事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新探究

王志穎

（山西省陽泉市人民防空辦公室，山西 泉陽 045000）

引言

通常情況下，事業(yè)單位檔案管理分為檔案的收集、歸類、存檔、鑒定等。檔案管理也是事業(yè)單位的基礎工作。隨著當下信息化的發(fā)展，信息越來越重要，檔案管理的重要性越來越明顯，同時信息技術的運用，也讓傳統(tǒng)的檔案管理有了巨大的改變。當下，我國大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理工作仍然存在著較多的問題，需要進一步規(guī)范化。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）事業(yè)單位檔案管理信息化程度有待提高

經(jīng)濟水平的提高帶動科技進步，并推動信息技術不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的普及為檔案管理工作提供了新的發(fā)展渠道。在信息化時代，檔案管理工作要與時俱進，將互聯(lián)網(wǎng)技術與認識檔案管理工作有機結(jié)合，一方面提高檔案管理工作效率，另一方面推動檔案管理工作由傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理向電子管理方向轉(zhuǎn)變，提升檔案管理的信息化水平，實現(xiàn)檔案管理工作的新突破。根據(jù)調(diào)查得知，就目前階段檔案管理現(xiàn)狀來看，大多數(shù)事業(yè)單位還停留在紙質(zhì)管理階段，檔案的信息化管理還處在起步階段，其信息化程度還有待提升。

（二）檔案管理方式落后

隨著時代的不斷進步及科技的發(fā)展，已經(jīng)有越來越多的事業(yè)單位開始利用各種信息化的手段來實現(xiàn)辦公自動化。但是在檔案管理方面，大部分事業(yè)單位采取的檔案管理模式，依然是傳統(tǒng)的單一的紙質(zhì)化管理，而沒有與時代充分接軌，利用信息化的技術對檔案管理模式加以創(chuàng)新，比如，對檔案室的所有紙質(zhì)檔案通過掃描儀進行掃描，利用電腦將之轉(zhuǎn)化為電子檔案進行保管。紙質(zhì)檔案由于容易受到環(huán)境、濕度、溫度及蛀蟲的影響，因此保存時間長了就難免會出現(xiàn)破損甚至毀壞的現(xiàn)象。

（三）檔案管理機制的問題

無論對何種內(nèi)容的管理工作來講，管理機制永遠是管理工作最為基礎也最為重要的一項內(nèi)容。然而結(jié)合當前我國事業(yè)單位檔案管理工作的實際開展情況來看，其在具體的管理機制上仍然存在諸多問題，尤其是部分單位在當前信息化時代發(fā)展背景下仍然沿用以往的檔隨人走的管理方式，如此簡單陳舊的管理方式使得檔案管理使用年限時間太長而已經(jīng)發(fā)展到了必須更換的地步，同時檔案管理工作中其相關設備的更新?lián)Q代速度較慢，檔案管理工作中管理手段較為落后等，均是當前我國范圍內(nèi)事業(yè)單位檔案管理工作暴露出的相關問題。

（四）信息資源的利用效率低

工作人員的檔案信息對于事業(yè)單位來說是非常重要的，它是增強事業(yè)單位價值的保證。檔案信息能夠為事業(yè)單位提供準確的信息資源，從而促進事業(yè)單位的長足穩(wěn)定發(fā)展。但是，多數(shù)事業(yè)單位更加注重于檔案資料的收集、保管及分類，對檔案資料的使用價值并沒有過度多地深入探究。

二、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新措施

（一）充分利用信息化技術手段，加強事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化建設

事業(yè)單位對于檔案管理的傳統(tǒng)做法是：以實體紙質(zhì)管理為主，由檔案管理人員對檔案進行收集、分類、保管等，這樣的管理方法很煩瑣，且工作效率低下?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代，應對檔案管理工作有所創(chuàng)新，充分利用信息化技術，提高信息系統(tǒng)的管理水平，從而確保檔案系統(tǒng)中各個環(huán)節(jié)都能夠達到相應的標準，進而發(fā)揮出它應有的作用。事業(yè)單位的管理者要高度注重“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的應用，加強計算機和網(wǎng)絡技術的應用與管理工作，可以借鑒國外優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗，加強檔案管理工作的保密性、安全性。例如，某事業(yè)單位為了在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下實現(xiàn)對檔案管理工作的完善，該單位采取了這樣的方式：首先，由于本單位沒有經(jīng)驗豐富的數(shù)字化檔案管理人才，所以向市里申請邀請專業(yè)性很高的人員來到該單位進行現(xiàn)場指導。并且按照檔案管理保密程序的規(guī)定，通過大量的篩選，選擇了某品牌的掃描儀、微縮儀等相關技術設備，最后對紙質(zhì)檔案進行信息化處理。檔案管理信息化不但優(yōu)化了管理的效率，也確保了檔案的機密性。自2018 年1 月開始，該事業(yè)單位還設置了記錄表，通過記錄表能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的快速更新，使歷史檔案與即時信息盡快地進行合并，很大程度上促進了該事業(yè)單位“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的發(fā)展。此外，該事業(yè)單位還創(chuàng)新了監(jiān)管和服務等方面的內(nèi)容，將線下的監(jiān)督、服務等同步到線上，為人們提供一站式的服務平臺。

（二）引進高素質(zhì)人才，增強檔案管理的科技內(nèi)涵

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，開展事業(yè)單位的檔案管理工作，需要優(yōu)秀的人才作為支撐，尤其是在當前的社會背景下，檔案管理工作變得更加復雜，需要更多優(yōu)秀的人才作為支持。首先，在事業(yè)單位進行工作人員的招聘時，需要讓工作人員符合相應的崗位需求，為事業(yè)單位的檔案管理工作注入更多的新鮮血液。其次，對目前現(xiàn)有的檔案管理工作人員進行培訓，讓工作人員有更高的技能提升，同時也向工作人員傳輸一定的計算機技術和網(wǎng)絡化知識，實現(xiàn)對檔案管理工作認知的優(yōu)化，保障工作人員發(fā)揮最大價值，推進我國檔案管理工作質(zhì)量的提升。

（三）推進事業(yè)單位檔案管理機制改革

要想有效提升事業(yè)單位檔案管理工作開展的效果，就必須針對事業(yè)單位檔案管理機制進行全方位的改革創(chuàng)新。事業(yè)單位應針對檔案管理工作構(gòu)建專業(yè)的管理部門，針對檔案管理工作的內(nèi)容、要求、標準、范圍、義務、權力、責任、獎懲等進行明確規(guī)定，同時針對管理人員在檔案管理工作中的工作進程、工作效果、工作結(jié)果、工作方法、工作標準等進行明確規(guī)定，確保檔案管理工作在實際展開工作中能夠擁有具體的目標、方法、制度、標準和考核，以此促使檔案管理工作能夠形成一個完善科學的工作體系，能夠結(jié)合當前事業(yè)單位的實際發(fā)展形勢與時代技術的發(fā)展應用而不斷創(chuàng)新、不斷進步。

（四）提高工作人員的業(yè)務素質(zhì)

檔案管理信息化建設工作必須將重視人才放在關鍵位置，充分重視人才。因為在檔案信息化建設的日常工作運行當中離不開專業(yè)技術和專業(yè)理論過硬的工作人員，信息化建設的長遠發(fā)展無法脫離專業(yè)人才，因此在引進人才的過程中對現(xiàn)有的工作人員提出了新的要求。加強對現(xiàn)有工作人員的培訓和學習，不斷提高工作人員的素養(yǎng)，提高整個工作隊伍的水平，鼓勵并支持工作人員不斷學習，熟練掌握現(xiàn)代技術，加快提高業(yè)務能力，形成全員學習的良好工作氛圍，以實現(xiàn)自我提升作為最終目標，經(jīng)過自身不斷的努力達到信息化建設的要求。因此，工作人員業(yè)務素質(zhì)的提升也是有效提高檔案信息化管理建設不可忽視的重要策略。

結(jié)語

檔案是一種重要的原始信息資源，不僅真實而且客觀，事業(yè)單位的檔案是其不斷發(fā)展過程的重要歷史見證。通過查閱相關檔案，單位領導不僅可以根據(jù)檔案來制定相關的規(guī)章制度以加強單位的管理，還可以對檔案進行綜合性分析從而提供有效的依據(jù)以進行正確的決策。目前，我國大部分的事業(yè)單位在檔案管理上都存在著較多的問題，嚴重地制約了我國檔案管理工作地發(fā)展。因此，我國事業(yè)單位要樹立正確的檔案管理意識，運用先進的檔案管理方式及管理手段來加強檔案管理工作，促進檔案管理工作的健康持續(xù)發(fā)展。