新媒體下的高校檔案管理探微

李燕

（內(nèi)蒙古財經(jīng)大學(xué)，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010051）

一、高校檔案管理工作中存在的普遍問題分析

（一）檔案管理人員的工作能力有待提高

關(guān)于高校的檔案管理工作，實踐中很多高校沒有安排專職人員來專門負(fù)責(zé)學(xué)校的檔案管理工作，只是找一些其他崗位的工作人員代理或者是兼職，而沒有專職崗位來統(tǒng)一管理檔案。有些高校認(rèn)為檔案管理工作沒有技術(shù)含量，從而安排一些教職工的家屬來擔(dān)任。當(dāng)然，有些高校的檔案管理比較專業(yè)一點，設(shè)置了專門的檔案管理崗位和專職人員，但是這些專職人員的管理工作卻缺少了專業(yè)性，工作能力有待提高。這些工作人員有的并非科班出身，檔案管理專業(yè)素養(yǎng)欠缺，有的工作人員沒有經(jīng)過必要的崗前培訓(xùn)，以致于業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)水平都不能適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理工作的實際需要，進(jìn)而阻礙了檔案管理工作的快速發(fā)展。

（二）信息資源標(biāo)準(zhǔn)化不足

信息資源共享是為了更大程度上發(fā)揮檔案的價值，同時提升檔案管理部門的信息資源存儲，給其管理業(yè)務(wù)和服務(wù)方式的開發(fā)提供豐富的資源支撐，而信息資源共享價值的實現(xiàn)有賴于高效率的數(shù)據(jù)處理和高質(zhì)量的信息。但與此同時，信息資源共享也意味著高校檔案管理部門面對的數(shù)據(jù)呈幾何級數(shù)增長，管理壓力陡增。當(dāng)前，由于各高校整體合作意識的缺乏，各檔案管理部門的檔案收集、整理與歸檔缺乏標(biāo)準(zhǔn)化，在信息資源共享時不同標(biāo)準(zhǔn)類型的信息資源匯集在一起，其著錄和檢索方式都不同，大大降低了其他高校處理數(shù)據(jù)的效率。另一方面，在檔案信息化建設(shè)方面，高校檔案管理部門也面臨著管理系統(tǒng)不同、信息資源共享聯(lián)機(jī)端口不兼容等問題，對檔案管理的共建與共享也帶來了不利因素。

（三）數(shù)據(jù)分析能力不強(qiáng)

目前高校的檔案工作主要是收集、存儲和查詢等方面內(nèi)容，在對檔案進(jìn)行分析處理方面存在著很大的不足之處。主要存在以下的問題：初始信息居多，綜合信息少，信息分散多，數(shù)據(jù)整合少等問題。高校電子檔案系統(tǒng)，各個子系統(tǒng)相對孤立且兼容性不強(qiáng)，很難及對信息進(jìn)行集中整合與提取。傳統(tǒng)的管理模式?jīng)]有從檔案管理的源頭解決電子檔案的錄入、分類、整理、提取、查詢等各級各類問題。

二、我國高校檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）工作機(jī)制上的創(chuàng)新

高校檔案管理工作是高校建設(shè)的重要內(nèi)容之一，同時也體現(xiàn)著高校建設(shè)和管理工作的水平和能力。國家教育部門出臺了相關(guān)的文件，要求各高校要加強(qiáng)本校的檔案管理工作，并將其納入到學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，作為基礎(chǔ)性的工作抓好、落實好。高校要嚴(yán)格依照國家的規(guī)定要求，將檔案管理工作重視起來，作為學(xué)校整體建設(shè)的重要內(nèi)容，并定期對該項工作進(jìn)行年度評估，及時掌握檔案管理工作中的優(yōu)勢和不足之處，進(jìn)而采取有效措施加以調(diào)整和優(yōu)化，推動檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）完善主體協(xié)同機(jī)制

高校內(nèi)部應(yīng)首先打破部門壁壘，實現(xiàn)檔案信息資源的實時流通，完成數(shù)據(jù)的整合工作，為高校間的共建共享打下良好基礎(chǔ)。建立高校檔案共建與共享主體協(xié)同機(jī)制能夠有效地解決參與主體單一、共建意愿低的問題，為檔案管理共建與共享提供豐富的資源支撐。在保障參與主體地位、作用和職能平等的基礎(chǔ)上，確定檔案共建與共享的組織者和協(xié)調(diào)者，對于高校來說應(yīng)建立由每位高校檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)組成的協(xié)調(diào)委員會，共同制定共建共享的規(guī)章制度和管理辦法，同時協(xié)調(diào)各參與主體的關(guān)系和利益，對檔案信息資源共享平臺進(jìn)行維護(hù)、更新和優(yōu)化，組織參與單位成員定期參加培訓(xùn)、講座等，進(jìn)而確保每個參與主體的價值，享受到共建與共享的利益。另一方面，完善檔案共建與共享實效性評估工作，包括制度績效、資金績效和人員績效，通過外部的促進(jìn)作用推動組織內(nèi)部的機(jī)制創(chuàng)新，同時促進(jìn)整個主體系統(tǒng)機(jī)制可持續(xù)發(fā)展。

（三）數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用

為了降低數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用難度，我們將采用建立數(shù)學(xué)模型的方法。通過建立一個多層次數(shù)學(xué)模型，再通過模塊化思維來解決數(shù)據(jù)挖掘在檔案管理中的應(yīng)用，使數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以應(yīng)用在幾乎所有的檔案管理中。通過學(xué)習(xí)的思想可以使得機(jī)器學(xué)會過濾出我們所需要的信息，使系統(tǒng)具有高度的適應(yīng)性，這樣可以大大減少人工的干預(yù)。為了更好解決檔案管理中龐大的數(shù)據(jù)信息量，建議采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)來獲取更多有用信息。為了更好實現(xiàn)數(shù)據(jù)挖掘，要將整個管理系統(tǒng)集中成一個完整的系統(tǒng)，使得整個系統(tǒng)對信息進(jìn)行有效的過濾。

三、結(jié)束語

在高校的快速發(fā)展過程中，檔案管理工作在改革和創(chuàng)新中也取得了較大進(jìn)步。成績是顯著的，然而發(fā)展中存在的問題也是不容忽視的，針對出現(xiàn)的問題，高校檔案管理人員一定要轉(zhuǎn)變管理理念，深刻認(rèn)識檔案管理的重要價值，重視計算機(jī)和先進(jìn)信息技術(shù)的充分應(yīng)用，進(jìn)一步完善各項檔案管理制度，加強(qiáng)對專業(yè)檔案管理人才的引進(jìn)和錄用，強(qiáng)化各項信息資源的整合和利用，全面提升高校檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量和管理能力。