互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展與新醫(yī)改結(jié)合良機(jī)，醫(yī)院檔案管理要做到與時(shí)俱進(jìn)，大力推進(jìn)檔案管理信息化，以新醫(yī)改政策為核心，以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為依托，以制度建設(shè)為重點(diǎn)，以人員素質(zhì)提升為抓手，不斷強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理水平，為醫(yī)院發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。