信息服務(wù)市場下探討數(shù)字檔案館核心競爭力研究

文·姜楠

數(shù)字檔案的發(fā)展過程中應(yīng)當(dāng)有效利用信息技術(shù)手段，將信息技術(shù)作為重要的技術(shù)支撐，不斷的優(yōu)化資源建設(shè)手段，使得檔案資源發(fā)揮其應(yīng)有價值。文章主要針對信息服務(wù)市場下數(shù)字檔案館核心競爭力的提升相關(guān)課題進(jìn)行分析，做出了相應(yīng)的闡述，只有切實(shí)提高數(shù)字檔案館的核心競爭力，方可為其長遠(yuǎn)和發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

一、數(shù)字檔案館核心競爭力提升的社會背景

在知識經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的時代背景下，信息技術(shù)對于各行各業(yè)的發(fā)展來講都是巨大的推動力，使之發(fā)展進(jìn)程不斷加快，發(fā)展水平逐年提高，可見信息技術(shù)手段已成為行業(yè)發(fā)展的重要支撐。同時國家高度重視檔案工作，2019年新增7家全國示范數(shù)字檔案館、16家國家級數(shù)字檔案館、2家全國示范數(shù)字檔案室。舉辦了2019年檔案信息化論壇，編制《檔案移動服務(wù)平臺建設(shè)指南》，引導(dǎo)各級檔案部門科學(xué)建設(shè)檔案移動服務(wù)平臺。編制《紙質(zhì)檔案數(shù)字副本光學(xué)字符識別（OCR）工作規(guī)范》《錄音錄像檔案管理規(guī)范》，為檔案數(shù)字副本OCR提供解決方案，解決音像檔案收集范圍和收集質(zhì)量、著錄和整理問題。

檔案館的發(fā)展過程中要充分發(fā)揮自身的資源優(yōu)勢，借助信息服務(wù)手段充分發(fā)揮檔案作用，彰顯自身的社會地位，逐步拓展服務(wù)范圍，從而產(chǎn)生更多的經(jīng)濟(jì)收益與社會價值。數(shù)字檔案館核心競爭力的提升同樣要有信息技術(shù)手段的推動，它的應(yīng)用將會使檔案館的業(yè)務(wù)更加趨向于信息化、現(xiàn)代化，彌補(bǔ)傳統(tǒng)服務(wù)模式的缺陷與漏洞，真正實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)，促使信息服務(wù)模式得到相應(yīng)的完善[1]。對數(shù)字檔案館核心競爭力提出的社會背景進(jìn)行分析，僅從現(xiàn)階段信息服務(wù)市場的整體運(yùn)行趨勢加以考慮，可知數(shù)字檔案館的服務(wù)手段越發(fā)多樣化，服務(wù)理念更具創(chuàng)新性，服務(wù)措施趨于便捷化，體現(xiàn)了一定的服務(wù)優(yōu)勢。但檔案館的信息服務(wù)仍舊存在許多不足，并有諸多漏洞亟待彌補(bǔ)，這樣的發(fā)展背景也為數(shù)字檔案館增添了許多負(fù)擔(dān)，不僅面臨著較大的競爭壓力，同時也要進(jìn)行潛在能力的發(fā)掘，突出自身的社會地位與社會價值，通過高效的信息服務(wù)贏得市場，從而在市場經(jīng)濟(jì)大潮中穩(wěn)步前行。

數(shù)字檔案館是傳統(tǒng)檔案館的基礎(chǔ)上發(fā)展而來的，但數(shù)字檔案館的運(yùn)營過程中體現(xiàn)了一定的獨(dú)立性，要求數(shù)字檔案館的建設(shè)過程中需要以實(shí)體檔案館為前提，并借助數(shù)字技術(shù)與信息技術(shù)等，建立完善的服務(wù)系統(tǒng)與管理體系，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時共享，切實(shí)發(fā)揮檔案文件等應(yīng)用價值。很長一段時間數(shù)字檔案館的服務(wù)模式都存在巨大漏洞，并在積極借鑒傳統(tǒng)檔案服務(wù)的經(jīng)驗(yàn)，近年來數(shù)字檔案館的服務(wù)模式發(fā)生了一定的變化，不僅根據(jù)信息技術(shù)的發(fā)展形式，以及服務(wù)體系的建設(shè)程度，或結(jié)合服務(wù)對象的切實(shí)需求，實(shí)施服務(wù)理念的優(yōu)化，彌補(bǔ)了服務(wù)體系的漏洞，改善了信息服務(wù)的許多問題[2]。

此外，數(shù)字檔案館發(fā)展過程中所面臨的競爭壓力不斷增加，與許多信息資源服務(wù)機(jī)構(gòu)的發(fā)展相比較，數(shù)字檔案館所提供的信息服務(wù)不僅僅局限于檔案信息管理，同時也肩負(fù)著重任，主要體現(xiàn)在檔案信息服務(wù)、政府等相關(guān)部門的文件查閱、共享等多項(xiàng)內(nèi)容，特別是信息技術(shù)的飛速發(fā)展，使得越來越多的公務(wù)檔案信息發(fā)布于門戶網(wǎng)站上，這也對數(shù)字檔案館的內(nèi)部管理人員提出了更高要求，要求其根據(jù)電子檔案的管理需求，逐步實(shí)施數(shù)字檔案館的建設(shè)，從而為其長遠(yuǎn)化發(fā)展注入動力源。這一過程中，若檔案管理人員未能根據(jù)用戶的檔案管理需求實(shí)施信息檢索、下載、分類、存儲等等，都將對數(shù)字檔案館的外界形象帶來一定的影響，極易制約數(shù)字檔案館的發(fā)展，甚至?xí)纬刹槐匾淖璧K。

二、數(shù)字檔案館核心競爭力的提升策略

（一）拓寬服務(wù)空間，提高服務(wù)質(zhì)量

數(shù)字檔案館的發(fā)展過程應(yīng)從多維度入手加以考慮，其中包括成本效益以及社會效益、制度規(guī)章等。受施工范圍的影響，數(shù)字檔案館的資金投入存在一定限制，為了最大程度的發(fā)揮資金的價值，帶來潛在的競爭優(yōu)勢，數(shù)字檔案館應(yīng)當(dāng)明確自身的發(fā)展方向，不斷的拓展服務(wù)空間，切實(shí)提高資源利用率，從而達(dá)到增強(qiáng)核心競爭力的目的。

同時，嚴(yán)格參照《電子檔案單套管理需求規(guī)范》以及《電子檔案移交接收操作規(guī)程》等規(guī)范，使得檔案管理更具規(guī)范性、約束性。其中的服務(wù)空間的拓展要求數(shù)字檔案館在發(fā)展過程中意識到公平與效率兩者相協(xié)調(diào)的重要性，需要根據(jù)自身的發(fā)展情況，對服務(wù)供給模式加以優(yōu)化，使之更加滿足服務(wù)對象的基本要求，從橫縱兩個方面提高服務(wù)力度，保證服務(wù)質(zhì)量，避免受服務(wù)邊界的限制，使得所提供的信息服務(wù)滿足服務(wù)對象的空間需求[3]。不僅如此，數(shù)字檔案館同樣可在服務(wù)空間的確立過程中，通過建模的方式，理清服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)空間兩者的密切關(guān)系，在建立服務(wù)模型的過程中，從多維度入手進(jìn)行控制，主要包括意外價值、基本價值以及渴望價值等等，明確數(shù)字化的發(fā)展過程中服務(wù)能力與客戶價值需求之間的聯(lián)系，并對多個價值因素進(jìn)行排列，根據(jù)客戶的實(shí)際需求進(jìn)行排列，確保排列的準(zhǔn)確性與科學(xué)性。

而后，同樣要確立服務(wù)的重要性及服務(wù)措施優(yōu)化的必要性。根據(jù)用戶的需求，明確影響檔案服務(wù)水平的多項(xiàng)因素，將滿足用戶的檔案信息管理需求作為基本條件，盡可能引導(dǎo)用戶合理運(yùn)用檔案信息，發(fā)揮檔案的應(yīng)用價值。隨著時間的推移，數(shù)字檔案館的服務(wù)模式將趨于穩(wěn)定，此時應(yīng)逐步形成適宜服務(wù)空間，針對性的確立服務(wù)邊界，結(jié)合自身的發(fā)展情況，不斷的增加服務(wù)深度，拓展服務(wù)范圍，使得服務(wù)手段更具機(jī)動性、靈活性[4]。

（二）創(chuàng)新服務(wù)理念，激發(fā)內(nèi)在活力

現(xiàn)階段數(shù)字檔案館的發(fā)展過程中面臨極大的競爭壓力，并且對于服務(wù)部門的依賴程度較高，檔案館的發(fā)展過程中由于缺乏正確的競爭觀與服務(wù)觀，導(dǎo)致最終的發(fā)展方向出現(xiàn)偏頗，無法滿足自身的長遠(yuǎn)和發(fā)展需求?；谏鲜銮闆r，有必要結(jié)合數(shù)字檔案館的發(fā)展形勢，形成正確的服務(wù)競爭關(guān)系，首先把握競爭的內(nèi)涵，所謂的競爭主要是根據(jù)現(xiàn)階段信息服務(wù)市場的發(fā)展情況，有效調(diào)節(jié)競爭壓力，并直面挑戰(zhàn)、緊抓機(jī)遇，在巨大的競爭壓力下實(shí)現(xiàn)持續(xù)性發(fā)展，滿足客戶需求的基本服務(wù)理念。建議從以下兩個方面入手，樹立良好的、科學(xué)的、全面的服務(wù)競爭觀。一是結(jié)合當(dāng)下的競爭環(huán)境，提升包容性。現(xiàn)階段信息服務(wù)市場的發(fā)展進(jìn)程不斷加快，且信息技術(shù)手段日漸成熟，數(shù)字檔案館應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展情況，積極引用先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)與信息技術(shù)等，突出檔案服務(wù)的先進(jìn)性。二是數(shù)字檔案館的發(fā)展過程中應(yīng)當(dāng)參照傳統(tǒng)檔案服務(wù)模式，主動借鑒經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)與數(shù)字檔案的有機(jī)結(jié)合[5]。比如，建立健全的電子檔案信息存儲和保管體系，包括檔案儲備、定期檢查系統(tǒng)運(yùn)行情況、實(shí)時維護(hù)檔案信息等。

（三）滿足客戶需求，做好準(zhǔn)確定位

數(shù)字檔案館的發(fā)展需要根據(jù)客戶需求，提供對應(yīng)的信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速、便捷檢索、傳遞與共享，盡可能保證用戶在線利用的數(shù)字檔案數(shù)量與數(shù)字檔案館的數(shù)量保持一致，突出數(shù)字檔案館的服務(wù)特色、發(fā)揮檔案信息的應(yīng)用價值。所以，數(shù)字檔案館應(yīng)時刻堅(jiān)持以用戶為主體的發(fā)展理念，不斷的拓展檔案館的生存空間，使之發(fā)展能力得到質(zhì)的提升，進(jìn)而在行業(yè)中持續(xù)性進(jìn)步。

信息服務(wù)市場的飛速發(fā)展，對數(shù)字檔案館提出了更高要求，不僅要明確自身定位，同樣要積極肩負(fù)社會責(zé)任，有別于政府網(wǎng)站以及傳統(tǒng)的檔案館，數(shù)字檔案館需要提供針對性的信息服務(wù)，彰顯服務(wù)特色，發(fā)揮檔案管理方面的優(yōu)勢，或與其他服務(wù)機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)、合作，在合作中實(shí)現(xiàn)互利共贏，取得良好的發(fā)展成就，切實(shí)提高自身的核心競爭力[6]。

（四）創(chuàng)新發(fā)展模式，激發(fā)核心競爭力

數(shù)字檔案館的發(fā)展過程中核心競爭力體現(xiàn)在不同環(huán)節(jié)，在激發(fā)核心競爭力的過程中，應(yīng)避免采取固化的方式，而是要借助資源的優(yōu)勢以及管理的特色，打造創(chuàng)新性信息服務(wù)模式，構(gòu)建數(shù)據(jù)信息庫，更新服務(wù)理念，建立健全的激勵機(jī)制，為數(shù)字檔案館的發(fā)展注入動力源，并發(fā)掘其內(nèi)在競爭力，為核心競爭力管理提供有利條件。這也意味著數(shù)據(jù)庫建設(shè)是激發(fā)檔案鼓勵競爭活力的基礎(chǔ)。

以浙江省檔案館數(shù)據(jù)庫建設(shè)為例，省檔案館加快推進(jìn)文件級目錄和全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，共有目錄數(shù)據(jù)800余萬條，案卷及條目100萬條，其中還涉及文件及條目700余萬條，加之紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化復(fù)制500余萬件，數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中的數(shù)字化轉(zhuǎn)化率高達(dá)70%以上。因而一定要提高對于數(shù)據(jù)庫建設(shè)方面的重視，發(fā)揮數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用價值。

檔案資源建設(shè)既要重視“量”，也要重視“質(zhì)”。不僅要將數(shù)字檔案資源建設(shè)作為重中之重，同時也要重點(diǎn)關(guān)注增加資源數(shù)量、提升數(shù)據(jù)質(zhì)量等問題。