醫(yī)院檔案管理之我見

文·胡小霞

醫(yī)院檔案是醫(yī)院各項活動形成的歷史記錄，包括文書檔案、事檔案、科技檔案、音像檔案等。醫(yī)院檔案關(guān)系到患者、醫(yī)務(wù)人員的切身利益，其管理水平的高低對醫(yī)院發(fā)展有著重要影響。因此應(yīng)大力完善醫(yī)院檔案管理體制,提高醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平，促使醫(yī)院檔案在醫(yī)院發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

一、傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）醫(yī)院檔案管理體制不健全

表現(xiàn)為醫(yī)院檔案管理制度建設(shè)不夠到位，制度的制定缺乏科學(xué)性、實際性和可行性。比如對檔案信息建立的實效性、準(zhǔn)確性等缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作開展比較盲目。比如檔案管理工作的職責(zé)范圍、崗位設(shè)定不夠明確，導(dǎo)致責(zé)任不能到位到人，出現(xiàn)問題互相推諉，阻礙了工作的順利推進(jìn)。比如檔案管理工作流程缺乏科學(xué)的評測，導(dǎo)致各檔案崗位銜接工作存有漏洞，成為醫(yī)療糾紛的滋生地。

（二）醫(yī)院管理理念相對落后

目前，很多醫(yī)院都是朝著現(xiàn)代化高水平的方向發(fā)展，對醫(yī)院經(jīng)營、醫(yī)療、科研投入了大量的資本和精力，但對醫(yī)院發(fā)展基礎(chǔ)之一的檔案工作卻依舊保持著傳統(tǒng)、守舊、滯后的管理理念，依舊認(rèn)為檔案管理就是對醫(yī)療資料進(jìn)行立卷、歸檔以及保存，做與不做，做的好與不好，對醫(yī)院發(fā)展暫時沒有影響，可以往一邊或往后放放。管理理念的落后，導(dǎo)致醫(yī)院對檔案管理的投入少、過問少，醫(yī)院檔案管理工作環(huán)境差，軟、硬件設(shè)施陳舊，人員配備不足，嚴(yán)重影響了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展速度。

（三）缺乏現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)施

與醫(yī)院高度發(fā)達(dá)的現(xiàn)代化水平相比，醫(yī)院檔案管理技術(shù)和醫(yī)管理設(shè)施顯得捉襟見肘。比如對醫(yī)院檔案仍然采用手工收集、整理、檢索模式，沒有進(jìn)行檔案的數(shù)字化、信息化管理，導(dǎo)致檔案管理不易、使用不便。比如沒有配備掃描儀、復(fù)印機(jī)、刻錄機(jī)、防磁柜等檔案基礎(chǔ)管理設(shè)施，導(dǎo)致無法對檔案進(jìn)行有效管理和監(jiān)管，影響了檔案管理工作的有效進(jìn)行。

（四）檔案利用效率不樂觀

醫(yī)院檔案管理重管輕用的現(xiàn)象較為普遍，導(dǎo)致檔案信息資源開發(fā)力度不足，阻礙了檔案對醫(yī)療、科研、教學(xué)依據(jù)佐證作用的發(fā)揮。比如對醫(yī)院投訴檔案的研究開發(fā)不到位，不能及時發(fā)現(xiàn)醫(yī)療服務(wù)中的不足，無法為投訴處理提供有力證據(jù)，也不能對其他醫(yī)務(wù)人員做出警示，以避免類似問題再次發(fā)生。另外，醫(yī)院投訴檔案的不完善，也不能為服務(wù)方法的人性化提供經(jīng)驗。比如對涵蓋醫(yī)院住院大樓、門診樓、醫(yī)技影像中心、急救中心等改造裝修、消防設(shè)施等內(nèi)容的基建檔案，對醫(yī)療設(shè)備付款、維修，糾紛等方面的項目檔案開發(fā)利用不夠，不能使各項改造工程順利施工或醫(yī)療設(shè)備購置和維修有序進(jìn)行，導(dǎo)致了各種糾紛的產(chǎn)生，費時費力費資金。

（五）醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)有待提升

檔案管理人員的檔案意識與檔案業(yè)務(wù)能力系關(guān)檔案管理工作的發(fā)展和成效。然而目前醫(yī)院檔案管理人員的管理理念、業(yè)務(wù)能力以及文化水平還不能滿足檔案工作的需要。比如許多檔案管理人員不是檔案專業(yè)科班出身，對檔案業(yè)務(wù)知識不夠掌握。醫(yī)院把職工教育和選拔的重點放到了醫(yī)療、科研、經(jīng)營等方面，沒有建立檔案管理人才的培養(yǎng)機(jī)制，后續(xù)的檔案教育缺失，也導(dǎo)致檔案人員對檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、整理規(guī)范不夠了解。比如檔案管理人員對自己的工作重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為檔案管理崗位屬于醫(yī)院二、三線工作，上升渠道窄，職稱評聘沒有優(yōu)勢，因而缺乏對工作和業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)積極性，只是墨守成規(guī)地開展工作。

二、新形勢下醫(yī)院檔案管理工作新思路

（一）健全檔案管理制度，轉(zhuǎn)變檔案管理理念

醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案工作實際，根據(jù)《檔案法》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實可行的檔案管理制度，對各科室的檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理、統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價、同步發(fā)展。要轉(zhuǎn)變檔案管理理念，認(rèn)清醫(yī)院檔案管理工作的重要性，加大對醫(yī)院檔案管理的資金投入，更新檔案管理設(shè)備，為檔案工作的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（二）規(guī)范檔案管理模式，引進(jìn)現(xiàn)代化管理技術(shù)

要推進(jìn)檔案數(shù)字化和信息化管理速度，利用現(xiàn)代化設(shè)備管理醫(yī)院檔案，提高檔案管理工作的效率。比如以電子文件形式存儲醫(yī)院檔案，簡便檔案的收集、整理、歸檔、利用方式，擴(kuò)大檔案的存儲空間和利用空間。比如建立人事檔案、病歷檔案以及文書的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，統(tǒng)一各類病例檔案數(shù)據(jù)格式，導(dǎo)入醫(yī)院數(shù)據(jù)庫，利用大數(shù)據(jù)分析以及云計算等現(xiàn)代技術(shù)手段，對各種數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析，去掉冗余數(shù)據(jù)，總結(jié)出有效數(shù)據(jù)，得出科研成果、量化診斷處方等，用于臨床醫(yī)療實踐的參考，以提高醫(yī)院的醫(yī)療水平。

（三）加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)

醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等方式提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和知識水平，使其有能力深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研情況，有的放矢地指導(dǎo)其做好檔案收集整理工作。要認(rèn)真做好各類檔案的歸檔、保管和開發(fā)利用工作，并不斷總結(jié)探索檔案管理經(jīng)驗，推動檔案管理工作像更高水平發(fā)展。

醫(yī)院檔案是醫(yī)院歷史的真憑實證，它從不同角度全面客觀地反映了醫(yī)院的醫(yī)療水平和人文底蘊(yùn)。它就像一面鏡子，能夠使醫(yī)院“正衣冠、知興替”。近年來，醫(yī)患糾紛的增加，也暴露出醫(yī)院檔案管理中的一些問題。因此，管理好、開發(fā)好醫(yī)院檔案，使醫(yī)院始終保持旺盛的發(fā)展動力，是醫(yī)院檔案工作者不可推卸的責(zé)任，必須長久地堅持下去。