大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案信息化建設

孫路

（黑龍江水運建設發(fā)展有限公司，黑龍江 哈爾濱 150026）

隨著數(shù)據(jù)處理技術的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)概念越來越為人們所熟知。與此同時，企業(yè)特別是企業(yè)的業(yè)務量不斷增多，檔案數(shù)量也迅速增長，客觀上對檔案管理提出了更高要求。相比于政府機構，集團企業(yè)下屬單位較多、機構龐大，且各機構間聯(lián)系緊密、層次管理分明，因此需要建立集中部署、分層管理的立體式數(shù)字化檔案館。隨著數(shù)據(jù)規(guī)模不斷擴大，需要采用大數(shù)據(jù)技術以及創(chuàng)新的管理方式，提高資源管理成效。與此同時，企業(yè)還會面臨一些問題，如檔案數(shù)據(jù)化過程中的技術問題以及安全隱私問題，這些問題會嚴重阻礙檔案數(shù)字化進程。本文以某企業(yè)為例，分析企業(yè)檔案數(shù)字化工作中存在的問題，并且提出相關建議。

一、大數(shù)據(jù)技術與檔案管理系統(tǒng)的有機結合

將大數(shù)據(jù)與檔案結合是對大數(shù)據(jù)技術的應用。通過分析目前的研究成果可以發(fā)現(xiàn)，引入大數(shù)據(jù)概念其實是將靜態(tài)檔案觀轉變?yōu)閯討B(tài)檔案觀的過程，是通過數(shù)據(jù)挖掘實時在線管理檔案的過程，是基于數(shù)字理論的思維分析方法，必將會為檔案管理帶來全新模式。

基于大數(shù)據(jù)技術的企業(yè)檔案管理是一種新型的管理模型，不僅能對檔案進行分類保存，還能通過大數(shù)據(jù)理論對檔案中的潛在數(shù)據(jù)進行分析。在完成數(shù)字檔案資源的數(shù)學建檔之后，系統(tǒng)會根據(jù)檔案資源的內容進行自動掃描和分類，并且會將檔案信息存儲到數(shù)據(jù)庫中，完成儲存過程。與傳統(tǒng)檔案不同的是，數(shù)字化檔案可以通過快速檢索提供給使用者，能夠高效地實現(xiàn)資源共享，完成對檔案潛在信息的開發(fā)和利用。由于大數(shù)據(jù)技術特點，開發(fā)出的信息往往具有較高精準度，能為企業(yè)決策提供參考?？偟膩碚f，大數(shù)據(jù)是企業(yè)檔案信息化建設的核心，同時也是不可缺少的部分。

二、當前檔案信息化建設存在的問題

（一）制度建設有待加強

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，企業(yè)要推動檔案信息化建設，必須要重視工作制度建設，實現(xiàn)工作的規(guī)范化。遺憾的是，不少企業(yè)并沒有認識到制度建設的重要性，現(xiàn)有的工作制度往往不夠完善，特別是缺乏與新技術應用相關的內容，指導性不強，企業(yè)檔案信息化建設水平普遍不高。此外制度執(zhí)行力度也不強，如有的企業(yè)沒有把項目文件的形成、收集和管理納入建設項目之中，檔案完整性得不到保障。

（二）檔案存儲系統(tǒng)不完善

一方面，檔案管理系統(tǒng)面對大量數(shù)據(jù)應當具有足夠的緩存空間，即具有高度的可擴展性。不過，當前集中式的數(shù)據(jù)存儲和管理系統(tǒng)價格昂貴。另一方面，系統(tǒng)需要適應數(shù)據(jù)資源激增的情況，但目前的系統(tǒng)還不能完全適應。因此檔案存儲系統(tǒng)還不完善，“價廉物美”的系統(tǒng)有待開發(fā)完善。

（三）數(shù)據(jù)分析人才缺乏

企業(yè)往往對檔案人員的職業(yè)定位不夠準確，很多時候只要求他們做好日常的檔案管理，沒有意識到數(shù)據(jù)分析的重要性，自然也不會要求檔案人員具備數(shù)據(jù)分析的能力，長此以往檔案人員的業(yè)務能力難以提升。此外，當前大數(shù)據(jù)還是一種新興的技術，大數(shù)據(jù)方面的專業(yè)人才本身就少。上述原因，都導致了企業(yè)缺乏數(shù)據(jù)分析人才。

（四）數(shù)字檔案資源安全性難以保證

數(shù)字檔案資源不同于企業(yè)其他信息資源，它是企業(yè)的核心部分，是各個的實際記錄，包含大量有關機密以及企業(yè)隱私的信息。囿于企業(yè)檔案管理制度不完善、不全面，沒有很好地重視檔案信息安全管理，數(shù)字檔案資源存在泄密的風險。大數(shù)據(jù)時代，如何對數(shù)據(jù)的所有權和使用權進行清晰界定，如何有效制定安全保護策略，如何切實降低數(shù)字資源泄露的風險，都需要認真思考。

三、推動企業(yè)檔案信息化建設的有益舉措

（一）加強管理制度建設

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下開展企業(yè)檔案信息化建設，需要企業(yè)切實加強檔案管理制度建設，從檔案形成、收集到檔案提供利用，都需要有明確的制度進行規(guī)范，實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。在制度的制定過程中，需要參考相關的技術規(guī)范，如要根據(jù)國內外的信息安全技術標準建立適合本企業(yè)的檔案共享制度，明確檔案調用部門等級，確保企業(yè)檔案的保密性。另外要切實將信息安全落實到位，建立嚴格的檔案信息保密制度，并將責任落實到人。

（二）引入先進技術擴大數(shù)據(jù)容量

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下開展企業(yè)檔案信息化建設，應當明確大數(shù)據(jù)技術是工作的核心，而數(shù)據(jù)又是大數(shù)據(jù)技術的核心，即只有掌握足夠大的數(shù)據(jù)量，對數(shù)據(jù)的分析才會有意義。因此增加檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)容量是必然趨勢，檔案人員需要對數(shù)據(jù)資源進行有效建設，增加檔案資源的庫存。不過，囿于企業(yè)檔案數(shù)字化還處在初步探索階段，企業(yè)可引進先進的存儲技術，并且加快升級存儲系統(tǒng)；如果沒有足夠資金來升級系統(tǒng)，那么可以考慮通過分類儲存的方法建立多個專題數(shù)據(jù)庫，并分配人員進行管理，同樣可以達到不錯的效果。

（三）培養(yǎng)高層次的檔案管理人員

從企業(yè)的角度來說，企業(yè)應當定期開展數(shù)據(jù)分析培訓講座，為檔案人員提升自身技能提供平臺；從檔案人員的角度來說，應當勤于學習、善于學習，不斷更新完善自身的知識結構。只有這樣，檔案人員才能通過數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘，發(fā)掘各種有益信息，并對信息進行深度分析，為企業(yè)發(fā)展服務。

結束語：大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案信息化建設是一項復雜的系統(tǒng)，是對企業(yè)信息資源的深度開發(fā)利用。企業(yè)首先應該進行整體規(guī)劃，確立科學的目標，系統(tǒng)分析企業(yè)檔案信息化建設的基礎要素，理清各要素之間的相互關系，在此基礎上應用現(xiàn)代化科技手段，引入檔案管理信息系統(tǒng)，改變落后的檔案管理觀念，創(chuàng)新檔案管理手段和方式，提高工作效率，為企業(yè)決策提供寶貴依據(jù)，進一步推動企業(yè)檔案信息化建設健康快速地發(fā)展。