談基層事業(yè)單位事業(yè)檔案管理現(xiàn)代化實現(xiàn)的有效途徑

范廣萍

（山西省偏關(guān)縣尚峪鎮(zhèn)人民政府，山西 忻州 036400）

針對現(xiàn)代化事業(yè)檔案管理工作而言，在先進(jìn)技術(shù)手段的影響下，該項管理可有效解決諸多表面問題，提升檔案管理的整體質(zhì)量?；鶎邮聵I(yè)單位在執(zhí)行事業(yè)檔案管理工作時，需及時改進(jìn)管理意識，利用適宜的信息化技術(shù)手段來增強(qiáng)管理效率，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。

一、基層事業(yè)單位事業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)要求

首先，基層事業(yè)單位在強(qiáng)化事業(yè)檔案管理現(xiàn)代化時，相關(guān)部門對其提出了多項基礎(chǔ)性要求，如切實實現(xiàn)無紙化檔案管理。具體來看，傳統(tǒng)檔案管理的主要媒介為紙張，而從檔案管理保存的角度上看，紙張類檔案在保存上有明顯缺陷，在事業(yè)檔案管理不斷現(xiàn)代化的情況下，由電子檔案替代紙質(zhì)檔案已成為當(dāng)前檔案管理與發(fā)展的必然趨勢，檔案管理人員需借助事業(yè)檔案管理形式的變化來增強(qiáng)管理效率、縮減保管難度。其次，當(dāng)前基層事業(yè)單位在實行現(xiàn)代化檔案管理時，還要利用適宜的信息技術(shù)來提升對其的應(yīng)用效率。在當(dāng)前事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理中，相關(guān)人員需搭建出合理應(yīng)用各項檔案的信息管理平臺，利用平臺內(nèi)部的技術(shù)水準(zhǔn)來管理各檔案中的數(shù)據(jù)信息，全面增強(qiáng)其應(yīng)用水平。最后，事業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的標(biāo)志為管理內(nèi)容的數(shù)字化，一般來講，隨著計算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，基層事業(yè)單位的檔案管理人員需將該項技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，借助該類科學(xué)技術(shù)解決檔案管理中的多項實際問題，比如，可采用微縮技術(shù)來縮減檔案管理中的各項成本，合理提升檔案保存的整體效率，繼而更好地延長其保存周期。

二、基層事業(yè)單位事業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理制度不完善

當(dāng)前基層事業(yè)單位在進(jìn)行事業(yè)檔案管理的過程中，由于檔案管理制度存在某種缺失，該檔案管理出現(xiàn)了多項問題。通常來講，在檔案管理制度不完善的情況下，其帶來的問題有檔案組卷不統(tǒng)一、序號缺失與案卷標(biāo)題缺失等，該類問題給目前的檔案管理工作帶去極大阻礙，直接降低了事業(yè)檔案管理工作的操作效率與管理認(rèn)知。部分事業(yè)單位雖然逐步完善了事業(yè)檔案管理制度，但在具體執(zhí)行期間，仍出現(xiàn)工作形式化、程序化等問題，其內(nèi)部管理制度中的有關(guān)規(guī)定未能有效解決該管理問題，進(jìn)一步縮減檔案管理工作的應(yīng)用價值。

（二）信息化利用水準(zhǔn)不強(qiáng)

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，越來越多的現(xiàn)代化技術(shù)涌入到基層事業(yè)單位的事業(yè)檔案管理中，在具體應(yīng)用時，部分檔案管理人員未能科學(xué)運(yùn)用信息化技術(shù)，將該項技術(shù)著重放置到具體的檔案管理工作中，其信息化技術(shù)的利用水準(zhǔn)處在較低狀態(tài)?；诋?dāng)前檔案資源信息的多樣性，其內(nèi)部包含海量的數(shù)據(jù)資源，由于對信息化技術(shù)的使用水平偏低，部分資料保管工作的科學(xué)程度較差，既產(chǎn)生了資源浪費(fèi)現(xiàn)象，又難以改善檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中的實際問題。

（三）檔案管理人員的綜合素養(yǎng)偏低

基層事業(yè)單位事業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的執(zhí)行效果與管控人員的基礎(chǔ)素養(yǎng)緊密相關(guān)，若該類人員的綜合素養(yǎng)偏低，則其內(nèi)部的檔案管理較難達(dá)到理想效果。具體來看，雖然多數(shù)事業(yè)單位都對檔案管理工作提出了些許要求，其執(zhí)行的各項步驟也帶有一定的現(xiàn)代化特征，但由于檔案管理人員對檔案信息的管控意識不強(qiáng)、管控方法不當(dāng)，嚴(yán)重限制了檔案管理的整體效率，再加上相關(guān)部門未能制定出適宜的教育培訓(xùn)制度，檔案管理者的信息技術(shù)素養(yǎng)很難得到有效提升，該現(xiàn)象無形中增加了出現(xiàn)檔案管理問題的概率，降低檔案管理現(xiàn)代化的執(zhí)行效果。

（四）檔案資料的應(yīng)用技巧不合理

基層事業(yè)單位在開展檔案資料的儲存時，由于需要對相關(guān)資料進(jìn)行查閱與調(diào)取，此前的紙質(zhì)檔案管理形式在完成該類步驟時要耗費(fèi)較多的人力物力，且極易出現(xiàn)失誤或措施，降低該項管理的科學(xué)性。在進(jìn)行檔案資料的查找時，由于要精準(zhǔn)確認(rèn)檔案編碼，傳統(tǒng)檔案管理模式難以提升該項工作的效率，而采用現(xiàn)代化檔案管理方式則能切實解決該項問題，有效提升管理效率，受多種因素影響，當(dāng)前部分基層事業(yè)單位檔案資料的應(yīng)用技巧不合理，部分檔案管理缺少專業(yè)性的管控設(shè)備，其內(nèi)部軟件與硬件配置都難以達(dá)到現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，降低了檔案管控工作的整體效率。

三、優(yōu)化基層事業(yè)單位事業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的有效實現(xiàn)路徑

（一）搭建現(xiàn)代化檔案管理制度

為促進(jìn)基層事業(yè)單位事業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化水平，管理人員應(yīng)依照當(dāng)前該單位管理現(xiàn)狀，適時搭建現(xiàn)代化檔案管理制度。一般來講，在創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理制度的過程中，相關(guān)人員需同時關(guān)注現(xiàn)代化檔案管理的操作流程與各項細(xì)節(jié)，適時強(qiáng)化檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)度、信息化。在基層事業(yè)單位的事業(yè)檔案管理中，相關(guān)人員應(yīng)利用管理制度的完善來逐步梳理其內(nèi)部各項工作崗位的對應(yīng)性職責(zé)，且在進(jìn)行檔案管理時對各部門事務(wù)保有適宜的獨(dú)立性。在進(jìn)行現(xiàn)代化事業(yè)檔案管理期間，檔案管理者需將多種先進(jìn)的信息技術(shù)放置到檔案管理制度內(nèi)，借用相關(guān)技術(shù)水準(zhǔn)的改進(jìn)來調(diào)整、管理各項工作任務(wù)指標(biāo)，有效增強(qiáng)檔案管理的工作效率與整體質(zhì)量。此外，在分配現(xiàn)代化檔案管理制度中的各項工作任務(wù)時，各部門應(yīng)及時了解當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，將現(xiàn)代化技術(shù)與該發(fā)展?fàn)顟B(tài)緊密結(jié)合，有效增強(qiáng)檔案管理的各環(huán)節(jié)信息技術(shù)應(yīng)用水平，強(qiáng)化事業(yè)檔案管理工作的專業(yè)性、可執(zhí)行性。

（二）增強(qiáng)信息化建設(shè)水平

基層事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)時，需利用適宜手段來不斷改善該現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展水準(zhǔn)，統(tǒng)一現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)與方法。具體來看，基層事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理者在建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)期間，應(yīng)適時打破此前傳統(tǒng)管理觀念與形式，借助先進(jìn)的現(xiàn)代化管理技術(shù)可有效完善當(dāng)前的事業(yè)檔案管理狀態(tài)，創(chuàng)造出全新的建設(shè)途徑。同時，事業(yè)單位在執(zhí)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，需適時明確檔案管理的發(fā)展方向與建設(shè)目標(biāo)，比如，將信息化建設(shè)的各項舉措展現(xiàn)在其管理工作的各項細(xì)節(jié)中，建立并創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)中的各項工作任務(wù)，適時強(qiáng)化相關(guān)軟件與設(shè)備的搭配，依照正確方式來完成檔案管理建設(shè)，增強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理的執(zhí)行效果。此外，在進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)期間，檔案管理者需全面增強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)性內(nèi)涵，借助實際技術(shù)操作來及時觀察信息化建設(shè)的進(jìn)度與對應(yīng)性效果，適時運(yùn)用信息化技術(shù)將檔案管理中的進(jìn)程與作用呈現(xiàn)出來，有效增強(qiáng)檔案管理的整體效率與水平。

（三）培育檔案管理人才

基層事業(yè)單位在實行檔案管理現(xiàn)代化的過程中，要用到與檔案管理相關(guān)的專業(yè)型人才，該類人才的綜合素養(yǎng)與專業(yè)技能都需達(dá)到現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。一般來講，基層事業(yè)單位在開展現(xiàn)代化的檔案管理時，需為該管理工作設(shè)定出適宜的工作計劃，而該項計劃的執(zhí)行者即為檔案管理人員，為增強(qiáng)其現(xiàn)代化業(yè)務(wù)素養(yǎng)，管理層需為其設(shè)置專業(yè)化技能培訓(xùn)，在該教育技能培訓(xùn)中不斷增強(qiáng)其業(yè)務(wù)能力與現(xiàn)代化信息技術(shù)知識，利用實踐與理論的高效結(jié)合來提升其信息技術(shù)、信息設(shè)備的應(yīng)用水準(zhǔn)，繼而真正改善檔案管理人員的綜合素養(yǎng)[3]。除此之外，在實行專業(yè)化檔案管理期間，各基層事業(yè)單位還可開展與各高校的合作，專門招收與現(xiàn)代化檔案管理專業(yè)相關(guān)的大學(xué)生，既為其提供適宜的實習(xí)機(jī)會，又改善檔案管理隊伍的專業(yè)性，全面提升檔案管理工作的整體水準(zhǔn)?；诂F(xiàn)代化檔案管理人才的重要性，基層事業(yè)單位在執(zhí)行信息類檔案管理期間，需合理、科學(xué)地運(yùn)用多項設(shè)備技術(shù)，適時掌握先進(jìn)檔案管理設(shè)備中的各項功能，增進(jìn)檔案管控工作的科學(xué)性。

（四）完善檔案資料現(xiàn)代化建設(shè)

一方面，在基層事業(yè)單位，基于其檔案管理存有內(nèi)容繁多、數(shù)量巨大等現(xiàn)象，且在該單位的不斷發(fā)展中，其檔案數(shù)量與信息內(nèi)容將逐漸增多，因而完善檔案資料現(xiàn)代化建設(shè)成為當(dāng)前檔案管理的必然趨勢，檔案管理者需適時更換檔案資料的存儲方式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，并利用圖片或文字形式將各檔案資料借助掃描儀來放置到電腦中，借助網(wǎng)絡(luò)傳輸功能來共享事業(yè)單位內(nèi)部各部門的檔案信息。通常來講，在完善現(xiàn)代化檔案資料期間，檔案管理者應(yīng)借助現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來搭建出完整、統(tǒng)一的檔案管理體系，并與該單位的實際發(fā)展?fàn)顩r相結(jié)合，適時增強(qiáng)檔案資料管理的科學(xué)性。另一方面，在完善檔案管理體系的過程中，檔案管理人員還需采用適宜的信息技術(shù)來實行各類檔案信息的分析、整合、整理與歸檔，借用適宜的分配方式來提升檔案管理的專業(yè)性，并在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置“關(guān)鍵詞”等經(jīng)典搜索方式，使其以最短的時間完成檔案信息的搜索，增加檔案查詢的便利性。

（五）提高檔案更新速度

相較于其他單位，基層事業(yè)單位在實行檔案管理時，其各項操作步驟有明顯區(qū)別，在執(zhí)行現(xiàn)代化檔案管理中的各項操作時，要主動學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方式，依照該單位的實際發(fā)展?fàn)顩r來增強(qiáng)檔案管理技能的更新速度。在進(jìn)行以檔案管理為主的日常工作中，廣大操作人員需利用先進(jìn)的技術(shù)理念，不斷豐富與更新檔案管控數(shù)據(jù)庫內(nèi)的各項數(shù)據(jù)資源，借用更新的數(shù)據(jù)信息來完善檔案管理工作的專業(yè)性?；鶎邮聵I(yè)單位在更新或改進(jìn)檔案管理技術(shù)與數(shù)據(jù)資源前，相關(guān)業(yè)務(wù)人員應(yīng)適時革新自身管理理念，只有在管理觀念不斷更新的前提下，其管理技術(shù)才會得到切實拓展，有效增強(qiáng)事業(yè)單位在市場競爭中的整體競爭力[4]。值得一提的是，基層事業(yè)單位管理層應(yīng)主動創(chuàng)設(shè)多項檔案管理活動，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部員工間的交流溝通，使其了解與理解對方的想法，在更新檔案管理技術(shù)或操作某項步驟時就會更為容易，提升檔案管理的整體效率。

（六）強(qiáng)化各部門的協(xié)調(diào)性

首先，基層事業(yè)單位在執(zhí)行事業(yè)檔案管理期間，應(yīng)制定出具體的建設(shè)方案，比如，在設(shè)置檔案管理各內(nèi)容條款前，將該單位各部門工作內(nèi)容納入到信息管理的范疇中，并將該方案公布到檔案管理系統(tǒng)平臺內(nèi)，使各部門了解與掌握其具體的工作內(nèi)容，該類行為將有效增強(qiáng)檔案管理的整體質(zhì)量。其次，在實行事業(yè)檔案管理的過程中，各部門若遭遇實際困難，檔案管理者需對各部門工作人員進(jìn)行一定的思想教育，從思想觀念上改善各部門人員對檔案管理的認(rèn)識，使其從思想上意識到開展檔案管理工作的必要性，繼而提升檔案管理工作的專業(yè)性。增進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)部各部門的協(xié)調(diào)性還有助于統(tǒng)一檔案管理的各項行為，適時提升該項工作的合理性，幫助檔案管理者快速解決其遭遇的具體困難，改善事業(yè)單位整體的檔案管理水準(zhǔn)。最后，基層事業(yè)單位在執(zhí)行事業(yè)檔案管理中的各項任務(wù)時，檔案管理者需定期增加與各部門的交流溝通，了解其對檔案管理的真實想法，增加檔案管理技術(shù)與各部門工作內(nèi)容的適應(yīng)性，使單位內(nèi)部的更多部門共同推動檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

四、總結(jié)

綜上所述，增強(qiáng)基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化水平為此后檔案管理的必然發(fā)展趨勢，檔案管理工作者需順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，利用現(xiàn)代化技術(shù)來快速增強(qiáng)自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)，了解與理解現(xiàn)代化檔案管理工作的必要性，全面增進(jìn)檔案管理事業(yè)的持續(xù)性發(fā)展。